Cómo hacer un KPI en Excel: guía paso a paso

En la vista de datos, haga clic en la tabla que contiene la medida que servirá como medida base. Si es necesario, aprenda a crear una medida base.

Asegúrese de que aparezca el área de cálculo. Si no es así, haga clic en Home> Área de cálculo para mostrar el área de cálculo aparece debajo de la tabla.

En el área de cálculo, haga clic con el botón derecho en el campo calculado que servirá como medida base (valor) y luego haga clic en Crear KPI.

En definir el valor objetivo, seleccione de uno de los siguientes:

Seleccione Medir y luego seleccione una medida de destino en el cuadro.

Seleccione el valor absoluto y luego escriba un valor numérico.

Nota: Si no hay campos en el cuadro, no hay campos calculados en el modelo. Necesitas crear una medida.

En Definir umbrales de estado, haga clic y deslice para ajustar los valores de umbral bajos y altos.

Haga clic en las descripciones y luego ingrese descripciones para KPI, valor, estado y objetivo.

En el área de cálculo, haga clic con el botón derecho en la medida que sirve como medida base (valor) del KPI, y luego haga clic en Editar Configuración de KPI.

En el área de cálculo, haga clic con el botón derecho en la medida que sirve como medida base (valor) del KPI, y luego haga clic en Eliminar KPI.

Recuerde, eliminar un KPI no elimina la medida base o la medida objetivo (si se definió una).

El gerente de ventas de Adventure Works quiere crear un fundamento que pueda usar para mostrar rápidamente si los empleados de ventas están cumpliendo o no su cuota de ventas para un año específico. Para cada empleado de ventas, ella quiere que el pivottable muestre el monto de las ventas real en dólares, el monto de la cuota de ventas en dólares y una pantalla gráfica simple que muestra el estado de si cada empleado de ventas está a continuación, o por encima de su cuota de ventas . Ella quiere poder cortar los datos por año.

¿Cómo hacer un KPI en Excel paso a paso?

Un tablero de Excel KPI es una colección de varios gráficos y gráficos organizados en una hoja de cálculo. Representa los indicadores de rendimiento clave críticos de merot para una audiencia específica.

Los equipos ocupados están buscando poderosos paneles de proyectos para medir con precisión proyectos, tendencias y métricas financieras en un solo lugar. Esta visibilidad de alto nivel en las operaciones y el crecimiento del negocio es fundamental para impulsar acciones inmediatas.

Ahorrará tanto tiempo durante el proceso haciendo los preparativos adecuados. Entonces, antes de comenzar cualquier trabajo en Excel, haga estas preguntas críticas a su audiencia del tablero:

¿Se utilizará esto para compartir ideas o accionar la acción?

Excel ha mejorado su interfaz a lo largo de los años, pero algunas características no se trasladan, o podrían moverse a diferentes lugares en la barra de menú. Esto afectará la accesibilidad, y lo que es más importante, la funcionalidad, del tablero de Excel.

Los KPI serán diferentes dependiendo de su audiencia y su función comercial. ¡Recuerde, demasiada información causará desorden y confusión! Para obtener una lista de KPI desglosados ​​por equipos, ¡consulte la Guía de ejemplos de KPI de ClickUp!

El diseño y la composición del tablero de Excel estarán muy influenciados por donde vive. Por ejemplo, si se presenta en una pantalla de TV montada en la oficina, tendrá que cambiar el tamaño de los gráficos en consecuencia, por lo que es legible desde lejos.

Si el tablero de Excel debe actualizarse con frecuencia, es posible que desee considerar una herramienta intuitiva que se actualizará en tiempo real. La probabilidad de error humano aumenta cuando tiene que volver y reelaborar datos en su tablero de Excel.

¿Cómo generar un KPI en Excel?

La creación de medidas dentro del modelo de datos en Power Pivot le permite crear un KPI en Power Pivot para Excel. KPI significa indicador de rendimiento clave. Un KPI es un valor, y a menudo asociado, que mide el rendimiento de un campo base para lograr un valor establecido. Por lo tanto, debe tener tres elementos antes de crear un KPI en Power Pivot para Excel dentro de un modelo de datos.

Primero, debe tener un valor base. El valor base es la medida para evaluar. A menudo, esta es una función agregada simple sobre un campo. Se define explícitamente en el área de cálculo del modelo de datos solo para establecer un valor base dentro de un KPI.

En segundo lugar, debe tener un valor objetivo. Esta es a menudo otra medida dentro del área de cálculo. Alternativamente, puede ser un valor absoluto que ingrese cuando crea un KPI en Power Pivot para Excel.

Tercero, debe definir el umbral de estado dentro del KPI. Este es el rango entre un umbral bajo y alto que determina qué tan bien el valor base alcanzó el valor objetivo. Esto a menudo aparece como un gráfico en un fundamento que muestra el rendimiento.

Por ejemplo, suponga que tiene una tabla de información presupuestaria departamental con campos de «gastos reales» y «gastos presupuestados». Puede crear un KPI en Power Pivot para Excel a partir de los datos en estos campos. En este caso, define dos medidas en el área de cálculo de la tabla. Ambas medidas son valores simples de automóviles en las dos columnas. En este caso, la medida = suma ([Gastos reales]) es el valor base. Este valor se compara con la medida = suma ([Gastos presupuestados]), el valor objetivo. Luego establece el umbral de estado del KPI al 100%. Esto significa que el objetivo es gastar el 100% de la cantidad presupuestada.

¿Cómo se fórmula un KPI?

Además de averiguar qué va a medir, es importante ver cómo exactamente calculará su KPI. Revisemos cinco formas de pensar en medir (o contar) sus datos para crear KPI.

Los recuentos son valores numéricos simples y son los más fáciles de calcular. Son útiles simplemente para medir algo que no necesita una tasa de ocurrencia o cualquier otro contexto para mostrar cambios con el tiempo. Sin embargo, el KPI del recuento no funciona bien en los casos en que se necesita más contexto para representar con mayor precisión el rendimiento. Por ejemplo, el número de accidentes en el lugar de trabajo puede ser un buen conteo de KPI, pero puede no funcionar bien para observar la seguridad en todas las instalaciones con grandes variaciones en los números de los empleados.

Los porcentajes elaboran los recuentos de descuento dividiendo el número de personas o cosas que exhiben una característica objetivo por el tamaño total de la población. Este número se multiplica por 100, por lo tanto, el nombre por (por) center (cien). Algunos ejemplos son:

  • Porcentaje de días de vacaciones de empleados utilizados.
  • Porcentaje de crecimiento de las ventas por trimestre.
  • Retorno de la inversión.

Los porcentajes funcionan bien con instancias de corte y seco, como si se produce una venta o no, pero al medir cosas que requieren un gradiente, como la satisfacción del cliente, no funcionan tan bien.

Para no confundirse con los recuentos, sumas o totales son variables continuas, lo que significa que se miden y no se cuentan. Esto significa que las sumas o totales pueden tomar la forma de números con decimales. Por ejemplo, el tiempo total dedicado a las llamadas de ventas esta semana en una empresa fue de 48.5 horas. Algunos otros ejemplos son:

  • Porcentaje de días de vacaciones de empleados utilizados.
  • Porcentaje de crecimiento de las ventas por trimestre.
  • Retorno de la inversión.
  • Ingresos totales de la empresa.
  • ¿Cómo hacer un cuadro de KPI?

    El tablero de indicadores de rendimiento clave (KPI) se ha convertido en un informe imprescindible gerencial para evaluar el desempeño comercial. Ofreciendo una visión at-a-pegamento de métricas de rendimiento importantes (como las ventas y las ganancias), este tablero les permite a los tomadores de decisiones saber rápidamente si los números están tendiendo hacia arriba o hacia abajo.

    Como con todos los diseños visuales, el diseño y el formato juegan un papel importante en la comunicación efectiva. El uso de «grandes números» en el diseño del tablero de KPI llama la atención a las cifras de informe crítico al mostrarlas en una fuente más grande para que sean claramente visibles. Los grandes números generalmente se muestran en la parte superior del tablero con sus detalles relacionados a continuación. Idealmente, también están codificados por color con flechas que indican tendencias hacia arriba o hacia abajo.

    Dada la efectividad del formato de los grandes números para transmitir rápidamente KPI, pensaría que sería fácil crear este tipo de tablero en Tableau. Pero, para obtener el formato correcto, se requiere algunos pasos adicionales. En este blog, compartiremos uno de nuestros métodos probados y verdaderos para crear un tablero KPI de KPI de gran aspecto profesional. Dado que las ventas y las ganancias son los KPI más utilizados, crearemos un tablero de grandes números para resaltarlos, pero el principio se aplica a cualquier cifra importante que desee salir a la superficie.

    Nota 1: Nuestro ejemplo se construye usando «Sample – SuperStore.xls» (que viene con cada liberación de Tableau).

    ¿Qué es un cuadro KPI?

    Para crear una tarjeta KPI, complete los siguientes pasos:

    • Seleccione una de las siguientes opciones de datos:
    • Uno o dos campos de número o tasa/relación
    • Un campo de cadena, que incluye subcampos desde un campo de fecha/hora

    Si usa un campo de cadena, el número que se muestra será un recuento de características.

    También puede crear gráficos utilizando el menú Gráfico sobre el panel de datos o el botón Tipo de visualización en una tarjeta existente. Para el menú del gráfico, solo se habilitarán los gráficos que sean compatibles con su selección de datos. Para el menú Tipo de visualización, solo se mostrarán visualizaciones compatibles (incluidos mapas, gráficos o tablas).

    Por defecto, una tarjeta KPI se muestra como un valor de número. Puede usar el botón Opciones de capa para cambiar los parámetros, el estilo y el color de la tarjeta.

    Use la pestaña de simbología para cambiar la siguiente configuración:

    • Seleccione una de las siguientes opciones de datos:
    • Uno o dos campos de número o tasa/relación
    • Un campo de cadena, que incluye subcampos desde un campo de fecha/hora
  • Si su diseño es número, la pestaña de simbología se puede usar para cambiar el indicador y los valores de destino.
  • Si su diseño es medidor, la pestaña de simbología se puede usar para cambiar los valores indicador, objetivo, mínimo y máximo.
  • Si su tarjeta KPI incluye un valor objetivo, la pestaña de simbología se puede usar para cambiar la etiqueta de destino.
  • La pestaña de apariencia cambia el diseño entre el número y el medidor. El diseño del número muestra el valor numérico del indicador y el objetivo. El diseño del medidor muestra el indicador y el objetivo, junto con un valor mínimo y máximo, en una escala semicircular. La pestaña de apariencia también se puede usar para cambiar el parámetro de color KPI (igual o superior al color objetivo y debajo del color objetivo) y el parámetro de color objetivo.

    ¿Cómo hacer una presentacion de KPIs?

    Puede enviar un informe por correo electrónico un informe de KPI en formatos amigables para dispositivos móviles como PDF o imágenes integradas. Un beneficio clave de los informes de correo electrónico es que los usuarios no necesitan descargar una aplicación externa para acceder a los datos de KPI, y las visualizaciones aparecen en el correo electrónico que informa exactamente lo mismo que en un tablero de negocios.

    Si configura los informes de correo electrónico programados, puede crear el hábito de verificar regularmente los correos electrónicos para obtener actualizaciones de estado dentro de su equipo y administración. El correo electrónico es el canal de comunicación de Informe KPI más común. Conectar el tablero de su negocio al correo electrónico mantiene la fácil accesibilidad del canal y la funcionalidad intuitiva. También disminuye la cantidad de tiempo que pasa creando un informe de KPI, al tiempo que aumenta la cantidad de tiempo que su administración pasa leyendo porque, francamente, nadie tiene tiempo para examinar los datos sin procesar.

    Los informes de KPI de correo electrónico también son extremadamente útiles para el uso único de uso único y bajo demanda de KPI. ¿Cuántas veces al día le pregunta su gerente o CMO: «¿Cómo está funcionando nuestra campaña de marketing actual?» o «¿Cuáles son nuestros números principales este mes en comparación con el último?» Estas ideas son extremadamente valiosas y exigen atención inmediata, pero deteniendo su día para recopilar datos y crear estos informes de KPI eliminan el tiempo que debe dedicarse a mejorar estos números. El correo electrónico de KPI Reporting comparte rápidamente estas ideas. Obtenga más información sobre los KPI de marketing digital que su negocio debería estar rastreando.

    Los usuarios tienen la capacidad de ajustar el diseño, el tamaño, la altura, las anotaciones, la calidad y el estilo para cada informe de KPI. El formato es una de las tareas más lentas de crear una presentación de KPI porque, cuando se hace manualmente, debe extraer los datos de su fuente, luego crear visualizaciones externamente para comunicar información clave. Además, considere agregar algunas opciones de marca personalizadas para captar la atención de sus ejecutivos.

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