Si recientemente ha adoptado una nueva tecnología que se está subutilizando, o si tiene una facturación recurrente en un área de su negocio, el análisis de procesos comerciales (BPA) es una herramienta útil para descubrir los motivos de estos resultados y luego establecer mejoras de proceso en su lugar en su lugar. .
Sus objetivos comerciales determinan dónde y cómo implementa el análisis de procesos comerciales. Las organizaciones que valoran la resolución de problemas de los empleados y en toda la empresa y la mejora de procesos como parte de su cultura establecen una base para una mejor moral, una menor rotación y una mejor experiencia del cliente. Por lo tanto, ya sea que aplique herramientas de análisis de procesos comerciales de manera informal, o que audite formalmente los procesos trimestrales o anuales, debe ser una parte fundamental de su función comercial.
El análisis de procesos comerciales comienza con el análisis de los procesos AS-IS. El mapeo de procesos de negocios es una herramienta común utilizada en BPA. Es un recurso visual importante y un documento al que se recurrir para su análisis. Utilizando la documentación y las ideas obtenidas del análisis, su organización puede crear un plan de mejora de procesos comerciales. Los planes de mejora del negocio generalmente generarán nuevos modelos de procesos comerciales, utilizando diagramas de flujo, con flujos de proceso mejorados.
Tenga en cuenta que el análisis de procesos comerciales se relaciona únicamente con los procesos de operación comercial. No es el método de analizar áreas de negocios que no están específicamente relacionadas con el proceso. El análisis de procesos en los negocios es su propia disciplina definida. Es una guía para optimizar cada área operativa de su negocio.
¿Qué es un proceso de análisis?
Afortunadamente, lo que puede hacer es recolectar todos los síntomas del problema, que es exactamente como cuando un médico diagnostica la enfermedad de un paciente o un detective investiga un caso de homicidio. Según todos los síntomas, probablemente pueda inferir o derivar las causas raíz.
El proceso de análisis puede ayudar a una licenciatura a encontrar el problema real cuando otras metodologías simples (como entrevistas, lluvia de ideas, reuniones cara a cara con las partes interesadas, etc.) no pueden determinar el problema real. A veces, el proceso de análisis es la única forma de definir el problema real porque hay muchas razones que pueden bloquear una BA para identificar el problema real (ver Tablas 2.6 y 2.7). Estas razones se pueden clasificar en dos grandes categorías:
Tabla 2.7. Barreras políticas para BA en la identificación del problema real
Ignorancia o falta de capacidad para describir el problema
En la mayoría de las circunstancias, las barreras políticas son el obstáculo más grande para una licenciatura en la identificación del problema real. Es por eso que la BA a menudo se llama el «atractor de culpas». Identificar el problema real requiere habilidades políticas y de comunicación muy sofisticadas.
El proceso de análisis de requisitos se trata de identificar, recopilar y evaluar los requisitos para la red. Los requisitos del sistema se pueden separar en componentes, donde la elección de los componentes se basa en su entorno y en lo que desea lograr con la arquitectura y el diseño de la red. En este capítulo consideramos componentes basados en usuarios, aplicaciones, dispositivos y redes. Este es un punto de partida para los requisitos de agrupación. A medida que desarrolla su propio proceso para el análisis de requisitos, debe determinar cómo agruparía los requisitos.
¿Qué utilidad tiene el proceso de análisis?
El análisis de procesos es el primer paso en una metodología más amplia llamada Gestión de procesos de negocios (BPM). BPM se trata de identificar ineficiencias en los procesos comerciales y tomar medidas para mejorarlas.
Pero no puede mejorar un proceso sin primero comprenderlo. Y ahí es donde entra el análisis de procesos.
El análisis del proceso implica mapear un proceso actual y luego identificar cuellos de botella o redundancias que hacen que el proceso sea menos efectivo.
El análisis de procesos, y su papel en la optimización de procesos, beneficia a su negocio de 3 maneras principales:
- Identificación de ineficiencias. Identificar ineficiencias es el primer paso para reducirlas. Ya sea que sean retrasos en el proceso, duplicaciones de trabajo u oportunidades para la automatización, analizar el flujo de trabajo total le permite detectar dónde se pueden hacer mejoras.
- Disminución de los costos. Como era de esperar, las ineficiencias conducen al aumento de los costos. Estos costos pueden incluir cosas como el mal uso de los recursos humanos o la reducción de la velocidad al mercado.
El análisis de procesos lo ayuda a detectar áreas potenciales de ahorro de costos. De hecho, el 46% de las empresas creen que la gestión efectiva de procesos tiene el potencial de reducir los costos.
- Identificación de ineficiencias. Identificar ineficiencias es el primer paso para reducirlas. Ya sea que sean retrasos en el proceso, duplicaciones de trabajo u oportunidades para la automatización, analizar el flujo de trabajo total le permite detectar dónde se pueden hacer mejoras.
- Disminución de los costos. Como era de esperar, las ineficiencias conducen al aumento de los costos. Estos costos pueden incluir cosas como el mal uso de los recursos humanos o la reducción de la velocidad al mercado.
Además, las tareas repetitivas y manuales pueden disminuir la motivación. La identificación de soluciones de software para estas tareas ayuda a crear un trabajo más decidido para los empleados, lo que conduce a una mayor participación.
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