Una orden de compra, comúnmente abreviada a PO, es un documento legalmente vinculante que confirma la intención de una empresa de comprar bienes o servicios a un proveedor.
Detalla la lista completa de artículos que se compran, incluidas cantidades, términos de pago y fechas de entrega acordadas.
Hay múltiples razones para emitir un PO. Por un lado, le ayuda a llegar a la gestión de flujo de efectivo, ya que sabe cuánto dinero dejará su cuenta en un período determinado, para que pueda planificar y presupuestar en consecuencia.
Es importante comprender el significado de PO, ya que muchas empresas las usan para crear un rastro de papel para sus registros de contabilidad.
Una PO, o orden de compra, es un documento legal emitido de un comprador a un proveedor o proveedor, para confirmar que el pago se realizará por bienes en una fecha posterior.
Una orden de compra debe contener la cantidad de dinero que se pagará al vendedor. También debe mostrar el método de pago y una fecha concreta para el pago acordado.
Una orden de compra puede ser útil para crear buenas relaciones a largo plazo con los proveedores, ya que tener una expectativa clara de la orden minimiza el riesgo de disputa en ambos extremos.
Por ejemplo, si dirige una empresa de moda orgánica y tiene que obtener sus textiles de una fábrica en India, puede emitir una orden de compra al proveedor extranjero. El proveedor verá exactamente qué textiles necesita, y aceptará si tiene el inventario necesario para cumplirlo.
También puede configurar compras recurrentes con una orden de compra permanente. Esto es útil si necesita pedir una cantidad establecida de los mismos textiles cada seis meses. Una orden de compra recurrente utiliza el mismo número de PO, por lo que el proveedor puede identificar fácilmente su PO cada vez.
¿Cuál sería el PO?
A P.O. La factura es una factura que hace referencia al número de orden de compra en la factura real. Un no P.O. La factura no lo hace. Un no P.O. La factura significa que la orden de compra no fue creada o requerida para la transacción que se factura. Las razones para no generar una orden de compra podrían incluir:
- El pedido era urgente y se procesó rápidamente (en otras palabras, el cliente no tuvo tiempo para emitir uno).
- La transacción estaba bajo una cifra de dólar específica. La política de muchas empresas es no proporcionar P.O.S para cada transacción, solo para las que exceden una cantidad específica en dólares. Por ejemplo, una empresa no puede requerir órdenes de compra en todas las transacciones por debajo de $ 10,000. Si lo hace, se requiere una orden de compra para la aprobación de la gerencia.
- El negocio que necesita el servicio o el producto es tan pequeño que no tienen los recursos establecidos para un sistema adecuado de contabilidad o orden de compra.
Aunque no hay nada que impida que una pequeña empresa simplemente cree su propia plantilla de orden de compra y asigne números a cada nuevo pedido, la licencia de un sistema de orden de compra profesional (como parte de una solución de software de contabilidad más grande) ahorrará mucho tiempo y esfuerzo.
El software de contabilidad generará automáticamente campos para la entrada de información de orden de compra y asignará un número nuevo y único a cada uno. Un sistema de contabilidad de software adecuado también enrutará automáticamente los órdenes de compra para el inicio de sesión.
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¿Cómo se encuentra el Po?
Los pedidos de compras (o POS para abreviar) son una parte esencial de cualquier cadena de suministro. En este artículo, desglosamos qué es un PO, cómo funciona y respondemos otras preguntas frecuentes.
Una orden de compra (PO) es un documento legalmente vinculante creado por un comprador y enviado a un vendedor. Es una lista de lo que desea comprar que presente SKUS, cantidades, términos de pago y detalles de entrega.
Es tanto una forma de seguro como un compromiso legal por parte del comprador para el vendedor que comprará los bienes o servicios por el monto acordado. Del mismo modo, es una forma de seguro para el comprador que el vendedor los facturará por el monto acordado en cualquier caso en el que pueda haber una discrepancia.
Las órdenes de compra suelen ser utilizadas por organizaciones que compran a granel. Por ejemplo, si ejecuta un almacén, es posible que deba comprar varios tipos de cajas corrugadas en diferentes cantidades de su proveedor. Para comprarlos usando una orden de compra, el flujo de eventos es así:
- Crear una orden de compra. Usted crea una orden de compra que especifica exactamente lo que necesita del proveedor (ver «¿Qué debe incluir una orden de compra?»).
- El proveedor acepta la orden de compra y los productos de barcos. Si su proveedor tiene sus artículos en stock, aceptará la orden de compra y entregará los productos de acuerdo con los términos de entrega que ha presentado.
- El proveedor envía una factura o factura. El proveedor enviará una factura o una factura de los artículos de acuerdo con los términos de compra establecidos en el PO.
¿Qué características tiene el Po?
El maestro Po Ping (conocido simplemente como PO, y originalmente llamado Little Lotus) es el principal protagonista de la querida franquicia de Kung Fu Panda. Es el hijo adoptivo del Sr. Ping y el hijo biológico de Li Shan y su esposa, así como uno de los estudiantes del maestro Shifu en el Palacio Jade. También es el Guerrero Dragón de Legend de Fortold, y un maestro del estilo panda de Kung Fu.
Originalmente nacido en una aldea agrícola de sus padres biológicos, PO se separó de su familia como resultado de una masacre. Finalmente fue encontrado por el Sr. Ping, quien lo adoptó, esperando que PO heredara la tienda de fideos familiares algún día. Sin embargo, Po se sintió atraído por Kung Fu, y su inquebrantable entusiasmo lo llevó a ser elegido como el Guerrero Dragón, después de lo cual comenzó a entrenar con el Maestro Shifu. Aunque torpe y inaceptado al principio, Po perseveró y cumplió el destino del Guerrero del Dragón al derrotar a Tai Lung y discernir el pergamino del dragón, demostrándose como un héroe para todos, incluido él mismo.
- Po suele ser tranquilo, juguetón y arrogante como un niño grande, así como bien «fanboyavo» al expresar su amor por Kung Fu.
- Al igual que la franquicia en la que protagoniza, es la definición de la frase: «No juzgues un libro por su portada». ¿Quién sabía que un panda grande y descuidado puede hacer un artista marcial rudo?
- Cuando se le da la oportunidad de convertirse finalmente en el Kung Fu Master que siempre deseaba poder ser, está demasiado ansioso por aprender a Kung Fu de la manera difícil, soportando palizas físicas e insultos con la esperanza de cambiar quién es.
- El comediante, cantante y actor Jack Black hizo un trabajo fenomenal dando vida a este gran y gordo panda.
- Sus gritos, chillidos y gestos se deben a su actuación vocal altamente memorable.
- Como PO tiende a ser menos grave y disciplinado que otros maestros, también tiende a pensar más fuera de la caja, y encontrará formas diferentes y creativas de resolver un problema si es necesario.
- Posee una naturaleza amable y desinteresada, y generalmente es amigable y relajado.
- Tiene un sentido de justicia infinitamente fuerte, dispuesto a arriesgar su vida para proteger a los demás.
- Su falta de disciplina y personalidad impertinente a menudo le da una ventaja involuntaria sobre sus enemigos, ya que, combinado con su apariencia, les hace ignorarlo o luchar para tomarlo en serio, por lo que a menudo se sorprenden cuando demuestra ser un tenaz y tenaz y Guerrero increíblemente hábil.
- Si bien puede ser un poco tonto, Po es muy perspicaz y sabio.
- Puede ser bastante inmaduro y ajeno en algunas situaciones.
- Las versiones anteriores del personaje de Po no lo tenían como fanático de Kung Fu, y era «bastante odible y estúpido y muerto».
- Sin embargo, la actuación de Jack Black ayudó a cambiar y definir la personalidad de PO como más vulnerable y amable.
¿Cuáles son los requisitos de la orden de compra?
En términos generales, esto es lo que contiene una orden de compra:
- Productos o servicios que se están comprando
- Cantidad comprada
- Marcas específicas, SKU o números de modelo
- Precio por unidad
- Fecha de entrega
- Lugar de entrega
- Dirección de facturación de la empresa
- Términos de pago acordados (por ejemplo, en la entrega, en 30 días, etc.)
Estos artículos pueden ser un requisito estricto o una opción, dependiendo de los flujos de trabajo de adquisición y adquisición de una organización. Además, las órdenes de compra se pueden personalizar para satisfacer las necesidades de un negocio, por lo que esta lista no es exhaustiva.
Con el software de procesamiento electrónico como Procurify, puede agregar códigos de cuenta en la fase de solicitud. Agregar esta información optimizará el proceso de reconciliación y facilitará la transferencia de información a su sistema de contabilidad.
Las empresas generalmente tienen un documento PO estandarizado con información sobre acciones para garantizar la coherencia.
Aquí hay un ejemplo de orden de compra que le muestra cómo se ve una orden de compra:
Si eres nuevo en usar POS, es posible que te preguntes: ¿en qué se diferencia de una factura? Bueno, para comenzar, diferentes miembros del equipo crean estos documentos.
Los compradores crean el PO y los envían a los proveedores. A su vez, esto incita al proveedor que acepte el PO y envíe una factura al comprador.
Es común que el PO y la factura contengan detalles similares. La factura generalmente hace referencia al número de PO, junto con un número de factura, para confirmar que ambos documentos contienen la misma información y corresponden entre sí.
¿Quién debe hacer la orden de compra?
Si bien muchas compañías van directamente a un contrato o, en el caso de compras más pequeñas, simplemente solicite una factura, hay otra opción a considerar: una orden de compra.
Las órdenes de compra son acuerdos legalmente vinculantes entre compradores y vendedores, y son una excelente opción cuando necesita más que una factura, pero no es necesario un largo contrato de varias páginas. Echemos un vistazo a la estructura y los beneficios de las órdenes de compra.
Las órdenes de compra son documentos emitidos por un comprador (su organización) a un vendedor (el proveedor). Son una herramienta importante para los compradores porque formalizan los requisitos y los precios, y sirven como documentación legalmente vinculante de los bienes/servicios que se ordenaron. Por ejemplo, si pide 10 resmas de papel, pero el proveedor solo le envía 9, su PO es una prueba de que se suponía que debía recibir 10.
Los PO también son importantes para los vendedores porque muestran evidencia de que la orden fue realizada formalmente por el comprador y ayuda a confirmar si el inventario apropiado está disponible o no para cumplir con los bienes o servicios identificados en el PO.
- Nombre y dirección del comprador
- Nombre y dirección del vendedor
- Información de entrega (quién es el bien/servicio que se entrega y dónde)
- Una descripción detallada, cantidad y precio unitario para cada producto o servicio que se solicita
Las órdenes de compra son excelentes para las compras al estilo de los productos básicos cuando puede identificar fácilmente las especificaciones y la cantidad exacta necesarias, así como los costos asociados (es decir, el precio de línea de línea). Algunos ejemplos de situaciones en las que una orden de compra podría ser apropiada incluyen:
Sin embargo, hay momentos en que una orden de compra simplemente no es suficiente. Un buen ejemplo es cuando necesita obtener servicios (posiblemente además de los productos) de un proveedor. Cuando obtiene los servicios, está naturalmente expuesto a un mayor nivel de riesgo, así como a una mayor necesidad de detallar exactamente lo que el proveedor está siendo contratado para proporcionar. Sin una descripción clara de los entregables, la línea de tiempo del proyecto y las responsabilidades de las partes, hacer cumplir el contrato y el seguimiento del rendimiento del contrato se vuelve cada vez más difícil.
¿Cuál es la importancia de la orden de compra?
Todos sabemos qué es una orden de compra (PO), pero ¿entendemos la importancia vital de POS en la gestión del proceso de adquisición de nuestra empresa? En nuestra serie continua que cubre los pasos básicos en el ciclo de adquisición, ofrecemos nueve formas en que la humilde orden de compra sirve un papel de vital importancia en el control de los costos, impulsar la eficiencia, ofrecer información clave e incorporar las mejores prácticas comerciales.
A medida que su empresa crece, y el volumen de solicitud de compra aumenta, puede ser muy difícil determinar quién ordenó qué, cuándo y de quién. En la confusión, no es raro que las órdenes duplicadas lleguen a sus proveedores. La utilización de órdenes de compra de manera consistente para todas las compras ayuda a evitar el gasto duplicado. Al crear un registro digital y de búsqueda de cada compra, POS proporciona una visibilidad total en sus gastos, lo que hace que los errores sean mucho menos probables.
Al usar las órdenes de compra, está creando una imagen clara de qué, cuándo, de quién y para quién está comprando. Revisar y analizar estos datos a lo largo del tiempo ofrece información clara sobre los patrones de gasto de su empresa que pueden ayudar a que la planificación del presupuesto sea más precisa. También puede obtener una imagen clara de dónde proviene el gasto de la empresa, lo que puede alertarlo sobre los posibles desechos y oportunidades de ahorro y eficiencia.
Cuando puede compartir rápida y fácilmente con los proveedores potenciales cuánto gastó con ellos el año pasado y qué artículos específicos que compró, puede negociar de manera más efectiva los descuentos de volumen con esos proveedores en el futuro. La consolidación de todas las solicitudes actuales en One PO de múltiples departamentos y solicitantes lo ayudará a cumplir con los requisitos de los proveedores para descuentos adicionales como la carga gratuita. La utilización de órdenes de compra también puede ayudarlo a identificar oportunidades para obtener esos descuentos consolidando el gasto de artículos similares con un solo proveedor de alto rendimiento.
¿Qué significa orden confirmada?
Sujeto a los Términos y condiciones de este Acuerdo, cada Orden se considerará una orden separada y será válida y vinculante a su presentación por Bioxcel (y/o su Afiliado, según corresponda) y la aceptación por ARX en escrito como orden confirmada en de acuerdo con este Acuerdo.
El producto será fabricado y suministrado por ARX, o en su nombre por un subcontratista aprobado, de conformidad con este Acuerdo, las especificaciones y la orden confirmada correspondiente.
ARX suministrará y entregará el producto [***] y en la fecha de envío de pedidos confirmados como se especifica en el orden relevante (a menos que las partes acorden lo contrario por las partes por escrito) (colectivamente, los «Términos de entrega»).
¿Cómo se hace la confirmación de una recepción de orden de compra?
La confirmación de la orden de compra es el final de las negociaciones de proveedores. En este punto, usted, como comprador, y el proveedor como proveedor ha acordado el precio y la fecha de entrega para la orden de compra que ha enviado. En general, los proveedores proporcionarán números de confirmación de algún tipo para indicar que se ha recibido la orden de compra. Sin embargo, si este no es el caso, deberá asegurarse de hacer un seguimiento para recibir una confirmación en la orden de compra.
Las órdenes de compra son contratos legalmente vinculantes entre el comprador y el comprador, pero esa protección legal no se activa hasta que se realiza la confirmación de la orden de compra. Si el proveedor no confirma y acepta la orden de compra, no es un contrato.
Sin tomarse el tiempo para confirmar todo su POS, es imposible saber si un proveedor realmente recibió o no el pedido y está en proceso de cumplimiento. Puede pasar por el proceso de orden de compra tantas veces como sea necesario para completar sus requisitos de compra, pero nada de eso es importante sin la confirmación de la orden de compra. Puede tener suerte y recibir la cantidad correcta de bienes y a tiempo, o puede pasar sin el proveedor por completo perdió el pedido.
Los proveedores aprobarán, rechazarán o presentarán órdenes de compra para su discusión antes de confirmar. Los proveedores revisarán las cantidades, los precios unitarios, el monto total adeudado y las condiciones y condiciones de pago. En la mayoría de los casos, el proveedor aprobará el PO (confirmándolo), ya sea por correo electrónico o software de orden de compra. Cuando esto suceda, recibirá un número de confirmación por correo electrónico al que puede hacer referencia en caso de que haya un problema con el pedido, o debe verificar el estado del pedido.
En ese momento, comenzarán a preparar los bienes y servicios ordenados para la entrega en la fecha esperada. Sin embargo, si no tienen ciertos artículos en stock, o tienen otra preocupación por el pedido, como conflictos con los términos y condiciones descritos en el contrato del proveedor, marcarán el pedido y lo enviarán de vuelta al comprador para resolver el problemas. En este caso, la orden no está confirmada.
¿Cuáles son los datos que debe tener una orden de pedido?
- Disponibilidad de inventario. El cliente o el equipo de ventas verifican el inventario está disponible a medida que revisan varios productos o servicios.
- Ordenar. El cliente coloca el pedido en una variedad de posibles canales: web, móvil, centro de llamadas, tienda, mercados y otros.
- Verificación. Un miembro del equipo de ventas o un sistema automatizado verifica con el cliente que el pedido se realiza y recopila o registra los datos pertinentes para el pedido: nombre, dirección, contacto telefónico, correo electrónico, códigos promocionales y otros datos.
- Inventario prometedor. El sistema o miembro del equipo coincide con el producto o servicio para cumplir con el pedido.
- Cumplimiento. El producto o equipo se envía a través de un canal de distribución, como el centro de barco o el centro de distribución, el barco de la tienda, la recolección en la tienda, la descarga en línea o un vendedor simplemente entrega el artículo. El cumplimiento también se verifica: firmación del cliente para completar un servicio.
- Servicio. Hacer una cita, programar servicios de instalación o entrega, o incluso intercambiar o devolver un producto. Este puede ser el primer paso en un nuevo proceso de negocio, pero también puede asociarse con la gestión de pedidos.
La gestión de pedidos puede volverse rápidamente compleja, particularmente cuando se consideran grandes volúmenes o múltiples canales de ventas y distribución. Estas tendencias se suman a la complejidad:
- Disponibilidad de inventario. El cliente o el equipo de ventas verifican el inventario está disponible a medida que revisan varios productos o servicios.
- Ordenar. El cliente coloca el pedido en una variedad de posibles canales: web, móvil, centro de llamadas, tienda, mercados y otros.
- Verificación. Un miembro del equipo de ventas o un sistema automatizado verifica con el cliente que el pedido se realiza y recopila o registra los datos pertinentes para el pedido: nombre, dirección, contacto telefónico, correo electrónico, códigos promocionales y otros datos.
- Inventario prometedor. El sistema o miembro del equipo coincide con el producto o servicio para cumplir con el pedido.
- Cumplimiento. El producto o equipo se envía a través de un canal de distribución, como el centro de barco o el centro de distribución, el barco de la tienda, la recolección en la tienda, la descarga en línea o un vendedor simplemente entrega el artículo. El cumplimiento también se verifica: firmación del cliente para completar un servicio.
- Servicio. Hacer una cita, programar servicios de instalación o entrega, o incluso intercambiar o devolver un producto. Este puede ser el primer paso en un nuevo proceso de negocio, pero también puede asociarse con la gestión de pedidos.
Los sistemas de gestión de pedidos computarizados (OMS) han evolucionado para manejar esta creciente complejidad y ayudar a procesar los pedidos de manera más eficiente y de manera rentable.
En el corazón de un OMS se encuentra la capacidad de gestión de pedidos distribuidos (DOM), software que permite a un OMS enrutar de manera inteligente los pedidos a los destinos o recursos óptimos para su realización. DOM es fundamental para administrar los procesos comerciales asociados con un pedido y ayuda a ofrecer una experiencia de cliente perfecta en todos los canales.
Use la calculadora de beneficios de gestión de pedidos, que puede proporcionar una estimación de los posibles beneficios de margen bruto incremental al implementar capacidades omnicanal como Bopis, Boris y Ship-From-store.
Hable con un experto para saber cómo la gestión de pedidos puede ayudarlo a reducir los costos y ganar dinero.
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