En nuestra práctica trabajamos con organizaciones que recaudan dinero de diferentes maneras. Algunos se centran en la recaudación de fondos corporativos de alto dólar, algunos tienen que ver con obtener subvenciones de los cimientos, y algunos tienen sus raíces en las campañas de redes sociales y en línea.
Pero casi todos nuestros clientes tienen eventos de algún tipo. Puede o no ser una gran gala, pero hay una reunión de recaudación de fondos en los planes de casi todos.
El éxito del evento es mixto. El sector sin fines de lucro está lleno de leyenda sobre eventos tremendamente lucrativos e historias de desastres no mitigados.
¿Qué hace la diferencia en el éxito del evento? Aquí hay siete cosas que los eventos exitosos tienen en común:
Objetivos sólidos: los eventos más exitosos comienzan con objetivos claros en su lugar. Debe saber exactamente lo que está tratando de lograr y cómo este evento encaja en su estrategia antes de crear el evento. ¿Esperas obtener nuevos donantes? ¿Quieres mejorar tu retención de donantes? ¿Está buscando apoyo para una nueva iniciativa?
El flaco: asegúrese de incluir el objetivo del evento en su planificación inicial. Le ayudará a crear el formato más efectivo y eficiente.
Adherencia a su marca: si bien la «marca» no es una palabra utilizada que usamos muy a menudo en el ámbito sin fines de lucro, es más importante que nunca distinguir la personalidad y los valores de su organización. Y sus eventos solo funcionarán realmente si encarnan ese ethos. Si su marca se trata de ser una organización de vanguardia en la política ambiental, no tendrá una recaudación de fondos de torneo de golf, ¿verdad?
¿Cuáles son las características de los eventos?
- Aplicar el conocimiento teórico a diferentes tipos de eventos. (Ver ejercicio)
Los eventos especiales son:
“Ese fenómeno que surge de aquellas ocasiones no rutinas que tienen objetivos de ocio, culturales, personales u organizacionales apartados de la actividad normal de la vida diaria,
cuyo propósito es iluminar, celebrar, entretener o desafiar la experiencia de un grupo de personas «. Shone y Perry (2004, 3)
Goldblatt enfatiza el aspecto de celebración de los eventos:
«Un evento especial reconoce un momento único en el tiempo con ceremonia y ritual para satisfacer necesidades específicas». Shone y Perry (2004, 3)
Getz define: «… un evento especial es una oportunidad para una experiencia de ocio, social o cultural fuera de la gama normal de opciones o más allá de la experiencia cotidiana». Shone y Perry (2004, 3)
Shone y Perry sugieren una categorización de eventos especiales:
- Aplicar el conocimiento teórico a diferentes tipos de eventos. (Ver ejercicio)
Los eventos tienen características clave en común con los proyectos: son «no rutinas» y «únicas», y muchas otras características son similares a las características de los servicios.
- Aplicar el conocimiento teórico a diferentes tipos de eventos. (Ver ejercicio)
¿Cuáles son las características de un evento social?
Planear eventos y garantizar que funcionen sin problemas para un cierto conjunto de habilidades. Estas habilidades le permiten navegar por las aguas a veces impredecibles de programar, coordinar y solucionar problemas. La buena noticia es como profesional que funcione, probablemente ya tenga un gran manejo de estas habilidades. Aquí hay algunos recordatorios útiles de las habilidades que necesitará para abordar mejor la planificación de su evento.
- Flexibilidad:
La naturaleza de la planificación del evento significa que en su mayor parte, no podrá predecir exactamente cómo irá cada uno. Desde RSVP de última hora hasta mal funcionamiento de la computadora, existe el potencial de encontrar algunos inconvenientes. Durante estos tiempos, es importante recordar mantener la calma y permitirse sentirse cómodo con el cambio. Acercarse a un evento con la mentalidad de que está listo para manejar cualquier golpe o cambios imprevistos lo hará mucho menos estresante al final. - Organización: Mantenerse organizado es clave para garantizar un evento exitoso. Desde el comienzo de las etapas de planificación, asegúrese de establecer un horario realista con plazos para mantenerse en el blanco. Vea cinco excelentes herramientas que ayudarán a mantener sus pensamientos en orden y su planificación en el horario.
- Resolución creativa de problemas: cuando las cosas se ponen difíciles, la consiguiente obtenga… ¡Creative! Cuando surgen sorpresas en los eventos, es importante ser ágil y encontrar otras formas de hacer que las cosas funcionen. Las habilidades creativas de resolución de problemas le permitirán dar un paso atrás de la situación, reordenar sus pensamientos y abordar un problema con confianza. Solicite ayuda de su instalación en su proceso de planificación y no tenga tímido al pedirle a un gerente de servicios de convenciones que lo ayude a que su evento sea un éxito. ¡Están allí para ayudar!
- Atención al detalle: asegúrese de estar detallado durante su proceso de planificación. Comparta toda la información de eventos relevantes con el coordinador de reuniones de su lugar, incluidos los objetivos de su evento, la demografía grupal, la configuración y las necesidades audiovisuales. Proporcione el número anticipado de asistentes y manténgalos en el ciclo si esos números cambian.
- Comunicador proactivo: la comunicación es clave para todos los involucrados en el evento, desde los presentadores y expositores hasta el planificador de reuniones y asistentes de su lugar. Asegure el éxito de los eventos comunicándose con los participantes lo antes posible, haciendo uso de todas las vías que tienen sentido: impresión, web y redes sociales. Obtenga todos los correos electrónicos relevantes y, según sea necesario, números de teléfono celular para cambios y actualizaciones de última hora. Como se indica en la sección «Atención al detalle», comunique a fondo sus necesidades al coordinador de eventos del lugar para asegurarse de que comprendan los objetivos de su evento y cómo pueden ayudarlo a alcanzarlos.
Al comprender las habilidades que harán que un planificador de eventos sea exitoso, estará mejor equipado para manejar la imprevisibilidad de la planificación de eventos. Para obtener aún más consejos, póngase en contacto con Meg Statz, CMP, al 608-261-4008 y aprenda cómo Monona Terrac
¿Cuáles son las características de un evento de negocios?
Este blog ofrece una visión general concisa de los tipos más comunes de negocios a los eventos comerciales (B2B). Por tipo, enumeramos las características más importantes y cómo responder a ellas.
Una conferencia presenta un tema o tema sustancial, principalmente desde un ángulo o industria específico (por ejemplo, médico o deportes). Las conferencias pueden ser organizadas por un iniciador, pero en la mayoría de los casos hay un colectivo de organizaciones detrás de él. Los boletos generalmente son pagados por el empleador. En las organizaciones corporativas, las conferencias a menudo se llaman simposios.
- Evento pagado: la participación solo es posible después de comprar un boleto.
- Grandes audiencias: cientos o incluso miles de participantes.
- Verificar y revisar a los asistentes es habitual.
- Programa complejo con múltiples altavoces y subsesiones (registradas).
- Eventos de un día o de varios días: los asistentes pueden necesitar reservar un hotel en el área.
La creación de redes es importante para muchas organizaciones. Todos los asistentes al evento tienen conocimiento o una historia para compartir. Estos eventos son oportunidades para conocer nuevas personas y fortalecer las relaciones existentes. Al publicar una lista de invitados en el sitio web del evento, puede estimular las redes antes y después del evento. A menudo es deseable invitar a invitados adicionales, para expandir la red.
- Evento pagado: la participación solo es posible después de comprar un boleto.
- Grandes audiencias: cientos o incluso miles de participantes.
- Verificar y revisar a los asistentes es habitual.
- Programa complejo con múltiples altavoces y subsesiones (registradas).
- Eventos de un día o de varios días: los asistentes pueden necesitar reservar un hotel en el área.
Para el lanzamiento de un nuevo producto, invita a clientes o clientes (potenciales), influyentes y prensa. Para crear el nivel necesario de zumbido, nutrir correos electrónicos (correos electrónicos personalizados, cada uno con un mensaje específico, son esenciales para este tipo de evento. Los gerentes de cuentas o las partes interesadas dentro de su empresa saben quién está interesado en su nuevo producto, así que les dé la oportunidad de invitar a sus propias relaciones al evento.
¿Qué elementos necesita el evento social?
Una gran parte de la innovación social implica conectar a las personas entre sí de formas inclusivas, sin complicaciones, económicas y alegres. Esta lista de verificación previa a la planificación se basa en lecciones que hemos aprendido haciendo eventos en vivo durante 20 años. Complementa las cinco habilidades de un empresario de resiliencia.
Espíritu de un festival festival como una «colmena» al que las abejas socialmente innovadoras toman su miel (social);
Lugar de reunión para soluciones y servicios en vivo, no solo conceptos;
El lugar para descubrir micro-revoluciones y encontrar micro-dinamismo del vecindario;
Proyectos en el centro; Política, negocios y medios de comunicación en el borde;
Una actitud respetuosa, abierta, colaboración.
Elementos clave Un lugar que sea grande, fácil de alcanzar e, idealmente, gratis;
Un momento y un lugar que se adapta a los ritmos existentes (y flujos de personas) de la ciudad;
Un socio de los medios para ayudar con la exploración y la promoción de talentos;
Un equipo editorial/web para hacer que los proyectos sean visibles;
Un productor para unir los elementos;
Una cantidad modesta de dinero.
Cinco pasos A) explorar recursos: proyectos, lugares, individuos;
b) soluciones emergentes del punto de talento y sus innovadores;
c) exhibir proyectos, entre sí, a ciudadanos, a los responsables políticos, a los negocios;
d) Determine en discusiones qué diseño puede agregar y cómo;
e) Establezca un pequeño laboratorio para hacer este trabajo continuamente.
Diseño para la percepción compartida de las nuevas oportunidades.
Buena idea de cómo hacer que sucedan;
Compromiso de tomar más medidas;
Nuevas conexiones entre personas motivadas y efectivas.
Entren y empodera a una cohorte de futuros líderes cívicos.
Tutoría, entrenamiento y entrenamiento.
Incubación para garantizar el desarrollo de empresas socioculturales sostenibles.
Roles de producción
Productor: ofrece el evento a tiempo, en el presupuesto;
Chief Scout: identifica e invita a los mejores proyectos;
Editor: ayuda a las personas a contar sus historias (narrativa);
Diseñadores: ayudan a las personas a contar sus historias (presentaciones);
Anfitrión/facilitador: ayuda a las personas a aprender unos de otras;
Una persona experimentada: para mentor del equipo.
¿Qué elementos debe tener un evento?
Uno de los trabajos más gratificantes pero tediosos en la Tierra es planificar y administrar un evento para lograr los objetivos de su organización. Desde la planificación del evento hasta el presupuesto, el propósito, el formato, la catering y el sonido, cada evento, sin importar cuán pequeño o grande, simple o complejo, requiere una planificación detallada y concienzuda. Incluso el más mínimo error o accidente puede dejar una impresión duradera en las mentes de sus clientes y alejarlos de su marca.
Cuando se trata de eventos, hay 7 elementos clave de la gestión de eventos que conducen a una base sólida para el éxito. ¿Qué es la gestión del lugar de eventos? Es cuando una persona o personas es designada por el lugar para administrar el lugar durante y en relación con el espectáculo. Dicho esto, vamos a sumergirnos en los 7 elementos clave de la gestión de eventos.
La infraestructura del evento es el elemento esencial que constituye un evento, y sin ellos, el evento no existiría. Estos elementos incluyen personas centrales, concepto central, talento central y estructura central. Estos pueden variar según la categoría de eventos y las diferentes variaciones de los eventos.
Este es un término que se utiliza para dar significado a varias categorías importantes de eventos y un espíritu subyacente. Esto es lo que diferencia las diferentes categorías en los eventos. El concepto central generalmente planta la semilla y luego el evento que crece puede variar en términos de forma y tamaño.
Estas serán las personas que influyen en la audiencia para alcanzar el resultado deseado en términos de la marca de los clientes y los objetivos que han presentado. Estas podrían ser personas que actúan, actúan o participan en el espacio de eventos de alquiler para crear el impacto deseado. El público llega a un evento para interactuar con estas personas y obtener conocimiento. Las personas principales deben tener personalidades que representen bien la marca y coincidan con la energía y la estética que desea que su audiencia experimente.
¿Qué es un evento Qué elementos tiene y cuáles conoces?
Fue Sir Isaac Newton el que dijo: «Por cada acción, hay una reacción igual y opuesta».
Ahora sé que es física y estás aquí para leer un blog de marketing de eventos, pero quédate conmigo aquí y todo quedará claro.
Si comienza a pensar en su evento como un experimento científico, comenzará a notar patrones que lo llevarán de regreso a la clase de ciencias. Incluso si nunca aprendió su mesa periódica, había una cosa que todos recuerdan: mezclar elementos puede crear reacciones increíbles.
En nuestro mundo de marketing experimental, los elementos podrían ser personas, podrían ser espacios, podrían ser objetos, podrían ser cualquier cosa. Pero cuando concentramos todos esos elementos juntos bajo un mismo techo, tenemos el potencial de una increíble reacción química. Por lo tanto, necesitamos nuestros elementos para alinearse para crear experiencias increíbles.
Desglose cada pequeño elemento que su asistente pueda experimentar desde el momento en que la persona camina hacia su evento y vea qué podría hacer para mejorar su experiencia. Puede que ni siquiera lo noten, pero también pueden haber tenido el mejor paseo a su lugar que hayan tenido. Su primera experiencia de su evento es buena, ¡ahora vamos a llevarlo!
Entonces, seguir con el tema de la ciencia; Hemos tocado la física, nos relajamos con química y ahora saltaremos a la disciplina divertida: la biología. En esta sección, echemos un vistazo a los sentidos centrales que puede participar al acercarse a su próximo evento.
A menudo vemos las cosas antes de escucharlas, tocarlas o olerlas. Entonces, simplemente, hágase la pregunta: ¿se ve bien «? «It» podría ser cualquier cosa, desde el diseño de su logotipo, el sitio web, la entrada de muestras o el uso inteligente de AV a través de la experiencia de bienvenida.
¿Cómo se organiza un evento social?
El primer paso en la acción debe ser crear un plan y una línea de tiempo para su evento. Esto debe incluir la preparación previa al partido, los detalles de la fiesta y la limpieza posterior a la fiesta. Esto lo ayudará a mantenerse organizado durante todo el proceso y le brindará algo a lo que consultar cuando sea necesario.
Querrá establecer un presupuesto para su evento de reunión social. Siempre recomendamos dividir su presupuesto en cubos para que sea un poco más fácil de administrar. Por ejemplo, podría dejar una cierta cantidad a un lado para el lugar de eventos sociales, catering, decoración, muebles, entretenimiento, etc.
Una vez que su presupuesto esté establecido, querrá concentrarse en alquilar lugares para eventos. El lugar debe reflejar el tipo de fiesta que está tratando de organizar. También querrá asegurarse de que el tipo de lugar para EventCan acomode sus necesidades desde una perspectiva de la lista de invitados y cualquier otra necesidad adicional que pueda tener cuando se trata de decoración y entretenimiento.
Ahora enviarás invitaciones. Deberá asegurarse de tener todos los detalles de su evento en la lista de invitaciones, incluidos detalles sobre estacionamiento, código de vestimenta, opciones de catering y, por supuesto, la fecha y la hora. Estos deben enviarse de manera oportuna para que las personas puedan agregarlos a sus calendarios.
Ahora querrás concentrarte en el pan y la mantequilla de tu evento. ¿Vas a tener un tema para tu fiesta? ¿Qué tipo de entretenimiento tendrás? ¿Necesita alquilar ciertos muebles? ¿Habrá un valet o un chequeo de abrigo? Todos estos son detalles importantes a considerar para que pueda comenzar a planificar en consecuencia.
¿Cómo organizar un evento social?
¿Cuáles son los pasos fundamentales para organizar un verdadero ‘evento social’? Muchas compañías confían en la figura de ‘planificador de eventos sociales’, un profesional dedicado que analiza la necesidad de la compañía, encuentra la idea, crea el formato, planifica y administra la comunicación previa y posterior a los eventos. En el caso de grandes eventos, es realmente un apoyo necesario, pero si también desea organizar un pequeño evento social, ¿dónde debe comenzar? Aquí hay algunas estrategias de la comunidad de redes sociales con precauciones pequeñas y concretas que le permitirán hacer que su evento social sea realmente único.
- Planifique y use su conocimiento, sus redes. La colaboración en las redes sociales reduce en gran medida los esfuerzos que previamente debían hacerse por correo electrónico o peor, directamente con invitaciones en papel.
- Tan pronto como decidió el formato del evento, involucra a las personas haciendo que los preparativos las vivan. Vote, comente o incluso elija los elementos que constituirán su evento social. ¿Algunos ejemplos? El color vinculado al tema de la noche o aquellos que prefieren como orador o invitado.
- Cree un sitio para comenzar a hacer que el evento social sea ‘respirar’: ¿quién podría estar allí? ¿Cómo será? Publicar imágenes de tipos emocionales y textos que intrigan.
- Recuerde que un evento es exitoso si tendrá comentarios positivos, así que elija cuidadosamente a sus proveedores: fotógrafos, videomáveres, catering, animación, servicio de audio. No deje ningún detalle inexplorado. Ser meticuloso es fundamental y lo salvará durante lo inesperado (que seguramente estará allí). Finalmente, recuerde que el presupuesto es importante, pero la calidad cuenta.
- Defina un lugar virtual a través del cual solicitar confirmación de la presencia de su evento social. Piénselo porque se convertirá en un elemento estratégico: para usted será la lista de participantes, para aquellos que dan la bienvenida a su invitación, será un vehículo verificar quién se reunirá durante el evento. Se puede hacer directamente en el sitio o en las redes sociales a través de las funciones de ‘Crear evento’ o a través de plataformas específicas. Los más famosos son Eventbrite o el SMPPI italiano. Tenga cuidado, integre todas las redes sociales con el registro para permitir que el usuario comparta tan pronto como reservara.
- También ha llegado el momento de elegir el hashtag del evento que lo apoyará durante el Live y le permitirá en la fase posterior al evento para analizar su trabajo. Debe ser único, sintético.
- Fortalece la sensación de esperar un evento social único, ayudándolo con herramientas como videos, insignias, fotos de preparaciones. Si se pregunta, te digo de inmediato que sí, usa selfies: se involucran y les gustan mucho (¡pero hazlo con equilibrio!)
- Cree ofertas particulares para aquellos que interactúan, tuitearán o ya han participado en una edición anterior y desea recompensar, hacerlo para saber, tuitear, publicar y comunicarse.
- Considere la posibilidad de transmisión en vivo: si ha funcionado bien al favorecer las expectativas, le sorprenderá cómo incluso aquellos que están lejos. ‘Quería estar allí, pero no he podido pegar a menudo a muchas personas en la web. Internet rompe las distancias, no haga que las personas se sientan excluidas. Por lo tanto, involucrarlos, aunque sea lejos y no puede participar en su evento social.
- Brinde cualquier soporte para sus invitados: desde las cosas más concretas, como espacios de bienvenida, servicios, visita para la visita, servicios WiFi (Repito: Servicios WiFi), Armario. Deben sentirse cómodos. Cuanto más libre de vivir la experiencia, más satisfecha.
- Cree fotos y videos de una galería tan pronto como el evento esté terminado y no pase demasiado tiempo. Ese es el momento en que las personas todavía están emocionalmente involucradas.
- ¿Fue un evento profesional? Bueno, también comparto la presentación de los oradores a través de SlideShare. La gente lo aprecia mucho y si se han creado correctamente (con un logotipo de eventos, por ejemplo), será otro canal de promoción estratégico.
- Pregunte comentarios y comparta los comentarios. Al final del evento, ¿dio un formato para verificar la satisfacción? Recuerde que sus invitados a menudo notan situaciones que usted, a pesar de haber tenido el mejor escrúpulo, no consideraba. Gracias y administra lo mejor incluso aquellos que critican algo. No eres perfecto y solo de esta manera puedes mejorar.
- Finalmente, mantenga una participación de la comunidad en el tiempo constante: veo demasiadas páginas abandonadas para sí mismas. Si el evento social ha terminado y no tiene la intención de replicar o desarrollar la comunidad mejor para ser transparente y dar la cita al próximo evento y en otras pantallas.
¿Crees que algo me olvidó? ¿Cuál es su experiencia con los eventos sociales?
¿Cuál es la mayor falta que ha percibido en el último evento social en el que participó?
Hablemos y mejoramos juntos, ¿qué dicen?
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