Cada negocio enfrenta problemas y toma medidas para abordarlos. La solución a algunos problemas requiere solo una persona con un presupuesto limitado. Cuando surgen problemas sistémicos que requieren presupuestos más grandes y la participación de múltiples miembros del personal, generalmente requiere un plan de proyecto para desarrollar la naturaleza del problema y detallar la solución. La estructura de los planes de proyectos varía en todas las industrias para acomodar necesidades específicas, pero todos los planes de proyectos contienen varias piezas esenciales.
Las declaraciones de alcance representan un tipo de acuerdo entre las partes interesadas del proyecto. Presenta una descripción general sobre los parámetros del problema, la justificación del proyecto y los objetivos. Si, por ejemplo, una empresa utiliza hardware informático obsoleto que no puede acomodar un software más nuevo, la declaración de alcance identifica esto como el problema. La declaración especifica por qué el negocio requiere la capacidad de usar el software más nuevo y cómo el proyecto tiene como objetivo resolver el problema con el nuevo hardware.
La parte de objeciones del plan establece los objetivos específicos y cualquier entrega del proyecto. Si las actualizaciones de hardware para el uso del software representan el objetivo general, el objetivo específico podría leerse como la instalación de nuevos procesadores y tarjetas gráficas para emplear software de renderizado de modelos 3D de próxima generación.
El elemento de recursos del plan incluye recursos materiales, financieros y humanos. Necesita establecer qué productos físicos y espacio físico requiere el proyecto. El número de personal y los conjuntos de habilidades necesarios de los miembros del personal deben aparecer aquí. Esta parte del plan también debe establecer los costos esperados de los recursos físicos, los salarios y cualquier espacio de trabajo.
Las secciones de riesgos deben tener en cuenta cualquier factor que pueda obstaculizar o descarrilar el proyecto para permitir la gestión de riesgos. Si los cambios de ordenanza pendientes aumentarían los costos para un proyecto de construcción, señalarlo en la sección de riesgos permite que la empresa busque el estado de exención con anticipación.
¿Cuál es la primera parte de un proyecto?
Este capítulo proporciona un boceto del método tradicional de gestión de proyectos. El modelo que se discute aquí forma la base de todos los métodos de gestión de proyectos. Los capítulos posteriores tienen más profundidad con respecto a un modelo que es particularmente apropiado para proyectos relacionados con TI.
Dividir un proyecto en fases hace posible llevarlo en la mejor dirección posible. A través de esta organización en fases, la carga de trabajo total de un proyecto se divide en componentes más pequeños, lo que hace que sea más fácil de monitorear. Los siguientes párrafos describen un modelo de fase que ha sido útil en la práctica. Incluye seis fases:
La fase de iniciación es el comienzo del proyecto. En esta fase, la idea para el proyecto se explora y elabora. El objetivo de esta fase es examinar la viabilidad del proyecto. Además, se toman decisiones con respecto a quién llevará a cabo el proyecto, qué parte (o partes) estarán involucradas y si el proyecto tiene una base de apoyo adecuada entre los involucrados.
En esta fase, el líder del proyecto actual o prospectivo escribe una propuesta, que contiene una descripción de los asuntos mencionados anteriormente. Los ejemplos de este tipo de propuesta de proyecto incluyen planes de negocios y solicitudes de subvenciones. Los posibles patrocinadores del proyecto evalúan la propuesta y, tras la aprobación, proporcionan el financiamiento necesario. El proyecto comienza oficialmente en el momento de la aprobación.
Las preguntas a responder en la fase de iniciación incluyen lo siguiente:
- ¿Por qué este proyecto?
¿Qué se hace en la primera etapa de un proyecto?
El ciclo de vida de la gestión del proyecto comienza con la primera etapa, iniciación del proyecto.
Este es el punto en el que considerará el valor comercial del proyecto propuesto y determinará cuán factible será completar.
Es vital medir la viabilidad y el valor del proyecto en esta fase inicial para que sus decisiones finales tengan el mayor peso posible.
Es posible que un gerente de proyecto deba recomendar que el equipo modifique, escale o establezca un proyecto que se ha demostrado que no es viable. Eso podría deberse a su entrega o rentabilidad. Es una decisión difícil de tomar, pero que se hace mejor antes del tiempo, el dinero y los recursos se han metido en ello.
Documento de casos de negocios: esta es la documentación que establece la necesidad y el valor del proyecto. Incluirá estimaciones de cualquier beneficio financiero que el proyecto pueda aportar al negocio.
Estudio de factibilidad: este es un estudio para evaluar los objetivos de un proyecto, el presupuesto propuesto y el cronograma. Como gerente de proyecto, puede decidir si un proyecto debe continuar en función de los resultados de este estudio. Su estudio de factibilidad verá cuán efectivamente el equilibrio de requisitos de proyecto contra los recursos que tiene para entregar.
Si un proyecto propuesto aprueba el examen y los estudios iniciales, está listo para ir a la siguiente etapa: la planificación del proyecto.
¿Qué es la planificación del proyecto? Es el proceso de escribir un plan de proyecto que dirige al equipo, manteniendo el proyecto en línea con los plazos y el presupuesto.
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