Para producir y distribuir información, las organizaciones deben elegir un medio. ¿Qué es un medio? En esencia, un medio es una manga de fuego. La manga de fuego moldea el contenido y, dependiendo de su forma, la naturaleza de la información cambia. Así como cambia su contenido, también haga la capacidad de su organización para resolver las incertidumbres con el tiempo.
Siempre he visto confusión sobre las herramientas, así que decidí, antes de llegar a cualquier conclusión, dar un paso atrás y analizar el panorama actual usando estos cuatro vectores:
- Velocidad de información
- Cobertura de información
- Relación señal/ruido de la información
- Resolución de la información
La velocidad de la información significa qué tan rápido se puede propagar una información en todo un sistema. El medio (no el contenido per se) es lo que determina qué tan rápido o lento puede extenderse la información.
Algunos medios están diseñados para propagar información muy rápidamente, otros están diseñados para exactamente lo contrario, ya que no privilegian la velocidad de la información como un rasgo importante. Aclaremos con algunos ejemplos.
Slack: Rápido. Slack está diseñado para facilitar el flujo de información rápida. Su Fireshose está construida para privilegiar el momento «ahora» y para cumplir la función de hacer que sea muy informal que los usuarios participen e interactúen con él. Los mensajes son cortos y se cree que las interacciones son rápidas y cognitivamente fáciles. Las interacciones son sincrónicas: fáciles de comenzar pero difíciles de resolver. (Veremos lo que quiero decir con difícil resolver más adelante).
¿Que se entiende por comunicación interna?
Las comunicaciones internas se define como el proceso de alinear a los empleados con la estrategia de la empresa informando, influyendo, motivando e involucrando a las personas en todos los niveles de la empresa a través de los canales unidireccionales y bidireccionales, digitales y físicos, que son más relevantes para cada empleado.
Si esta definición se siente larga o compleja, no es sin razón; Pero llegaremos a eso más tarde. Primero veamos por qué existen tantas interpretaciones, qué podemos aprender de todas estas definiciones y por qué sentimos la necesidad de crear nuestra propia definición en primer lugar.
Como el grupo más grande de profesionales con los que interactuamos, solo tenía sentido que invertimos en comprender los profesionales de las comunicaciones internas, pero también que entendimos el término comunicaciones internas.
Comenzamos analizando 40 definiciones diferentes de comunicaciones internas.
Los separamos, etiquetando palabras y conceptos, y luego agrupando etiquetas en temas y observando frecuencias.
Cuanto más examinamos el papel que desempeñan los profesionales de comunicaciones internas en sus organizaciones, mayor variedad de respuestas descubrimos.
También aprendimos la diferencia entre la comunicación interna (singular) y las comunicaciones internas (plural). La comunicación interna es la visión general de cómo una empresa se comunica y con sus empleados, mientras que las comunicaciones internas son las herramientas, tácticas y canales que permiten la comunicación interna.
¿Que entiende por comunicación interna?
Las organizaciones emplean una amplia gama de estrategias de comunicación interna, incluida la comunicación vertical, horizontal, formal e informal. Echemos un vistazo rápido a cada uno.
La comunicación vertical ocurre dentro de la estructura jerárquica organizacional formal. Un mensaje puede comenzar en la parte superior y transmitirse en cada nivel de la jerarquía hasta que alcance el nivel inferior. Las respuestas se comunican nuevamente en la cadena de comando en orden inverso hasta que alcanza el nivel superior. Por ejemplo, el presidente de una corporación anuncia una nueva política de licencia personal y envía una nota a cada vicepresidente de división que aprueba el memorando a sus respectivos jefes de departamento. Los jefes de departamento envían el memorando a los supervisores de su unidad que lo envían a sus líderes de equipo que luego lo distribuyen a los miembros de su equipo.
La comunicación horizontal ocurre cuando la transmisión de información es entre las personas dentro del mismo nivel de la jerarquía organizacional. A veces, la comunicación horizontal se conoce como comunicación lateral. La comunicación horizontal puede ser muy efectiva cuando las diferentes divisiones deben corroborar en el mismo proyecto porque no tienen que esperar a que las comunicaciones de una división corran a la cima se filtraran a la otra división. Por ejemplo, una compañía de automóviles puede estar diseñando un nuevo prototipo que requiere la atención de la división de investigación y desarrollo, la división de marketing y ventas y la división de producción. Con la comunicación horizontal, los jefes de cada una de estas divisiones pueden coordinarse entre sí para garantizar la finalización eficiente y efectiva del prototipo.
¿Que se entiende por comunicación interna y externa?
Todos pasamos: recibimos una tarea, un proyecto o dejamos una reunión y no tenemos idea de qué hacer más tarde. Desafortunadamente, esto sucede con bastante frecuencia. Según las investigaciones estadísticas, el 57% de los empleados dicen que a menudo no reciben instrucciones claras y el 69% de los gerentes se sienten abrumados cuando se comunican con los empleados. Estas cifras muestran: la comunicación en el lugar de trabajo debe mejorarse en la mayoría de los casos.
Básicamente, la comunicación en el lugar de trabajo se refiere al intercambio de información e ideas dentro de una empresa lo más específica posible. Sin embargo, esto es realmente efectivo solo si el remitente formula un mensaje con precisión. Solo entonces puede ser recibido uno por uno por el destinatario. Al menos así dice la teoría de la comunicación.
Una comunicación óptima y efectiva en las empresas es importante por las siguientes razones:
Si las empresas notan un aumento en los malentendidos dentro de la fuerza laboral, por ejemplo, porque los empleados a menudo no saben qué tareas y proyectos se han asignado, entonces deberían preguntarse: ¿dónde está el cuello de botella de la comunicación?
La mayoría de las veces, la mejora de la comunicación en las empresas debe comenzar desde la cima de un equipo: el líder del equipo. Porque a menudo son las habilidades de comunicación de un gerente de línea que distinga un equipo que funciona bien de un equipo que funciona mal. Si bien los gerentes generalmente logran excelentes resultados comerciales con sus colegas en el primer caso, los gerentes con mala comunicación generalmente permanecen detrás de sus objetivos en el segundo caso: no pueden comunicar a sus colaboradores lo que deben hacer para administrar con sus proyectos exitosos y lograr Objetivos comunes. En consecuencia, todos trabajan en silencio, esperando que lo que están haciendo se adaptan de alguna manera.
¿Qué son los canales de comunicación interna en una empresa?
Los canales de comunicaciones internas son los diferentes medios que conectan a sus empleados con su negocio y entre ellos. Estos canales facilitan el intercambio de información en todos sus formularios, desde boletines por correo electrónico hasta conversaciones 1 a 1 hasta los ayuntamientos de la compañía y el marketing de correo electrónico universitario.
Los canales de comunicación interna no siempre son diferentes formas de comunicaciones, como softwares o infraestructura. Un canal de comunicación interna también puede describir el contenido que se está comunicando. Un canal de comunicación interna puede ser un software de chat o un sistema telefónico. También puede ser comunicaciones de video y boletines de empleados, que requieren su propio software para habilitar su uso.
Entonces, en lugar de pensar en los canales de comunicación interna en términos de lo que son, piense en ellos en términos de lo que hacen. Este enfoque lo equipará mejor para identificar las brechas en su plan de comunicaciones internas.
La forma en que se comunica con sus clientes y las partes interesadas externas puede ser muy diferente a la forma en que se conecta con sus empleados.
Los canales de comunicación externos a menudo son unidireccionales, lo que significa que aquellos que reciben sus comunicaciones externas no tienen demasiada capacidad para responder de manera similar. Piense en una tienda en línea que envía un recibo de clientes por correo electrónico; El destinatario no tiene la capacidad de responder directamente al remitente del correo electrónico, ya que los recibos generalmente se envían desde una dirección de correo electrónico sin tipo respuesta.
Los canales de comunicaciones internas brindan a los destinatarios (empleados) más formas de responder. Los empleados pueden responder a los correos electrónicos masivos que reciben porque esos correos electrónicos se envían desde direcciones de correo electrónico internas en la empresa. Los boletines internos construidos utilizando herramientas de comunicaciones internas permiten a los empleados compartir los comentarios de los empleados directamente dentro de la comunicación.
¿Cuáles son los canales de comunicación interna en una empresa?
No es ningún secreto: las comunicaciones internas hacen que el mundo laboral diga, ¡y eso incluye comentarios de los empleados!
Hazlo bien y todos deberían saber qué está sucediendo, por qué está sucediendo y cómo pueden involucrarse. Pero para lograr eso, primero necesita saber qué canales usar para qué contenido.
Esta guía le dará algunas ideas sobre los diferentes canales que puede usar y técnicas de mejores prácticas para aprovechar al máximo ellas. Puede elegir y mezclar los mejores canales para su organización, inspirarme sobre cómo usarlos de manera diferente e inyectar contenido atractivo e informativo para su gente.
Para estrategias de comunicaciones efectivas, use una variedad de canales para mantener a su gente comprometida y garantizar que los mensajes lleguen a todos los que necesitan sus actualizaciones.
Dentro de su organización, sabrá qué canales funcionan bien y, seamos honestos, cuáles no. Así que tómese un momento para revisar los canales con los que ya está trabajando y cuán efectivos cree que son.
Comprender lo que actualmente funciona bien y lo que no lo ayudará a elaborar una estrategia y un horario de comunicación efectivos. Por lo tanto, hemos creado una práctica tabla interactiva: solo golpea la descarga a continuación para obtener su copia y hacer una revisión fácil de dónde están sus comunicaciones internas en este momento.
Tómese un tiempo para revisar sus canales de comunicación interna actuales con nuestra hoja de trabajo interactiva e interactiva.
Muchas organizaciones consideran que los correos electrónicos son su pan y mantequilla cuando se trata de comunicaciones. ¡Pero los correos electrónicos pueden ser mucho más emocionantes que solo pan y mantequilla!
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