La planificación de recursos humanos permite a las empresas planificar con anticipación para que puedan mantener un suministro constante de empleados calificados. Es por eso que también se conoce como planificación de la fuerza laboral. El proceso se utiliza para ayudar a las empresas a evaluar sus necesidades y planificar con anticipación para satisfacer esas necesidades.
La planificación de recursos humanos debe ser lo suficientemente flexible como para enfrentar los desafíos de personal a corto plazo mientras se adapta a las condiciones cambiantes en el entorno empresarial a largo plazo. HRP comienza evaluando y auditando la capacidad actual de los recursos humanos.
Los desafíos para HRP incluyen fuerzas que siempre están cambiando, como los empleados que se enferman, se promocionan o se van de vacaciones. HRP asegura que se ajuste mejor entre los trabajadores y los trabajos, evitando la escasez y los excedentes en el grupo de empleados.
Para satisfacer sus objetivos, los gerentes de recursos humanos deben hacer planes para hacer lo siguiente:
- Encuentra y atrae a empleados calificados.
- Seleccione, entrene y recompensa a los mejores candidatos.
- Hacer frente a las ausencias y tratar con conflictos.
- Promueva a los empleados o deje que algunos de ellos vayan.
Invertir en HRP es una de las decisiones más importantes que una empresa puede tomar. Después de todo, una empresa es tan buena como sus empleados, y un alto nivel de participación de los empleados puede ser esencial para el éxito de una empresa. Si una empresa tiene los mejores empleados y las mejores prácticas establecidas, puede significar la diferencia entre lentitud y productividad, ayudando a llevar a una empresa a la rentabilidad.
¿Qué es un plan de recursos?
Un plan de recursos identifica, organiza y enumera los recursos necesarios para completar un proyecto. Debido a que la mayoría de los gastos organizacionales están relacionados con los recursos, es esencial que se usen de la manera más eficiente posible.
Un plan de recursos mapea cómo y cuándo se utilizarán los recursos de la empresa.
Un plan de recursos actúa como un plan para ayudar a garantizar que los proyectos y el trabajo se ejecuten a tiempo y presupuesto. Pero esa no es una tarea fácil, especialmente cuando los recursos son numerosos y varios proyectos que requieren una variedad de habilidades están en progreso en una empresa.
Muchos gerentes de proyectos y programas utilizan capacidades de planificación de recursos dentro de las soluciones de gestión de cartera de proyectos (PPM). Estas herramientas les ayudan a agregar los recursos disponibles dentro de la organización, clasificándolos en categorías y agregando atributos específicos como habilidades, experiencia y disponibilidad. Estos datos les permiten asignar tareas a individuos y equipos en función de esos atributos, al tiempo que mantienen y monitorean la utilización de los recursos y garantizan que estén contribuyendo al trabajo de mayor valor.
El uso efectivo de los recursos se encuentra entre las actividades más importantes (y a menudo desafiantes) que emprenden las empresas. La planificación de recursos que se ejecuta correctamente y administrada cuidadosamente ayudará a mejorar la salud general de la organización al garantizar:
En el pasado, las personas a menudo se colocaban en equipos simplemente porque estaban disponibles en ese momento. Se prestó atención mínima a sus habilidades o al otro trabajo que estaban haciendo. El resultado fueron las brechas de habilidades que exacerbaron los retrasos en los proyectos incluso cuando las habilidades existían en algún lugar de la empresa. Y los retrasos en los proyectos a menudo conducían a más retrasos en los proyectos. Para evitar esto, las empresas han centrado estratégico en maximizar la utilización de recursos.
¿Qué es el plan de recursos?
Un plan de recursos tiene como objetivo utilizar los recursos de la manera más eficiente posible, contribuyendo así a la productividad general del proyecto. Esto se promete asignando adecuadamente a su equipo de proyecto, donde su conjunto de habilidades llevará el proyecto más lejano. La mejor opción es tener un flujo constante de recursos y asegurarse de que los esté utilizando sabia y productivamente.
Cuando la planificación de recursos, debe hacerse las siguientes preguntas sobre los componentes más clave:
Para comprender mejor cómo administrar sus recursos en proyectos, primero debemos desglosar diferentes términos clave que a menudo se asocian con la gestión de recursos.
Recuerde, los recursos son más que solo su equipo: también son su equipo, activos y espacio de oficina. Son todo, de hecho, que tiene un costo requerido para completar el proyecto.
- Plan de recursos: una lista detallada de recursos y las formas en que los administrará a lo largo del proyecto. Cuanto más detallado mejor.
- Estructura de desglose de recursos (RBS): una estructura de desglose de recursos crea jerarquías de recursos, de acuerdo con la organización de contratación (como una estructura de informes o jerarquía de equipo) o por geografía (como todos los equipos o equipos requeridos en Asia o África). Incluya todos los recursos en los que se gastarán los fondos del proyecto, pero depende de usted definir qué tipo de jerarquías son relevantes para su proyecto. Su ejecución es similar a un WBS.
- Matriz de asignación de responsabilidad: una matriz de asignación de responsabilidad define los recursos de acuerdo con varios niveles de responsabilidad para completar las tareas del proyecto o para el proyecto general. Aclarar los roles y responsabilidades de todo el proyecto.
¿Cómo se hace un plan de recursos?
Ahora, pasemos por los pasos para una planificación efectiva de recursos para cualquier proyecto.
En la fase de planificación, querrá decidir qué proyecto debe abordar su equipo a continuación. Esto también es cuando determinará y solicitará los recursos necesarios para el proyecto.
Deberá describir las tareas de su proyecto y enumerar sus recursos. ¿Algunas tareas tomarán mucho más tiempo que otras? ¿Hay tareas que necesitan ser cargadas en frontal?
El 34% de los equipos trabajan horas extras para completar su trabajo asignado, el 80% o más del tiempo. Considere cuidadosamente todas las tareas necesarias para completar el proyecto para que nada no se cuenta.
A todos nos encanta odiar las reuniones, pero son una parte necesaria del proceso de gestión de recursos.
El 62% de los líderes identifican la programación de recursos como su mayor desafío de gestión de proyectos. Por lo tanto, debe celebrar una reunión de gestión de recursos para asegurarse de que todos se dirigen en la misma dirección.
Si está haciendo malabares con múltiples proyectos con múltiples equipos de crossover, podría significar que necesitará tomarse el tiempo para comprometerse en la asignación de esos recursos con los líderes de equipo. A medida que toma estas decisiones, es crucial tener un punto de referencia para que todas las partes interesadas involucradas le den una mano con técnicas de gestión de recursos.
Tome Metalab, por ejemplo. Los gerentes de recursos tardaron mucho tiempo en actualizar sus hojas de cálculo mientras el equipo trabajaba asincrónicamente a través de proyectos. La gerente de operaciones Georgia McGillivray ahorró aproximadamente tres horas por semana una vez que cambió a Float para administrar los recursos de la compañía.
Artículos Relacionados:
