Si su negocio está interesado en completar un análisis de necesidades de capacitación para planificar su calendario de capacitación para el futuro, entonces es importante saber cómo completar el proceso de manera efectiva. Hemos elegido 5 cosas que creemos que debe hacer para garantizar que el análisis de sus necesidades de capacitación sea lo más exitosa posible.
Lo primero que desea pensar cuando se trata de un análisis efectivo de necesidades de capacitación es por qué desea hacer el proceso en primer lugar. Es posible que se sienta tentado a hacer algo simplemente porque suena impresionante o cree que debería hacerlo, pero esto puede conducir a mucho tiempo y esfuerzo desperdiciados, especialmente si no tiene un objetivo claro en mente durante todo el proceso.
- Desea concentrarse en su programa de capacitación para asegurarse de cumplir con los objetivos de su empresa durante un período de tiempo establecido.
- Asegúrese de realizar capacitación que tiene un resultado directo y positivo en su negocio.
- Asegúrese de no perder el tiempo en el entrenamiento, lo que no será útil a largo plazo.
- Ayúdelo a determinar a las personas dentro de su negocio que necesitan completar la capacitación y qué capacitación necesitan completar.
Si decide que el análisis de necesidades de capacitación será una herramienta útil para su negocio, entonces la siguiente etapa es asegurarse de que tenga todas las personas correctas involucradas. Debe asegurarse de obtener la entrada de todas las partes relevantes para obtener los mejores resultados posibles.
¿Cómo se determina la necesidad de una capacitación?
Un análisis exitoso de necesidades de capacitación identificará a quienes necesitan capacitación y qué tipo de capacitación se necesita. Es contraproducente ofrecer capacitación a personas que no la necesitan o ofrecer el tipo de capacitación incorrecto. Un análisis de necesidades de capacitación ayuda a aprovechar los recursos de capacitación.
- Análisis organizacional. Un análisis de las necesidades comerciales u otras razones por las que se desea la capacitación. Un análisis de las estrategias, objetivos y objetivos de la organización. ¿Qué es la organización en general tratando de lograr? Las preguntas importantes que se responden este análisis son quién decidió que se debe realizar la capacitación, por qué un programa de capacitación se considera la solución recomendada a un problema comercial, cuál ha sido la historia de la organización con respecto a la capacitación de los empleados y otras intervenciones de gestión.
- Análisis de la persona. Análisis que trata con posibles participantes e instructores involucrados en el proceso. Las preguntas importantes que se responden este análisis son quién recibirá la capacitación y su nivel de conocimiento existente sobre el tema, cuál es su estilo de aprendizaje y quién llevará a cabo la capacitación. ¿Los empleados tienen habilidades requeridas? ¿Hay cambios en las políticas, procedimientos, software o equipo que requieren o requieren capacitación?
- Análisis de trabajo / análisis de tareas. Análisis de las tareas que se realizan. Este es un análisis del trabajo y los requisitos para realizar el trabajo. También conocido como análisis de tareas o análisis de trabajo, este análisis busca especificar los deberes principales y el nivel de habilidad requeridos. Esto ayuda a garantizar que la capacitación que se desarrolla incluirá enlaces relevantes al contenido del trabajo.
- Análisis de rendimiento. ¿Los empleados están funcionando hasta el estándar establecido? Si el rendimiento está por debajo de las expectativas, ¿puede la capacitación ayudar a mejorar este rendimiento? ¿Hay una brecha de rendimiento?
- Análisis de contenido. Análisis de documentos, leyes, procedimientos utilizados en el trabajo. Este análisis responde preguntas sobre qué conocimiento o información se utiliza en este trabajo. Esta información proviene de manuales, documentos o regulaciones. Es importante que el contenido de la capacitación no entra en conflicto ni contradice los requisitos de trabajo. Un trabajador experimentado puede ayudar (como experto en la materia) para determinar el contenido apropiado.
- Análisis de idoneidad de capacitación. Análisis de si el entrenamiento es la solución deseada. La capacitación es una de varias soluciones a los problemas de empleo. Sin embargo, puede que no siempre sea la mejor solución. Es importante determinar si la capacitación será efectiva en su uso.
- Análisis coste-beneficio. Análisis del retorno de la inversión (ROI) de capacitación. La capacitación efectiva da como resultado un rendimiento de valor para la organización que es mayor que la inversión inicial para producir o administrar la capacitación.
- Adaptabilidad
- Capacidad de análisis
- Accion orientacion
- Conocimiento empresarial/perspicacia
- Coaching/Desarrollo de empleados
- Comunicación
- Enfoque en el cliente
- Toma de decisiones
- Gestión fiscal
- Perspectiva global
- Innovación
- Habilidades interpersonales
- Liderazgo
- Establecer objetivos
- Gestión de riesgos
- Persuasión e influencia
- Planificación
- Resolución de problemas
- Gestión de proyectos
- resultados de orientacion
- Autogestión
- Trabajo en equipo
- Tecnología
- observación directa
- cuestionarios
- consulta con personas en puestos clave y/o con conocimiento específico
- Revisión de la literatura relevante
- entrevistas
- grupos de enfoque
- evaluaciones/encuestas
- Registros e estudios de informes
- muestras de trabajo
Preguntas importantes para hacer al realizar un análisis de tareas:
- Análisis organizacional. Un análisis de las necesidades comerciales u otras razones por las que se desea la capacitación. Un análisis de las estrategias, objetivos y objetivos de la organización. ¿Qué es la organización en general tratando de lograr? Las preguntas importantes que se responden este análisis son quién decidió que se debe realizar la capacitación, por qué un programa de capacitación se considera la solución recomendada a un problema comercial, cuál ha sido la historia de la organización con respecto a la capacitación de los empleados y otras intervenciones de gestión.
- Análisis de la persona. Análisis que trata con posibles participantes e instructores involucrados en el proceso. Las preguntas importantes que se responden este análisis son quién recibirá la capacitación y su nivel de conocimiento existente sobre el tema, cuál es su estilo de aprendizaje y quién llevará a cabo la capacitación. ¿Los empleados tienen habilidades requeridas? ¿Hay cambios en las políticas, procedimientos, software o equipo que requieren o requieren capacitación?
- Análisis de trabajo / análisis de tareas. Análisis de las tareas que se realizan. Este es un análisis del trabajo y los requisitos para realizar el trabajo. También conocido como análisis de tareas o análisis de trabajo, este análisis busca especificar los deberes principales y el nivel de habilidad requeridos. Esto ayuda a garantizar que la capacitación que se desarrolla incluirá enlaces relevantes al contenido del trabajo.
- Análisis de rendimiento. ¿Los empleados están funcionando hasta el estándar establecido? Si el rendimiento está por debajo de las expectativas, ¿puede la capacitación ayudar a mejorar este rendimiento? ¿Hay una brecha de rendimiento?
- Análisis de contenido. Análisis de documentos, leyes, procedimientos utilizados en el trabajo. Este análisis responde preguntas sobre qué conocimiento o información se utiliza en este trabajo. Esta información proviene de manuales, documentos o regulaciones. Es importante que el contenido de la capacitación no entra en conflicto ni contradice los requisitos de trabajo. Un trabajador experimentado puede ayudar (como experto en la materia) para determinar el contenido apropiado.
- Análisis de idoneidad de capacitación. Análisis de si el entrenamiento es la solución deseada. La capacitación es una de varias soluciones a los problemas de empleo. Sin embargo, puede que no siempre sea la mejor solución. Es importante determinar si la capacitación será efectiva en su uso.
- Análisis coste-beneficio. Análisis del retorno de la inversión (ROI) de capacitación. La capacitación efectiva da como resultado un rendimiento de valor para la organización que es mayor que la inversión inicial para producir o administrar la capacitación.
- Adaptabilidad
- Capacidad de análisis
- Accion orientacion
- Conocimiento empresarial/perspicacia
- Coaching/Desarrollo de empleados
- Comunicación
- Enfoque en el cliente
- Toma de decisiones
- Gestión fiscal
- Perspectiva global
- Innovación
- Habilidades interpersonales
- Liderazgo
- Establecer objetivos
- Gestión de riesgos
- Persuasión e influencia
- Planificación
- Resolución de problemas
- Gestión de proyectos
- resultados de orientacion
- Autogestión
- Trabajo en equipo
- Tecnología
- observación directa
- cuestionarios
- consulta con personas en puestos clave y/o con conocimiento específico
- Revisión de la literatura relevante
- entrevistas
- grupos de enfoque
- evaluaciones/encuestas
- Registros e estudios de informes
- muestras de trabajo
- Observe al empleado que realiza el trabajo. Documente las tareas que se están realizando. Al documentar las tareas, asegúrese de que cada tarea comience con un verbo de acción. ¿Cómo se compara este análisis de tareas con las descripciones de trabajo existentes? ¿El análisis de tareas perdió alguna parte importante de la descripción del trabajo? ¿Se realizaron tareas que se omitieron de la descripción del trabajo?
¿Cómo se identifican las necesidades de capacitación en la organización?
Desarrollar una nueva capacitación de empleados (o revitalizar una antigua) es un gran esfuerzo, pero que a menudo está condenado a fallar desde la puerta. ¿Por qué? Las empresas que se saltan el primer paso crucial, que es un análisis de necesidades de capacitación, pueden encontrar que su capacitación es ineficaz en todos los niveles. Saber cómo identificar las necesidades de capacitación de los empleados es la base sobre la cual se construye toda su capacitación. Tiene sentido hacerlo bien. Así es cómo:
Un análisis de necesidades de capacitación analiza el conocimiento, las habilidades y las habilidades de los empleados a nivel mundial para determinar qué tipos de capacitación necesitan para mover su empresa hacia sus objetivos.
Un análisis de necesidades de capacitación se centra en sus objetivos y objetivos organizacionales y luego descubre las tareas y las personas necesitadas para llegar allí. Se reúne algunos datos de referencia sobre dónde están comenzando sus empleados para que pueda darles las herramientas que necesitan para cumplir con los objetivos de su empresa.
Si no hace este paso, entonces es como poner a sus empleados a la deriva en una balsa en el medio del océano sin tierra a la vista. No sabrán en qué manera remar, y eventualmente, todos se cansarán y se rendirán.
Muchas empresas se resisten a realizar un análisis porque parece abrumador descubrir dónde comenzar. Aquí hay 8 pasos concretos para comenzar sobre cómo identificar las necesidades de capacitación de los empleados:
Algunas personas colocan el conocimiento de referencia de los empleados antes del establecimiento de objetivos, pero sus datos serán mucho más ricos si tiene contexto. Decida los objetivos y objetivos de la organización para su empresa antes de recopilar datos de los empleados para decidir dónde pasar su valioso tiempo de capacitación.
¿Cuáles son las necesidades de capacitación de una empresa?
La colección de necesidades es una de las etapas clave en la construcción de un plan de capacitación. Esta es la fase de identificación y recolección de necesidades de capacitación colectiva e individual para los empleados de una organización.
Una necesidad de capacitación designa la brecha entre las habilidades de un empleado y las necesarias para llevar a cabo una tarea o lograr un objetivo específico (realización de un proyecto, nueva misión, cambio de posición, promoción, etc.). La identificación de las necesidades de capacitación permite medir esta diferencia y, por lo tanto, identificar las habilidades necesarias para que el empleado adquiera o mejorar. Estas necesidades así reunidas serán calificadas o reclasificadas, encriptadas y arbitras a la luz de las principales orientaciones estratégicas de la organización.
La recolección de necesidades de capacitación es una fase crucial en la construcción de un plan de capacitación y quizás un garante de su efectividad. Esta fase permite dar una visión global de las habilidades y necesidades de los empleados para asegurarse de desarrollar un plan de capacitación efectivo. También hace posible garantizar que la organización invierta bien en las habilidades que merecen una mejora o tengan un impacto en el compromiso y la productividad de la empresa y, por lo tanto, más generalmente en su competitividad. La recopilación de preguntas de necesidades al empleado y el lugar, idealmente, en el centro del enfoque: cuando esta fase se lleva a cabo en colaboración con los empleados, por lo tanto, permite que un clima promueva el aprendizaje y la mejora continua.
¿Cómo se identifican las necesidades de los empleados?
- Recompensas de línea de base que son suficientes y justas (satisfaciendo algunas de las necesidades de supervivencia de los empleados);
- Una atmósfera de trabajo agradable (satisfaciendo algunas de las necesidades de relación de los empleados);
- Libertad para tomar decisiones: autonomía (satisfaciendo algunas de las necesidades de transformación de los empleados);
- Oportunidades para buscar el dominio: aprender y sobresalir en su campo de especialización (satisfacer algunas de las necesidades de autoestima de los empleados); y,
- Realice deberes que se alineen con un propósito superior: (satisfacer algunas de las necesidades de cohesión interna de los empleados).
En otras palabras, la investigación de Pink nos señala hacia las siete etapas del desarrollo psicológico y las necesidades asociadas con cada etapa (ver Tabla 1).
Tabla 1: Las necesidades asociadas con las siete etapas del desarrollo psicológico
La respuesta a la pregunta, ¿qué deben hacer las organizaciones para crear una fuerza laboral altamente motivada, es la siguiente: las organizaciones deben identificar las necesidades que motivan a sus empleados (lo que valoran) y crear una cultura que aborde estas necesidades? Las necesidades que tienen estarán directamente vinculadas a la etapa de desarrollo que han alcanzado y los niveles de conciencia de los que operan.
La Tabla 2, que se basa en la Tabla 1, proporciona una lista completa de las acciones y oportunidades en las que las organizaciones deben centrarse para satisfacer las necesidades de los empleados en todas las etapas de desarrollo psicológico y niveles de conciencia. También se enumeran en esta tabla los sentimientos y experiencias asociadas con la satisfacción de las necesidades asociadas con cada nivel de desarrollo (causas de felicidad/alegría).
¿Qué son las necesidades de capacitación y su importancia?
La capacitación es crucial para el desarrollo organizacional y el éxito. Es fructífero tanto para los empleadores como para los empleados de una organización. Un empleado se volverá más eficiente y productivo si está bien capacitado.
- Los nuevos candidatos que se unen a una organización reciben capacitación. Esta capacitación los familiariza con la misión organizacional, la visión, las reglas y las regulaciones y las condiciones de trabajo.
- Los empleados existentes están capacitados para refrescar y mejorar su conocimiento.
- Si alguna actualización y enmiendas tiene lugar en la tecnología, se da capacitación para hacer frente a esos cambios. Por ejemplo, la compra de un nuevo equipo, cambios en la técnica de producción, implantamiento informático. Los empleados están capacitados sobre el uso de nuevos equipos y métodos de trabajo.
- Cuando la promoción y el crecimiento profesional se vuelven importantes. Se brinda capacitación para que los empleados estén preparados para compartir las responsabilidades del trabajo de nivel superior.
- Mejora la moral de los empleados: la capacitación ayuda al empleado a obtener seguridad laboral y satisfacción laboral. Cuanto más satisfecho esté el empleado y mayor es su moral, más contribuirá al éxito organizacional y cuanto menor será el absentismo y la facturación del empleado.
- Menos supervisión: un empleado bien capacitado se familiarizará con el trabajo y necesitará menos supervisión. Por lo tanto, habrá menos desperdicio de tiempo y esfuerzos.
- Es probable que ocurran menos accidentes: los errores se producen si los empleados carecen de conocimiento y habilidades necesarias para hacer un trabajo en particular. Cuanto más capacitado sea un empleado, menos son las posibilidades de cometer accidentes en el trabajo y cuanto más competente sea el empleado.
- Las posibilidades de promoción: los empleados adquieren habilidades y eficiencia durante la capacitación. Se vuelven más elegibles para la promoción. Se convierten en un activo para la organización.
- El aumento de la productividad: la capacitación mejora la eficiencia y la productividad de los empleados. Los empleados bien capacitados muestran la cantidad y el rendimiento de calidad. Hay menos desperdicio de tiempo, dinero y recursos si los empleados están debidamente capacitados.
- En la capacitación laboral, sobre los métodos de capacitación laboral son aquellos que se entregan a los empleados dentro del funcionamiento cotidiano de una preocupación. Es un método de entrenamiento simple y rentable. Los empleados inpreficientes y semi-competentes pueden estar bien capacitados utilizando dicho método de capacitación. Los empleados están capacitados en un escenario de trabajo real. El lema de dicha capacitación es aprender.
- Fuera de la capacitación laboral: fuera de los métodos de capacitación laboral son aquellos en los que la capacitación se proporciona lejos de la condición de trabajo real. Generalmente se usa en caso de nuevos empleados. Las instancias de los métodos de capacitación de trabajo fuera de los trabajos son talleres, seminarios, conferencias, etc. Tal método es costoso y es efectivo si y solo si un gran número de empleados debe ser capacitado en un corto período de tiempo. La capacitación fuera del trabajo también se llama capacitación en vestíbulo, es decir, los empleados están capacitados en un área separada (puede ser un salón, entrada, área de recepción, etc. conocido como vestíbulo) donde las condiciones de trabajo reales se duplican.
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¿Por qué es importante conocer las necesidades de capacitación?
El conocimiento y las brechas de rendimiento impactan negativamente la forma en que los empleados hacen su trabajo. Si los empleados no tienen el conocimiento y las habilidades necesarias para realizar su trabajo, pueden tener dificultades para ser productivos y seguros en su papel. Es fundamental que las organizaciones completen un análisis de necesidades de capacitación para identificar estas brechas e implementar un plan de capacitación exitoso para los empleados en función de su papel.
Además de señalar las brechas de rendimiento, un análisis de necesidades de capacitación también puede ayudar a las organizaciones a identificar qué empleados necesitan capacitación y qué tipo de capacitación se adapta más a sus necesidades.
- Conocimiento insuficiente de su papel debido al proceso actual de incorporación
- Los empleados no tienen acceso a los recursos necesarios o herramientas de aprendizaje
- Los objetivos organizacionales no se comunican claramente a los empleados
Al comprender lo que los empleados necesitan aprender para cumplir con los objetivos comerciales, las organizaciones pueden implementar una estrategia de capacitación efectiva que cierre estas brechas. Comprender el estado actual del conocimiento de los empleados ayuda a preparar a los empleados para el éxito y cumplir con los objetivos de la organización.
Un análisis de necesidades de capacitación es un primer paso vital que ayuda a las organizaciones a crear un plan de capacitación específico específico para sus necesidades. Al completar primero un análisis de necesidades de capacitación, una organización puede usar esta información para crear una estrategia de capacitación y planificar a medida que desarrolle su capacitación corporativa.
¿Qué es lo más importante al detectar las necesidades de capacitación en una organización?
Cualquier empresa que profundice en la capacitación y el desarrollo de su fuerza laboral primero debe aprender cómo identificar y evaluar adecuadamente las necesidades de capacitación. Esta es lo más importante que ayuda a los ejecutivos a abordar las brechas entre la capacitación y la capacitación existentes que se requerirán en el futuro. Aquí hay una breve descripción general de tres necesidades diferentes que los gerentes deben ver y tres métodos de evaluación para identificar las necesidades clave de capacitación en cualquier organización.
Esos son bastante simples, pero aún puede ser un desafío reducirlos al formular su programa de capacitación. Seguramente existe ciertas piezas de conocimiento de la industria que los empleados deberían tener. Esta necesidad esencialmente deriva de cómo la organización encaja en la industria.
Por ejemplo, un grupo de fabricación que crea piezas para electrodomésticos de alta tecnología puede requerir el conocimiento sobre dónde van esas piezas, qué tipo de electrodomésticos estructuran y cómo la fabricación de esos electrodomésticos coordinados por otras compañías afecta a la industria en su conjunto. Al evaluar esta necesidad, sepa cómo diferenciar lo que debe saber de lo que sería bueno saber.
Las necesidades relacionadas con el trabajo son aquellas que se relacionan directamente con los trabajos que forman parte de la organización. ¿Cómo buscar necesidades relacionadas con el trabajo? Al investigar si hay capacitación disponible para ciertos trabajos. Si no, las organizaciones podrían crear un programa de capacitación completo para un trabajo.
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