¿Puede un miembro de la junta agregar un elemento a una agenda de reuniones de la junta sin fines de lucro o reorganizar el orden de los artículos en una agenda propuesta antes de que se vote? Esa es solo una de las muchas preguntas que tienen los miembros más nuevos de la junta sobre las agendas de reuniones sin fines de lucro que las reglas de orden de Robert pueden responder.
La respuesta a la pregunta inicial es sí. En esta situación, todo lo que tiene que hacer un miembro de la junta es hacer una moción oral para agregar el artículo a la agenda o movimiento para reorganizar el orden de la agenda. Una mayoría simple a favor de la moción es todo lo que se necesita para enmendar la agenda antes de que se apruebe.
Las reglas de orden de Robert, escritas por Henry Martyn Robert, es un manual que describe las reglas para el procedimiento parlamentario. Sus principios son el protocolo más utilizado para las reuniones en los Estados Unidos y otras naciones de habla inglesa. A pesar de haber sido escrito a fines del siglo XIX, pensó las reglas de orden de Robert, sus principios de reunión todavía están en uso hoy. Por supuesto, las reglas se han actualizado muchas veces para aclarar y reflejar reuniones modernas.
Las reglas de Robert son una herramienta valiosa para casi cualquier tipo de reunión. Si su reunión de la junta es formal, informal o virtual, las reglas de Robert guía el camino. Las reglas de Robert son tan versátiles; También se refieren a sesiones ejecutivas, reuniones especiales, convenciones y reuniones masivas.
Puede parecer a algunos miembros que la agenda de la reunión de la junta fue escrita e impresa minutos antes de que apareciera mágicamente en el paquete de cada miembro de la junta. La realidad es que el presidente de la junta probablemente comenzó a trabajar en él poco después de la reunión anterior de la junta.
¿Cómo hacer un orden del día de una reunión?
Las reglas de orden de Robert se publicaron por primera vez en 1876, pero sigue siendo firmemente relevante para la ejecución de reuniones en el mundo de hoy. Desde cámaras legislativas hasta salas de conferencias corporativas, los estándares de reunión descritos en este libro se utilizan para gobernar la toma de decisiones sobre todo, desde los impuestos que paga hasta el dispositivo en el que está leyendo esto.
La guía, a menudo denominada Reglas de Robert, detalla un proceso de reunión donde cada miembro de un grupo tiene el mismo peso expresado por la votación. Este enfoque democrático tiene un efecto pegajoso. La undécima edición de Robert’s Rules se publicó en 2011, y aunque esa no es la historia, las reuniones y la tecnología antiguas han evolucionado bastante en 135 años.
Creemos que las reglas de Robert podrían beneficiarse de un poco de interpretación moderna, ¡así que aquí está! También incluiremos una hoja de trucos al final y un poco de información sobre cuándo no usar las reglas de orden de Robert en sus reuniones.
Cada buena reunión se centra en una agenda, que describe los objetivos de las reuniones y un plan para llegar a ellos. Según las reglas de Robert, es importante cuidar los viejos negocios antes de pasar a los nuevos negocios. Con ese fin, la orden de negocio de Robert prioriza los artículos de la agenda:
- Pedidos especiales (estos incluyen negocios específicos del tiempo o sensibles al tiempo, como las elecciones)
¿Que se coloca en orden del día?
Una orden de día es una estipulación que se realiza en una orden para un corredor para ejecutar una operación a un precio específico que expira al final del día de negociación si no se completa. Un pedido de día puede ser un pedido límite para comprar o vender una seguridad, pero su duración se limita al resto de ese día de negociación.
- Los pedidos diarios son pedidos limitados para comprar o vender valores que solo son buenos para el resto del día de negociación en el que se colocan.
- Si el comercio no se desencadena, el pedido no se llena y se cancela al final de la sesión.
- Los comerciantes tienen la opción de usar otras duraciones, pero la mayoría de los pedidos límite tienden a ser órdenes diurnas.
Un pedido de día es uno de varios tipos de duración de pedidos diferentes que determinan cuánto tiempo está en el mercado antes de que se cancele. En el caso de una orden de día, esa duración es una sesión de negociación. En otras palabras, si el pedido del comerciante no se ejecuta o se activa el pedido el día en que se realizó, el pedido se cancela. Dos ejemplos de otros pedidos basados en la duración son la orden de bien cancelada (GTC) que permanece activa hasta que se cancela manualmente, y el pedido inmediato o cancelado (COI), que llena todo o parte de un pedido de inmediato y cancela el restante parte del orden si no se puede cumplir.
El pedido diurno a menudo sirve como la duración del pedido predeterminada en las plataformas de negociación. Por lo tanto, el operador debe especificar un marco de tiempo diferente para la expiración del pedido, o será automáticamente un orden diurno. Dicho esto, los comerciantes diarios pueden usar muchos tipos diferentes de pedidos al realizar operaciones. Sin embargo, al ser el incumplimiento, la mayoría de los pedidos del mercado son, de hecho, órdenes de día.
¿Qué es el orden del día de una reunión?
Una agenda de reuniones consiste en una lista de temas, puntos de conversación, elementos de acción y actividades que busca discutir durante la reunión. Debe incluir un esquema claro e integral de lo que debería suceder a medida que se lleva a cabo la reunión, quién es el propietario de cada elemento y cuánto tiempo debe llevar cada punto de discusión o tarea.
Es absolutamente crucial para el éxito de la reunión de su equipo que esta información se proporciona a todos los participantes de la reunión de antemano y, a medida que la reunión tiene lugar para la mejor oportunidad de productividad de la reunión máxima.
Una reunión bien administrada puede fomentar la comunicación y la colaboración al incluir una agenda a la que puede contribuir a todo el equipo. ¡Intenta usar una herramienta como Fellow!
A medida que sus empleados o compañeros de trabajo asisten a una reunión, tienen expectativas de que será organizado y productivo con conversaciones significativas. De lo contrario, la reunión probablemente podría haber sido un correo electrónico.
Cuando ya se crea una agenda de reunión efectiva, la probabilidad de que esto suceda es mucho mayor. No podemos enfatizar lo suficiente lo importante que es preparar una agenda de reunión antes de que todos se reúnan para reunirse.
Aquí hay algunas razones por las cuales es muy recomendable tener artículos de agenda.
En primer lugar, ya sea un check-in rápido o una reunión formal, una agenda establece objetivos de reunión claros que impulsan la productividad. Sus empleados y compañeros de trabajo comprenderán todos los temas de discusión para estar listos y todos entienden el por qué, lo que significa el propósito de por qué todos se unen para reunirse en primer lugar.
¿Qué es orden del día y para qué sirve?
La agenda se asegura de que una reunión se mantenga en el camino y que todos sepan lo que está sucediendo y lo que sucederá después. Sin una agenda, una reunión puede volverse caótica y no se pueden completar negocios importantes. Las reuniones deben comenzar a tiempo con un rap del mazo seguido de la silla diciendo: «La reunión saldrá a la orden». El llamado al orden no es una parte real de la agenda en sí, sino la señal de que la agenda ahora comenzará.
Para muchas organizaciones, el primer elemento en la agenda es una especie de ceremonia de apertura, que sirve para reunir a todos y listos para comenzar el negocio de la reunión. Dichas ceremonias pueden incluir una invocación, la promesa de lealtad a la bandera de los Estados Unidos de América, una inspiración o bienvenida y presentaciones. Sin embargo, si esa no es la tradición en su organización, no es necesario.
El siguiente paso en la reunión es determinar si hay un quórum presente (el número de miembros que se requiere para realizar la reunión). Determinar un quórum es el trabajo de la silla que puede hacer esto haciendo inicio de sesión de miembros o pidiéndole al Secretario que llame a la lista. La llamada de inicio de sesión y rollo también sirve como método para que el Secretario capture los nombres de los presentes en la reunión para las actas.
La adopción de la agenda es una práctica habitual de muchas organizaciones, especialmente recomendada para aquellos que no se reúnen con frecuencia, o aquellos que envían agendas de borradores antes de las reuniones. En la reunión, los miembros pueden modificar la agenda antes de adoptarla. Una vez adoptado, se convierte en el orden de los negocios para la reunión.
¿Cómo hacer una orden del día para una reunión de trabajo?
En teoría, todos entienden que la preparación puede hacer o romper una reunión importante. Cuanto más trabajo haga antes de entrar a la habitación, más productivo y eficiente será. ¿Pero quién tiene tiempo para prepararse adecuadamente? Nuestra lista de verificación hace que la preparación de reuniones sea rápida y fácil, asegúrese de imprimirla o guardarla para más adelante. Cada paso se describe con más detalle a continuación. El uso de la lista de verificación y los principios detrás de esto asegurarán que haya cubierto todas sus bases, y que no perderá el tiempo de nadie (incluido el suyo).
¿Necesita tomar una decisión, resolver un problema, reunir a las tropas o informar a su equipo sobre una nueva iniciativa? Aclarar el propósito de su reunión es el primer y más importante paso de planificación: esto impulsará todos los otros elementos de su preparación.
- Estás tratando con un tema sensible o un problema de personal que se manejaría mejor uno a uno
- Necesita solicitar una serie de opiniones de individuos
Presente una secuencia para la reunión. Planifique el tiempo para una breve introducción para proporcionar contexto y para una discusión sobre los próximos pasos al final. Decide cuánto tiempo dedicar a cada elemento y qué orden tiene sentido. Cuanto más tiempo sea su reunión, más difícil será para las personas permanecer enfocadas, por lo que es aconsejable subestimar cuánto puede cubrir su grupo en el tiempo asignado.
¿Cómo hacer una agenda de reuniones en Excel?
- Cree un nuevo archivo de Excel y configure la tabla
- Crea el cálculo para los tiempos finales
- Complete los horarios de inicio
- Inserte las longitudes de la sesión
- Formatear la tabla
- (Bonificación) Agregar formato condicional para descansos y almuerzo
Estas son las instrucciones paso a paso utilizando Excel 2010, pero se pueden usar en cualquier versión de Excel (PC o Mac).
- Cree un nuevo archivo de Excel y configure la tabla
- Crea el cálculo para los tiempos finales
- Complete los horarios de inicio
- Inserte las longitudes de la sesión
- Formatear la tabla
- (Bonificación) Agregar formato condicional para descansos y almuerzo
(Nota: puede cambiar el nombre de la columna si lo prefiere)
Vamos a usar la función Time () para agregar minutos. La función Time () nos permite especificar horas, minutos y segundos. Debido a que estamos trabajando con minutos, usaremos 0 durante las horas, la columna de longitud para las actas y 0 para los segundos.
¿Cómo se puede hacer una agenda en Excel?
Al planificar una reunión, un evento o actividad, tratamos con muchos pasos individuales (cada uno toma cierta cantidad de tiempo). Hoy comprendamos cómo crear una plantilla de agenda en Excel usando fórmulas simples.
- Ingrese la hora de inicio de la primera actividad.
- En duración de llenado para todas las actividades en minutos.
- Tiempo de finalización = hora de inicio + minutos
- Entonces, la fórmula para la celda de tiempo final es = tiempo de inicio + minutos de duración / 24/60.
- El tiempo de inicio para las actividades posteriores es igual al tiempo final de la actividad anterior.
Esta plantilla se inspira en una pregunta por correo electrónico por Renuka, uno de nuestros lectores.
Mi nombre es Chandoo. Gracias por venir. Mi misión es hacerte increíble en Excel y tu trabajo. Vivo en Wellington, Nueva Zelanda. Cuando no estoy pasando mis fórmulas, vuelvo en bicicleta, cocino o juego a LEGO con mis hijos. Saber más sobre mí.
No estoy de acuerdo. No hay daño en tener una celda fusionada en un libro de trabajo simple como este. Incluso en libros de trabajo complejos, rara vez noto ningún problema de rendimiento o codificación macro con celdas fusionadas. Aunque pueden causar ciertos problemas, no debe preocuparse por ellos a menos que esté haciendo una programación de servicio pesado o se refiera constantemente a las celdas fusionadas a través de su código.
Lo usé en esta plantilla solo por razones cosméticas y siento que ir a través de células de formato> alineación> Center a través de la selección son pasos no necesarios para algo simple como la plantilla de agenda.
Entiendo por qué las personas fusionan las células, se ve mejor.
¡Pero cuando vaya a seleccionar una columna, unas 150 filas más bajas, es enloquecedor que cuatro se seleccionen debido a una fusión y centro en otro lugar!
Dado que ‘Center a través de la selección’ (desde el menú Ctrl + F1, la pestaña de alineaciones) hace exactamente el mismo trabajo, se debe evitar la fusión y el centro a toda costa.
¡Creo que ese era el patio que estaba insinuando!
¿Cómo hacer una agenda para una reunión?
Ya sea que tenga una reunión corta de una hora o una que dure un día completo, puede usar estos pasos para ayudarlo a escribir una agenda:
Cuando comience con su objetivo, puede asegurarse de que el propósito de la reunión sea claro y que cada tarea que desea cubrir esté relacionada con su objetivo. Asegúrese de establecer una meta alcanzable para mantener su reunión lo más concentrada posible. Por ejemplo, un objetivo de reunión para aprobar el presupuesto publicitario mensual de la compañía es más alcanzable que un objetivo para mejorar el gasto en general.
Si desea mantener a sus participantes comprometidos durante la reunión, solicite su opinión de antemano para que pueda estar seguro de que la reunión satisface sus necesidades. Puede pedirles que sugieran qué temas les gustaría cubrir o qué preguntas tienen. Una vez que tenga una lista de ideas de los participantes, puede revisarlas y decidir qué elementos incluirá en última instancia.
Una vez que conozca el objetivo de su reunión y tenga algunas ideas sobre los temas que desea cubrir, enumere las preguntas que necesita responder durante la reunión. Algunas agendas de reuniones simplemente enumeran un tema como frase, por ejemplo: «Equipo de alquiler». Sin embargo, puede aclarar el propósito de cada artículo de la agenda mediante la redacción de puntos de discusión como preguntas. Por ejemplo, podría escribir: «¿En qué condiciones debemos considerar alquilar equipos en lugar de comprarlo?» Estas indicaciones pueden garantizar que esté invitando a la discusión y la recopilación de toda la información que necesita para cada tema de la agenda.
Cada tarea que complete durante su reunión debe tener un propósito. Por lo general, los tres propósitos principales son compartir información, buscar información o tomar una decisión. Mientras está pasando por su agenda, tome nota del propósito de cada tarea. Este paso ayudará a los participantes de las reuniones a saber cuándo desea su opinión y cuándo es el momento de tomar una decisión.
¿Cómo hacer una reunión de trabajo?
Los miembros pueden descargar una copia de nuestros formularios y plantillas de muestra para su uso personal dentro de su organización. Tenga en cuenta que todos estos formularios y políticas deben ser revisados por su asesor legal para el cumplimiento de la ley aplicable, y deben modificarse para adaptarse a la cultura, la industria y las prácticas de su organización. Ni los miembros ni los no miembros pueden reproducir tales muestras de ninguna otra manera (por ejemplo, volver a publicar en un libro o uso con fines comerciales) sin el permiso de SHRM. Para solicitar permiso para elementos específicos, haga clic en el botón «Reutilizar permisos» en la página donde encuentra el elemento.
Según el autor más vendido, Dan Pink, 55 millones de reuniones ocurren en los lugares de trabajo de EE. UU. Cada día. Según un estudio reportado en MIT Sloan Management Review, los gerentes senior gastan casi 23 horas por semana en reuniones.
¡Estas cifras no son errores tipográficos! ¿Cuánto de esta inversión astronómica de tiempo se desperdicia? Me estremezco para imaginarlo.
Pink comparte una solución imaginativa para mantener las reuniones en camino, un enfoque sorprendentemente de baja tecnología inspirado en la compañía de software empresarial Atlassian: un pollo de caucho chirriante. Cada vez que alguien sale del tema mientras habla durante una reunión o toma más que su parte justa de hablar de hablar, otro participante de la reunión agarra el pollo y lo aprieta. El chirrido agudo es suficiente para silenciar a los altavoces largos o demasiado celosos.
Durante años, he estado entrenando a ejecutivos y profesionales de recursos humanos sobre cómo realizar reuniones eficientes y efectivas. Además de la táctica de goma, que ahora he agregado a mi arsenal, comparto los siguientes consejos con los clientes:
- Tener una agenda. No solo aparezcas y lo hagas. El líder de la reunión debe enviar una agenda propuesta antes de la reunión. Para promover la inclusión, la estructura y la propiedad de la responsabilidad, el líder debe invitar a los participantes de la reunión a sugerir elementos adicionales antes de la reunión.
¿Qué se debe hacer en una reunión de trabajo?
El líder o facilitador de la reunión puede marcar una gran diferencia en la productividad de un grupo. Estas diez acciones de líder pueden maximizar el tiempo y la productividad del grupo. Cada uno se explica con más detalle a continuación.
Comience la reunión de inmediato a tiempo y no espere a que lleguen otros. Los líderes que esperan que lleguen más personas antes de comenzar una reunión. Puede requerir un cambio en la cultura, pero una vez que las personas sepan que comience sus reuniones a tiempo, llegarán a tiempo.
Consejo: Algunos grupos incluso programan 15 minutos de tiempo para socializar antes del inicio de la reunión.
Para los comités y grupos que utilizan las reglas de orden de Robert para guiar sus procedimientos, asegurar que un quórum esté presente es responsabilidad del presidente.
Según las reglas de orden de Robert, un quórum es el número de miembros con derecho a votar que deben estar presentes para que las empresas puedan ser transactadas legalmente. El quórum suele ser la mayoría de los miembros a menos que se decida un quórum diferente.
Si un quórum no está presente, cualquier negocio realizado es nulo y nulo, excepto en procedimientos como llamar a la reunión a orden, anunciar ausencia de un quórum y entretener una moción para aplazar, recesar o tomar medidas para reunir un quórum.
Algunos departamentos u oficinas se encuentran esperando para comenzar una reunión hasta que se haya logrado un quórum. Esto hace que sea aún más importante que los miembros lleguen a tiempo.
Para obtener más información sobre los procedimientos de quórum, consulte las Reglas de Orden de Robert Reglas recientemente revisadas (Addison Wesley Longman, Inc.)
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