Lo primero que debe hacer al escribir sus manuales de usuario es identificar exactamente quiénes son sus usuarios: demografía, sus necesidades, problemas y requisitos para comenzar. Descubrir quién es su audiencia le dice cuánto detalle debe incluir en su manual de usuario y la forma en que debe presentar su contenido.
Todos los manuales de usuarios tienen como objetivo resolver un problema para los usuarios. Debe averiguar cuáles son estos problemas para crear un manual realmente útil y resolver el problema con sus instrucciones. Por supuesto, si hay un problema profundamente arraigado con el producto en sí, entonces debe solucionarse en lugar de simplemente proporcionar soluciones en la documentación.
Sus instrucciones deben dividirse en pasos secuenciales que se presentan en orden como una lista numerada. Intente organizarlo para que la tarea más fácil de lograr se presente primero.
Mantenga solo un punto por paso para facilitar que sus usuarios sigan las instrucciones. Dígale a sus usuarios cómo se verá la tarea completa antes de pasar al siguiente paso.
Realice una investigación sobre cómo los usuarios realmente usan su producto para que pueda producir la documentación adecuada para acompañar a cada punto de contacto en el viaje del usuario. El objetivo esencial es ver el producto desde el punto de vista del usuario y comprender exactamente cómo están interactuando con su marca.
Parte de su mapeo de viaje de usuario es identificar exactamente qué problema u objetivo tiene el usuario al usar su producto. Es posible que deba dividir a sus usuarios en diferentes segmentos, ya que los usuarios pueden tener diferentes razones para usar su producto.
¿Cómo es un manual ejemplo?
Premisa: la lista de errores que sigue primero se refiere al uso y mantenimiento de máquinas, pero los conceptos expuestos se aplican a cualquier tipo de documentación escrita para el usuario.
El primer error que a menudo hace que aquellos que tienen que escribir un manual del usuario o un manual de usuario de una máquina no se refieren mucho al contenido, sino a la actitud. Hay quienes lo consideran un secado, porque implica trabajo y costos adicionales y hay quienes lo consideran superfluo porque «entonces nadie lo lee».
Es cierto que la preparación de un usuario y manual de mantenimiento requiere tiempo y recursos, y también es cierto que el usuario no siempre lee las instrucciones desde la primera hasta la última palabra. Sin embargo, debe recordarse que, según la Directiva 2006/42/CE, también conocida como «Directiva de maquinaria», el manual es una parte integral del producto y no un componente opcional o accesorio. Es un requisito cumplir con los requisitos legales.
Sin embargo, la protección desde el punto de vista legal no debe ser la única razón que empuja a una empresa a tratar el contenido del manual que acompaña a sus productos.
Si la información y las instrucciones se muestran de manera clara y comprensiva, las solicitudes de aclaración y quejas se reducen, los riesgos para el usuario, el daño y el mal funcionamiento disminuyen. En consecuencia, se reducen los costos relacionados con la asistencia del cliente, los reemplazos e intervenciones en el campo.
¿Cómo se hace un Manual ejemplo?
A menos que su producto sea el más intuitivo del planeta, es probable que deba confiar en manuales técnicos para ayudar a sus usuarios. Sin un manual técnico, las empresas dependen en gran medida de sus equipos de atención al cliente para ayudar a sus usuarios, con las colas de soporte que crecen a clientes insatisfechos exponencial y crónicamente.
Ningún producto está completo sin el manual técnico. No solo es útil para ayudar a los clientes a solucionar problemas, sino que también puede servir como un activo de marketing vital que muestra a los clientes cuánto invierte en su exitosa incorporación.
Crear un manual técnico no es una tarea fácil, por lo que en este artículo seguiremos por los pasos que necesita tomar y una lista de las mejores prácticas.
Se puede considerar que un manual técnico es una «guía práctica» destinada a ayudar a los usuarios a comprender los aspectos técnicos de un producto. Dependiendo del producto, el manual técnico generalmente contiene instrucciones para la configuración, el mantenimiento y la solución de problemas requeridos para que los usuarios sean efectivos.
El manual técnico no solo ayuda a los usuarios a comenzar, sino que también los ayuda con problemas continuos que podrían enfrentar. Por lo general, contiene instrucciones paso a paso y artículos sobre cómo ayudar a los usuarios a enfrentar cualquier situación que pueda surgir con el producto.
Un buen manual técnico debe simplificarse lo suficiente como para tener sentido para los usuarios finales. Es claro y bien estructurado,
Hay muchos tipos diferentes de manuales técnicos que las empresas podrían producir para ayudar a sus usuarios.
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