Algunas de las mayores infracciones de datos en los últimos años involucraron la pérdida de registros de empleo. Conocer el tipo de datos que recopila un departamento de recursos humanos, donde se retiene, con quien se comparte y cómo se está transfiriendo es un componente central de la mayoría de los programas de seguridad de datos. El proceso de responder estas preguntas a menudo se conoce como un «inventario de datos» y puede ser un componente instrumental para prevenir una violación de datos.
Aunque las preguntas que un inventario de datos intenta resolver son relativamente sencillas, el proceso de realizar un inventario de datos puede ser desalentador dependiendo del tamaño y la estructura de una organización. Además, es importante recordar que los datos cambian constantemente dentro de una organización. Como resultado, las organizaciones deben considerar con qué frecuencia invertir el tiempo para llevar a cabo un inventario y, una vez invertido, cuánto tiempo será útil la información. Muchas organizaciones encuentran el proceso de llevar a cabo un inventario de datos de toda la empresa abrumador. A menudo, realizar un ejercicio más limitado para catalogar solo los datos relacionados con los recursos humanos pueden ser más manejables; puede conducir a resultados inmediatos; y puede resolver un proceso manejable para realizar inventarios de datos de otros departamentos en el futuro.
En qué debe pensar al decidir si realizar un inventario de datos de sus registros de recursos humanos:
1. ¿Cuántos departamentos de recursos humanos tiene su organización? En otras palabras, ¿es el recurso humano una función centralizada en una oficina, o una función descentralizada distribuida en múltiples subsidiarias, en múltiples ubicaciones?
2. Si tiene más de un departamento de recursos humanos, ¿están todos utilizando formularios, plantillas, software de computadora, proveedores y sistemas similares?
3. Además de los recursos humanos, ¿qué departamentos dentro de su organización tienen más probabilidades de tener datos relacionados con los recursos humanos?
¿Qué debe contener un inventario de recursos humanos?
Es conveniente implementar un inventario de recursos humanos no estandarizados dentro de la empresa. El ideal es diseñar su propia herramienta, que puede proporcionar la información que la empresa necesita. Estos son algunos de los elementos que contiene este inventario:
Le permiten tener la información individual y familiar asociada con el trabajador, lo que le permitirá tener una visión global de la misma en estos aspectos. Este elemento se divide en dos secciones:
Los datos en esta sección constituyen la identificación del trabajador, como el número de identificación, el nombre completo del trabajador, el lugar y la fecha de nacimiento, la edad, la nacionalidad, el sexo, el estado civil, la dirección, la dirección Teléfono de la habitación y el teléfono celular.
Esta sección incluye datos sobre familiares cercanos del trabajador. Por ejemplo, los nombres completos del padre y la madre, la edad de los padres, el nombre completo del cónyuge, la edad del cónyuge, el número de hijos, el nombre completo de sus hijos, la fecha de nacimiento de los niños, la edad de los niños.
El historial laboral del trabajador es de suma importancia. Con esta información, puede crear un perfil sobre el desarrollo de su trabajo.
Todas las empresas que ha trabajado deben ser colocadas, a partir de las más recientes. Para cada empresa, indique:
Consiste en una relación detallada y sus colecciones que reflejan el estado de salud total del trabajador, como:
– Pruebas médicas y de laboratorio realizadas en el pre-empleo.
¿Cómo se hace un inventario de habilidades?
Un inventario de habilidades contiene información sobre las competencias de un empleado y las habilidades importantes. En la práctica, este inventario a menudo también incluye datos sobre la educación y la experiencia laboral de una persona determinada.
En otras palabras, este documento vivo es una base de datos en la que el conjunto de habilidades y la experiencia de las personas que trabajan en la organización están documentadas y rastreadas. Con él, puede seguir las habilidades técnicas y blandas de los empleados. Este tipo de documento también es una fuente excepcional de conocimiento sobre la brecha de habilidades de la fuerza laboral.
Los inventarios de habilidades se pueden realizar en varias formas y contienen información diferente. El registro puede ser una lista extensa e integral o una tabla simple que contenga solo las habilidades más críticas. Es un problema individual relacionado con las capacidades y necesidades de la empresa para este tipo de datos.
Las empresas pueden optar por usar algo tan simple como una hoja de cálculo de Excel con una descripción general de las habilidades de la fuerza laboral o decidir utilizar una solución de software para obtener características más avanzadas como Point in Time View.
Para obtener beneficios, los inventarios de habilidades le brindan a menudo necesita invertir en el desarrollo de software patentado. Para las grandes corporaciones es obvio, ya que ese tipo de organizaciones generalmente tienen presupuestos masivos.
En el caso de las pequeñas y medianas empresas, la ejecución de un inventario de habilidades en el que los especialistas analizarán los datos sobre todos los contribuyentes actuales pueden sonar desalentadoras, pero ahí es donde las soluciones SaaS pueden demostrar ser una opción más automatizada y asequible. Hay una variedad de diferentes software de recursos humanos disponibles en el mercado.
¿Qué es un inventario de habilidades de recursos humanos?
Un inventario de habilidades es un recurso interno de la empresa utilizado por el departamento de recursos humanos. Es una base de datos que documenta y rastrea las capacidades y la experiencia de los empleados dentro de una empresa. Por lo general, es una lista integral y fluida de habilidades, educación, experiencias y capacidades. Según la industria, las habilidades de su fuerza laboral pueden incluir una combinación de habilidades técnicas y blandas. Si bien todas estas habilidades benefician a la fuerza laboral, los inventarios de habilidades pueden ayudar a los profesionales de los recursos humanos a notar habilidades que carece de la empresa. Esto proporciona un marco para diseñar capacitación o planificar qué tipo de empleados reclutar en el próximo ciclo de contratación.
Un departamento de recursos humanos podría usar su inventario de habilidades para una variedad de tareas para racionalizar su trabajo. Algunos propósitos principales de un inventario de habilidades incluyen:
A medida que el departamento construye y actualiza el inventario de habilidades, puede haber áreas notables para mejorar. Por ejemplo, Imagine una empresa de marketing tiene 50 empleados y solo unos pocos tienen fuertes habilidades de escritura. Dado que la mayoría de los empleados contribuyen a las propuestas de marketing, el departamento de recursos humanos puede sugerir que el gerente de marketing realiza un taller para mejorar las habilidades de escritura de los empleados. Esto contribuye a una cultura de mejora consistente dentro de la empresa, y puede ayudar a la empresa a producir mejores resultados.
Un departamento de recursos humanos también puede utilizar un inventario de habilidades para reconocer brechas dentro de la fuerza laboral. Por ejemplo, imagine que una empresa solo tiene un empleado con habilidades de codificación. En lugar de capacitar a los empleados actuales sobre la codificación, el equipo de recursos humanos podría desarrollar un plan para contratar a un equipo de codificadores profesionales. Después de reconocer una brecha dentro de la fuerza laboral, el departamento puede tomar medidas para llenar esos vacíos y aumentar las capacidades de la empresa.
¿Qué es un inventario de habilidades?
Un inventario de habilidades es la recopilación de habilidades, educación y experiencias de los empleados. Los inventarios de habilidades capturan la experiencia profesional, los atributos y las habilidades de su fuerza laboral. Un inventario de habilidades centralizadas proporciona una visión puntual de las habilidades (y brechas de habilidades) de una fuerza laboral. Pero el inventario debe ser un sistema dinámico, actualizado regularmente para reflejar los cambios en los miembros del equipo, las habilidades y las credenciales profesionales.
Cuando las empresas tienen una comprensión sólida y actualizada de las habilidades y talentos de su fuerza laboral, los líderes están armados con datos estratégicos que pueden informar la planificación y las decisiones a largo plazo y a largo plazo. A medida que se contratan los nuevos empleados y los empleados actuales desarrollan habilidades que apoyan los objetivos de la empresa, la organización y su fuerza laboral, están mejor posicionadas para prosperar.
Los inventarios de habilidades proporcionan una amplia gama de beneficios para los líderes de negocios y recursos humanos que impulsan iniciativas estratégicas. Aquí hay algunas aplicaciones que pueden avanzar en su estrategia corporativa:
- Aprendizaje y desarrollo de los empleados: Debido a que un inventario de habilidades le muestra qué habilidades tiene su fuerza laboral en este momento, también muestra qué empleados están perdiendo habilidades importantes para sus trabajos y cuáles deben desarrollar una mayor competencia. Su inventario de habilidades puede ayudarlo a dar forma a los planes de desarrollo personal diseñados para desarrollar exactamente aquellas habilidades que cada empleado necesita más.
- Reclutamiento: cuando identifica una brecha en las habilidades y competencias que su organización necesita pronto, puede ser más rápido contratar a alguien que desarrollar empleados actuales. El análisis de su inventario de habilidades resaltará las habilidades que más necesita de candidatos calificados.
- Desarrollo de liderazgo: las habilidades que un líder efectivo necesita hoy en día son bastante diferentes de lo que se requería hace cinco o diez años. Lo mismo será cierto dentro de cinco y diez años. Todos los líderes deben continuar desarrollando nuevas habilidades a medida que evolucionan las culturas del mercado y el lugar de trabajo. Un inventario de habilidades es una excelente herramienta para identificar habilidades de liderazgo en evolución, y cómo los líderes están desarrollando cada una.
- Planificación de la sucesión: la mayoría de los programas de planificación de sucesión establecidos utilizan un enfoque de varios niveles, estableciendo un plan para roles críticos, incluidos dos o incluso tres niveles por debajo del líder senior. Los inventarios de habilidades ayudan a identificar y monitorear el desarrollo de empleados en todos los niveles que pueden ser llamados a intervenir cuando sus líderes esenciales son promovidos o abandonan la empresa.
- Optimización de la fuerza laboral: obtener las personas adecuadas en los trabajos correctos en el momento adecuado es un buen equilibrio, y esencial para proporcionar sus servicios y productos a los clientes. Los inventarios de habilidades lo ayudan a encontrar el recurso adecuado para el trabajo, ya sea un compromiso de consultoría, un proyecto técnico o desarrollo de productos. Una revisión imparcial de las habilidades de la fuerza laboral puede ayudar a evitar la dependencia excesiva en algunos empleados y la subutilización de otros.
- Retención de los empleados: capacitación y desarrollo, equilibrio entre la vida laboral y vida útil y los arreglos de trabajo flexibles pueden mejorar la retención de los empleados. Los inventarios de habilidades pueden capturar información como los intereses de los empleados y las preferencias laborales. Si bien no todos los roles laborales serán una coincidencia perfecta en el transcurso de la carrera de un empleado, tener visibilidad de las preferencias de los empleados puede ayudar a reforzar la experiencia de los empleados cuando surjan los proyectos adecuados.
- Continuidad del negocio: operar un negocio en medio de una crisis requiere comprender y utilizar las habilidades y talentos que tiene disponibles ahora. Un inventario de habilidades proporciona exactamente eso. Y, si algunos de sus empleados no están disponibles durante la crisis, puede identificar rápidamente a los empleados que tienen las habilidades para intervenir.
Ahora que sabes qué es un inventario de habilidades y por qué son importantes, luego necesitarás saber cómo crear un inventario de habilidades. Comience por identificar las habilidades y competencias que son importantes para su organización. También identifique los niveles de habilidades (competencia principiante, intermedia, avanzada) que necesita. Idealmente, tiene un sistema de gestión de competencias, como Webmentor Skills ™ de Avilar, para capturar su lista de habilidades y competencias. Al comenzar con su lista, evita las discrepancias que los empleados podrían surgir por parte de sus propias etiquetas para describir los roles. Por ejemplo, «programación de computadoras», «ingeniería» o «codificación».
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