Un manual de operaciones instruye a los empleados sobre cómo realizar sus tareas de manera productiva y segura. No es lo mismo que un manual de entrenamiento. Si bien los manuales de capacitación se utilizan para capacitar al nuevo personal durante el proceso de incorporación, los manuales de operación son accesibles para todos los empleados en cualquier momento. Los manuales de operaciones son parte de la documentación interna de una organización que explica cómo una empresa hace las cosas. Se pueden imprimir como un folleto pequeño o publicar como un recurso en línea.
En términos generales, los manuales de operaciones describen los procesos necesarios para lograr los objetivos comerciales; Documentan cómo hacerlos y quién es responsable de llevarlos a cabo. Es normal que las empresas tengan más de uno para cubrir diferentes aspectos comerciales, por ejemplo, departamentos de atención al cliente y marketing.
Si bien los manuales de operaciones no son un sustituto de la capacitación, sí permiten que el personal capacitado se adapte a los procedimientos operativos estándar de una organización.
- Descripciones de trabajo
- Jerarquía de la empresa
- Procesos documentados
- Instrucciones de seguridad
- Procedimientos de emergencia
- Contactos
- Historia de la Compañía
- Productos y servicios
- Políticas y declaraciones de posición
En pocas palabras: la falta de documentación clara dará como resultado que los miembros del equipo y los empleados hagan las cosas a su manera, lo que produce procesos casuales que son desventajosos para la fuerza laboral y ganancias de toda una empresa. Además de la ventaja obvia de garantizar que todos estén en la misma página, aquí hay algunos otros beneficios manuales de operaciones:
Las empresas con documentación sólida tienen muchas más posibilidades de éxito a largo plazo. El personal puede ir y venir, pero con procesos y políticas documentadas, su empresa debería poder operar de acuerdo con el procedimiento estándar, independientemente de las nuevas contrataciones en puestos ejecutivos, medios o de nivel de entrada.
¿Qué es un manual de operaciones ejemplo?
Un manual de operaciones es la enciclopedia completa de todos los conocimientos de la compañía. Almacena todo tipo de información, desde la jerarquía de la empresa hasta los procedimientos detallados.
En su manual de operaciones promedio, vería cosas como información sobre procedimientos (cómo lleva a cabo un proceso específico), procedimientos de respuesta de emergencia (qué hace en caso de que algo salga mal), contactos de la empresa y varias otras secciones nosotros ‘ mencionará en un momento.
El manual suele ser un documento físico (libro, folleto, etc.) o un recurso en línea.
- Introducción a la empresa: es una manera fácil para que sus nuevas contrataciones se pongan al día con las operaciones de la compañía.
- Apéndice: probablemente haya escuchado la famosa expresión, «Err es humano». El equivalente comercial de eso es «cometer errores costosos con consecuencias desastrosas es humano». Para asegurarse de que eso no suceda, sus empleados pueden mirar hacia atrás en el manual de operaciones para verificar los procesos, procedimientos de emergencia, etc.
Como está leyendo este artículo, lo más probable es que ya sepa por qué necesita un manual de operaciones.
Su negocio ha llegado a un punto en el que es extremadamente difícil administrar a todos. En un equipo pequeño, cada vez que alguien tiene una pregunta, puede acercarse a usted y obtener una respuesta rápida.
En una gran organización, realmente no tiene tiempo para mantener a todos. Necesitas algo que te haga por ti.
Sin embargo, aparte de la escala, hay varios otros beneficios al usar un manual de operaciones…
¿Qué debe llevar un manual de operaciones?
El manual de operaciones es un documento muy valioso, pero a menudo olvidado para los empresarios. Esto es lo que necesita saber, además de la forma más fácil de hacerlo.
Muchos empresarios crearon un plan de negocios cuando comenzaron, pero, es honesto, la mayoría de usted probablemente lo archivó en un lugar profundo y oscuro y nunca lo volvió a mirar. Pero eso esta bien; El plan de negocios era necesario para comenzar. Sin embargo, el manual de operaciones es a lo que debe referirse para mantener las cosas funcionando sin problemas a medida que sus negocios crecen.
Un buen manual de operaciones se puede dividir en dos secciones: primero, un breve pasaje que describe los valores y la misión de su empresa, seguido de una guía integral que establece cómo se deben manejar las funciones comerciales principales.
El núcleo del manual de operaciones es que querrá documentar instrucciones paso a paso para manejar todas las tareas de misión crítica de su empresa. Si bien esto puede parecer una tarea abrumadora, y una que detiene a muchos empresarios antes de comenzar, si toma las cosas un paso a la vez, verá que en realidad es bastante factible.
Comience con las cosas realmente fáciles, como reunir una lista de información de contacto para todos sus empleados, clientes y proveedores. Asegúrese de incluir la información de contacto fuera de horario o de emergencia cuando corresponda.
Luego pase a compilar una lista de las tareas que deben realizarse cada día para que su empresa funcione. Comience con sus propias responsabilidades y proporcione instrucciones detalladas sobre cómo completar cada una. Una vez que haya hecho esto, pregunte a cada uno de sus empleados (o jefes de departamento si tiene una empresa lo suficientemente grande) que hagan lo mismo, siguiendo la plantilla que creó. Ahora usted o alguien que designa puede revisar estas mini guías prácticas y combinarlas en un conjunto integral de procedimientos operativos.
¿Qué es un manual de operación y para que nos podría servir?
Un manual de operación y mantenimiento es un documento integral que proporciona todos los detalles necesarios sobre una planta física, así como piezas de equipo individuales para ayudar al personal de mantenimiento a mantener todo funcionando sin problemas.
Tan pronto como una empresa se vuelve lo suficientemente grande como para tener algunos procedimientos operativos estándar y requiere que diferentes miembros del equipo sean responsables de tareas separadas, podría beneficiarse de un manual de operaciones y mantenimiento.
En el caso de una pequeña empresa, esto puede ser muy breve. Sin embargo, la ventaja de comenzar temprano es que no tendrá que invertir mucho tiempo por adelantado. Pero tendrá un núcleo para construir a medida que agrega procedimientos operativos en el futuro.
Para las empresas medianas y de mayor tamaño, un manual de operaciones y mantenimiento es aún más crítico porque hay muchas más personas y procesos involucrados. Primero, la ineficiencia se multiplica rápidamente a medida que crece una empresa. Cada vez que un empleado necesita realizar una nueva tarea, puede haber mini entrenamiento una y otra vez. En segundo lugar, sin un manual, puede perder la consistencia del trabajo. Diferentes empleados pueden completar el mismo trabajo de manera inconsistente. Y, finalmente, la falta de procedimientos documentados puede provocar errores en el lugar de trabajo, accidentes o lesiones que pueden costarle a la compañía una cantidad significativa de dinero.
Un manual integral de operaciones y mantenimiento tiene varias piezas comunes:
- Descripción general: esta sección proporciona una visión general de la planta física que se está discutiendo, así como los componentes cubiertos en el manual. Incluye información de personal, gráficos de organización, historial de empresas u otra información de antecedentes.
¿Qué debe llevar un manual de operación?
Al igual que con un manual de empleados, el desafío aquí es incluir suficientes detalles en su manual de operaciones para servir como una base de conocimiento integral para su equipo, pero no tanto como para llevarlos a la complacencia.
Si entras en detalles innecesarios, les hará querer saltar las instrucciones o dejarlas más confundidas que cuando comenzaron, lo que hace que todo sea inútil. Sin embargo, no hay suficiente detalle y su equipo no tendrá suficiente información para realizar la tarea de manera correcta y constante.
Para este fin, deberá incluir secciones para su:
- Jerarquía de la empresa
- Descripciones de trabajo
- Detalles de contacto
- Procesos documentados
- Procedimientos de emergencia
Para darle una mejor idea, abordaré cada una de estas secciones a su vez.
Aquí debe explicar el diseño de su empresa, algo así como declarar el «árbol genealógico» de quién informa a quién. No hay mucho que explicar aquí en términos de contenido (ya que variará en gran medida según su tamaño y diseño), pero tiene un par de opciones sobre cómo presentarlo.
Por ejemplo, puede crear un documento de texto y usar subtítulos para separar a los diversos equipos, con una breve descripción de quién informa a quién. Sin embargo, recomendaría usar un diagrama de flujo visual para hacer esto, ya que todo lo que realmente necesita mostrar aquí es el orden de las cosas, y un solo cuadro es mucho más fácil de seguir que un documento de largo aliento.
Trate de concentrarse más en los títulos de trabajo que las personas específicas (por ejemplo, director gerente), ya que no tendrá que regresar y hacer cambios cuando su contrate a alguien nuevo o que alguien cambie de posición.
¿Cómo elaborar un manual de operacion?
La redacción de un manual operativo en un sistema de franquicias es una actividad algo exigente y constituye una inversión real. Quizás por esta razón es tan raro encontrar uno bien hecho en el panorama de las redes nacionales
Uno de los elementos fundamentales y esenciales para un sistema de franquicia es estar equipado con un sistema organizacional que sea funcional y, sobre todo, replicable y transferible. El requisito indispensable para obtener este resultado es la integridad y el detalle de los manuales que permite la implementación práctica y operativa de todo lo que caracteriza el mismo sistema. Esta actividad se concreta en la redacción del documento principal llamado Manual operativo, cuya redacción es, con demasiada frecuencia, simplificada voluntariamente y cuya importancia es, con demasiada frecuencia, disminuida voluntariamente.
Ya he tratado con el tema del manual operativo, ciertamente también mencionado en otras intervenciones, y específicamente en los siguientes artículos:
Sin embargo, las dos intervenciones no mencionan a uno de los temas más delicados, la redacción, la escritura y la construcción del manual operativo.
Es un documento que, además de definir el método por el cual se transfiere parte del conocimiento del sistema de franquicias, ofrece al franquiciado soluciones concretas en operacional, información y también, diría, capacitarlo como un «libro de texto «Para el entrenamiento inicial.
¿Qué debe contener un manual operativo? Como se mencionó, el objetivo principal del manual operativo es apoyar las operaciones de gestión de ancho de ancho, es decir, apoyar a los afiliados (y sus recursos humanos) en su actividad. Por lo tanto, el manual operativo debe contener y definir, en una forma de interconexión, actividades operativas como: ¿Qué es la franquicia y cómo funciona, los detalles del negocio específico de la franquicia de referencia, el papel del franquiciado, el de los empleados, el Pyrincipals procesos, tareas individuales de recursos humanos, los estándares de desempeño que requiere el franquiciador, las obligaciones de las partes, el apoyo mutuo, la publicidad, el marketing, los problemas laborales, la seguridad, la gestión del personal, el enfoque de los clientes, la gestión de disputas, etc., etc. etc.
¿Qué debe contener un manual de operacion y mantenimiento?
En el pasado, durante las fases de diseño/construcción de la instalación, era raro dedicar recursos sustanciales a las preocupaciones de operación y mantenimiento del ciclo de vida (O&M). Sin embargo, ahora se reconoce ampliamente que O&M representa el mayor gasto para poseer y operar una instalación durante su ciclo de vida. La precisión, relevancia y puntualidad de los manuales de O&M bien desarrollados y fáciles de usar son cada vez más importantes. Por lo tanto, se está volviendo más común para los manuales detallados de O&M específicos de las instalaciones para prepararse antes de la puesta en marcha. El objetivo es apoyar de manera efectiva y eficiente el ciclo de vida de la instalación eliminando las paradas no planificadas y realizando el ahorro de costos del ciclo de vida.
El diseño sostenible es una parte integral de cualquier filosofía de gestión de instalaciones, el manual de O&M proporciona un medio para reducir los costos operativos como parte de un programa integral de mantenimiento, que incluye el Plan de Mantenimiento (MP).
Los requisitos de contenido manual y formato de O&M se transmiten a través de una declaración detallada de trabajo (SOW), suficientemente adaptada para satisfacer las necesidades de gestión de las instalaciones del propietario (FM). Este esfuerzo debe considerarse en las fases de planificación y diseño, y generalmente se lleva a cabo en la fase de construcción. El modelado de información de construcción (BIM) y, en particular, Cobie, introducido en la parte delantera del proyecto ayuda a facilitar todo el proceso.
Figura 1. Proceso de desarrollo manual de operación y mantenimiento
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