Dependiendo del tipo de evento que esté organizando, usar tecnología para llevar a los asistentes virtuales al lugar físico puede ser una excelente manera de hacerlos sentir incluidos e impulsar el compromiso
Por ejemplo, durante su última temporada, la NBA implementó una experiencia de fanático virtual que permitió a los fanáticos unirse al juego a través de pantallas LED en las gradas. Una parte clave de la experiencia fue la interacción bidireccional que proporcionó: la configuración incluyó el audio de los fanáticos además de su video, por lo que se podían escuchar en el lugar en lugar de ser solo espectadores silenciosos.
Aunque la mayoría de los asistentes en eventos híbridos en el futuro cercano probablemente se unirán virtualmente, puede ser fácil concentrarse en la experiencia en vivo y poner el componente virtual en el quietud. Sin embargo, los participantes virtuales no deberían ser una ocurrencia tardía.
Para mantener comprometidos a los asistentes remotos, haga que un anfitrión virtual interactúe con los asistentes virtuales por separado durante las vacaciones de café, el cambio de la configuración del escenario, las pausas para almuerzo, etc. Imagine una segunda etapa virtual en eventos en vivo donde el anfitrión puede hacer una breve entrevista con Los asistentes virtuales, o un «conocimiento rápido» de los altavoces «para el día siguiente, una encuesta rápida para obtener comentarios sobre las sesiones anteriores, o incluso una entrevista detrás de escena con los organizadores.
Por otro lado, también debe asegurarse de hacer que el componente en vivo de su evento híbrido sea lo suficientemente convincente como para que las personas quieran asistir en persona en lugar de simplemente unirse prácticamente. Una de las principales apelaciones de asistencia física es el entorno, independientemente del lugar o el destino, la gran diferencia es que no están en casa.
Considere las experiencias y oportunidades únicas que el destino puede ofrecer y aprovecharlas para su evento. Tomar el riesgo de viajar a un evento solo para estar atrapado en un salón de baile sin ventanas todo el día no es tan atractivo como poder asistir a talleres en la playa, por ejemplo. Piense en las actividades seguras de Covid que puede hacer en capacidades más pequeñas que no necesariamente aumentarían y, por lo tanto, aprovechen los números de asistencia limitados para proporcionar una experiencia más memorable.
¿Qué tipos de eventos se pueden hacer?
Etiquetemos una vasta categoría de actividades públicas amplias en un solo centro, «Evento público». Esta categoría incluye todas las ideas maestras de clavar cualquier evento público con la navegación web más fácil.
¡Un poco de atención plena! Cuestiones clave para garantizar antes de organizar cualquier evento público:
- Seguridad pública y fácil acceso comunitario
- Construcción de activos de seguridad de tierra
- Videovigilancia para una multitud más grande
- Acceso a la recopilación de datos desde múltiples dispositivos y sistemas de seguridad
- Configuración de un centro de ayuda en línea/fuera de línea
- Controlar el movimiento del público
¿Eres adicto al ciclismo? Muchos son, y para ellos, un evento de ciclismo puede ser refrescante y estimulante.
Puede seleccionar un lugar con una playa a un lado. O puede buscar algo más aventurero como un camino de montaña. Comienza con un montón de tus amigos. Incluya tantos amigos mutuos, colegas, compañeros de lotes posibles.
El Tour of the Dragon es un evento de ciclismo popular en el que un gran grupo de jinetes compiten entre sí pasando por una variedad de terrenos.
- Seguridad pública y fácil acceso comunitario
- Construcción de activos de seguridad de tierra
- Videovigilancia para una multitud más grande
- Acceso a la recopilación de datos desde múltiples dispositivos y sistemas de seguridad
- Configuración de un centro de ayuda en línea/fuera de línea
- Controlar el movimiento del público
¿Cuáles son los tipos de eventos recreativos?
Existen varios tipos de actividades recreativas y se pueden utilizar diferentes criterios para clasificar estas actividades. Las actividades se pueden clasificar en función del nivel de actividad e interacción con otros, etc. Algunos de los diferentes tipos de actividades recreativas incluyen:
Esta es solo una muestra y una fácil clasificación de actividades recreativas, de ninguna manera es exhaustiva y puede agregarle diferentes criterios o elegir un método de clasificación diferente que sea más adecuado para usted.
Se sabe que la mayoría de las actividades recreativas son muy beneficiosas para su bienestar total y la mayoría de ellas lo ayudarán a relajarse y ayudarlo a manejar mejor el estrés. Algunos de los principales ejemplos de actividades recreativas que pueden hacer incluyen:
El mochilero se refiere a una actividad recreativa al aire libre donde los equipos y los suministros están empacados y transportados en una bolsa (mochila). Algunos de los equipos o equipos de mochileros comunes incluyen refugio (carpas, sacos de dormir, etc.), equipo de cocina (estufa, sartenes y ollas, etc.). Estos artículos se empaquetan cuidadosamente de tal manera que solo los artículos muy importantes se transportan debido a problemas de peso y espacio limitado.
Los viajes de mochilero pueden durar solo unos días a varios meses a veces. La mayoría de los viajes de mochilero implican viajar con transporte público o senderismo durante largas distancias principalmente en el país y, a menudo, un terreno desconocido.
¿Qué tipos de eventos puede realizar una empresa?
Las conferencias son principalmente eventos de redes en los que los profesionales de la industria que operan dentro del mismo sector o industria pueden reunirse entre sí para aprender entre sí, discutir futuras oportunidades comerciales y colaboraciones, y similares.
Sin embargo, las conferencias no se tratan solo de una pequeña conversación y bebidas compartidas.
Las conferencias presentan una oportunidad para que los profesionales aprendan y se conecten entre sí en un tema o tema específico en un nivel más formal. Una conferencia generalmente presenta o comienza con un discurso de apertura por parte de un orador invitado, seguido de sesiones más pequeñas durante el curso de la conferencia.
Es decir que no todos los asistentes a la conferencia se mantienen en el mismo lugar al mismo tiempo, y que múltiples conferencias diferentes, etc. se ejecutarán en diferentes lugares simultáneamente, dando a los asistentes la oportunidad de priorizar sus intereses y aprender de un grupo diverso de Profesionales de la industria en un corto período de tiempo al reunirlos a todos en la conferencia.
Una conferencia ideal es, por lo tanto, una experiencia de aprendizaje altamente concentrada que reúne a profesionales de la industria de todo el mundo en el mismo lugar durante un período de tiempo limitado para que puedan conectarse, aprender e inspirarnos mutuamente.
Las conferencias permiten a los profesionales que de otro modo no hayan tenido ningún contacto directo entre sí para colaborar, aprender y enseñarse mutuamente en persona.
Las conferencias suelen ser eventos a gran escala en un período de más de 24 horas y, por lo tanto, requieren una coordinación más compleja que ciertos otros tipos de eventos.
¿Cómo hacer un evento llamativo?
Hay una gran cantidad de ideas para hacer eventos en persona igual de atractivos e interesantes. E incluso sin mucho esfuerzo, el toque personal de interacción directa es en sí misma una experiencia que alimenta a la psique humana y vale la pena encontrarnos nuevamente. ¿Pero qué pasa con los eventos en línea?
¿Cómo los hacemos atractivos en el mismo nivel que los eventos en persona?
Nada puede nivelar el campo de juego que equipara la efectividad de los eventos en persona a los encuentros virtuales. Eso fue entonces. Pero esto es ahora. La pandora de la fatiga pandémica ha provocado la revolución de hacer eventos virtuales no solo seguros sino atractivos, fructíferos y rentables.
¿Cómo? Consideremos algunas áreas donde los eventos virtuales pueden destacarse y atractivos.
El software de transmisión. Explore las muchas opciones de ver el mejor software de transmisión virtual disponible. Recuerde, su software de transmisión hará o romperá su evento virtual. ¿Es confiable? ¿Es fácil de usar y accesible para toda su audiencia general? ¿Tiene las características que lo ayudan a ejecutar todos sus programas, antes y después del evento en términos de informes y otras necesidades?
Herramientas de amplificación. Use herramientas de amplificación para alcanzar y recordarle a su público objetivo el evento. Estas herramientas lo ayudarán a aprovechar las redes sociales para aumentar la conciencia del evento, lo que ayuda a aumentar la tasa de asistencia. Ejemplos de excelentes herramientas de aplicaciones son el software de gestión de membresía, Hootsuite, Buffer o LinkedIn.
Piensa en tu audiencia. Al describir su evento, no olvide pensar inicialmente en la audiencia. ¿Quiénes son sus asistentes y patrocinadores objetivo? ¿Se ha comunicado con su equipo de ventas para que puedan ayudarlo a calificar quién es digno de apuntar o no?
¿Que necesito hacer para atraer a las personas a un evento?
A veces, hacer crecer su base de datos de asistentes puede ser un poco difícil. Espero ver caras frescas con cada nuevo evento que organice, pero las cosas no siempre funcionan de esa manera. En esta publicación, exploraremos 8 formas que ayudarán a aumentar su lista de asistentes.
Involucrar a la gente y hablar sobre su evento durante todas las etapas de su evento es algo bueno. Crea interés, conciencia y discusiones de chispas. Entonces ¿por donde empiezas?
- Facebook
Un buen lugar para comenzar sería Facebook. En estos días, casi todos tienen una cuenta de Facebook, ya sea para fines personales o laborales. Se ha convertido en la identidad virtual de las personas y la plataforma de redes sociales para las últimas noticias y primeras. Es casi una extensión de uno mismo en línea. ¿Qué mejor lugar para que la pelota rode? Cree una página de Facebook para su evento mucho antes del día real. Invite a sus posibles asistentes y use la página como un lanzamiento de la conversación para conversaciones. Tendrían un lugar de reunión en línea para socializar, discutir y planificar sus propios itinerarios de eventos. - LinkedIn
Para apuntar a una audiencia más orientada al negocio para su evento, comenzar un grupo de LinkedIn sería una gran idea. Un perfil de LinkedIn sirve como el perfil profesional de una persona en el mundo de hoy. Piense en ello como la plataforma central de redes para el mundo corporativo. Con un grupo de LinkedIn, puede iniciar discusiones sobre temas específicos que explorará su evento. Obtenga el aporte de profesionales que podrían ser sus posibles asistentes. No solo eso, su grupo también será el mejor lugar para que las personas se relacionen.
Otras dos plataformas que podría aprovechar serían Google+ Communities y Twitter en sí. Con Twitter, comience las preguntas y respuestas y #hashtags para promocionar mejor su evento. Haga que la gente tuitee usando esos #hashtags para las conversaciones que tienen lugar. Incluso podría @mention a los oradores destacados de su evento o expertos en la industria para aumentar la visibilidad.
Iniciar comunidades para su evento en diferentes plataformas. Le dará la oportunidad de comunicarse y conectarse con sus posibles asistentes. Crear valor para ellos a través del contenido y una gran experiencia comunitaria. Podrían devolver el favor extendiendo la palabra por usted.
¿Cómo hacer un evento viral?
He escuchado esta declaración varias veces en salas de juntas y reuniones de marketing de eventos.
Estimado lector, no estoy de acuerdo con tal proposición. Por algunas razones…
En primer lugar, algunos eventos tienen más posibilidades de ser ampliamente compartidos en toda la web (en marcha viral). En segundo lugar, hay señales claras que caracterizan los eventos que eventualmente lograron convertirse en fenómenos generalizados.
El arte de hacer ruido y difundir su evento en la red social y no social es de hecho… un arte. Lamento decir que configurar una página de Facebook o una cuenta de Twitter no será suficiente.
Pocos eventos lograron convertirse en éxitos web y solo en situaciones muy peculiares. Sí, puede tratar de lograr la viralidad o un alcance mejor, más amplio, pero debería ser una aspiración, no un objetivo tangible.
En la mayoría de los casos, el alcance expandido estará fuera de su control y solo si ha realizado su trabajo correctamente, los resultados serán positivos.
Aquí hay una descripción general de los elementos que hicieron que algunos eventos se volvieran virales. Tenga confianza con ellos. Pueden convertirse en la chispa que hace que su próximo evento sea popular en las interwebs.
Cubrimos el ejemplo de Brooklyn Beta y cómo se originaron los eventos dentro de una comunidad en línea vibrante es más probable que se vuelvan virales y, en este caso, se agoten al instante.
Cómo lograrlo: si tiene una idea en mente para su próximo evento, póngase en contacto con una comunidad que pueda respaldarlo. Conozca a los influencers de la comunidad e involucíe en la creación del evento.
¿Cómo hacer un evento creativo?
¿Qué hace que un evento sea notable? ¿Es el calibre de los altavoces? La comida que sirves? O tal vez, ¿es la experiencia de la marca que proporciona?
Aunque todos estos son ciertamente importantes, no abarcan el núcleo real de un evento extraordinario. Lo que hace que un evento sea realmente memorable es la producción creativa que lleva a las experiencias y sentimientos únicos que tendrán sus asistentes. Pero, ¿qué es una producción creativa?
Cuando se trata de planificación, la logística es solo la mitad del trabajo. La producción creativa, por otro lado, implica el diseño de la experiencia, centrado principalmente en lo que sus invitados verán, sentirán y pensarán. Es la parte de cuento de hadas del evento lo que hace que asistir a un evento sea tan emocionante. Para lograr una buena producción que realmente mueva a sus invitados, necesita un concepto bien definido.
Según Kevin van der Straeten, «un concepto fuerte busca jugar en la imaginación de su grupo objetivo, emocionar su sentido de fantasía y explotar la zona de incertidumbre que existe entre curiosidad y confusión. La acumulación gradual de tensión y excitación garantiza una duradera efecto.»
¿Cómo puede diseñar un concepto de evento creativo que conduzca a una producción impresionante? Aquí hay pocas sugerencias:
Un concepto de evento verdaderamente creativo siempre combinará la resolución de problemas con soluciones creativas y diseño. Un tipo diferente de muebles, un nuevo diseño de espacio y una dinámica innovadora para fomentar la co-creación e interacción son elementos de diseño innovador.
¿Cómo crear un evento ejemplo?
No sabemos. Pero sabemos que hay cosas que pueden ayudar a aquellos que desean estar en el lugar correcto en el momento correcto.
- Qué incluir en el programa de su evento
- Consejos para el programa del programa de su evento
- Consideraciones sobre el diseño del programa de eventos
- Modelos de programas simples imprimibles del evento
- Algunos ejemplos del programa de eventos
Sin esperar más, veamos cómo crear un programa de un evento.
El programa de un evento es simplemente una descripción general de lo que sucederá el día del evento. Si está celebrando una pequeña reunión, es posible que no la necesite.
A pesar de esto, para eventos más grandes como festival de música, conferencias comerciales, actuaciones teatrales y bodas, podría ser útil entregar el programa a los participantes.
El programa de un evento se imprimió o insertó tradicionalmente en un folleto. Hoy, muchos eventos tienen una aplicación que incluye el programa de eventos.
A pesar de esto, el programa impreso todavía se puede usar hoy. Las baterías de los teléfonos tienden a descargarse rápidamente, y ¿cómo pueden los participantes encontrar estaciones de carga?
Por lo tanto, no todos podrían apreciar una aplicación. Los participantes más tarde con edad pueden preferir una versión en papel. Las notificaciones en las aplicaciones tienden a distraer de lo que está haciendo.
Finalmente, el programa se puede usar para ganar algo más. Muchas conferencias ofrecen a los patrocinadores la oportunidad de anunciar el programa de eventos.
¿Qué es un evento creativo?
Aunque es necesario tener una persona especializada para la creatividad, cada individuo que trabaja puede ser creativo porque todos tienen el poder de la imaginación; Lo que debe hacerse es convertir la imaginación en creatividad y luego convertir esa creatividad en producción. No significa que la creatividad se limite a los impactos visuales o acústicos de un evento; Se puede utilizar de varias maneras, desde formar asociaciones hasta extender los presupuestos hasta aumentar la conciencia del mercado. Como profesional, un gerente de eventos debería poder resolver problemas de manera creativa y aplicar esta habilidad a todos los elementos de la administración de eventos.
En la planificación de eventos, la creatividad es un elemento común. Nadie se propone organizar la «reunión más sin inspiración del mundo». Los planificadores de eventos quieren ser reconocidos por infundir sus eventos con creatividad y originalidad. Sin embargo, a menudo hay limitaciones impuestas a tal ingenio.
Nota: La creatividad es el proceso de dar vida a conceptos innovadores e imaginativos. La creatividad implica tanto pensar como producir. La invención o implementación de una idea se conoce como innovación. Eres imaginativo pero no creativo si tienes ideas pero no actúas sobre ellas.
El individuo siempre debe centrarse en hacer que el evento sea creativo y hacerlo notable. La producción creativa que lleva a las experiencias y sentimientos únicos que tendrán sus asistentes es lo que hace que un evento sea realmente inolvidable. Así que aquí hay algunas sugerencias que conducirán a una producción impresionante para diseñar un evento creativo:
La resolución de problemas, las soluciones innovadoras y el diseño son parte de un concepto de evento realmente creativo. El diseño innovador incluye un nuevo estilo de muebles, un nuevo arreglo de habitación y una dinámica que cambia el juego para alentar la co-creación y el compromiso. El principio principal detrás del diseño innovador es buscar nuevas formas de resolver los mismos viejos problemas.
¿Cómo hacer que un evento sea inolvidable?
Entonces, ¿has planeado un evento? ¡Eso es genial! Organizar los elementos básicos para un evento es quizás la tarea más lenta, y es probable que haya pensado en cada detalle de su lugar, asistentes, comercialización y actividades. Pero, ¿qué pasa con los pequeños toques que causarán una impresión duradera en sus invitados? Asegúrese de dejar el tiempo y el presupuesto para agregar algunos toques especiales a su evento que aparecerán los suyos al resto.
Apelar a sus invitados a nivel personal es una forma segura de garantizar una experiencia memorable, que superará todas las expectativas. Para causar una impresión duradera, deberá hacer un poco de preparación antes del día; solo una pequeña pregunta en el formulario de registro funcionará. Use su apodo o pasatiempo favorito en sus nombres, o salude a sus invitados con su bebida favorita. ¿Qué mejor manera de agradecerles por tomarse el tiempo para venir a su evento? Este pequeño detalle podría tener un gran impacto y hacer un verdadero punto de diferencia.
Se ha dicho una y otra vez, pero no se puede negar que la buena comida es un atributo esencial de cualquier evento. Proporcionar comida en un evento no es solo un caso de alimentarlos, sino de organizarlos y hacerlos sentir bienvenidos. Asegúrese de pasar tiempo seleccionando un gran menú que resuene con sus invitados como un reflejo real de su evento. Considere su lista de invitados y asegúrese de tener en cuenta los requisitos dietéticos y las alergias alimentarias. En última instancia, los eventos se tratan de hospitalidad: las conversaciones y las conexiones a menudo se basan en compartir una excelente comida. Hay mucho espacio para la creatividad cuando se trata de comida, ¡así que salga de la caja y opta por cualquier cosa que no sea sándwiches!
La cervecería puede diseñar menús a medida para adaptarse a los invitados o el tema del evento. Nuestros chefs apasionados y galardonados trabajan con nuestros proveedores locales para proporcionar menús increíbles que satisfagan cada paleta y proporcionarán un desayuno, almuerzo o cena verdaderamente memorable. ¡Haga que su evento sea memorable con nosotros!
¿Qué hacer para que un evento sea un éxito?
Ejecutar un evento exitoso implica mucha planificación, dedicación y trabajo duro. Este tipo de evento también puede sacar una gran porción de su presupuesto. Por lo tanto, es importante asegurarse de que ejecutar un evento sea realmente el mejor uso de sus recursos y finanzas. Si este es el caso, entonces debe hacer todo lo posible para asegurarse de que el evento sea un éxito y que obtenga un buen retorno de su inversión.
Los grandes eventos comienzan con el final en mente y una estrategia que establece un camino para el éxito. Cuando comienza a organizar el evento por primera vez, es útil sentarse y hacer un balance de lo que necesita lograr. Aquí hay cinco consejos que pueden ayudarlo a enfocar sus pensamientos y lograr los resultados que está buscando.
Tendrá razones para querer celebrar un evento. Estas razones deben ser el foco de la planificación de su evento. Por ejemplo, si su objetivo es atraer nuevas inversiones para su negocio, debe concentrarse en informar sobre su marca y su USP. También debe elegir un lugar que supere un enfoque profesional.
Por otro lado, si el evento está dirigido a la construcción de equipos para sus empleados, puede ser apropiado una atmósfera más relajada, lo que promueve la construcción de relaciones y fomenta la participación. Cuando está considerando lo que desea lograr, ayuda a crear objetivos inteligentes. Hacerlo significa que tiene un método para medir cuán exitoso es el evento, en términos de lograr sus objetivos.
Nunca intente planificar un evento en el último minuto; Por lo general, se necesitan varias semanas para unir todo. Hay varias razones por las cuales la planificación temprana es imprescindible.
- Adquirir el mejor lugar para el evento es más fácil.
- Es más probable que las personas puedan asistir si se les da mucho aviso.
- Los altavoces clave están más fácilmente disponibles.
- El tiempo está disponible para reunir presentaciones y romper sesiones.
- Hay más tiempo para promover el evento.
La planificación temprana también es importante desde el punto de vista del asistente. Es más fácil asignar tareas de manera efectiva, en lugar de aparecer para lanzarlas a las personas, si tiene tiempo para administrar adecuadamente el proceso de delegación. También es más probable que asigne tareas a la mejor persona si no se ve afectado por las presiones de tiempo.
¿Cómo organizar un evento inolvidable?
Lanzar un evento es un desafío. Hay mucha preparación para planificar la fiesta perfecta. Desde la comida, hasta la ubicación, el entretenimiento, el menú, las invitaciones y el transporte.
¡A continuación hay algunos trucos para garantizar que su próximo evento sea la charla de la ciudad!
Solo tienes una oportunidad de causar una buena primera impresión. Reflexione sobre un evento anterior al que ha asistido. ¿Cómo te sentiste cuando ingresaste? ¿Alguien estaba allí para saludarte? ¿Se aseguraron de que tenga un refresco a su llegada? ¿Todavía estaban preparándose y parecían no preparados? Estas son solo algunas preguntas cuando se trata de crear la mejor primera impresión.
Como anfitrión, desea asegurarse de que sus invitados bajen la guardia y se relajen. Quieres que disfruten de la fiesta. Según Forbes, solo tarda 7 segundos en causar una buena primera impresión. Algunos artículos de los que sus invitados hacen sus suposiciones basadas en su primera impresión incluyen:
- Tu estado
- Integridad
- Profesionalismo
- Que exitoso eres
Antes de que comience su evento, debe asegurarse de tener muchos miembros del personal para dar la bienvenida y entretener a sus invitados. Si tiene una fiesta grande, asegúrese de que sus tiempos de espera sean lo más cortos posible, especialmente cuando se trata de la barra. Haga que los servidores cocken el evento durante toda la noche para limitar la cantidad de veces que sus invitados visitan la línea del bar. Deberían disfrutar de sus conversaciones, no hacer cola.
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