Un sistema de punto de venta solía ser una caja registradora que simplemente tuvo en cuenta las ventas del día y organizaba las facturas en secciones. La función principal actual de los sistemas de punto de venta sigue siendo la misma.
Sin embargo, con la tecnología actual, estos sistemas proporcionan mucho más. A menudo, los propietarios de negocios no están muy bien informados sobre cómo funciona el software POS, a pesar de que es uno de los aspectos más importantes para administrar un negocio exitoso.
Un sistema POS es el software y el hardware que una empresa utiliza para llevar a cabo transacciones de compra, ya sea en la tienda/en persona o en línea. Si bien todos los sistemas POS tienen el mismo propósito básico (es decir, la ejecución de compras), también realizan muchas más funciones vitales tanto para la tienda como para el cliente.
A continuación se muestra una guía para ayudar a desglosar los conceptos básicos de los sistemas modernos de punto de venta y sus operaciones:
Como parte más importante del sistema, la función principal del software es procesar transacciones, almacenar datos y administrar el inventario. Los sistemas modernos proporcionan una variedad de funciones que disminuyen a las demandas comerciales específicas. Estas funciones ayudan a la gestión de la compañía en muchas tareas, incluidos los análisis de ventas, la gestión de empleados y los programas de fidelización de clientes.
El hardware para todos los terminales de punto de venta consiste en la computadora, el teléfono o la tableta que ejecuta físicamente el software. Dependiendo del sistema que se utiliza, este hardware generalmente se compra, arrenda o alquila a la compañía POS. Diferentes tipos de hardware mejor para diferentes tipos de tiendas y productos, dependiendo del espacio, la escala, la movilidad y más.
¿Cómo funciona los punto de venta?
El hardware y el software dependen mejor de sus necesidades comerciales. Puede, por ejemplo, no necesitar un cajón de efectivo si la mayoría de las ventas son a través de la tarjeta. O tal vez necesite un sistema portátil que funcione tanto en un mercado como en el interior. Veamos algunos ejemplos de diferentes puntos de venta.
Un pequeño café podría optar por aceptar tarjetas a través de una aplicación POS basada en la nube en un iPad conectado a un lector de tarjetas compacta conectada a Bluetooth. Si toma efectivo, un cajón de efectivo es importante para la máxima seguridad. Ahora es la norma para que las aplicaciones POS envíen recibos por correo electrónico o texto, por lo que en teoría, una configuración de POS presupuestaria podría excluir una impresora de recibos. Sin embargo, todavía es un requisito en algunos países proporcionar un recibo en papel cuando lo solicite, por lo que es posible que no pueda prescindir de él.
El uso de iPad con un lector de tarjetas móviles ahora es una vista común en cafés, pubs y bares en Londres, aquí en la foto en Mare Street Market. Foto: Emily Sorensen, transacción móvil
Con el POS basado en la nube, el propietario del negocio puede verificar las ventas desde el hogar en la cuenta de Back Office y enviar un informe de Excel diario al contador. La persona que se cobra en el café solo necesita registrar el iPad, verificar las discrepancias entre transacciones registradas y efectivo y tarjetas reales, organizar la banca y cualquier otra actividad importante al final del día.
Una tienda puede elegir un sistema POS en el sitio si su Internet no es confiable o si prefiere tener todos los datos almacenados solo en sus instalaciones. El equipo suele ser no portátil, la instalación requiere ayuda profesional, y el software generalmente necesita una persona de TI para venir físicamente y realizarlo en el sitio. Todos estos costos se suman, de ahí que sean principalmente grandes minoristas con los recursos que todavía están optando por POS en el sitio.
¿Qué ventajas tiene un punto de venta?
Con un sistema POS, es más fácil superar las expectativas iniciales de los consumidores al proporcionar un servicio rápido, preciso y eficiente. Al combinar estos tres componentes, los clientes seguramente estarán más satisfechos y probablemente volverán a su tienda.
Con una mejor satisfacción, los clientes probablemente serán leales a su tienda. Esto puede ser una gran ventaja para su negocio porque a menudo es más fácil mantener a los clientes actuales que adquirir otros nuevos. Al tener una base de clientes satisfecha y leal, puede reducir el riesgo de perder clientes y perder dinero.
La seguridad de los datos de una empresa es muy importante. Sus datos deben ser accesibles solo para los usuarios autorizados de la compañía. Con un sistema POS, sus datos están más asegurados de la intrusión desconocida.
La mayoría de los sistemas ofrecen autenticación de doble usuario. Esto reduce la intrusión de usuarios maliciosos en su sistema. Además, el administrador puede otorgar rápidamente o bloquear el acceso a los usuarios.
Si desea que sus datos estén respaldados y protegidos en todo momento, use un punto de venta basado en la nube. En Alice POS, nuestra solución de computación en la nube le permite hacer una copia de seguridad de sus datos de manera sistemática y automática. Además, puede consultar sus datos en cualquier lugar y en cualquier momento. Al almacenar sus datos en la nube, puede estar seguro de que está cubierto de desastres naturales como inundaciones o incendios de tiendas.
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