En la economía del conocimiento actual, las organizaciones que no pueden utilizar adecuadamente sus activos de información corren el riesgo de fallar grave. La gestión de la información es un campo emergente que se refiere a:
- La infraestructura utilizada para recopilar, administrar, preservar, almacenar y entregar información
- Los principios rectores que permiten que la información esté disponible para las personas adecuadas en el momento adecuado.
- La opinión de que toda la información, tanto digital como física, es un activo que requiere una administración adecuada
- Los contextos organizacionales y sociales en los que existe la información
- Diseñar, desarrollar, administrar y utilizar información con información e innovación
- Apoyar la toma de decisiones y crear valor para individuos, organizaciones, comunidades y sociedades
El grado de MSIM Ischool combina el estudio de los conceptos de gestión, información y tecnología en un enfoque interdisciplinario que apoyará sus objetivos profesionales.
El Ischool lo ayuda a desarrollar una comprensión profunda de los usuarios de información y la gestión de la información de los objetivos organizacionales y sociales. Como resultado, está equipado para usar la información como una herramienta competitiva y un medio para crear un cambio organizacional positivo.
En comparación con los títulos tradicionales de MBA o tecnología, el enfoque MSIM le enseña a utilizar de manera efectiva los activos más valiosos que pertenecen a cualquier organización: información y personas. Aprenderá conceptos de gestión sin necesidad de especializarse en una concentración comercial particular. Aprenderá sobre la tecnología sin necesidad de aprender conceptos a nivel de código.
¿Qué es el manejo de la información?
La información, como lo conocemos hoy, incluye información electrónica y física. La estructura organizativa debe ser capaz de administrar esta información a lo largo del ciclo de vida de la información, independientemente de la fuente o el formato (datos, documentos en papel, documentos electrónicos, audio, video, etc.) para la entrega a través de múltiples canales que pueden incluir teléfonos celulares e interfaces web.
Según Wikipedia, la gestión de la información (IM) es la recopilación y gestión de la información de una o más fuentes y la distribución de esa información a una o más audiencias. Esto a veces involucra a aquellos que tienen una participación o derecho a esa información. Gestión significa la organización y control sobre la estructura, el procesamiento y la entrega de información.
Aiim está de acuerdo con esta definición. La información, como lo conocemos hoy, incluye información electrónica y física. La estructura organizativa debe ser capaz de administrar esta información a lo largo del ciclo de vida de la información, independientemente de la fuente o formato (datos, documentos en papel, documentos electrónicos, audio, negocios sociales, video, etc.) para la entrega a través de múltiples canales que pueden incluir teléfonos celulares y web interfaces. Dados estos criterios, podemos decir que el enfoque de IM es la capacidad de las organizaciones para capturar, administrar, preservar, almacenar y entregar la información correcta a las personas adecuadas en el momento adecuado.
- Los activos de información son activos corporativos. Este principio debe ser reconocido o acordado en toda la organización; De lo contrario, cualquier caso de negocios y apoyo para IM serán débiles.
- La información debe estar disponible y compartida. Por supuesto, no toda la información está abierta para nadie, pero en principio, el intercambio de información ayuda al uso y explotación del conocimiento corporativo.
- Información que la organización necesita mantener se administra y se retiene corporativamente. En otras palabras, la retención y el archivo de la información. Si guarda un documento hoy, espera que esté asegurado y todavía esté disponible para usted mañana.
La gestión de la información es una responsabilidad corporativa que debe abordarse y seguida desde los niveles de gestión superiores al mayor hasta el trabajador de primera línea. Las organizaciones deben ser responsables y deben responsabilizar a sus empleados para capturar, administrar, almacenar, compartir, preservar y entregar información de manera adecuada y responsable. Parte de esa responsabilidad radica en capacitar a la organización para familiarizarse con las políticas, procesos, tecnologías y mejores prácticas en IM. Esa capacitación está disponible a través de AIIM.
¿Cómo tener un buen manejo de la información?
«Gestión de la información» es un término general que abarca todos los sistemas y procesos dentro de una organización que permite la creación y uso de información corporativa.
En términos de tecnología, la gestión de la información abarca sistemas como:
- Gestión de documentos (DM)
- Gestión de registros (RM)
- Gestión de contenido web (CM)
- Gestión de activos digitales (presa)
- Sistemas de gestión de aprendizaje (LM)
- plataformas de intranet
- colaboración
- búsqueda empresarial
- y muchos más…
La amplia adopción de plataformas como Office 365 también está aportando mucha información (en forma de documentos o páginas de intranet) a la luz, lo que destaca cuánto trabajo se necesita para «darle el orden» a todo.
Sin embargo, la gestión de la información es mucho más que solo tecnología. Igualmente importante, se trata de los procesos y prácticas comerciales los que sustentan la creación y el uso de información.
También se trata de la información en sí, incluida la estructura de información («arquitectura de la información»), metadatos, calidad de contenido y más.
- Gestión de documentos (DM)
- Gestión de registros (RM)
- Gestión de contenido web (CM)
- Gestión de activos digitales (presa)
- Sistemas de gestión de aprendizaje (LM)
- plataformas de intranet
- colaboración
- búsqueda empresarial
- y muchos más…
Cada uno de estos debe abordarse para que los proyectos de gestión de la información tengan éxito.
Las organizaciones se enfrentan a muchos problemas y problemas de gestión de la información. En muchos sentidos, el crecimiento de la información electrónica (en lugar de la información sobre el papel) solo ha empeorado estos problemas durante la última década o dos.
¿Cuál considera que es la importancia del manejo de la información a nivel empresarial?
En el lugar de trabajo cada vez más litigioso y altamente competitivo de hoy, la confidencialidad es importante por una serie de razones:
La falta de seguridad y proteger adecuadamente la información comercial confidencial puede conducir a la pérdida de negocios/clientes.
En las manos equivocadas, la información confidencial puede usarse mal para cometer actividades ilegales (por ejemplo, fraude o discriminación), lo que a su vez puede dar como resultado demandas costosas para el empleador. Muchos estados tienen leyes que protegen la confidencialidad de cierta información en el lugar de trabajo. La divulgación de la información confidencial de los empleados y la gerencia puede conducir a una pérdida de confianza, confianza y lealtad de los empleados. Esto casi siempre dará como resultado una pérdida de productividad.
¿Qué tipo de información debe o debe protegerse o debe protegerse?
La información confidencial del lugar de trabajo generalmente se puede dividir en tres categorías: información de los empleados, información de gestión e información comercial.
Información de los empleados: Muchos estados tienen leyes que rigen la confidencialidad y eliminación de la «información de identificación personal» (por ejemplo, el número de seguro social de un empleado, la dirección del hogar o el número de teléfono, la dirección de correo electrónico, el nombre de identificación de Internet o la contraseña, el apellido de los padres antes del matrimonio o número de licencia de conducir).
La Ley de Americanos con Discapacidades de 1990 (ADA) requiere que la información médica y de discapacidad de los empleados se mantenga confidencial y limita el acceso a aquellos empleados que tienen una «necesidad comercial de saber» (por ejemplo, supervisores que necesitan saber sobre las restricciones sobre el trabajo de Un empleado u otras adaptaciones razonables que deben hacerse, personal de seguridad que maneja emergencias médicas, funcionarios gubernamentales que investigan las quejas de discriminación por discapacidad).
¿Cuál es la importancia del manejo de información?
Por definición, la gestión de la información es el proceso de gestión del ciclo de vida completo de la información, desde su identificación y recopilación hasta su disposición a través del archivo o eliminación. Abarca todos los datos físicos y electrónicos recopilados por una empresa de sus clientes, empleados y proveedores.
Las funciones principales de IM incluyen gestión de registros, imágenes de documentos, gestión del conocimiento y minería de datos.
El papel de la gestión de la información es ayudar a los empleados con roles o funciones organizacionales a tomar decisiones más rápidas y mejor informadas para entregar información a las personas adecuadas en el momento y lugar adecuados.
Puede encontrar muchas definiciones para la gestión de la información, pero creemos que lo que proporcionamos al comienzo del artículo es la definición más apropiada.
La gestión de información inteligente se ocupa del valor comercial, la calidad, la propiedad, el uso y la seguridad de la información en el contexto del desempeño organizacional
(T.D. Wilson PhD)
El papel de los profesionales de la información es garantizar que la información precisa y actualizada esté disponible para quienes la necesitan. Pueden trabajar en una variedad de entornos, como bibliotecas, colegios y universidades, empresas y agencias gubernamentales para controlar el ciclo de vida completo de la información.
La gestión de la información es el proceso de adquisición, organización y uso de información. La gestión de datos es el proceso de adquisición, almacenamiento y uso de datos.
¿Cuál es la importancia que tiene el manejo de la información?
Tienes tu pequeña empresa en marcha. Todos los días responde las llamadas de los clientes, hable con los proveedores e intenta resolver las peleas de los empleados. Pero, ¿sabes cuántas cuentas por cobrar se vencen 90 días? ¿Conoces la tasa de facturación en tu inventario? ¿Qué tal su margen de beneficio bruto del mes pasado? Si no tiene respuestas rápidas a esas preguntas, necesita un mejor sistema de información de gestión.
Cada negocio tiene un contador que prepara declaraciones mensuales de ganancias y pérdidas y un balance general. Ese es un buen comienzo. Pero, no es suficiente que el propietario de un negocio administre adecuadamente una empresa. El propietario de un negocio necesita un sistema de información de gestión que proporcione datos sobre las actividades actuales de la empresa.
Piense en los medidores en el tablero de su automóvil. El MIS es similar, una serie de medidores sentados en su escritorio. Informan las métricas financieras cruciales sobre el desempeño del negocio. Le permiten ver en un instante si el negocio está operando como se esperaba. La definición de MIS incluye esos medidores.
A principios de año, tienes una idea de a dónde quieres que vaya el negocio. Usted establece objetivos para las ventas, establece márgenes de beneficio del producto, calcula cuánto crédito necesitará la compañía de los bancos, crea estándares de rendimiento, etc.
Ahora, el trabajo es guiar el negocio en el futuro hacia el logro de esos objetivos.
Un sistema MIS proporciona los informes que le permiten mantener el negocio en el camino. Si las ventas no cumplen con las proyecciones mensuales, tiene una reunión con el gerente de ventas. Si algunas cuentas por cobrar pasan 90 días antes, obtienes al director de finanzas por teléfono. Un informe muestra que las materias primas en un producto han aumentado, por lo que va al piso de producción para hablar con el supervisor del área.
¿Cómo se lleva a cabo el manejo de información?
La gestión de la información es la recopilación, almacenamiento, gestión y mantenimiento de datos y otros tipos de información. Implica la recopilación, difusión, archivo y destrucción de información en todas sus formas. La gestión de la información cubre los procedimientos y las directrices que las organizaciones adoptan para administrar y comunicar información entre diferentes individuos, departamentos y partes interesadas.
La gestión de la información se centra en el nivel de control que una organización tiene sobre la información que produce. Requiere la creación de sistemas dedicados de gestión de información diseñados para ayudar a la empresa a utilizar sus recursos para apoyar los procesos comerciales.
La gestión de la información también trata sobre cómo la organización comparte y entrega información a diversos destinatarios. Esto incluye el formato, como la información digital y física, y el medio, incluidas las computadoras, servidores, sitios web, redes sociales, dispositivos móviles y aplicaciones.
La gestión de la información comienza con la creación y recopilación de datos que se procesan y se analiza en información. El siguiente paso es el almacenamiento, el intercambio y el archivo cuando hay más datos actuales disponibles. Este proceso termina con la destrucción de la información por diferentes razones, incluidas las limitaciones de seguridad, confidencialidad, costo y almacenamiento.
La gestión de datos es un subconjunto de gestión de la información y se relaciona con las políticas, planes y programas que protegen y controlan los activos de datos y información a través de sus ciclos de vida. La gestión de datos brinda al control de las organizaciones sobre sus datos comerciales, que pueden minimizar las violaciones de seguridad y otros riesgos cuando se realizan correctamente.
¿Cómo se debe manejo la información en una empresa?
Al manejar información confidencial en su negocio, ya sea relacionado con sus clientes o empleados, tiene el deber de tomar las medidas necesarias para protegerla. Estas son algunas de las mejores formas
Al manejar información confidencial en su negocio, ya sea relacionado con sus clientes o empleados, tiene el deber de tomar las medidas necesarias para protegerla. No garantizar que los datos estén debidamente protegidos y de acuerdo con la ley pueden generar demandas, así como daños a la reputación de su negocio y una pérdida de negocios.
A continuación se presentan algunas de las mejores formas de proteger mejor la información confidencial que maneja su empresa.
Para cualquier información que se almacene digitalmente, es increíblemente importante que controle el acceso al uso de contraseñas, firewalls y cifrado. Esto es especialmente importante cuando la información está contenida en dispositivos de almacenamiento más pequeños, como unidades USB que se extravían fácilmente.
Al usar contraseñas para controlar el acceso a la información confidencial, debe asegurarse de que sean seguros y cambiados regularmente. Usar contraseñas fáciles de entender es un error que cometen muchas empresas y algo que debe evitar hacer si desea mantener segura su información confidencial. El mejor tipo de contraseñas para usar es una combinación de letras de mayúsculas y minúsculas y caracteres especiales.
Tan prominentes en las que se han convertido los datos digitales, la mayoría de las empresas aún se ocupan de una gran cantidad de papeleo en el día a día. Si necesita deshacerse de documentos confidenciales, asegúrese de triturarlos o usar un contenedor de desechos confidencial. Los problemas como el robo de identidad significan que nunca debe asumir que debido a que se ha puesto un documento en el contenedor, no será visto por nadie más.
¿Por qué es importante el manejo correcto de la información?
La moto de cualquier negocio es obtener más rendimientos de menos inversión. La gestión de la información es una de las mejores formas de reducir los costos operativos. Los datos son un activo independientemente del tipo de negocio y el ciclo de gestión de datos requiere un gran capital que puede reducirse implementando un sistema de gestión de información apropiado. Esto hace que el proceso de almacenar, recuperar y compartir datos sin complicaciones, lo que ahorra más tiempo y dinero.
Se pueden obtener más rendimientos utilizando los recursos de manera más efectiva. Los datos deben almacenarse de tal manera que los empleados no pierdan tiempo en la búsqueda de la información. En un negocio, cada minuto es dinero, más tiempo dedicado a buscar los datos requeridos reduce la productividad general. La gestión de la información reduce el tiempo de búsqueda al hacer que los datos estén disponibles para la persona adecuada en el momento adecuado. Esto a su vez mejora la calidad del trabajo que resulta en altos rendimientos.
Los riesgos inesperados tienen la capacidad de paralizar la actividad comercial. La gestión adecuada de la información puede reducir el miedo a los riesgos al realizar un análisis adecuado. La gestión de información bien ejecutada proporcionará una actualización oportuna de los posibles factores de riesgo que podrían afectar el negocio. Simplemente administrar los datos disponibles, se pueden ahorrar miles de millones de dólares mitigando los riesgos respaldados por mejores decisiones. Esto mejora el tiempo de recuperación cuando se ve afectado por riesgos inevitables.
Una empresa que trabaja con reglas y procedimientos claramente definidos será altamente productivo en comparación con un negocio sin ningún marco estándar. La gestión de la información es uno de esos sistemas que incorpora cierto cumplimiento regulatorio para mejorar la eficiencia. Desafía a los empleados de la confusión con respecto a la gestión de datos que finalmente evitan la violación de los datos.
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