3 tipos de documentación que todo desarrollador web debería conocer

Casi todos están de acuerdo en que la buena documentación es importante para el éxito de los proyectos de software y, sin embargo, muy pocos proyectos tienen buena documentación. Incluso los proyectos exitosos a menudo tienen una documentación apenas adecuada.

A menudo, no es por falta de esfuerzo: los desarrolladores del proyecto han trabajado duro en él, ni por falta de documentación, los autores han producido mucho.

Simplemente resulta no ser muy bueno, no lo suficientemente útil para los usuarios que deberían poder confiar en él, y una tarea deprimente para los autores que tienen que mantenerlo.

La buena noticia es que ambos problemas pueden resolverse entendiendo cómo funciona la documentación y que hay cuatro tipos distintos de documentación, con cuatro funciones distintas. Los cuatro tipos de documentación son:

La estructuración de la documentación de acuerdo con sus cuatro funciones distintas ayuda a garantizar que cada una de ellas sea atendida adecuadamente. También hace que sea mucho más fácil de escribir y mantener.

Usando ejemplos de la vida real, dibujaré las funciones clave de la documentación y cómo se asignan a diferentes formas de escribirla. Poner esto en práctica es simple cuando está armado con algunas pautas básicas. Los beneficios son enormes y están disponibles con un mínimo de esfuerzo.

No discutiré herramientas de documentación o software u otros temas que se hayan cubierto ampliamente en otros lugares, pero algunos aspectos descuidados y mal entendidos de la documentación que harán que sus proyectos de software y equipos sean más exitosos.

¿Qué es un documento y tipos de documentos?

Un documento es una forma de información que podría ser útil para un usuario o conjunto de usuarios. Esta información puede estar en formas digitales y no digitales. En consecuencia, un documento puede ser digital o no digital. Se utilizan diferentes métodos para almacenar documentos digitales y no digitales.

Un documento no digital o en papel se puede almacenar físicamente en un archivador, mientras que un documento electrónico o digital se almacena en una computadora como uno o más archivos. Los documentos digitales también pueden ser parte de una base de datos. Los programas de gestión de documentos electrónicos tratan la gestión, el almacenamiento y la seguridad de los documentos electrónicos.

En general, un documento se refiere a un registro permanente de información que un usuario puede recuperar en algún momento posterior. Un documento completo o piezas individuales en él puede tratarse como elementos de datos individuales en un sistema de almacenamiento de documentos.

  • letras
  • facturas de venta
  • testamentos y hechos
  • problemas de periódico
  • historias de periódicos individuales
  • Grabaciones de historia oral
  • Ordenes Ejecutivas
  • Actas de la reunión
  • Especificaciones del producto
  • Estados financieros
  • certificados
  • licencias
  • manuscritos

Los documentos son utilizados por una variedad de usuarios en una amplia gama de campos, incluida las siguientes:

  • letras
  • facturas de venta
  • testamentos y hechos
  • problemas de periódico
  • historias de periódicos individuales
  • Grabaciones de historia oral
  • Ordenes Ejecutivas
  • Actas de la reunión
  • Especificaciones del producto
  • Estados financieros
  • certificados
  • licencias
  • manuscritos
  • negocio
  • ley
  • medios de comunicación
  • educación
  • gobierno
  • política
  • En los días previos a la computadora, los documentos generalmente se escribían a mano o se escriben en máquinas de escribir. Estos documentos contenían texto, imágenes, fotografías, tablas y otros elementos. Hoy, millones de documentos se crean y guardan en formato digital. Sin embargo, los documentos físicos o en papel permanecen en uso, y la idea de un mundo «sin papel» parece improbable por ahora.

    ¿Cuáles son los tipos de documentos?

    Existen muchos términos que distinguen una forma de documentación de otra. Aquí hay algunas palabras para documentos específicos, con explicaciones de sus funciones, así como definiciones adicionales de los términos.

    1. Bono: un acuerdo realizado por un pago de dinero si el acuerdo no es honrado; Además, un elemento adhesivo, restringido o de unión, fuerza u objeto, o, como verbo, para crear tal efecto
    2. Certificado: un documento que considera que algo es verdadero o alguien está calificado, o prueba de deuda o propiedad, o, como verbo, para certificar
    3. Carta: un contrato o instrumento por escrito, o subvención o garantía, que define las condiciones, los privilegios o los derechos, o un arrendamiento de todo o parte de un recipiente, o, como verbo, para conferir dicho acuerdo o para ofrecer para alquilar
    4. Compacto: un acuerdo (relacionado pero no idéntico al compacto, que significa «denso»)
    5. Constitución: un instrumento escrito que detalla las reglas de una entidad política o social y los derechos de sus ciudadanos o miembros, las leyes o principios de dicha entidad, o cualquier costumbre o ley; Además, la composición o establecimiento de algo
    6. Contrato: un documento que detalla un acuerdo, a menudo exigible por ley, entre personas o partes, o el acuerdo en sí, o, como verbo, para celebrar un acuerdo; Además, en la jerga criminal, un acuerdo para asesinar a alguien
    7. Pacto: un documento que registra un acuerdo formal vinculante, o el acuerdo en sí, o una acción para remediar la violación de dicho acuerdo o, como verbo, para hacer dicho acuerdo
    8. Diploma: generalmente se refiere a un registro de un título obtenido de una institución educativa, aunque también se aplica rara vez en general a un documento que confiere un honor o privilegio o a un documento oficial
    9. Garantía: un acuerdo escrito o establecido sobre poseer o usar algo o sobre la longevidad o calidad de un producto, o el agente de un acuerdo, o, como verbo, para proporcionar dicho acuerdo
    10. Garantía: sinónimo de garantía, pero también un acuerdo para ser responsable del pago de una deuda o desempeño de un deber, o una promesa (ver más abajo), o, como verbo, para proporcionar dicho acuerdo
    11. Licencia: un documento u otro artículo que sea evidencia de la concesión de una licencia, o la autoridad para participar en una actividad, o asignación de algunos o todos los derechos por parte de una patente o titular de los derechos de autor a otro, o, como verbo a otorgar dicho documento; Además, desviarse de las formas o estándares artísticos y, en general, la libertad o el permiso para actuar, o, específicamente, irresponsablemente o sin tener en cuenta los estándares (en estos últimos sentidos, también conocido como licencia)
    12. Pasaporte: un documento que autoriza al portador a pasar dentro y fuera de las naciones soberanas, o, como verbo para enviar o tomar artículos a través de un país; Además, en general, la autorización o permiso para viajar, o, en sentido figurado, algo que permita el logro de una meta
    13. Promesa: una promesa vinculante de hacer o no algo, o un contrato para el desempeño de un acto o seguridad de una deuda, o la seguridad misma, o, como verbo, de aceptar tal promesa o contrato
    14. Garantía: sinónimo de garantía o compromiso, o certeza, confianza o la base de la confianza o la seguridad
    15. Garantía: un documento que asigna autoridad para hacer o actuar, o, como verbo, para asegurar, declarar o garantizar

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    ¿Cómo se define un documento?

    Hay diferentes formas en que es posible crear un documento electrónico. Primero, a través de herramientas de software capaces de administrar los formatos necesarios de acuerdo con el tipo de documento (PDF, .xml Track, etc.).

    Los documentos de TI, de lo contrario, se pueden adquirir electrónicamente o mediante un soporte de computadora, pero también en papel.

    El documento electrónico también puede ser el resultado de la memorización en el formato digital de transacciones o procesos de TI, o incluso mediante módulos disponibles en línea y, finalmente, para la generación o agrupación automáticamente de un conjunto de datos (aún más sujetos diferentes) de acuerdo con un Estructura predeterminada almacenada en forma estática.

    Para ser válido, se debe identificar un documento electrónico de manera persistente y única, inmutable y garantizar la integridad. Estas características están aseguradas por una o más de los siguientes: fijación de firma electrónica calificada o avanzada, almacenamiento en sistemas de gestión de documentos que adoptan criterios específicos de seguridad y pago para un sistema de conservación.

    La no variedad está garantizada por la asociación de metadatos, es decir, una serie de información que identifica con precisión el documento y lo hace reproducible con precisión cuando se consulta.

    El valor probatorio de un documento cambia dependiendo de si no tiene firma, con firma electrónica simple o con firma electrónica sólida.

    ¿Cómo de clasifican los documentos?

    La clasificación de documentos o la categorización de documentos es un problema en la biblioteca, ciencias de la información e informática. La tarea es asignar un documento a una o más clases o categorías. Esto puede hacerse «manualmente» (o «intelectualmente») o algorítmicamente. La clasificación intelectual de los documentos ha sido principalmente la provincia de la biblioteca, mientras que la clasificación algorítmica de los documentos es principalmente en ciencias de la información y ciencias de la computación. Sin embargo, los problemas se superponen y, por lo tanto, existe una investigación interdisciplinaria sobre la clasificación de documentos.

    Los documentos que se clasificarán pueden ser textos, imágenes, música, etc. Cada tipo de documento posee sus problemas de clasificación especial. Cuando no se especifica de otra manera, la clasificación de texto está implícita.

    Los documentos pueden clasificarse de acuerdo con sus sujetos o de acuerdo con otros atributos (como el tipo de documento, el autor, el año de impresión, etc.). En el resto de este artículo, solo se considera la clasificación de asignaturas. Hay dos filosofías principales de clasificación de documentos de temas: el enfoque basado en el contenido y el enfoque basado en solicitudes.

    La clasificación basada en el contenido es la clasificación en la que el peso dado a los sujetos particulares en un documento determina la clase a la que se asigna el documento. Es, por ejemplo, una regla común para la clasificación en bibliotecas, que al menos el 20% del contenido de un libro debe ser sobre la clase a la que se asigna el libro. [1] En la clasificación automática, podría ser el número de veces que las palabras dadas aparecen en un documento.

    ¿Cómo se clasificación de documentos?

    La clasificación de documentos es un problema antiguo en la recuperación de la información, y juega un papel importante en una variedad de aplicaciones para gestionar efectivamente el texto y grandes volúmenes de información no estructurada. La clasificación automática de documentos se puede definir como asignación basada en contenido de una o más categorías predefinidas (temas) a documentos. Esto hace que sea más fácil encontrar la información relevante en el momento adecuado y para filtrar y enrutar documentos directamente a los usuarios.

    La clasificación de documentos tiene dos métodos diferentes: clasificación manual y automática. En la clasificación manual de documentos, los usuarios interpretan el significado del texto, identifican las relaciones entre conceptos y clasifican los documentos. Si bien esto brinda a los usuarios más control sobre la clasificación, la clasificación manual es costosa y lleva mucho tiempo.

    La clasificación automática de documentos aplica el aprendizaje automático u otras tecnologías para clasificar automáticamente los documentos; Esto da como resultado una clasificación más rápida, escalable y más objetiva. Hay al menos 3 enfoques:

    • Método supervisado: el clasificador está entrenado en un conjunto de documentos etiquetados manualmente. El clasificador puede predecir nuevas categorías y también puede proporcionar un indicador de confianza. Con la clasificación de documentos supervisados, el usuario etiqueta un conjunto de documentos que el sistema automatizado puede usar como modelo.
    • Método no supervisado: los documentos se organizan matemáticamente en función de palabras y frases similares.
    • Método basado en reglas: este método consiste en aprovechar la capacidad de comprensión del lenguaje natural de un sistema y escribir reglas lingüísticas que instruyan al sistema a actuar como una persona al clasificar un documento. Esto significa usar los elementos semánticamente relevantes de un texto para impulsar la categorización automática. Este método tiene la ventaja de mejorar constantemente el rendimiento (enfoque de caja abierta) en lugar de confiar únicamente en estadísticas o matemáticas como los dos métodos anteriores. Este método está asociado con un rendimiento de mayor calidad, especialmente en escenarios complejos.

    Al clasificar el texto, nuestro objetivo es asignar una o más clases o categorías a un documento, lo que facilita la administración y clasificación. Esto es especialmente útil para editores, instituciones financieras, compañías de seguros o cualquier industria que se ocupe de grandes cantidades de contenido. Una herramienta automática de clasificación de documentos puede realizar una reducción significativa en los costos de entrada manual y mejorar la velocidad y el tiempo de respuesta para el procesamiento de documentos.

    ¿Cómo se clasifican los documentales?

    Desde 1994, el Centro ha producido en documentales y documentales de documentos y documentales de Estándar Profesional (U-Matic, Betacam, HDV).

    Las producciones se presentaron en varias revisiones especializadas nacionales e internacionales y se usaron en el contexto de iniciativas culturales organizadas por el Centro de forma autónoma o en colaboración con otras entidades o asociaciones culturales. Esta actividad, a lo largo de los años, ha otorgado el Centro de Servicios Culturales de Oristano Prestige y numerosos premios a nivel nacional e internacional.

    Las producciones hechas por el operador de C.S.C. Antonello Carboni (documentalista internacional altamente destacado sobre todo para sus obras de corte antropológico dedicados a la comida), en los últimos años se les ha solicitado la participación en festivales internacionales dedicados al documental.

    En los últimos años, se ha reanudado en la realización de productos audiovisuales con los documentos ingresados ​​en Arcorau y con una serie de videos sobre las iniciativas del Centro o sobre entrevistas con académicos y directores que participaron en eventos editados por nuestra estructura.

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    ¿Cuáles son los documentos primarios y secundarios?

    Las fuentes primarias y secundarias son aquellos recursos de información formados por datos escritos, orales, informales, formales, físicos o multimedia, útiles para realizar una investigación.

    Las fuentes de información se clasifican de acuerdo con la cantidad de datos que el lector puede extraer de ellas.

    Cuando la información recopilada es nueva, se dice que las fuentes son primarias. Cuando la información se filtra, se resume y renova en un nuevo formato, se dice que son secundarios.

    A pesar del hecho de que las fuentes de información se dividen comúnmente en dos tipos, algunas personas consideran que hay un tercer grupo de fuentes conocidas como «fuentes terciarias». Este grupo se define como la guía digital o física que permite el acceso a fuentes secundarias.

    Es importante tener en cuenta que la producción intelectual de todo hombre se compila dentro de las fuentes de información primaria y secundaria.

    Por lo tanto, se debe consultar para realizar investigaciones o análisis sobre un fenómeno o situación objetivamente específica.

    Por otro lado, todas las fuentes tienen la misma validez, independientemente de la categoría a la que pertenecen.

    Esto significa que una fuente primaria no será necesariamente más importante o válida que una fuente secundaria y viceversa.

    Las fuentes primarias también se denominan fuentes de primera mano. Estos son esos recursos documentales que se han publicado por primera vez, sin ser filtrados, resumidos, evaluados o interpretados por cualquier individuo.

    ¿Cuáles son los documentos primarios?

    La conservación de documentos es una de las actividades que cualquier empresa o organismo público debe administrar con precisión y atención. No solo para cumplir con las obligaciones requeridas por la ley, sino también para preservar su singularidad y mejorar la eficiencia del servicio.

    Siempre tienes que saber cuáles son los documentos importantes que se deben mantener. Y siempre tienes que saber cómo hacerlo para mantenerlos correctamente. Para que puedan permanecer intactos a lo largo de los años (o, en general, para el tiempo de conservación previsto por la ley) y ser recuperados en caso de cheques o cheques.

    Los documentos de contabilidad e impuestos son el corazón de cualquier empresa o organismo público. En estos documentos, de hecho, se lleva a cabo rastro de la contabilidad, ambas entrantes, de las compras realizadas, de las ventas concluyeron cuánto cuesta un servicio. Las facturas son el ejemplo principal que se puede hacer, pero también la correspondencia comercial, el libro de periódicos y el libro de inventario se consideran documentos contables.

    Según lo requerido por el artículo 2220 del Código Civil, los documentos de contabilidad e impuestos (a los cuales en el Código se refieren simplemente como «Escrituras») deben mantenerse durante un período mínimo de diez años a partir de la fecha del último registro.

    Cuando se trata de la conservación de los documentos bancarios, la referencia regulatoria máxima es la bañera, el texto consolidado de las leyes en asuntos bancarios y de crédito. Entre las diferentes indicaciones reportadas en él, las fundamentales:

    • Los contratos deben mantenerse para siempre, como prueba del servicio prestado;

    ¿Cuáles son los documentos primarios secundarios y terciarios?

    Los tipos de fuentes de información existen sobre la base del grado de información que proporcionan, el tipo de información que contienen, al formato en el que se encuentran, al canal utilizado y la cobertura geográfica.

    Cada uno de estos aspectos de las fuentes de información determina una subdivisión al mismo tiempo. Las fuentes de información se crean para satisfacer las necesidades de información de cualquier individuo.

    Se presentan a través de varios apoyos, se pueden crear para informar o no, están en un lugar físico (cara a cara o virtual) y son estáticos, ya que el investigador accede a ellos y es creado por instituciones o personas.

    Según el grado de información que proporcionan, las fuentes de información se dividen en primaria, secundaria y terciaria; Esta división se usa generalmente en el campo académico.

    Dependiendo del tipo de información, se clasifica en general y fuentes especializadas; Basado en el tipo de formato, se dividen en textual, audiovisual y digital; Y en referencia a la cobertura geográfica se dividen en fuentes internacionales, nacionales, regionales y locales.

    Los tipos de fuentes se combinan sobre la base de la orientación de la encuesta y, por lo tanto, a las necesidades de la información del investigador o el solicitante.

    Las fuentes de información son las herramientas que ayudan a localizar y recuperar documentos e información.

    Dependiendo del grado de información proporcionada por las fuentes de información, se clasifican como primarios, secundarios y terciarios.

    ¿Qué es la documentacion y sus características?

    La documentación efectiva del sistema debe poseer las siguientes características:

    1. Debe estar claramente establecido en el lenguaje que se entiende fácilmente.

    2. Debería ser posible referirse a otros documentos.

    3. Debe contener todo lo necesario, de modo que aquellos que lo lean entienden cuidadosamente el sistema.

    4. Debe ser accesible para aquellos para quienes está destinado.

    5. Cuando el sistema se modifica, debería ser fácil actualizar la documentación.

    La documentación del sistema formal cumple los siguientes objetivos:

    1. Proporcionar la información necesaria para desarrollar el programa de capacitación para operadores y usuarios.

    2. Crear un vehículo de información para proporcionar evidencia de progreso en el proceso de desarrollo y monitorear el proceso.

    3. Para facilitar la conversión de un sistema de una máquina a otra máquina.

    4. Para facilitar la modificación e implementación del sistema.

    5. Para reducir las brechas de comunicación entre usuarios, diseñadores y administración.

    6. Proporcionar un medio para determinar de antemano qué ocurrirá y cuándo.

    El informe sobre el diseño del sistema debe contener los siguientes elementos:

    1. Una descripción general de todo el proyecto que describe el propósito general del sistema con la información relevante.

    2. Documentación para cada entrada y salida utilizada en el sistema. Cada documento debe acompañar cada diseño y explicar el propósito y el uso de cada formulario.

    ¿Cuáles son las características de los documentos de archivo?

    El mantenimiento de un sistema de archivo eficiente es una tarea difícil para cada oficina comercial. Las necesidades de presentación del sistema de una oficina comercial son diferidos de otra. Por lo tanto, no hay un buen sistema de archivo y ningún equipo de archivo ideal que satisfaga las necesidades de cada registro de cualquier oficina comercial. Aunque, un buen sistema de archivo tiene las siguientes características.

    1. Compacidad: el sistema de presentación compacta debe ser adoptado por cada oficina comercial. Significa que el sistema de archivo no debe requerir ningún espacio innecesario.

    2. Simplicidad: el sistema de archivo debe ser simple y no demasiado elaborado. Al mismo tiempo, la utilidad del sistema de archivo no se puede sacrificar por el saco de simplicidad.

    3. Accesibilidad: se debe organizar un buen sistema de archivo de tal manera que los registros estén fácilmente disponibles cuando sea necesario. El sistema de presentación debe permitir la inserción de documentos adicionales sin perturbar el orden existente de los archivos.

    4. Economía: el sistema de presentación debe ser económico en el tiempo, el espacio, el dinero y las operaciones. El costo de instalación y operación del sistema de llenado debe ser lo más bajo posible. El equipo de archivo seleccionado debe ocupar un espacio mínimo, pero puede acomodar el número máximo de archivos.

    El costo del equipo de presentación debe ser muy bajo. El equipo de presentación guarda la hora de operación, es decir, localización, insertación y colocación de documentos y documentos en un archivo. Se pueden eliminar los registros no deseados para el espacio de las economías.

    ¿Cómo funciona la documentación?

    Una guía de proceso es un documento paso a paso que explica cómo hacer algo en su negocio. Por ejemplo, podría explicar exactamente cómo hacer la transición de un aspecto de sus datos de los servidores heredados a la nube. Puede tomar la forma de una política, un tutorial o un diagrama de flujo. Podría vivir en su plan de negocios, el manual de su empresa, su manual de capacitación de nuevo alquiler o sus procedimientos operativos estándar basados ​​en la nube.

    La documentación del proceso es el acto de capturar o documentar todos los pasos en una tarea particular. Idealmente, debería suceder en tiempo real. A medida que los empleados realizan una tarea, documentan cada paso que dan. La documentación continua del proceso, seguida de una revisión regular del proceso, ayuda al personal y a los gerentes a aprender qué funciona y qué no, ayudando a todos a adaptar las guías de procesos a medida que evoluciona el negocio.

    La documentación del proceso es una parte importante de asegurarse de que ciertas tareas se realicen de manera consistente y eficiente. Las principales ventajas de la documentación del proceso incluyen:

    • Mejora de los procesos. ¿Hay pasos innecesarios? ¿Se trata de alguien involucrado que no necesita estar o debe ser en bucle a alguien más? ¿Cómo encaja el proceso en la estrategia comercial general? Durante la revisión del proceso, puede responder estas y preguntas similares con los últimos datos en mano.
    • Reduciendo la confusión. La documentación del proceso ayuda a eliminar la ambigüedad de su trabajo. ¿Quién se supone que debe hacer la Tarea X, Y o Z? ¿Cuál es el objetivo final? ¿Cómo se debería hacer? Refiriéndose a la última documentación del proceso asegura que todos los empleados estén en la misma página. También puede ayudar a los nuevos empleados a ponerse al día más rápidamente.

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