Cada gran conjunto de documentos de usuario comienza con un plan. Aquí hay algunos consejos sobre cómo llegar a donde quieres ir.
Muchas personas asumen que si conoce su producto, puede comenzar a crear su documentación. Pero hay mucho más que entra en eso. En cambio, comience con un plan para asegurarse de que realmente está ayudando a sus usuarios.
Antes de hacer documentación, aquí hay algunas cosas a considerar:
- ¿Qué debes incluir? ¿Qué debes dejar fuera? (Sugerencia: ¡aquí es donde los comentarios de los usuarios pueden ser realmente útiles!)
- ¿En qué orden debemos presentar la información? (¿Recuerdas esquemas de ensayo de la escuela? Úselo!)
- ¿Qué otros recursos estarán disponibles? ¿Cómo proporcionaremos acceso/enlaces a ellos?
- ¿Quién es responsable de crear el documento? ¿Quién es responsable de los comentarios en el documento? ¿Quién tiene la aprobación final?
- ¿Deberá ser traducido o localizado esto?
Las respuestas a esas preguntas dan forma a cómo crea su documentación. La planificación garantiza un proceso suave y un mejor documento de usuario.
Eso no significa que deba ser el experto absoluto en todo, pero cualquier persona que cree un manual del usuario o guía del usuario debe tener experiencia práctica con el producto.
Confíe en sus expertos en la materia para el conocimiento más profundo, pero debe saber cómo usarlo usted mismo antes de tratar de enseñarle a otra persona.
Además, el formato final de un documento es igualmente importante. ¿Será solo impreso? ¿Será electrónico? Si es así, ¿dónde vivirá?
¿Cómo realizar un manual ejemplos?
La documentación técnica, que se encuentra en formato electrónico o en papel, generalmente actúa como soporte técnico y se divide en varias categorías, como instrucciones de ensamblaje, uso y manuales de mantenimiento. Últimamente, sin embargo, también incluye ilustraciones técnicas, imágenes de alta resolución y videos para apoyar a los departamentos de ventas y marketing.
Por lo tanto, se vuelve cada vez más estratégico para que las empresas inviertan en soluciones de software que permitan no solo a las oficinas técnicas, sino también a los profesionales dedicados exclusivamente a la documentación, para producir todo el material necesario de manera rápida y efectiva.
En muchos casos, el proceso de producción de la documentación se lleva a cabo en el valle no solo del diseño, sino también de la implementación del producto, porque además de las imágenes y explotaciones obtenidas de alguna manera desde el CAD 3D, para ilustrar ciertos ensamblaios o pasos de mantenimiento, también es necesario tomar el prototipo real. Obviamente, estos aspectos van en contra de los conceptos de velocidad y efectividad.
El objetivo principal de la documentación técnica es brindar soporte a los clientes y proveedores, para que puedan hacer el mejor uso de los productos y resolver cualquier problema asociado con ellos. Por lo tanto, los materiales de comunicación técnica se vuelven cada vez más fundamentales en la experiencia general con una marca. Por esta razón, las empresas modernas deben invertir no solo en el desarrollo de sus productos, sino también en la documentación suministrada, transformándola de un centro de costos a una oportunidad para mejorar y diferenciar en comparación con la competencia.
¿Cómo elaborar un Manual ejemplo?
Wikihow es un «wiki», similar a Wikipedia, lo que significa que muchos de nuestros artículos están coescritos por múltiples autores. Para crear este artículo, 33 personas, algunas anónimas, trabajaron para editarlo y mejorarlo con el tiempo.
Hay 8 referencias citadas en este artículo, que se pueden encontrar en la parte inferior de la página.
Escribir un manual de instrucciones puede parecer una tarea desalentadora, ¡pero es más fácil de lo que piensas! Estos pasos se aplican a cualquier instrucción escrita, desde la muy simple (cómo aplaudir) hasta lo intensamente complicado (cómo construir un semiconductor).
- Los manuales de productos similares le mostrarán cómo otros escritores han abordado el tema.
- Busque similitudes entre los escritores, lo que indica tanto la funcionalidad común como los enfoques comunes para describir algo.
- Busque diferencias que se destaquen. Es probable que sean funciones que son exclusivas de un producto determinado. Su producto puede o no incluir esas funciones, o puede tener formas alternativas de resolver el problema que puede describir, mejorando el valor de su producto. Si bien su trabajo puede estar escribiendo un cómo hacer, mostrar a los clientes el valor de su compra es una excelente manera de alentarlos a continuar leyendo.
- Devoran revistas comerciales. Descubra cómo las personas que usan los productos funcionan con ellos día a día. Es posible que deseen que haya una función que resolviera su problema particular, y si su producto es la solución, debe resaltarse.
- Le permite centrarse en partes individuales del todo. Su objetivo es familiarizar al usuario con cómo aprender el proceso. Cómo realizar la función se puede dejar para un tutorial al final, si lo desea, o dejar que el usuario descubra por su cuenta.
- Considere que un amigo o dos use el manual. Míralos de cerca cuando aprendan a usar el producto. Vea dónde lo atravesan. Vea dónde se pierden, se confunden o fallan en la tarea. Escuche lo que tienen que decir, luego ajuste su manual en consecuencia.
Para escribir un manual, rompa el proceso que está tratando de delinear en trozos fáciles y digeribles para que los lectores puedan seguir paso a paso. Además, asegúrese de que su manual siga una secuencia lógica para que los lectores puedan hacer todo en orden sin tener que saltar entre secciones. Para ayudar a organizar su manual, incluya una tabla de contenido al principio para que los lectores sepan exactamente dónde encontrar la información que están buscando. Para obtener consejos sobre cómo investigar el tema de su manual, ¡siga leyendo!
¿Qué es un manual y cómo se estructura?
Use una estructura que coincida con las expectativas del tipo de contenido que está creando:
- Para agrupar el contenido en temas o ideas conectadas, priorizadas por nivel de importancia, use una estructura jerárquica. Las personas escanearán contenido para que les relevieran. Algunos usarán lectores de pantalla para enumerar los encabezados para comprender el contenido en un alto nivel. La estructura jerárquica es económica para las personas con baja capacidad de atención, que tienen mucho tiempo o necesitan usar tecnologías de asistencia.
- Para presentar una secuencia de pasos o eventos, use una estructura secuencial. Las personas necesitarán saber o hacer algo con el contenido que se presenta como instrucción y ordenada. La estructura secuencial ayuda a las personas a saber dónde están en un proceso hacia un resultado determinado.
- Para guiar a las personas de principio a fin, use una estructura narrativa. La gente estará interesada en conocer toda la historia. Esperarán señales que sugieran dónde están en el viaje para facilitar la referencia.
Evite estructuras no convencionales o inconsistentes. Hacen que las personas trabajen más para encontrar y comprender contenido. Investigue los usuarios para comprender quién utilizará el contenido y su nivel de alfabetización.
Su organización puede tener plantillas para contenido como informes, cartas y correos electrónicos. Los elementos estructurales están integrados en esas plantillas.
Una vez que haya decidido el tipo de estructura que necesita usar, planifique los elementos estructurales.
¿Qué es manual ejemplo?
En resumen, el manual operativo es el corazón de cada proyecto de franquicia: sin manual no hay franquicia. En el manual operativo, recopile todo lo que sepa cómo es la franquicia, es decir: toda la experiencia que ha adquirido para llevar a cabo la actividad que desea transformar en una franquicia.
Know -How recolecta errores y soluciones que han caracterizado su camino. De esta manera, puede optimizar sus métodos y comprender qué funciona y qué no.
Debe saber que para la ley italiana, el manual operativo debe ser el resultado de la experimentación, la intuición y no estar fácilmente disponible a través de la web.
El manual operativo ha contenido todos los pasos desde que aumenta las persianas por la mañana cuando lo cierra por la noche: todo lo que sucede en este período de tiempo debe ser devuelto a blanco e insertarse en su manual.
Pero… ¿cómo se escribe un manual operativo para su actividad de franquicia?
¡Sé bien que te estás preguntando, porque yo también me pregunté en ese momento!
Bueno, comencemos con las bases: debes comenzar a crear un índice.
El índice es una lista de actividades que debe insertar de una manera «automática» y que debe incluir los siguientes puntos:
Estos son los puntos que unen todos los manuales operativos. Luego, hay puntos más específicos que varían de las actividades a la actividad, pero no a temer porque al continuar leyendo, comprenderá lo que quiero decir.
Muy a menudo, para ahorrar, los empresarios eligen crear un manual operativo hecho en casa: toman partes de manuales aquí y allá, descubren y creen que han creado un manual de operación de bajo costo válido.
¿Cómo hacer un manual ejemplo?
Hasta ahora he escrito tres manuales, el primero con dos ediciones. Era la guía de WordPress para principiantes, que en breve me gustaría reescribir. Luego escribí un manual sobre el cómic humorístico, que debe revisarse, y uno en blogs, que ya no vale la pena revisar (léase: haré una versión diferente).
Esta publicación nació en respuesta a la solicitud de un amigo a la que se encargó un manual y le gustaría saber de qué lado comenzar.
Cuando tuve la primera idea de escribir un manual, inmediatamente pensé que un manual, o guía, pequeños cambios, sigue siendo un libro, por lo que no debe enfrentarse como un artículo simple, pero debe diseñarse en cada detalle .
No puede escribir un manual, en mi opinión, porque es un trabajo que requiere una organización buena y funcional de contenido. En lo que a mí respecta, ni siquiera una novela debe ser escrita por Jet, pero en la narración hay diferentes opiniones.
Sin embargo, un manual debe guiar al lector a lo largo de una ruta, por lo que tenemos que entender qué insertar antes y qué es mejor dejar leer más tarde.
Cuando escribí mi guía de WordPress, inmediatamente tuve en mente a mis lectores y en el título de mi manual estaba claro quiénes eran: Guía de WordPress para principiantes. Mi lector fue el principiante, quien por primera vez se acercó a WordPress.
¿Por qué es tan importante entender a los lectores de nuestro manual? Porque influyen en toda la comunicación de nuestro texto. Una guía avanzada de WordPress, por ejemplo, no pudo ser leída por principiantes, porque no entenderían casi nada.
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