No te vuelvas demasiado loco con tu primer tablero de Kanban. Comience pequeño, escala más tarde. Lo que debe hacer es crear su primer tablero Kanban y darle un nombre. Cree las siguientes cuatro columnas, que son los elementos de la columna vertebral de una junta de Kanban.
- Backlog: para todas las ideas salvajes que tienes.
- Tareas pendientes/listas para comenzar: este es el lugar para todo el trabajo comprometido (tarjetas).
- En progreso: aquí es donde se mueven los elementos de trabajo una vez que los miembros del equipo se comprometen a completarlos.
- Hecho: esta es la columna para todo el trabajo completado (tarjetas).
- El punto de compromiso en su Junta Kanban ilustra el punto en su proceso de trabajo donde el equipo indica que un elemento de trabajo determinado está listo para comenzar.
Junta Básica de Kanban Hecho con Kanbanize y Visualizando Backlog, listo para comenzar, en progreso y columnas realizadas de un proceso de trabajo
Configurar un tablero de Kanban básico es un buen comienzo; Sin embargo, es precisamente eso, un comienzo. Proceda a mapear todas las columnas adicionales que definirán aún más su flujo de trabajo. Estas columnas deben reflejar el flujo de trabajo de su organización paso a paso. Elija columnas donde sea probable que los elementos se muevan y sean significativos para su equipo. De esta manera, fácilmente detectará y abordará los problemas en su proceso de trabajo.
Por ejemplo, tomemos la columna «En progreso» del tablero básico de Kanban. Dentro de esta columna, puede crear una columna de cola llamada «Waiting». Este es un paso adicional que muestra que la tarea en la que está trabajando necesita más acción de otra persona, lo que podría ser un colega suyo o un socio con el que está trabajando. Mover una tarjeta de «en progreso» a la columna de «espera» señales de que su trabajo depende de otros y que está disponible para comenzar a trabajar en otra cosa.
¿Qué es Kanban ejemplo?
La Junta Básica de Kanban es un gran comienzo para equipos y personas que son nuevas en el concepto Kanban. Por lo general, consta de 3 a 4 columnas sin complicaciones.
Esta junta de Kanban simplificada es una excelente manera para que los principiantes visualicen su trabajo y establezcan los fundamentos de un flujo de trabajo altamente eficiente. Aquí, Kanban encuentra su aplicación más orgánicamente.
Los equipos de operaciones de TI a menudo tienen un problema para priorizar su trabajo de la manera más óptima. Esto se debe a la enorme cantidad de tareas con las que los departamentos de TI tienen que lidiar. Por lo tanto, el uso de un tablero de Kanban para visualizar los flujos de trabajo puede dar una ventaja significativa a los equipos de operaciones de TI.
Además del uso de columnas para diferenciar las etapas del flujo, el equipo puede usar Swimlanes para evitar conflictos prioritarios y adquirir una mejor comprensión de la importancia del trabajo. Después de todo, una junta de Kanban puede ayudar a los equipos de TI a planificar mejor, enfocar y acelerar la entrega.
Pero descubramos algunos diseños de tableros diferentes apropiados para que los equipos de TI tengan un conocimiento para principiantes para el conocimiento avanzado del método Kanban.
- Operaciones Tablero para principiantes
Una estructura básica de la junta kanban para los equipos de operaciones de TI
Si su equipo es nuevo en Kanban, puede comenzar con este enfoque simple. Mapee su flujo de trabajo en el tablero sin complicaciones.
Comience con una columna «lista para iniciar» y luego simplemente visualice los pasos de proceso significativos que debe pasar un elemento de trabajo para alcanzar «hecho». También es una buena idea usar Swimlanes para priorizar el trabajo y abordar problemas urgentes.
¿Qué es el Kanban y cómo se aplica?
El método Kanban gira en torno a la junta de Kanban. Es una herramienta que visualiza todo el proyecto para rastrear el flujo de su proyecto. A través de este enfoque gráfico de Kanban Boards, un nuevo miembro o una entidad externa puede entender lo que está sucediendo en este momento, las tareas completadas y las tareas futuras.
- las tareas actuales que se están realizando
- las tareas que hacer en el futuro
- las tareas que se completan
Las columnas divididas están interconectadas y las tareas se extraen gradualmente de la columna más a la izquierda (tareas futuras) a la columna más a la derecha (tareas completadas). El sistema Kanban se completa el ciclo de trabajo que se completa a través del principio de trabajo en progreso (WIP) tiene ciertos límites y un estado específico predefinido.
Limitar WIP para mantener estándares consistentes es uno de los principios centrales que rigen la metodología kanban en ágil. Es extremadamente importante que el equipo complete las tareas actuales en el orden prescrito.
Un sistema de extracción es una técnica delgada que controla el flujo de trabajo al reemplazar lo que se completa. Una máquina expendedora es un ejemplo perfecto de un sistema de extracción: los productos se reabastecen solo cuando los productos existentes se hayan agotado. Kanban se ajusta precisamente a esta definición.
Kanban se trata de estados de trabajo a diferencia de Scrum o Agile que se centran en sprints e iteraciones. Kanban se enfoca en desglosar el trabajo en pequeñas tareas, visualizarlas y obtener pocos elementos en cualquier estado de trabajo dado. En la junta de Kanban, el trabajo siempre se mueve de izquierda a derecha. Y, elige el trabajo de la columna a su izquierda cuando ha completado todos sus elementos de trabajo existentes o cuando aparece una tarea urgente. Thework-in-progress LimitShelp Usted hace cumplir esto.
¿Cómo hacer un tablero Kanban en Excel?
Las hojas de cálculo de Excel pueden ofrecer métodos muy valiosos para ayudarlo a mantener todas sus notas importantes en un lugar destacado, destacando los objetivos principales de sus proyectos y permitiéndole administrar detalles clave. También pueden ayudarlo a realizar un seguimiento de en qué paso está en el proceso.
Siga leyendo para aprender a crear su propio tablero Kanban en Excel con facilidad.
Cuando inicialmente cree su tablero Kanban, comience haciendo dos hojas de cálculo en su libro de trabajo. Esto te ayudará a organizar las cosas de una manera mucho más efectiva.
Divulgación completa: si bien el método cubierto a continuación se puede utilizar para administrar tareas simples, no está lo suficientemente cerca de administrar proyectos grandes con múltiples equipos involucrados y es mucho más inferior a lo que los fabricantes de Kanban basados en la nube tienen para ofrecer.
1. En la parte inferior de su primera hoja de cálculo, haga clic en el símbolo Plus para agregar una segunda hoja.
2. Cambie el nombre de estas dos hojas haciendo doble clic en cada pestaña y escribiendo los nuevos nombres. Hemos nombrado nuestro «tablero» y «cartas».
Una vez que se hayan creado estas dos hojas, divida la hoja de la junta en tres columnas: «TO-DO», «En progreso» y «Hecho».
Siga estos simples pasos para crear las tres columnas:
1. Seleccione un conjunto de tres celdas donde desea crear la primera sección.
3. Haga clic en la flecha junto a la opción Merge & Center.
Para distinguir fácilmente una sección de otra visualmente, recomendamos agregar color.
Siga estos mismos pasos para crear las otras dos secciones para «en progreso» y «hecho».
¿Cómo hacer una tarjeta Kanban en Excel?
En nuestra publicación reciente, observamos cómo los tableros de Kanban pueden usarse como una gran herramienta para ayudar a administrar la carga de trabajo de manera efectiva.
Si bien esta herramienta originalmente llegó a la fama como una herramienta de gestión visual utilizada en las organizaciones de fabricación, también pueden ser una gran herramienta para uso personal si necesita un poco de ayuda para administrar su lista de TODO.
Ahora solo para decir esto desde el apagado: los tableros de Kanban funcionan mejor como una herramienta de gestión visual. ¡No se llaman tablero por nada! Pero si solo desea algo basado en el software, sí, puede crear un tablero Kanban en Excel siguiendo estos simples pasos.
Un tablero Kanban tiene columnas que describen la etapa del proceso (o el flujo) que su tarea sigue; en el siguiente ejemplo, veremos 3 columnas simples
1. Hacer: mi lista de tareas para administrar
2. En el trabajo – tareas que he comenzado
3. Hecho – Tareas que he completado
La primera tarea es crear una hoja de trabajo que coincida con ese flujo. En el siguiente ejemplo, he usado 3 columnas (de esa manera tengo suficiente espacio para mostrar mi tarjeta). Fusioné el primero y lo usé como título. Luego formateo la celda de «título» en un color para que se destaque.
Secro cada columna por una columna adicional de negro formateado para segmentar claramente cada columna de «flujo»
En la columna «En el trabajo», he puesto el número máximo de tarjetas (o tareas) que puedo tener en cualquier momento, en este caso 5. Esto significa que solo puedo estar trabajando en 5 tareas a la vez. Ahora, esto se debe a su elección personal, pero para mí, 5 parece funcionar.
¿Cómo se crea un tablero Kanban?
Kanban toma sus raíces de la industria de fabricación de automóviles japoneses. Traducido libremente como «tarjeta visual», Kanban hace el uso de señales visuales para administrar el trabajo. Un tablero Kanban es una herramienta utilizada para visualizar el flujo de trabajo y permite a un equipo administrar y optimizar sus procesos. Los tableros de Kanban han evolucionado desde su primer uso. Desde una pizarra física hasta las digitales, como Kanban Zone, Kanban Boards han recorrido un largo camino.
Una junta de Kanban se divide en columnas. Estas columnas representan el flujo de trabajo o los pasos de proceso para crear su producto o servicio. El marco general de Kanban usa tres columnas, para hacer, en progreso y realizado. Los equipos enumerarían sus tareas en la columna To Do. Una vez que estén listos para asumirlo, mueven las tarjetas de tareas a la columna en progreso. Y cuando las tareas se realizan, las mueven a la columna de hecho.
Dando un paso más allá, la columna en progreso se puede ampliar para representar el proceso real de un equipo. Imagine el proceso de un equipo de desarrollo de software. Las características y la funcionalidad que necesitan para codificar serían tratadas como tarjetas de tareas. Es muy probable que su proceso incluya los siguientes pasos: codificación, prueba e implementación. Cada tarjeta de tarea fluirá a través de este proceso.
Nuestro proceso de 3 pasos para crear su tablero Kanban lo ayudará a iniciar su proyecto en poco tiempo.
Antes de emocionarse al poner su tablero Kanban, primero debe identificar los pasos que realmente compensarían su tablero. Si bien una junta de Kanban simple de hacer en progreso puede funcionar, no será tan efectivo para dar información sobre la forma en que hace su trabajo. Si el flujo de trabajo en su tablero está tan cerca de lo que sucede en la vida real, puede ser un gran radiador de información. Puede ayudarlo a identificar cuellos de botella, evaluar la carga de trabajo y recopilar datos sobre su proceso, como los tiempos de ciclo y el rendimiento.
¿Cómo se aplica el método Kanban?
El método Kanban es un sistema de extracción: esto significa que el trabajo se lleva al sistema cuando el equipo tiene capacidad para ello, en lugar de las tareas que se asignan desde arriba. Kanban se puede utilizar para mejorar los procesos y la eficiencia del flujo de trabajo sin hacer ningún cambio en la estructura de su equipo.
Antes de aplicar el método Kanban dentro de su negocio, es importante comprender y adoptar primero sus principios fundamentales:
- Comience con lo que está haciendo ahora: Kanban no requiere una configuración en particular y se puede aplicar directamente a su flujo de trabajo actual. Esto facilita la implementación, ya que no es necesario cambiar sus procesos existentes. Los beneficios de Kanban son graduales, y cualquier mejora del proceso se adopta con el tiempo.
- Respeta el proceso actual, los roles y las responsabilidades: no debe haber cambios organizacionales desde el principio. Kanban reconoce que los procesos, roles y responsabilidades existentes pueden tener valor y vale la pena preservar. En cambio, Kanban alienta el cambio incremental para evitar la resistencia emocional.
- Fomentar los actos de liderazgo en todos los niveles: Kanban promueve el liderazgo y la toma de decisiones entre todos los miembros. Si el miembro del equipo de clasificación más bajo tiene una idea brillante, debe ser reconocido y aceptado. Todos deberían fomentar una mentalidad de mejora continua (Kaizen), para que sus trabajadores alcancen un rendimiento óptimo.
Aunque adoptar la filosofía Kanban es el paso más importante, hay seis prácticas centrales que debe observar para una implementación exitosa de Kanban.
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