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Kaizen se originó en Japón. Traducido aproximadamente, la palabra significa «buen cambio». Conceptualmente, es la práctica de una mejora continua, personal o profesionalmente. Kaizen es ampliamente utilizado en gestión e industria como una palabra de moda para el proceso de guiar a los equipos hacia el desarrollo e implementación de estrategias para un crecimiento y mejora sostenidos. Cualquiera sea el contexto, los enfoques principales de Kaizen son eliminar los desechos, o «muda», y aclarar un proceso o actividad determinada para obtener los mejores resultados posibles. [1] Fuente de XResearch.
- Esto significa que debe respetar el proceso y comprometerse a él a largo plazo. Kaizen funciona mejor cuando se adopta como un estilo de vida o cultura.
- Por ejemplo, en lugar de tratar de realizar una revisión completa de su estrategia de ventas, puede centrarse en mejorar una cosa a la vez a través de un método específico, como aumentar las ventas a un grupo demográfico particular a través de aplicaciones de reorientación o ofertas especiales.
- El cambio puede sentirse arriesgado y generar resistencia. Este enfoque puede ser especialmente útil en la configuración colectiva porque permite a todos estar «a bordo» con cambios ya que no son alarmantes o drásticos.
- Esta filosofía también requiere que las personas se perfilen en procesos en lugar de pensar en los resultados. Si bien el objetivo final es mejorar los resultados, es más probable que llegue allí cuando se concentre en cómo mejorar el proceso.
- Por ejemplo, si está tratando de mejorar su gestión personal del tiempo, puede identificar las cosas en las que pasa más tiempo y evaluar cuánto valor se agrega cada actividad a su vida y/o carrera. Si encuentra que administrar sus correos electrónicos está tomando demasiado tiempo en comparación con el valor que ofrecen, puede tomar medidas para asegurarse de pasar menos tiempo en su bandeja de entrada.
- Cuando está tomando medidas para hacer cambios positivos, Kaizen le pide a las personas que ignoren las limitaciones del pensamiento convencional o de estado. En cambio, debe abordar cada problema u objetivo en sus propios términos.
- La forma más fácil de hacer esto es reunir a sus compañeros o compañeros de trabajo para hacer una lluvia de ideas de soluciones para problemas particulares que podrían implementarse de inmediato.
- Por ejemplo, si está tratando de mejorar sus comunicaciones internas, podría trabajar juntos para crear listas internas, filtros, sistemas de etiquetado y/o protocolos que resolverían muchos de sus problemas sin depender de comprar un nuevo software o Contratación de un consultor.
- A la larga, es posible que deba hacer algunas inversiones monetarias, pero Kaizen le ofrece la oportunidad de aprovechar al máximo los recursos que ya tiene disponibles.
- Por ejemplo, es posible que desee mejorar su estado físico, dejar de fumar, enriquecer su vida social o pasar su tiempo libre de manera más significativa o productiva.
- Si se siente abrumado, comience con la acción que será más fácil de implementar e ir desde allí. Si te sientes motivado, comience con la acción que marcará la mayor diferencia.
- Por ejemplo, si está tratando de dejar de fumar, cree un plan sobre cuánto reducirá su consumo de cigarrillos cada semana.
- Si desea mejorar su estado físico, comience con poca distancia tomando la escalera hasta su oficina todos los días en lugar del ascensor. Una vez que haya hecho esa rutina, puede comenzar a hacer ejercicio durante 20 minutos dos veces por semana y aumentar gradualmente la duración, la frecuencia y/o la intensidad de sus entrenamientos.
- Dado que Kaizen es una práctica diaria, un calendario es una buena herramienta para grabar y verificar su progreso. Simplemente escriba lo que hace para su objetivo cada día. Otras opciones incluyen gráficos o listas de verificación, para que pueda ver si se apega a su plan.
- Hacer un seguimiento de su progreso también le permitirá realizar ajustes según sea necesario. Recuerde, Kaizen es un proceso continuo, por lo que deberá seguir planeando, actuando y adaptando a medida que avanza. Si no está obteniendo los resultados que desea, es hora de cambiar el método.
- Si no sabe por dónde comenzar, haga ejercicio para priorizar sus objetivos. Por ejemplo, es posible que desee comenzar con las áreas que más afectan a sus clientes o con un área que tenga la mayor oportunidad de mejorar inmediatamente.
- Por ejemplo, si está evaluando un proceso de diseño, deberá documentar cada etapa del proceso, así como el personal, el tiempo, el equipo y los costos involucrados en cada etapa. También necesitaría tener las cifras de cuánto se produce y cuánto beneficio se genera a partir del proceso actual.
- Muchas empresas lo hacen a través de «mapeo de flujo de valor», que traza cada paso en un proceso y evalúa el valor y/o los desechos generados por ese paso. Una vez que sepa qué tan bien funciona cada paso, es más fácil identificar lugares para mejorar. [11] Fuente de XResearch
- Cuanto más información, entrada y datos que tenga sobre cómo funciona actualmente un proceso y los resultados que produce, mejor posicionó para cambiarlo para mejor.
- Por ejemplo, si está tratando de mejorar el servicio al cliente, puede notar que su estado actual para un tiempo de respuesta promedio a una consulta en línea es de 72 horas, mientras que su estado futuro requiere un tiempo de respuesta en menos de 24 horas.
- Por ejemplo, si está tratando de mejorar la calidad de un producto en particular, puede comenzar mejorando el procesamiento de sus materiales centrales, luego trabajar para perfeccionar el equipo de fabricación y luego mejorar los procedimientos para el control de calidad.
- Por ejemplo, si está aplicando esto a un proceso de fabricación, puede comenzar eliminando equipos innecesarios de su sitio de trabajo, asegurándose de que el equipo restante esté organizado de manera lógica para los trabajadores y asegurando que haya una política de mantenimiento en su lugar para mantener su espacio recién organizado limpio y de alto funcionamiento. Luego, puede usar sus mejoras para designar un nuevo protocolo de fabricación que evalúa continuamente para posibles ajustes para que sea más eficiente.
- Por ejemplo, si está aplicando Kaizen para que un proceso de fabricación sea más eficiente, debe registrar cuánto tiempo se ahorra y cuántas unidades más se producen por hora. De esa manera, puede verificar para ver que los cambios que se están implementando en realidad conducen a las mejoras esperadas.
- Kaizen pide una evaluación continua de un proceso. Una vez que haya realizado la primera ronda de mejoras, es hora de consultar para hacer ajustes o ver qué otras acciones se pueden tomar para mejorar.
¿Cómo aplicar Kaizen en casa?
¿Alguna vez has probado una nueva dieta que se presume que es infalible? Promete ser un éxito durante la noche y caerá 10 libras de inmediato. El portavoz dice: «¡No puedo creer que haya perdido tanto peso en solo tres días!» Invariablemente, estos esquemas de dieta nunca parecen funcionar a largo plazo. Si lo hicieran, todos estaríamos en la misma dieta y nos veríamos en forma y recortes. Para empeorar las cosas, la investigación muestra que las personas no se quedan con su dieta y terminan aumentando más de peso desde que se han muerto de hambre. El tiempo pasa y saltan a bordo de la siguiente dieta de moda y el ciclo continúa.
En lugar de intentar cambios drásticos con la esperanza de lograr resultados positivos inmediatos, tengo una mejor sugerencia para usted. ¡No te preocupes! No es un campo de televisión nocturno que estoy ofreciendo. Me gustaría presentarles el concepto de «Kaizen». Kaizen es la práctica de mejorar usted mismo o un proceso mediante las acciones diarias pequeñas, incrementales, que luego forma hábitos que se adhieren y, en última instancia, lo hacen tener éxito.
Si bien este término japonés tiene una sensación exótica y antigua, Kaizen fue desarrollado irónicamente por empresarios estadounidenses. El gobierno de los EE. UU. No siempre tenía el presupuesto de guerra multimillonario que tenemos ahora y no pudo construir eficientemente nuevas fábricas de armamento para combatir la Segunda Guerra Mundial. Se diseñó un plan para que las industrias realicen mejoras pequeñas y continuas a las plantas existentes y modernizar sus fábricas para construir el nuevo armamento. Este sistema se convirtió en una filosofía comercial. Los supervisores del piso de fábrica tuvieron el desafío de buscar cientos de cosas pequeñas para mejorar, ya que no había suficiente tiempo o recursos para hacer grandes cambios repentinos en su equipo.
Estados Unidos introdujo el concepto a los japoneses después de la Segunda Guerra Mundial en un esfuerzo por ayudarlos a reconstruir su economía. Los japoneses tomaron esta idea y condujeron consigo. La idea de las mejoras pequeñas, continuas e incrementales se conoció como Kaizen. Las compañías de automóviles japonesas, particularmente Toyota, adoptaron fácilmente esta técnica y finalmente comenzaron a superar a sus competidores estadounidenses.
¿Cómo aplicar el Kaizen en mi vida diaria?
Recuerdo las numerosas veces que, en el pasado, tomé papel y pluma y señalé las buenas intenciones que quería poner en práctica para el año nuevo. Perder peso, dejar de fumar, actividad física, comer sano,…
Lo que no sabía en ese momento era que estaba completando la lista de deseos que no habría hecho me di cuenta de mala gana de que, después de haber llegado a fin de año, las buenas intenciones no se habían hecho y permanecían solo en los deseos Lista… como el año pasado
Esto se debe a que en ese momento ignoré uno de los principios más importantes para la realización efectiva de los objetivos. Hoy revelaré este importante concepto que será muy útil para hacer los cambios que desea.
¿Cuántas veces has dicho «suficiente, a partir de hoy quiero cambiar la vida», o estableció este o aquello y luego no has podido tomar las acciones correctas, o después de comenzar te desanimaste y abandonaste tu proyecto?
Por lo general, estamos acostumbrados a pensar que los cambios radicales y drásticos que requieren compromiso, sacrificio y esfuerzo son necesarios para lograr objetivos importantes.
Por ejemplo, si su objetivo es perder peso, se someterá inmediatamente a una dieta con 2 zanahorias y un mechón de lechuga por día, se inscribirá en un gimnasio para una actividad física desenfrenada y tal vez también comenzará a tomar pilos y suplementos alimenticios.
Este enfoque de grandes objetivos rara vez funciona a largo plazo, ya que requiere alta energía y motivación para ser apoyados. Lo que sucede a menudo es que después de las primeras semanas, en las que la motivación es alta, tendemos a regresar inexorablemente a los viejos hábitos.
¿Cómo aplicar las 5 S en la casa?
5s es una metodología de gestión que consta de cinco pasos que se repiten en un entorno de fabricación o industrial para garantizar la calidad, limitar los desechos y maximizar el tiempo y los esfuerzos de los empleados. 5S se desarrolló en Japón y se documentó durante un estudio de métodos de fabricación japoneses a fines de la década de 1980. Primero se escuchó como una de las técnicas que permitió lo que entonces se llamó «solo en la fabricación de tiempo».
Lo que significa es que en algún momento, los gerentes descubrieron que la mediocridad ya no podría ser la norma. Las mejoras en la calidad, la estandarización y las prácticas comerciales generales fueron necesarias para elevar la barra en toda la industria.
Lo que significa para usted es una guía para mejorar sus propios procesos personales. Las personas pueden implementar los mismos 5 s en sus propias vidas y ver resultados. Echemos un vistazo a las 5 S y cómo puede usarlos en casa:
Industrial:
Elimine todas las herramientas, piezas e instrucciones innecesarias. Revise todas las herramientas, materiales, etc. en la planta y el área de trabajo. Mantenga solo elementos esenciales y elimine lo que no se requiere, priorizando las cosas según los requisitos y manteniéndolas en lugares fácilmente accesibles. Todo lo demás está almacenado o descartado.
En casa:
Mantenga solo lo que necesita y elimine todo lo demás. Limpie el desorden y asigne lugares para todo. Ordena tus pertenencias y manténgalas donde deberían estar.
¿Cómo aplicar Kaizen en los proyectos?
La metodología de mejora continua de Kaizen se asoció estrechamente con la fabricación industrial y automotriz. Esto se debe a que la filosofía de Kaizen se originó en la industria automotriz japonesa y luego fue adoptada por fabricantes de tecnología como GE y Motorola.
Pero si ha estado escuchando sobre Kaizen Project Management en otros sectores en los últimos años, no está solo.
Los principios de Kaizen pueden conducir a una mejora continua en casi todas las industrias. El enfoque ahora está muy extendido en atención médica, construcción, desarrollo de software, educación, logística y todo lo demás.
No aprenderá todo sobre Kaizen en ninguna publicación de blog, pero podemos diseñar los fundamentos de Kaizen Project Management.
El enfoque de Kaizen se introdujo por primera vez en el mundo en un libro de 1986 por Masaaki Imai llamado, la clave del éxito competitivo de Japón. Imai tenía una forma simple de explicar el concepto. Él dijo: «Kaizen es una mejora cotidiana, mejora de todos, en todas partes». La palabra Kaizen combina las palabras japonesas para «bueno» (zen) y «cambio» (kai). Kaizen no le dice a las organizaciones cómo mejorar; En cambio, presenta una mentalidad que cuando se adopte, influirá en las decisiones e impactará la cultura. Sus principales son:
- Cada proceso se puede mejorar
- Mejora continua esencial para la competitividad
- Los defectos y los errores son casi siempre las fallas de los procesos defectuosos, no las personas
¿Cómo se aplica un Kaizen?
Como todos los entusiastas del Lean como usted, ciertamente sufres el encanto de Kaizen: ¿Pero realmente sabes qué es y cómo organizarlo en la empresa?
Al final de este artículo, habrá aprendido a organizar, realizar y completar las iniciativas de mejora en su empresa que se encargan de involucrar a todas las personas que trabajan en diferentes títulos en torno al proceso a mejorar.
La duración del evento en sí mismo generalmente va de 1 a 5 días, incluso si tiene que tener en cuenta que la preparación y el seguimiento tomarán unas semanas de distancia; Entonces, tal vez, considere planificar en diferentes pasos.
Si usted es un facilitador de eventos de Kaizen, sabe lo importante que es la fase de preparación.
Sin embargo, si es nuevo, no será difícil para usted comprender que la preparación adecuada es esencial para evitar situaciones desagradables.
Lo que definitivamente no desea que te obligue a bloquearte continuamente debido a la falta de información vital.
- El objetivo
- La agenda
- Quien debe participar
- Conocer el posible acondicionamiento externo
- Todos los datos del proceso que pueden servir
- Planificación del evento
- Los roles: patrocinador, facilitador y los expertos del proceso. Para eventos más complejos, es útil tener a alguien dedicado a mantener los tiempos bajo control y alguien que documenta lo que se dice.
En esta fase, es importante recopilar todos los datos fundamentales del proceso: servirá durante el evento tanto como una validación como como una oportunidad para cuestionar algunas posiciones. Sabes muy bien cómo aquellos que están diariamente involucrados en el proceso podrían tener una opinión demasiado condicionada por su experiencia.
¿Qué actividades básicas de mejoramiento necesitaría implementar para iniciar un proyecto Kaizen?
Si se le ha dado la tarea de liderar un evento Kaizen, aquí hay 45 pasos para llevarlo de principio a fin.
Tenga regalos para los miembros del equipo incluido con la etiqueta de nombre adjunta lista para repartir.
Tenga el equipo de documentación de eventos listo para capturar la acción.
Tome fotos de los miembros del equipo y publíquelos en el área de reunión principal con sus nombres.
Tenga los nombres del personal de soporte de eventos y las imágenes que se muestran con información de contacto.
Tener un número de contacto (fuera del personal del evento) para que los equipos puedan ser contactados; Deje una lista con la centralita de los nombres de las personas en el evento.
Haga que las estaciones de confort funcionen para las salas de equipo: café, agua, refrescos, bocadillos.
Mantenga las listas de solicitudes de suministro disponibles: ejecuciones de suministro regulares.
Haga que los miembros traigan su lápiz, portapapeles, cronómetro favorito.
Tenga una cámara de video y/o cámara digital disponible para cada equipo, con instrucciones para ejecutar cada una claramente identificada.
Asigne un miembro del host que no sea del equipo para cada grupo: preguntas, registros regulares, qué-IFS.
Deja una noche abierta: 12 horas días con las mismas personas son lo suficientemente largos.
Proporcionar opciones de transporte, empresa o servicio de taxi/transporte.
Comience el evento cuando todo el personal esté en casa; Permita un tiempo de retraso con aviones, trenes y automóviles.
El acceso inalámbrico a Internet y la impresora en áreas de trabajo es de gran ayuda.
Color local: verlo a través de los ojos de sus invitados.
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