La comunicación dentro de una empresa puede involucrar diferentes tipos de empleados y diferentes partes funcionales de una organización. Estos patrones de comunicación se denominan flujos, y se clasifican comúnmente de acuerdo con la dirección de interacción: hacia abajo, hacia arriba, horizontal, diagonal, externo. A medida que aprenda sobre cada uno de estos, discutiremos cómo funcionan estos flujos en Little Joe’s Auto.
Cuando los líderes y gerentes comparten información con empleados de nivel inferior, se llama a la baja o una comunicación de arriba hacia abajo. En otras palabras, la comunicación de los superiores a los subordinados en una cadena de mando es una comunicación descendente. Los gerentes utilizan este flujo de comunicación para transmitir información relacionada con el trabajo a los empleados en niveles más bajos. Asegurar una comunicación descendente efectiva no siempre es fácil. Las diferencias en la experiencia, el conocimiento, los niveles de autoridad y el estado hacen posible que el remitente y el destinatario no compartan los mismos supuestos o comprensión del contexto, lo que puede resultar en que los mensajes se malinterpreten o malinterpreten. Crear comunicaciones claramente redactadas e inequívocas y mantener un tono respetuoso puede facilitar una comunicación descendente efectiva.
Little Joe celebra una reunión todas las mañanas con todo su personal de ventas. En esta reunión, les brinda información sobre automóviles nuevos en el lote, las tasas de interés actuales disponibles para los clientes y lo cerca que están de cumplir con los objetivos de ventas mensuales de la compañía. La información más importante compartida es una «hoja caliente» que enumera los autos que deben venderse lo antes posible porque han estado en el lote durante más de cuarenta y cinco días. Cada automóvil que se vende desde la hoja caliente le otorga al vendedor un bono de $ 500, agregando más que un poco de motivación a la mezcla.
A medida que Little Joe pasa por su sesión informativa matutina, el personal de ventas escucha, toma notas y, a veces, hace algunas preguntas aclaratorias, pero claramente el propósito de este pow-wow diario es que Little Joe transmita la información que su personal necesita para realizar sus trabajos y cumplir con las expectativas de gestión.
La comunicación ascendente es la transmisión de información desde niveles más bajos de una organización a más altos; La situación más común es que los empleados se comuniquen con los gerentes. Los gerentes que fomentan la comunicación ascendente fomentan la cooperación, obtienen apoyo y reducen la frustración entre sus empleados. El contenido de dicha comunicación puede incluir solicitudes, estimaciones, propuestas, quejas, apelaciones, informes y cualquier otra información dirigida de subordinados a superiores. La comunicación ascendente a menudo se realiza en respuesta a la comunicación descendente; Por ejemplo, cuando los empleados responden una pregunta de su gerente. A este respecto, la comunicación ascendente es una buena medida de si la comunicación descendente de una empresa es efectiva.
La disponibilidad de canales de comunicación afecta la satisfacción general de los empleados con la comunicación ascendente. Por ejemplo, una política de puertas abiertas envía la señal a los empleados que el gerente da la bienvenida a conversaciones improvisadas y otra comunicación. Es probable que esto haga que los empleados se sientan satisfechos con su nivel de acceso a canales de comunicación ascendente y menos preocupado por comunicarse con sus superiores. Para la gestión, la comunicación ascendente es una fuente importante de información que puede informar las decisiones comerciales. Ayuda a alertar a la gestión de nuevos desarrollos, niveles de rendimiento y otros problemas que pueden requerir su atención.
¿Qué es el flujo de la comunicación?
Al comprender las formas de comunicación dentro de las organizaciones, una de las concepciones críticas es la direccionalidad. El flujo interno de comunicación en una organización comprende lo siguiente:
La comunicación que fluye de un nivel superior a un nivel bajo en una organización se conoce como comunicación descendente. Los gerentes utilizan este flujo de comunicación para transmitir información relacionada con el trabajo a los empleados en niveles más bajos.
El flujo de comunicación que fluye a un nivel superior en una empresa se conoce como comunicación ascendente. Da retroalimentación sobre qué tan bien está funcionando la empresa. Los subordinados utilizan la comunicación al alza para expresar sus actuaciones y problemas a sus superiores.
Los subordinados también utilizan la comunicación ascendente para decir qué tan bien han entendido la comunicación descendente. Los empleados también pueden utilizar sus ideas y opiniones y también para participar en el proceso de toma de decisiones.
En una organización, la comunicación que ocurre en los mismos niveles de jerarquía se conoce como comunicación lateral, es decir, la comunicación entre los gerentes, entre pares en los mismos niveles o entre cualquier miembro de la organización horizontalmente equivalente.
El flujo diagonal de la comunicación se refiere a la comunicación entre gerentes y empleados situados en diversas divisiones funcionales. En otras palabras, se lleva a cabo cuando la comunicación se produce entre los empleados en una unidad diversa de la organización y donde uno de los empleados involucrados está en un nivel superior en la organización.
¿Qué es el flujo de comunicación?
En su formulación clásica, el flujo de comunicación de dos pasos proporciona dos fases distintas en la recepción de mensajes de medios. Los primeros en ser expuestos, directamente, a los mensajes de los medios de comunicación son los líderes de opinión. Estos a su vez reelaboran el mensaje y lo dirigen a una audiencia más generalista. El resultado, por lo tanto, es que lo que llega al destinatario final ya no es tanto el mensaje simple transmitido por la impresión, la televisión, los periódicos, como el mensaje original, lleno de opiniones, las reelaboraciones subjetivas de los intermediarios. Es fácil entender cómo la hipótesis de un flujo de comunicación de dos fases puede tener un impacto no indiferente en el mismo paquete de mensajes de medios.
¿Pero quiénes son los líderes de opinión? ¿Y qué los diferencia y qué los une, en su lugar, al público «más generalista» donde se hacen intermediarios? Según las teorías de Lazarsfeld y Katz, los líderes de opinión ya no están expuestos a los medios de comunicación, sino que, sobre todo, tienen una mayor alfabetización mediática, es decir, una mayor familiaridad con los idiomas y el contenido de los medios que se traduce en una mejor comprensión e interpretación del mensajes. Los líderes de opinión generalmente tienen características como la edad, el origen, el extracto social, entre no menos de los intereses y gustos, que los unen con los «seguidores de opinión», es decir, el público más generalista precisamente al que giran. También por esta razón disfrutan de sus seguidores de cierta credibilidad y, sobre todo, son capaces de influir en sus opiniones, actitudes, comportamientos. Si en referencia al flujo de comunicación de dos pasos, se ha hablado, por lo tanto, de la influencia personal es precisamente en virtud de esto: la recepción del mensaje está mediada y está en un componente humano, de afinidades personales precisamente entre influencias y influenciado. Tenga en cuenta este proceso, quienes son respectivamente líderes y seguidores de opinión y de qué tipo de relación existe entre ellos demuestra ser estratégico para quienes los empacan.
Sin embargo, en la base de la teoría hay dos estudios ahora conocidos en el sector. En 1940, Lazarsfeld y sus colaboradores analizaron la campaña electoral para los presidenciales estadounidenses que conducirían a la victoria de Roosvelt, tratando de concentrarse en particular en cómo las intenciones de votación de una muestra seleccionada de votantes habían cambiado durante los meses y llegando a la conclusión, El enunciado en el ensayo «La elección del pueblo», que la comunicación de persona a persona había sido más efectiva que la radio, la televisión, los periódicos. Más tarde, en 1944, la hipótesis basada en otro estudio, esta vez, tener la publicidad de un objetivo femenino como un foco: incluso en ese caso la preeminencia de la «influencia personal» parecía confirmada (esto era, entre el otro, el Título del libro que ilustró los resultados del estudio, nota del editor) sobre la interpretación objetiva del contenido de los medios de comunicación.
¿Cuáles son los tipos de flujos de la comunicación?
La mayoría de las decisiones en una organización fluyen a través de la estructura de la organización por nivel. El flujo de comunicación de las personas en niveles más altos a las de los niveles más bajos en la jerarquía organizacional se conoce como comunicación descendente. En general, el flujo de comunicación en las organizaciones con un liderazgo autoritario es predominantemente hacia abajo.
La comunicación oral descendente puede tener lugar mediante instrucciones, reuniones, el teléfono, los altavoces e incluso la vid. La comunicación descendente escrita implica el uso de memorandos, cartas, manuales, folletos, declaraciones de políticas, procedimientos y pantallas electrónicas. Obviamente, el flujo descendente de la información a través de los niveles de organización es un proceso que requiere mucho tiempo.
Los retrasos pueden frustrar a los gerentes de nivel superior hasta tal punto que pueden insistir en enviar la información directamente a la persona o grupo en cuestión en lugar de permitir que la información fluya lentamente por la jerarquía.
La comunicación ascendente se origina en los subordinados y continúa la jerarquía organizacional hasta los superiores. En otras palabras, es un flujo ascendente de información de los empleados en el nivel operativo al máximo ejecutivo a lo largo de la cadena de mando. Los gerentes a veces impiden este flujo de comunicación en la cadena de comunicación, que distorsionan los mensajes mientras los comunican a sus jefes.
La comunicación ascendente también puede llevarse a cabo a través de sistemas de sugerencias, procedimientos de apelación y reclamo, sistemas de quejas, sesiones de asesoramiento, configuración conjunta de objetivos, vid, reuniones grupales, la práctica de una política de puertas abiertas, cuestionarios de moral y entrevistas de salida.
¿Cuáles son los flujos de la comunicación en las organizaciones?
La comunicación efectiva es uno de los factores más importantes para crear un entorno de trabajo eficiente. Ser capaz de comunicarse de manera efectiva a través de una organización, desde los niveles más altos hasta los niveles más bajos, crea un entorno que promueve la productividad y la eficiencia. Los empleados pueden entenderse mejor entre sí, lo que proporciona un aumento en la moral y la unidad de la oficina. Hay muchas maneras en que la comunicación dentro de una organización puede tener un efecto en el trabajo que se realiza, y al crear una mejor comprensión de la comunicación, las organizaciones pueden usar ese efecto para su ventaja. A continuación se presentan los puntos clave de comprensión de la comunicación y sus efectos en el lugar de trabajo.
La comunicación efectiva es uno de los factores más importantes en una organización que tiene éxito. La comunicación se extiende más allá de los empleados, ya que la comunicación efectiva con los clientes conduce a una mayor satisfacción del cliente. Más allá de la satisfacción del cliente, las organizaciones que utilizan prácticas de comunicación efectivas tienen más del 50% más de probabilidades de tener tasas de facturación de empleados por debajo del promedio. Poder comunicarse de manera efectiva tendrá una influencia positiva en una organización; Sin embargo, la comunicación ineficaz puede tener efectos secundarios mucho más impactantes.
La revista HR encuestó a 4,000 profesionales sobre comunicaciones en el lugar de trabajo. Al observar los resultados, encontraron que el 46% de los participantes reciben regularmente instrucciones que son vagas o confusas, el 36% de los participantes dijeron que esto sucede hasta 3 veces al día. Se estimó que, en promedio, 40 minutos de productividad se desperdician por día debido a instrucciones poco claras. Basex Inc. descubrió que el 28% del día promedio del empleado se dedica a tratar con interrupciones, lo que termina costando a las empresas estadounidenses más de $ 900 mil millones anualmente. En otro estudio, realizado por la Asociación de la Industria de Tecnología Computativa, de 1,000 profesionales, el 28% indicó que la mala comunicación era la causa de los proyectos que no se completaron en su período de tiempo original. Un estudio entre empresas informó que las diferencias en la comunicación entre gerentes y empleados fueron directamente responsables de una variación del 18% en las tasas ausentes de los empleados.
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