La documentación del usuario es una parte importante del producto general entregado a su cliente. Ayuda a los usuarios finales a tener más éxito con su producto o servicio.
En el pasado, la documentación del usuario se dio a través de un archivo de ayuda que era local para la máquina del usuario o un manual o folleto físico. Esto significaba que no podía actualizarse o cambiar fácilmente y que los proveedores de software obtuvieron muy pocos datos sobre cómo se usaba su contenido.
Hoy en día, la documentación del usuario casi siempre se ofrece en línea, lo que ha ayudado a los escritores técnicos a ser más imaginativos en la forma en que ayudan a los usuarios. Pueden recopilar datos, probar diferentes técnicas de aprendizaje, iterar más rápidamente y producir una experiencia de contenido más rica para los usuarios.
En esta publicación, exploraremos lo que puede hacer para mejorar su documentación de usuario y revisar algunos ejemplos de excelente contenido de soporte de usuarios.
Las plantillas de Snagit son la forma más rápida de crear guías de usuario. Cree guías paso a paso con un aspecto simple y profesional.
Como la mayoría de las cosas en la vida, es mejor comenzar con un plan, y crear documentación del usuario no es diferente. Es por eso que querrá asegurarse de que se pregunte (y posiblemente a quienes solicitan la documentación) muchas preguntas antes de comenzar.
¿Para quién estás haciendo esto? ¿El usuario final? Un administrador del sistema? ¿Este contenido solo se revisará internamente o también se verá externamente? Para quién está creando la documentación del usuario para ayudar a enmarcar la información que comparte.
¿Qué es un manual de usuario ejemplos?
Un manual del usuario o guía del usuario es el tipo más conocido de documentación del usuario. Contiene la información más completa sobre el producto y a menudo se compone de las secciones que describimos por separado. De todos modos, esto es lo que generalmente incluye:
- una página de título (a menudo con información de derechos de autor),
- un prefacio que describe cómo navegar por la guía,
- Tabla de contenido,
- una descripción general del propósito,
- una sección de audiencia que define a los usuarios probables del producto (y, esencialmente, lectores del manual),
- una sección de alcance (a menudo sirve como descargo de responsabilidad),
- Una descripción general de las características principales y una guía sobre cómo usarlas,
- una sección de solución de problemas,
- una sección de preguntas frecuentes (preguntas frecuentes),
- datos de contacto y dónde buscar más información o asistencia, y
- un glosario y/o índice.
Un manual de usuario es una sola fuente de verdad sobre su software, así que asegúrese de que sea lo más completo y detallado posible. Tenga en cuenta que se ha creado no solo para nuevos usuarios sino también para aquellos que desean saber más sobre las características.
Limite la información de fondo. La mayoría de las personas nunca leerían la descripción de su empresa o renuncias legales. Entendemos que es una parte esencial de la documentación, pero tratamos de hacerlo lo más sucinto posible.
Descomponerlo. Las múltiples características de los sistemas complejos deben describirse por separado. Organice su contenido en secciones lógicas dedicadas a diferentes aspectos o funcionalidad de su producto.
Hazlo en línea. Si hablamos de descubrir cómo funciona el software, es probable que los usuarios buscen información en línea. Además, el contenido web es más barato de publicar y mucho más fácil de actualizar. Por lo tanto, incluso si tiene que imprimir su manual, asegúrese de proporcionar una copia en línea o una base de conocimiento donde sus clientes o usuarios internos puedan encontrar la información necesaria.
¿Qué lleva un manual de usuario?
Un manual del usuario, o guía del usuario, es un documento de comunicación técnica que está diseñado para educar a los usuarios en un producto en particular. Producidos en impresión o digitalmente, se pueden escribir sobre casi cualquier producto, pero son más comunes con el software y el hardware de la computadora, los dispositivos electrónicos y los videojuegos.
Por lo general, escritos por escritores técnicos o diseñadores de productos, su propósito es informar a los usuarios y ayudarlos a resolver cualquier problema relacionado con el producto. Como componente vital de la distribución del producto, la calidad de su manual puede afectar en gran medida la experiencia general del cliente, por lo que desea hacerlo bien.
En este artículo, compartiré consejos sobre cómo escribir un manual de usuario que transmitiera información a sus clientes claramente y le mostrará cómo puede organizar el proceso de escritura en Zenkit.
Hay muchas cosas para escribir un manual de usuario. Desde descripciones de características, hasta las instrucciones de reparación, hasta todos los detalles legales y advertencias de seguridad. Aquí hay algunos consejos a tener en cuenta cuando se trata de escribirlo:
- Conoce tu objetivo
Cada manual de usuario debe tener un propósito. Comúnmente, es para ayudar a los usuarios a resolver problemas con respecto a su producto, pero con eso, también debe decidir cómo desea ayudarlos. Una vez que haya decidido el ángulo que desea tomar, descompone la información en secciones e instrucciones paso a paso que son lo suficientemente directas como para seguir.
¿Qué es manual de usuario?
Para ver solo los elementos que están utilizando actualmente, seleccione elementos en uso por el usuario actual en la lista View.
En la lista de cola, seleccione una de las siguientes opciones para filtrar los elementos:
En la vista de la lista, seleccione una de las vistas en las que se muestran los elementos o casos disponibles para su uso.
Seleccione el caso o el elemento que desea usar y, en la barra de comando, seleccione Seleccione.
También es posible eliminar un elemento de la cola una vez seleccionado.
Al seleccionar un compromiso o una coincidencia, esto se asigna a un usuario. El campo utilizado por (en la lista de los elementos de la cola) también se establece para el usuario si esto abandona el compromiso o la posibilidad en la cola.
En la vista de la lista, seleccione una de las vistas en las que se muestran los elementos o casos que se están utilizando.
Seleccione el caso o el elemento que desea liberar y, en la barra de comando, seleccione la versión.
Al liberar un elemento, el nombre completo se elimina del campo utilizado por y el elemento ya no se asigna al usuario, sino al propietario de la cola.
Seleccione el caso que desea mover a otra cola, y en la barra de comando, seleccione Direct.
Para mover un compromiso o caso a una cola diferente, seleccione directamente y seleccione una cola.
¿Cómo elaborar un manual de usuario paso a paso?
El manual del usuario es una documentación técnica extremadamente detallada. Proporciona a los consumidores respuestas exhaustivas a las consultas que podrían tener al usar su producto. Crear un manual de usuario efectivo requiere analizar quién usará su producto y luego componerlo. Para garantizar una experiencia de usuario libre de problemas, siga los siguientes pasos:
Para el análisis de tareas, identifique y organice los pasos necesarios para usar el producto o dispositivo. El análisis de tareas exhaustivo detectará las acciones, materiales y equipos, consejos de solución de problemas y errores que cada paso podría requerir.
El manual del usuario debe crearse de una manera que sus usuarios encuentren más útil. Puede dividirlo en secciones o capítulos que faciliten encontrar la información requerida para el uso del producto. Aquí, una tabla de contenido en la parte delantera de la guía puede ayudar a los usuarios a localizar la sección requerida que se encuentra rápidamente. Además, puede comprender un glosario o índice, una lista de tablas o cifras, y un apéndice.
La descripción de su producto debe incluir una explicación escrita y una representación gráfica que representa cómo se ve el producto. Además, use texto de diferente color (texto rojo) o gráficos (huesos cruzados y cráneo) para distinguir las advertencias del resto de las instrucciones en el manual y llamar rápidamente la atención de los consumidores.
Cómo construir o configurar el producto o dispositivo debe escribirse en una dirección paso a paso. Con esto, se debe mencionar una información detallada sobre cómo usar el producto. Al final, los usuarios deben dirigirse al segmento de solución de problemas para resolver problemas que no pueden explicarse rápidamente.
¿Cómo se elabora un manual de usuario?
Algunas palabras más en las instrucciones de uso y mantenimiento de máquinas de uso profesional pueden contribuir a la seguridad, a un mejor uso y reducir los malentendidos entre el cliente y el proveedor. Tanto por el fabricante como por el cliente, una mayor atención a este documento puede ayudar a reconsiderar el área real de sus responsabilidades. En la redacción de las instrucciones, de hecho, el mero respeto de la ley constituye el requisito previo necesario y suficiente para obtener un buen resultado de la comunicación entre el fabricante y el cliente. Para elaborar un excelente documento, es necesario abandonar la idea de que es un documento meramente técnico y ciertamente considerarlo condicionado por las reglas de la ley, pero también destinada a transmitir transparencia al cliente las posibilidades ofrecidas por su propia máquina.
Las instrucciones a menudo carecen de contenido y lenguaje La guía para la redacción del manual de instrucciones y el uso de una máquina es la lista ahora famosa proporcionada por el Anexo I, punto 1.7 de la Directiva de maquinaria, que primero ha establecido la obligación. La información sobre la máquina que la prerrogativa de satisfacer las solicitudes del estándar no debe descuidar la satisfacción de cada una de las solicitudes de información proporcionadas como obligatorias. El personal editorial, la presentación, el tipo de lenguaje utilizado en las instrucciones son gratuitos. Esta libertad no es absoluta: el contenido de la información debe ser fácilmente comprensible para el lector, que con frecuencia no tiene la misma formación que el editor de las instrucciones, y no debe estar incompleta. La dificultad objetivo de comprender la información debe considerarse un defecto de la misma, lo que se traduce en una responsabilidad del fabricante hacia el cliente sobre las consecuencias que puede tener durante el uso de la máquina. Las instrucciones de las máquinas profesionales carecen con frecuencia desde el punto de vista del contenido proporcionado por la ley, usan un lenguaje que abuse de los términos técnicos que no siempre forman parte del patrimonio del conocimiento de todos, no se elaboran de acuerdo con los patrones , no siga una exposición lógica clara, al hacer que la búsqueda de información por parte del usuario sea más compleja, descuidan la contribución de la comunicación que puede derivarse de un buen gráfico y, a menudo, confundir las responsabilidades del fabricante con las del usuario, haciéndolos inhabitable en comparación con los demás. Y finalmente, el defecto más grave: el fabricante apenas logra leer las instrucciones que se han elaborado en una clave crítica y considerar el punto de vista de aquellos que, con esas instrucciones, deben hacer que la máquina funcione. Es poco probable que el fabricante se pregunta qué puede hacer para que las instrucciones sean más comprensibles, en funcionamiento y, como consecuencia de las preguntas que recibe del cliente. La actividad que precede a la conclusión de la venta y, por lo tanto, la instalación de máquinas complejas, que consiste en investigaciones destinadas a comprender las necesidades del cliente, desde los controles en el lugar de instalación, desde el intercambio de piezas de diseño de la máquina, desde la preparación del personal en Cargo sobre la operación de la máquina, no siempre encuentra su propia ubicación apropiada dentro de las instrucciones, a pesar de referirse a las prescripciones del punto mencionado anteriormente 1.7. Desafortunadamente, es difícil encontrar una buena redacción de las instrucciones de uso y mantenimiento de una máquina. Por otro lado, las solicitudes para integrar el contenido de las instrucciones que los clientes a menudo avanzan y que tienen como objetivo limitar sus responsabilidades sobre el uso de la máquina no contribuyen a la mejora de estos documentos.
Las instrucciones distinguen las responsabilidades del fabricante y el cliente, la directiva de la máquina no resalta el hecho de que las instrucciones, además de ser un cumplimiento obligatorio, constituyen una herramienta de comunicación importante con el cliente y con las autoridades de control, y son útiles para Defina el borde entre las responsabilidades del fabricante y las del usuario de la máquina. De hecho, una exposición de información mejor y transparente puede reducir la necesidad del cliente de preguntarle al fabricante; Una mejor definición del uso de la máquina, es decir, de lo que el cliente puede hacer, contribuye a aclarar cuáles son las responsabilidades que el fabricante ha asumido para declarar el uso al que está destinada la máquina. Las responsabilidades que pueden derivarse de las consecuencias de las instrucciones malentadas mal, o con información que hayan cometido un error por el operador, no deben evaluarse a la luz de las directivas productivas y los estándares técnicos, sino en el contexto de las reglas de todo el sistema National Legal. Un defecto en las instrucciones puede tener las mismas consecuencias, en caso de daños a las cosas y las personas, de un defecto en el artefacto. La percepción de esta responsabilidad aún no está lo suficientemente arraigada.
La preparación del personal evita que la máquina se convierta en un peligro. La tentación de la síntesis excesiva siempre está al acecho. Estamos hablando de productos destinados al mercado profesional, por lo tanto, la presunción de la preparación adecuada del usuario puede justificarse, su capacidad para leer las instrucciones con la cultura técnica necesaria. Sin embargo, esta presunción requiere al menos una premisa: que la preparación que debe tener el usuario y el uso exclusivo de la máquina por parte del personal adecuado se ha prescrito adecuadamente por las instrucciones. Es decir, es necesario aclarar, sin malentendidos, que el fabricante tiene la responsabilidad de las consecuencias del uso de la máquina solo si este último se usó de acuerdo con las prescripciones de la misma preparación, lo que también se refiere a las condiciones del sitio donde está instalado, el lugar de trabajo y las habilidades del personal a cargo. El cliente, informado y consciente de la preparación que debe tener el personal a cargo del uso de la máquina, también será consciente de sus responsabilidades sobre las habilidades del personal y los riesgos relacionados con el uso de la máquina. La preparación del personal es esencial para evitar que cualquier máquina, incluso la más inofensiva, puede convertirse en una fuente de peligro en el lugar de trabajo. En cuanto a la redacción de las instrucciones, debe tenerse en cuenta que el lenguaje que se usa para hablar con una persona debe ser adecuado para la consideración de la preparación que tiene o debería tener. El uso habitual de la máquina, por parte del cliente, puede ser una razón para asumir que el cliente ya está al tanto de la información sobre la máquina y, por lo tanto, es fácil que se descuide alguna información importante. Es un error de evitar. Para el fabricante, es una obligación escribir claramente las instrucciones proporcionadas por el estándar, que en cualquier caso constituye el nivel de información mínimo, al que se pueden agregar otras descripciones opcionales complementarias, pero útil para evitar el uso inadecuado de la máquina. Las instrucciones para la capacitación de los operadores deben estar relacionadas con las disposiciones de las regulaciones de seguridad del lugar de trabajo, de las cuales constituyen un complemento, por el equipo del equipo.
Las instrucciones son un documento con valor legal, el fabricante asegura al cliente la compra de una máquina de acuerdo con los estándares de seguridad vigentes, marcados. Lo informa sobre la preparación necesaria y cómo usarla. Desde el momento de la entrega, el fabricante ya no tiene el control de la máquina: el cumplimiento de la máquina a las reglas de fabricación no garantiza, ni puede garantizar que el cliente y sus subordinados no lo hagan peligroso. Desde este momento, las responsabilidades relacionadas con el uso de la máquina son el cliente. Las instrucciones que acompañan a la máquina pueden contribuir de manera consistente a definir el borde entre las responsabilidades encabezadas por el fabricante y las encabezadas por el cliente. De hecho, una descripción detallada del destino de uso de la máquina y la preparación necesaria del personal permite, por un lado, circunscribir y delimitar la fuente de situaciones de peligro potencial que puede derivarse del uso incorrecto de la máquina y, en el otro, para transferir la responsabilidad de este último al cliente, que tiene todas las herramientas necesarias disponibles para evitar que tengan lugar. La consideración de las responsabilidades que pueden derivarse de instrucciones poco claras, incompletas y desorganizadas, es decir, el valor legal de este documento, aún no es la herencia de todos. Las instrucciones generalmente se elaboran como si fuera un documento técnico, la tendencia a minimizar la información, especialmente relacionada con la instalación y la primera activación de las máquinas, y las instrucciones no están suficientemente valoradas con el cliente, está muy extendida.
¿Cómo hacer un manual de usuario en Word?
Crear un manual del usuario puede ser un ejercicio de prueba y error en investigación, documentación y formato, pero el producto final hace que el esfuerzo valga la pena. Las plantillas de Microsoft Word proporcionan el marco, lo que le permite concentrarse en la presentación de información sobre su producto o servicio. Mientras trabaja dentro de una de las plantillas de Word, tiene la libertad de personalizar el documento a sus necesidades.
En Word, haga clic en la pestaña «Archivo» y seleccione «Nuevo». Haga doble clic en la carpeta «Libros» en la ventana «Plantillas disponibles». Haga doble clic en la carpeta «Otros libros». Haga doble clic en la plantilla «Manual profesional». La plantilla del manual del usuario de Word es solo un punto de partida a medida que personaliza el manual a sus requisitos. El documento se descarga en una nueva ventana de palabras.
Desplácese por las páginas de la plantilla del manual del usuario para tener una idea de lo que está incluido, lo que necesita cambiar y lo que debe agregarse. Por ejemplo, Word incluye una página de título genérica, tabla de contenido, encabezados, bloques de texto y marcadores de posición de imagen, junto con consejos sobre la configuración del manual del usuario.
Resalte un encabezado o bloque de texto. Escriba él con su información manual. Probablemente copiará el texto existente de otro documento y lo pegará directamente en los cuadros de texto de plantilla. Reemplace todo el texto del marcador de posición de Word con el suyo. Llenar el manual según sea necesario; Es posible que desee agregar el texto primero, luego los encabezados e imágenes, o es posible que desee trabajar linealmente desde la primera página hasta el final.
Haga clic con el botón derecho en una imagen o imagen del marcador de posición y haga clic en la tecla «Eliminar» para eliminarla. Para agregar sus imágenes, haga clic en la pestaña «Insertar», luego el botón «Imagen». Explore la imagen y haga doble clic. Esta también es una forma ideal de marcar el manual agregando el logotipo de su empresa en la portada y en otras partes del documento.
¿Cómo hacer un manual de usuario de una aplicación?
Puede escribir guías de software incluyendo: una descripción, página de título visual, secciones APT y una tabla de contenido. En cada sección, agregue capturas de pantalla junto con el texto que ayudará a los usuarios a comprender y realizar sus tareas fácilmente.
Para que un manual del usuario sea efectivo, describa el problema, defina su audiencia, manténgase enfocado en el tema, use una plantilla, evite usar la primera persona y la jerga, no use voz pasiva, inserte fotos y videos, y sea descriptivo.
Cuando se describe de manera estructurada teniendo en cuenta la legibilidad absoluta, un manual del usuario de la aplicación web proporciona la mejor asistencia incluso para los recados técnicos más agotadores.
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¿Cómo se hace un manual de usuario de un programa?
Un manual de usuario para una aplicación de software es la documentación técnica que se forma para instruir a los usuarios en una aplicación o producto en particular. Tal manual de instrucciones es un documento crucial que ayuda a sus clientes a equiparse con su aplicación rápidamente o ayudarlos a resolver cualquier problema cada vez que se atascen.
El propósito de la Guía del usuario del software es comunicar información pertinente sobre la aplicación a los usuarios finales que necesitan esa información. Para ayudar a lograr este objetivo, la guía debe ser:
- Búsqueda y accesible: un factor de calidad pasado por alto es su capacidad de servicio en el contexto de la aplicación. Si un usuario no puede encontrar la información necesaria, entonces no importa cuán preciso sea o qué tan bien se construye, ya que dichos objetivos no se realizarán.
- Completo y preciso: si la información proporcionada es precisa, pero algunas partes de la aplicación no están incluidas, los usuarios no podrán alcanzar su objetivo.
- Conciso, inequívoco y claro: el lenguaje utilizado en el manual de software debe ser tal que cualquier lector pueda entenderlo fácilmente.
Los usuarios finales generalmente miran la tabla de contenido del manual del usuario de la aplicación de software, encuentran la página o el tema que están buscando y luego leen el segmento que desean comprender. Apenas las personas leen guías de usuarios de principio a fin, pero casi todos leen algunos segmentos de ello. A continuación se presentan los pasos necesarios para escribir una guía del usuario para aplicaciones de software:
La evaluación de las tareas es el método para detectar y organizar las medidas necesarias para usar la aplicación. Una evaluación integral identificará el equipo y los materiales necesarios para cada paso, así como los errores, los consejos de solución de problemas y las acciones que los próximos pasos podrían requerir.
¿Qué es un manual de usuario de una aplicación?
El manual del usuario, también conocido como Guía del usuario o manual de instrucciones, es un documento que admite a los clientes de un producto, dispositivo, software o aplicación al usarlo.
Se puede imprimir como un manual que está en el mismo cuadro que el producto físico, o puede ser digital (por ejemplo, como PDF, DOC, DOCX, Text, Microsoft Word) o en línea (en un sitio web, construido en el software, dentro una aplicación iOS o Android).
Debe escribirse en el lenguaje del usuario y contiene imágenes, fotos u otros elementos gráficos para describir mejor el producto.
Se puede dividir en una guía de usuario rápida que describe cómo configurar el software o el producto, y un manual de instrucciones detallado o el manual del propietario que cubre todos los detalles.
También se puede dividir en múltiples guías para diferentes grupos de usuarios o audiencias, como por ejemplo, una guía de administrador específica, guía del usuario y guía de desarrolladores para un producto de software.
Los excelentes ejemplos manuales de usuario son, p. La Guía del usuario del iPhone de Apple que contiene una guía de inicio rápido muy corta y un manual integral del usuario en línea.
Los siguientes elementos pueden formar parte de un manual de usuario escrito, una guía del usuario PDF o Manual del usuario del sitio web:
- Cubra con el título, los derechos de autor y la información más sobre el productor / revendedor / empresa
- Opcional un prefacio con documentos relacionados y cómo usar/leer el manual
- Tabla de contenido o índice
- Opcional una breve descripción o sección de propósito
- Audiencia o público objetivo: el público previsto para el manual que debería leerlo
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