Etapa de implementacion: consejos para asegurar el exito

Exploración: identificar la necesidad de cambio, aprender sobre posibles innovaciones que pueden proporcionar soluciones, aprender lo que se necesita para implementar la innovación de manera efectiva, desarrollar un equipo para apoyar el trabajo a medida que avanza a través de las etapas, crecientes partes interesadas y campeones, evaluando y creando preparación para el cambio, desarrollar procesos de comunicación para apoyar el trabajo y decidir proceder (o no)

Implementación inicial: el primer uso de una innovación por parte de profesionales y otros que acaban de aprender a usar la innovación

La implementación inicial se trata de probar esas nuevas habilidades y prácticas, y mejorar la implementación. En esta etapa, estamos recopilando datos para verificar cómo va la implementación y desarrollar estrategias de mejora basadas en los datos. Los soportes de implementación se refinan en función de los datos. Por ejemplo, podríamos encontrar que una nueva habilidad que los educadores están utilizando como parte del desarrollo social y emocional podrían fortalecerse aún más por el entrenamiento adicional de un experto; Por lo tanto, pensaríamos en cómo integrar estas estrategias en oportunidades de entrenamiento continuas y cómo recopilaríamos datos sobre si el entrenamiento está conduciendo a un uso mejorado de estas habilidades.

La Red Nacional de Investigación de Implementación es una red de la Universidad de Carolina del Norte en Chapel Hill. Todos los materiales NIRN se difunden a través del sitio web NIRN UNC con avisos de atribución y derechos de autor apropiados. Los materiales NIRN recuperados de otros sitios web pueden tener avisos de atribución o derechos de autor incorrectos. NIRN UNC no está afiliado a otros grupos que superan el trabajo [similar].

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¿Cuáles son las fases de implementación de un proyecto?

La fase de implementación del proceso de gestión de proyectos pone el proyecto en acción. La fase de implementación consiste en cuatro sub fases: ejecución, monitoreo y control y pasar a la producción.

El monitoreo y el control del progreso de la implementación de un proyecto juegan un papel muy importante en la implementación exitosa de un proyecto.

Seguimiento de elementos de acción La oficina del proyecto en ASU utiliza elementos de acción (una lista de tareas) para rastrear elementos sobresalientes que deben completarse. La lista de elementos de acción se crea inicialmente a partir de la estructura de desglose de trabajo (WBS). Las reuniones semanales del equipo se llevan a cabo para revisar/actualizar elementos de acción enumerados, así como para agregar elementos adicionales a medida que surja la necesidad. Esto se hace para garantizar que las actividades en la ruta crítica se completen a tiempo para que la línea de tiempo del proyecto no se deslice. Estas reuniones también tienen el propósito de proteger el proyecto de un alcance no intencional. (enlace a la hoja de cálculo de elementos de acción)
Seguimiento de problemas a lo largo de la implementación del proyecto, habrá momentos en que los elementos de acción se convierten en problemas irresolubles a nivel de equipo del proyecto. Estos ítems de acción se intensifican en problemas para ser contratados y resueltos por el patrocinador del proyecto y otras partes interesadas del proceso específico en cuestión. (enlace a la hoja de cálculo de problemas)
Informes de estado La oficina del proyecto distribuye informes de estado electrónico de todos los proyectos relacionados con la tecnología de forma quincenal. Estos informes se envían a todos los patrocinadores del proyecto, miembros del equipo y al Comité Directivo de Tecnología; Principalmente para mostrar la salud de cada uno de los proyectos que se están implementando actualmente. (Enlace a informes de estado)

Antes de que el proyecto pueda pasar a la fase cerrada del ciclo de vida del proyecto, debe pasar a través de la puerta de revisión de implementación del marco de entrega del proyecto Dir. La puerta de revisión es una gran cantidad de preguntas que deben abordarse. Se pueden requerir enrutamiento y firmas del documento de la puerta de revisión dependiendo del nivel de clasificación del proyecto (ver más abajo).

El documento de la puerta de revisión de nivel 1 debe completarse y enviarse al CIO de la institución de implementación para su aprobación
El documento de la puerta de revisión de nivel 2 debe completarse y enviar a la oficina del proyecto de la institución de implementación para su aprobación
El Documento de la puerta de revisión de Nivel 3 debe ser completado por el Proyecto PM y guardar dentro del archivo del proyecto de la institución de implementación.

¿Cuántas son las fases de implementación?

Un plan de implementación de ERP típico se puede dividir en seis fases, cada una con objetivos específicos. Cada negocio es único, por lo que las fases pueden variar un poco dependiendo de la empresa, y también pueden superponerse. El ciclo de vida de la fase de implementación ERP de seis partes incluye descubrimiento y planificación, diseño, desarrollo, pruebas, implementación y soporte.

¿Cuál es la primera fase de implementación de ERP? Esto incluye investigar y seleccionar un sistema, configurar un equipo de proyecto y definir los requisitos detallados del sistema.

El equipo del proyecto manejará una amplia gama de roles relacionados con la implementación, incluida la presentación del plan del proyecto y las fechas de objetivos, asegurando que se asignen recursos adecuados, tomen decisiones de productos y diseño, y la gestión del proyecto diario.

El equipo del proyecto ERP generalmente incluye un patrocinador ejecutivo, un gerente de proyecto y representantes de los departamentos que utilizarán el sistema. Involucrar a la alta gerencia es fundamental para garantizar que el proyecto obtenga los recursos que necesita y para proporcionar el respaldo necesario para implementar el cambio en toda la organización. El equipo también puede contratar a un consultor externo o un socio de implementación de ERP para proporcionar experiencia en el diseño y la configuración del sistema. También debe incluir cualquier especialista interno involucrado en la implementación del sistema, como un representante de él y un escritor de informes que desarrollará informes personalizados para los usuarios de toda la organización.

Uno de los primeros objetivos del equipo será desarrollar una comprensión detallada de los problemas actuales, incluidas las ineficiencias y requisitos del proceso para el sistema ERP. Si la organización ha desarrollado previamente un caso de negocios ERP, puede haber definido problemas y objetivos comerciales amplios para la implementación, que pueden incluir un cierre financiero más rápido, una visión mejorada de las operaciones o la preparación para una OPI. Estos pueden usarse para dirigir un análisis más detallado, incluida la documentación de los flujos de trabajo existentes y para enfocar el desarrollo del sistema.

¿Qué es fase de implementación?

Implementar un nuevo software puede ser aterrador para algunas empresas a medida que se someten a una transformación digital. La nueva tecnología implica el riesgo de fallas, errores técnicos y renuencia de los empleados a adoptar el sistema. Sin embargo, con una implementación correcta de la tecnología, las empresas pueden garantizar una transición fácil entre los sistemas existentes y nuevos.

Si bien la evolución de la tecnología ayuda a muchas empresas a mejorar la eficiencia operativa, pero también puede causar más problemas con la implementación inadecuada. Por lo tanto, las empresas deben comprometerse con una implementación precisa y completa para garantizar sistemas funcionales.

En primer lugar, el gerente del proyecto debe realizar diagnósticos en todos los procesos para detectar los problemas a continuación. La gerencia también puede generar comentarios de los empleados para determinar puntos críticos, ineficiencias y otras debilidades. Al describir ampliamente estos problemas, los gerentes pueden determinar con precisión la mejor tecnología para las necesidades de la empresa.

Posteriormente, el gerente del proyecto debe reunir a un equipo de empleados capaces capaces de agregar valor al proceso de implementación. Esto es particularmente importante para las empresas en crecimiento con amplio personal. Por otro lado, las pequeñas empresas simplemente pueden designar a uno o dos trabajadores a la tarea.

El equipo de implementación del suministro de materiales para el proyecto, la gestión del trabajo administrativo y la planificación de la logística. También son responsables del posterior lanzamiento y capacitación de los empleados restantes en el nuevo sistema. Aunque esto puede parecer excesivo, muchos proyectos de implementación fallan debido a una mala preparación.

¿Cómo hacer una implementación?

Un plan de implementación es un esquema integral que explica cada paso que debe dar para lograr una iniciativa objetiva o estratégica. Por ejemplo, si su empresa necesita lanzar un nuevo departamento para fin de año, su plan de implementación detalla cómo llegará de donde ahora está para que su nuevo departamento esté en funcionamiento. Piense en un plan de implementación como una hoja de ruta para ejecutar un plan estratégico que le indica quién conduce, qué camina tomar, cuánto dinero reservar para el combustible y qué puntos de referencia y baches para tener en cuenta.

Ya sea que esté implementando una nueva pieza de software, lanzar un nuevo producto o implementar una iniciativa de toda la empresa, desarrollar un plan de implementación es un paso crucial para transformar ideas en objetivos procesables. Sin una dirección clara para guiarlo, su proyecto corre un mayor riesgo de falla.

Aclarar sus objetivos y desarrollar un plan claro para lograrlos agrega estructura y claridad a los procesos con muchas partes móviles. Obtener esa claridad puede proporcionar los siguientes beneficios:

Planear todos sus pasos por adelantado lo mantendrá organizado durante todo su proyecto
Tener un conjunto detallado de pasos de acción lo liberará para pensar estratégicamente a lo largo de su implementación
Los marcos de tiempo definidos por adelantado pueden ayudarlo a administrar mejor los plazos
Conocer sus limitaciones financieras por adelantado lo ayudará a mantener el presupuesto

Crear un plan de implementación exhaustivo requiere bastante planificación. El proceso puede parecer excesivamente metódico, pero ser detallado y reflexivo durante las primeras etapas de la planificación de la implementación ayuda a mitigar los problemas en el futuro. Su plan de implementación es la base de su proyecto, por lo que debe ser lo más integral y en profundidad posible.

¿Qué se hace en una implementación?

Después de haber planeado cuidadosamente su proyecto, estará listo para comenzar la fase de implementación del proyecto, la tercera fase del ciclo de vida de gestión del proyecto. La fase de implementación implica poner en acción el plan del proyecto. Es aquí donde el gerente del proyecto coordinará y dirigirá los recursos del proyecto para cumplir con los objetivos del plan del proyecto. A medida que se desarrolla el proyecto, es el trabajo del gerente del proyecto dirigir y administrar cada actividad, en cada paso del camino. Eso es lo que sucede en la fase de implementación del ciclo de vida del proyecto: sigue el plan que ha reunido y maneja cualquier problema que surja.

La fase de implementación es donde usted y su equipo de proyecto realmente hacen el trabajo del proyecto para producir los entregables. La palabra «entregable» significa cualquier cosa que entregue su proyecto. Los entregables para su proyecto incluyen todos los productos o servicios que usted y su equipo están realizando para el cliente, el cliente o el patrocinador, incluidos todos los documentos de gestión del proyecto que organizó.

Los pasos realizados para construir cada entrega variarán según el tipo de proyecto que esté emprendiendo y, por lo tanto, no se puede describir aquí con ningún detalle real. Por ejemplo, los proyectos de ingeniería y telecomunicaciones se centrarán en el uso de equipos, recursos y materiales para construir cada proyecto entregable, mientras que los proyectos de software de computadora pueden requerir el desarrollo e implementación de rutinas de código de software para producir cada proyecto entregable. Las actividades requeridas para construir cada entrega se especificarán claramente dentro del documento de requisitos del proyecto y el plan de proyecto.

¿Cómo hacer una implementación de un proyecto?

La Parte 2 de esta serie cubre ocho estrategias clave para usar al planificar una implementación de proyecto. Use estos consejos para ayudar a identificar problemas durante el desarrollo que podrían amenazar su implementación.

A menudo, un proyecto de ejecución suave obtiene un ojo negro debido a problemas durante la implementación. Esos problemas a menudo surgen porque no anticipamos y planificamos la complejidad de implementar la solución. Por ejemplo, puede comunicarse y planificar bien la implementación de una solución de cliente cliente, solo para descubrir durante la implementación que muchas de sus estaciones de trabajo no son lo suficientemente potentes como para manejar la carga. Este es el tipo de detalle menor que puede causar dolores de cabeza importantes.

Parte I de esta serie sobre implementación del proyecto se centró en la metodología. Aquí le mostramos cómo planificar con anticipación para evitar sorpresas.

Veamos los pasos principales asociados con la implementación. Tenga en cuenta que muchas de estas actividades deben completarse con anticipación. No puede comenzar a planificar la implementación mientras realmente está implementando.

Prepare la infraestructura. Muchas soluciones se implementan en un entorno de producción separado y distinto de donde se desarrolló y probó la solución. Es importante que se tengan en cuenta las características del entorno de producción. Esta estrategia incluye una revisión del hardware, el software, las comunicaciones, etc. En nuestro ejemplo anterior, el posible problema de capacidad de escritorio se habría revelado si hubiéramos realizado una evaluación del entorno de producción (o mundo real). Cuando está listo para la implementación, la infraestructura de producción debe estar en su lugar.
Coordinar con las organizaciones involucradas en la implementación. Esto puede ser tan simple como comunicarse con su comunidad de clientes. Sin embargo, pocas soluciones hoy se pueden implementar sin involucrar a varias organizaciones. Para las soluciones de TI, generalmente hay una o más operaciones e grupos de infraestructura a los que deben comunicarse con anticipación. Muchos de estos grupos podrían tener un papel en la implementación de la solución con éxito. Parte del trabajo de implementación es coordinar el trabajo de cualquier otro grupo que tenga un papel que desempeñar. En algunos casos, los desarrolladores simplemente no pudieron planificar con anticipación y se aseguraron de que los grupos de infraestructura estuvieran preparados para apoyar la implementación. Como resultado, los grupos de infraestructura se vieron obligados a dejar todo para que la implementación sea un éxito.
Implementar capacitación. Muchas soluciones requieren que los usuarios asistan a capacitación o sesiones de coaching más informales. Este tipo de capacitación podría completarse por adelantado, pero cuanto más se mantenga la capacitación, menos información se conservará cuando se transmita la implementación. La capacitación que se lleva a cabo cerca del momento de la implementación debe formarse parte del plan de implementación real.
Instale la solución de producción. Esta es la pieza que todos recuerdan. Su solución debe trasladarse de desarrollo a prueba. Si la solución es nueva, esto podría terminar de manera tranquila y reflexiva durante un período de tiempo. Si este proyecto implica un cambio importante en una solución actual, es posible que tenga mucha menos flexibilidad en términos de cuándo la nueva solución se mueve a la producción, ya que la solución podría necesitar ser reducida por un período de tiempo. Debe asegurarse de que todos sus componentes de producción se implementen con éxito, incluidos nuevos hardware, bases de datos y código de programa.
Convertir los datos. La conversión de datos, cambiando los datos de un formato a otro, debe tener lugar una vez que se implementen la infraestructura y la solución.
Realice la verificación final en la producción. Debería haberse preparado para probar la solución de producción para asegurarse de que todo funcione como espera. Esto puede implicar una combinación de desarrollo y personal del cliente. La primera comprobación es solo para asegurarse de que todo esté pasando y parece estar bien. La segunda verificación es impulsar los datos en la solución, para asegurarse de que la solución esté funcionando como debería. Dependiendo del tipo de solución que se esté implementando, este paso de verificación podría ser extenso.
Implementar nuevos procesos y procedimientos. Muchas soluciones de TI también requieren cambios en los procesos comerciales. Estos cambios deben implementarse al mismo tiempo que se implementa la solución real.
Monitorear la solución. Por lo general, el equipo del proyecto pasará un período de tiempo monitoreando la solución implementada. Si hay problemas que surgen inmediatamente después de la implementación, el equipo del proyecto debe abordarlos y solucionarlos.

La Parte I de esta serie señaló la necesidad de planificación y comunicación para ayudar a garantizar una implementación exitosa. En esta columna, observamos el trabajo real que generalmente se realiza en una implementación compleja. Sin embargo, su implementación puede no ser tan compleja, y es posible que no necesite mirar todas estas áreas. Sin embargo, generalmente hay mucho más involucrado que simplemente arrojar la solución final al entorno de producción. Debe tener en cuenta el entorno en el que se ejecutará la solución, así como los procesos y las necesidades de capacitación de la comunidad del cliente. Si piensa en la implementación de un enfoque holístico y se comunica bien, existe una probabilidad mucho mayor de que su proyecto termine como una victoria.

¿Qué es implementación de un proyecto ejemplo?

Su trabajo como gerente de proyecto es dirigir el trabajo, pero debe hacer más que entregar los resultados. También debe realizar un seguimiento de qué tan bien funciona su equipo. La fase de implementación mantiene el plan del proyecto en camino con cuidadosos procesos de monitoreo y control para garantizar que el entrega final cumpla con los criterios de aceptación establecidos por el cliente. Esta fase es típicamente donde se implementan cambios aprobados.

¿Qué es la implementación en un proyecto ejemplo?

Los gerentes de proyecto que administran nuevas implementaciones utilizan planes de proyecto para documentar las tareas del proyecto, la responsabilidad de cada tarea y las fechas de destino asociadas y las dependencias de tareas entre sí. PMS usa este documento para obtener conciencia de qué tareas deben realizarse y el estado del proyecto en un momento dado. A menudo son responsables de la implementación general y la comunicación del estado del proyecto a las partes interesadas y los miembros del equipo. Este artículo cubrirá un ejemplo de plan de implementación que explica qué componentes son necesarios para garantizar el éxito de su proyecto. [Trite ID = «Attachment_133127» Align = «AlignCenter» Width = «1024»] Los planes de implementación son necesarios para rastrear el trabajo que se realiza en un proyecto [/subtítulos] Crear un plan de implementación de proyecto sólido es esencial si desea ser efectivo PM. El plan del proyecto se destaca como la documentación más importante de los hitos y aspectos clave del proyecto.

El plan del proyecto de implementación es una cuadrícula compuesta de columnas y filas. Cada columna representa un área de información diferente y cada fila enumera las tareas o encabezado de sección. Un ejemplo de un plan de implementación del proyecto puede tener las siguientes columnas:

También puede incluir una columna para el número de tareas. Una segunda columna «Predecesores de tareas» puede enumerar los números de tareas que preceden a cada tarea. Sus filas de tareas variarán según el tipo de proyecto que esté administrando, aunque las tareas generales del proyecto probablemente cruzarán múltiples tipos de proyectos. Las tareas generalmente se agrupan por un área principal o un área funcional similar. Por ejemplo, en su plan de proyecto de implementación, el primer conjunto de tareas puede considerar la iniciación del proyecto. Una fila puede titularse «Iniciación del proyecto» con un conjunto de tareas sangradas como:

Recopilar ideas de proyectos
Recopilar requisitos comerciales
Identificar el patrocinador del proyecto ejecutivo
Obtenga el equipo del proyecto en su lugar
Preparar la carta del proyecto
Reunión de inicio de inicio

El Plan del Proyecto de Implementación es un documento separado de la Carta del Proyecto, los Requisitos comerciales o de TI o la estructura de desglose de trabajo. El Project Charter es un documento resumido que enumera aspectos del proyecto, incluidos el alcance del proyecto, antecedentes, objetivos y objetivos, patrocinadores ejecutivos y miembros del equipo del proyecto, presupuesto y recursos. Los requisitos comerciales y/o de TI enumeran los detalles específicos que deben incluirse en el proyecto y la estructura de desglose del trabajo (WBS) es una herramienta visual que agrupa las tareas del proyecto por estructura jerárquica, similar a un gráfico organizacional. En cambio, el plan del proyecto de implementación es un documento independiente creado específicamente para capturar tareas, fechas y partes responsables.

¿Qué es la fase de implementación de un proyecto?

El proyecto toma forma durante la fase de implementación. Esta fase implica la construcción del resultado real del proyecto. Los programadores están ocupados con codificación, los diseñadores están involucrados en el desarrollo de material gráfico, los contratistas están construyendo, la reorganización real tiene lugar. Es durante esta fase que el proyecto se vuelve visible para los extraños, a quienes puede parecer que el proyecto acaba de comenzar. La fase de implementación es la fase de hacer, y es importante mantener el impulso.

En un proyecto, había escapado de la atención de los equipos del proyecto que uno de los miembros del equipo más importantes esperaba convertirse en padre en cualquier momento y luego no estaría completamente disponible durante aproximadamente un mes. Cuando llegó el momento, se trajo a un especialista externo para hacerse cargo de su trabajo, para evitar que el equipo se detenga. Aunque el equipo pudo proceder, la experiencia externa dio una mella considerable en el presupuesto.

Al final de la fase de implementación, el resultado se evalúa de acuerdo con la lista de requisitos creados en la fase de definición. También se evalúa de acuerdo con los diseños. Por ejemplo, se pueden realizar pruebas para determinar si la aplicación web realmente admite Explorer 5 y Firefox 1.0 y superior. Se puede determinar si el ajuste en el edificio se ha realizado de acuerdo con el acuerdo, o si los materiales que se usaban eran de hecho aquellos que se habían especificado en la fase de definición. Esta fase se completa cuando se han cumplido todos los requisitos y cuando el resultado corresponde al diseño.

Aquellos que participan en un proyecto deben tener en cuenta que casi nunca es posible lograr un resultado del proyecto que cumpla con precisión todos los requisitos que se especificaron originalmente en la fase de definición. Los eventos inesperados o el avance de Insight a veces requieren que un equipo de proyecto se desvíe de la lista original de requisitos u otros documentos de diseño durante la implementación del proyecto. Esta es una fuente potencial de conflicto, particularmente si un cliente externo ha ordenado el resultado del proyecto. En tales casos, el cliente puede apelar a los acuerdos que se hicieron durante la fase de definición.

Como regla, los requisitos no se pueden cambiar después del final de la fase de definición. Esto también se aplica a los diseños: el diseño puede no cambiarse después de que se haya completado la fase de diseño. Sin embargo, si esto es necesario (lo que a veces ocurre), el líder del proyecto debe asegurarse de que los cambios se discutan con los involucrados (particularmente los tomadores de decisiones o los clientes) lo antes posible. También es importante que los cambios que se han elegido estén bien documentados para evitar malentendidos posteriores. Más información sobre la documentación del proyecto sigue más adelante en este manual.