La gestión de proveedores se refiere a todos los procesos y actividades comerciales que tratan todo el ciclo de vida de un proveedor para una organización.
Esto incluye, entre otros, identificación, selección y gestión de proveedores relevantes junto con una evaluación práctica de su desempeño para garantizar que estén proporcionando el máximo valor para los requisitos de terceros de la organización.
Dada la complejidad de las relaciones comerciales, la variedad de proveedores comprometidos con organizaciones y su gran importancia, una definición solo puede cubrir mucho. Por lo tanto, este blog cubrirá la necesidad de gestión de proveedores, sus beneficios, procesos y mejores prácticas.
Cuando se trata de establecer por qué las empresas requieren la gestión de proveedores, hay dos pilares principales que debemos reconocer:
- Evaluar si los proveedores se desempeñan según los requisitos de la organización
- Identificar áreas de mejora mientras se compromete con los proveedores a lo largo de su ciclo de vida
Estos dos factores destacan principalmente por qué necesitamos la gestión de proveedores, para garantizar que estemos derivando el valor máximo de los proveedores para los requisitos relevantes, dados los recursos invertidos en los proveedores. Para aprovechar al máximo el servicio de un proveedor, es importante rastrear y medir su rendimiento. Con una comunicación y comentarios regulares, una organización desarrolla una relación transparente con el proveedor, lo que ayuda a encontrar áreas de mejoras con soluciones rápidas.
¿Qué es la gestión de proveedores?
Las cadenas de suministro de hoy constituyen un ecosistema grande y complejo de proveedores y socios comerciales, cada uno de ellos agregando valor a medida que entregan bienes y servicios al mercado. Las empresas globales a menudo confían en decenas de miles o incluso cientos de miles de proveedores. Las empresas implementan un proceso de gestión de relaciones de proveedores para administrar esta amplia gama de asociaciones. La gestión de proveedores es la colección de procesos que permite a una empresa identificar, calificar, a bordo, transactar y colaborar con los proveedores adecuados para su negocio.
Para las empresas en el negocio de entrega de productos, el éxito depende de la capacidad de adquirir, retener y trabajar de manera efectiva con los proveedores para cumplir con las expectativas de los clientes de productos de calidad, entregados a tiempo y en su totalidad. Hasta el 50% del valor de una empresa puede depender de su resistencia de relación con el proveedor (PDF, 1.5 MB).
Pero a medida que las cadenas de suministro se han convertido en redes globales de redes, los procesos de gestión de proveedores se han vuelto cada vez más complejos, que requieren mucho tiempo y costosos. Una fuerte dependencia de los procesos manuales basados en papel, así como la doble entrada de eventos digitales y el llenado de formularios, han exacerbado estos desafíos: desacelerar la ejecución, permitir el error humano y obstaculizar la agilidad.
Estas dificultades se ven muy agravadas por tiempos turbulentos. Los eventos recientes han destacado la importancia crítica de las relaciones continuas entre una empresa y sus asociaciones y proveedores, y cuán esenciales son esas relaciones para mantener la agilidad y la resistencia dentro de las cadenas de suministro.
¿Cómo hacer gestión de proveedores?
Para cualquier persona responsable de la adquisición en una organización, la gestión de proveedores es un área inevitable de responsabilidad. Puede convertirlo en el superhéroe de una empresa o agregar dolores de cabeza adicionales y riesgos de compra porque la mala gestión de proveedores conduce a los siguientes problemas:
- Oportunidades de ahorro perdidas y no suficiente apalancamiento para negociar con nuevos proveedores.
- Mal desempeño del proveedor debido a la falta de supervisión, análisis y requisitos claramente definidos.
- Incapacidad para adaptarse al cambio en su organización y escalar lo suficientemente rápido.
- Anticipe y reaccione a la volatilidad del mercado y los cambios en los precios.
- Mayor carga de trabajo debido a un proceso complejo e ineficaz.
Al construir un excelente proceso de gestión de proveedores, una empresa exitosa puede mitigar esos riesgos y garantizar que su cadena de suministro no se desprecia y cumpla con el KPI.
La gestión efectiva de los proveedores se basa en el proceso bien establecido dentro de la organización. En su estudio de la gestión de la relación de proveedores, PwC ideó un marco de madurez de relación de proveedores muy complejo e integral que puede ayudar a cualquier empresa a determinar sus brechas posibles actuales en la estrategia, las personas, la tecnología y los procesos.
¿Cómo se trabaja con los proveedores?
Lanzé mi tercera empresa de comercio electrónico, la decoración de mi boda, en abril. Desde entonces, he estado trabajando con más de 40 proveedores de productos de bodas. Esto es lo que he aprendido hasta ahora.
Es más fácil lanzar a proveedores potenciales si se mantiene enfocado en su posicionamiento único de productos. Por ejemplo, vendo productos de decoración de bodas personalizados, únicos e inusuales en 11 temas. Al mantener este posicionamiento, hace que sea más fácil perseguir o rechazar posibles productos. Si bien no todas las piezas tienen que ser un iniciador de conversación en mi sitio web, muchos productos que se venden comúnmente en Internet se vuelven genéricos, lo que significa que solo puede competir por precio. Así que no vendo ese tipo de productos.
Parte de la construcción de una nueva tienda en línea requiere contactar en frío una amplia gama de proveedores potenciales. Tendrás una idea de lo que son trabajar desde tus interacciones iniciales.
Hay muchos que están demasiado encantados de trabajar con usted, lo que es un buen augurio para la cooperación. Sin embargo, tenga cuidado, si tardan en proporcionar respuestas rápidas, imágenes, detalles del producto o tarifas de envío. Podría significar que no tratan su negocio con suficiente respeto, tienen poco personal o están desorganizados.
Tiendo a evitar empresas que no enumeran los nombres de sus propietarios en la sección Acerca de nosotros. ¿Qué tienen que esconder?
¿Cómo se comunica con sus proveedores y con qué frecuencia? ¿Tiene un boletín mensual separado configurado para contactarlos? Vale la pena enviar a los proveedores una actualización regular de sus productos en su sitio, además de escuchar sobre los nuevos artículos que han introducido. Si no escuchan de usted a través de un boletín, o hasta que llegue su pedido, podrían olvidar que usted existe. También pueden suspender su gama de productos sin decírtelo. Aprendí esto de la manera difícil.
¿Cómo hacer una gestión de proveedores?
Procesos de gestión de proveedores El conjunto de actividades utilizadas por una organización para calificar, segmentar, monitorear y administrar sus proveedores externos. Un proceso ideal de gestión de proveedores es un modelo de gobierno bien definido que establece una relación bidireccional comprador de comprador mutuo utilizando la confianza y la responsabilidad.
Un flujo de proceso de gestión de proveedores enumera los pasos involucrados en una relación efectiva del comprador-proveedor. Estos son los cuatro pasos involucrados en un flujo de proceso de gestión de proveedores:
La calificación del proveedor es el primer paso del proceso de gestión de proveedores. Se utiliza para evaluar a los proveedores y determinar si son lo suficientemente capaces como para proporcionar los bienes o servicios necesarios a los estándares establecidos por el comprador.
La clasificación de proveedores es una parte importante del proceso de gestión del ciclo de vida del apoyo. Es el proceso de segmentar proveedores en cuadrantes de proveedores específicos basados en un conjunto predefinido de métricas como el riesgo de suministro, el gasto total, TCO, calidad, rentabilidad, rendimiento y más.
La colaboración de proveedores es el proceso que allana el camino para el desarrollo mutuo de proveedores y compradores a través de mejoras de procesos e innovación de productos/servicios. Según la encuesta de McKinsey, las empresas que colaboran profundamente con los proveedores crecen dos veces más rápido que sus pares que ignoran la colaboración de proveedores.
¿Cómo llevar una buena administración de proveedores?
Si trabaja para una organización grande, lo más probable es que tenga decenas de miles de proveedores, y cualquiera de ellos, en cierta medida, puede representar un riesgo para las operaciones, la marca o los clientes de su organización. Además, administrar que muchos socios comerciales es una tarea difícil que requiere tiempo, atención, organización y recursos.
Usted y sus proveedores están íntimamente vinculados, y lo que hacen lo afecta, para bien o para mal. Como resultado, debe poder monitorear, administrar y colaborar con toda su base de suministros de manera más amplia y efectiva que nunca.
Antes de comenzar, hágase estas preguntas:
- ¿Estoy listo para un evento de cadena de suministro al que necesito responder rápidamente?
- ¿Cómo puedo administrar la información clave de mis proveedores y la documentación clave de manera más efectiva?
- ¿Cómo puedo hacer que el proceso de incorporación del proveedor sea más eficiente?
- ¿Cómo puedo asegurarme de tener un mayor nivel de cumplimiento del proveedor?
- ¿Cómo puedo reducir la carga de trabajo de gestión de proveedores para los equipos de adquisición, QC y técnicos?
- ¿Cómo puede la tecnología ayudarme a administrar a mis proveedores de manera más efectiva y eficiente?
- ¿Existe una mejor manera de mantenerse al tanto de la información y la documentación del proveedor que usar cuestionarios de RFP?
- ¿Tengo acceso listo a toda la información sobre mis proveedores y sus compromisos?
Dicho esto, una porción relativamente pequeña de grandes organizaciones (actualmente estimadas en 22% por socios ardientes) tiene un programa estructurado y habilitado para la tecnología para la gestión de proveedores. ¿Porqué es eso?
¿Cómo realizar un plan de selección de proveedores?
- Determinar la criticidad de los productos
- Iniciación de la selección de proveedores
- Selección preliminar del proveedor
- Actividades de selección específicas
- Evaluación de proveedores enfocada
- Evaluación final y recomendación de abastecimiento
- Premio e implementación del proveedor
Paso 1: Enfoque basado en riesgos para determinar la criticidad de los productos
La naturaleza crítica de los materiales que se utilizan y la ubicación potencial de abastecimiento debe considerarse en un enfoque basado en el riesgo para definir el nivel de actividad requerido para completar con éxito un proceso de selección de proveedores.
Estos materiales tendrían la mayor importancia para la calidad del producto. En la mayoría de los casos, los ingredientes farmacéuticos activos y los proveedores de fabricación de contratos entrarían en esta categoría. Se espera que los proyectos de alto riesgo sigan este proceso en su totalidad.
– Dispositivos que incluyen materias primas para dispositivos médicos
– Cualquier material procedente de la ubicación de alto riesgo (es decir, calidad, EHS) o si parte de la cadena de suministro está en dicha ubicación
Estos materiales tendrían un menor impacto en la calidad del producto, pero están asociados con los requisitos reglamentarios. En la mayoría de los casos, los excipientes y el embalaje primario caerían en esta categoría. Como mínimo, se deben realizar las tareas que se muestran en la lista de verificación de selección de proveedores.
Estos materiales no requieren un estricto proceso de selección de proveedores. Sin embargo, se debe realizar una diligencia debida adecuada en función del riesgo asociado con el proyecto. En la mayoría de los casos, cualquier material de contacto y productos de contacto que no sean de producto sean en esta categoría.
¿Cuál es la importancia de la gestión de proveedores?
«Los proveedores se sientan en el corazón de casi las actividades y procesos de todas las organizaciones», Peter Smith del Portal OFS explicó en su artículo por qué la gestión de proveedores debería ser fundamental para su pensamiento de adquisición.
De hecho, los proveedores tocan cada parte de una empresa y para garantizar que una empresa pueda funcionar como debería, necesita garantizar el flujo sin problemas de bienes y productos.
Si una cadena de suministro falla, las organizaciones pueden acumular pérdidas sustanciales. La firma de outsourcing Proxima encontró que entre 2009 y 2011, el 69.9 por ciento de los ingresos de 1,954 empresas globales se gastaron en proveedores, en comparación con el 12.5 por ciento en el personal. Este promedio es aún mayor en la industria del petróleo y el gas, donde el 76.7 por ciento de los ingresos se gastaron en proveedores en 2011.
Para limitar el riesgo financiero, comercial y de reputación, es crucial administrar adecuadamente a los proveedores. Gartner define esto como un proceso que «permite a las organizaciones controlar los costos, impulsar la excelencia en el servicio y mitigar los riesgos para obtener un mayor valor de sus proveedores durante todo el ciclo de vida del acuerdo».
Sin embargo, administrar efectivamente a los proveedores es un desafío, especialmente cuando lo haces solo.
En Aquiles, sabemos lo importante que tiene el control de su cadena de suministro y ofrecemos un proceso auditable que cubre a sus proveedores que administramos en su nombre.
Utilizamos una sola plataforma y cuestionario para la gestión de proveedores, racionalizamos el proceso para todas las partes involucradas y bajando los costos. Nuestro modelo de registro, precalificación y gestión de riesgos es desarrollado por compradores dentro de comunidades específicas del sector de la industria, por lo que es una forma efectiva de a bordo y administrar proveedores.
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