El uso de las herramientas de gestión de recursos adecuadas para su organización es esencial. Las organizaciones a menudo confían en hojas de cálculo para la gestión de recursos debido a su facilidad de uso, simplicidad y capacidad para configurar un archivo rápidamente. Sin embargo, mantener las hojas de cálculo múltiples o incluso compartidas actualizadas no se escala bien y, a menudo, se vuelve inviable.
Utilizando un enfoque manual, Ad-Hoc para la gestión de recursos es intensivo en mano de obra, conduce a datos inexactos y obsoletos, inhibe la agilidad organizacional y produce opiniones poco realistas sobre la demanda y la capacidad. Tampoco tiene en cuenta los elementos de trabajo más pequeños en el lado de la demanda durante el proceso de admisión tradicional. Por ejemplo, tener que hacer un pequeño ajuste a algo ya implementado o ayudar a otros en el trabajo (potencialmente menor prioridad).
Como resultado, al comenzar un nuevo trabajo, ¡es posible que ya esté atrasado sin saberlo!
Independientemente del enfoque y las herramientas utilizadas, las organizaciones deben determinar cómo equilibrar la capacidad y la demanda de sus recursos. Aquí hay una lista curada de las 12 mejores prácticas de gestión de recursos a considerar.
- A menudo, puede emplear la regla 80/20, donde básicamente el 80% de los efectos (o restricciones de recursos) provienen del 20% de los recursos. Estas son las personas con gran demanda para hacer el trabajo.
- Concéntrese en estos recursos restringidos y planifique su disponibilidad para ayudar a evitar cuellos de botella y retrasos innecesarios.
- Cree un proceso de puntuación/evaluación acordado por adelantado para ayudar a facilitar la toma de decisiones objetivas, en lugar de ser víctima del problema de la «rueda chirriante»
- Monitoree el trabajo no planificado que pueda robar su capacidad y crear retrasos ocultos
- Tenga en cuenta que las personas que exageraran exagerar pueden conducir a problemas de calidad y una reducción en el rendimiento general
- Los diferentes tipos de trabajo, e incluso diferentes grupos dentro de su organización, pueden beneficiarse de una metodología específica
- Como tal, asegúrese de que las herramientas y los enfoques seleccionados se alineen y creen eficiencias
- En niveles más altos, un rollo más estandarizado puede proporcionar las métricas necesarias para una visión integral de su organización
- Esto permitirá a su organización planificar, administrar y entregar trabajo, utilizando una gama de metodologías como el trabajo tradicional o impulsado por hitos, iterativos, ágiles e incluso colaborativos
- Reconozca que se producirán conflictos porque los eventos y cambios inesperados son inevitables (¡y con mayor frecuencia de lo que nos gustaría!)
- Trabajan juntos para resolver conflictos de recursos en función de sus prioridades inmediatas y posteriores
- Planificación de trabajo, gestión de tareas e informes El tiempo no tiene que utilizar la misma granularidad. Encuentre el equilibrio que funcione para cada situación.
- La planificación del trabajo es a menudo el más granular, mientras que los informes de tiempo pueden estar elevados para simplificar el proceso de informes de los tiempo de seguimiento, lo que conduce a un mayor nivel de precisión
- Al asignar recursos para trabajar, las tareas a largo plazo a menudo funcionan mejor en los niveles de alto nivel, mientras que las tareas a corto plazo tienden a ser bien entendidas, permitiendo una planificación más detallada
- Considere las tareas tradicionales con fechas y duraciones de inicio/finalización para el trabajo formalmente definido y listas menos formales para manejar tareas livianas
- Alinear proyectos y otros trabajos con los resultados estratégicos que están destinados a apoyar
- Utilice procesos automatizados cuando sea posible para reducir la administración
- Use cubos de alto nivel a nivel de proyecto o fase como punto de partida si la gestión de recursos es nuevo en su organización
- Recuerde que un tamaño único no se ajusta a todos y varía el uso en función de recursos o grupos específicos y restringidos. Por ejemplo, los DBA pueden compartirse y exagerarse, por lo que es posible que desee aumentar el nivel de detalle para minimizar los conflictos.
- Asegúrese de que las decisiones de uso de su gestión de recursos puedan evolucionar a medida que cambien las necesidades y los desafíos con el tiempo
- Recuerde que diferentes grupos pueden ser más reacios a la presentación de tiempo, así que mantenga las cosas simples y fáciles (especialmente al principio)
- Facilia más la adopción por tiempo de seguimiento en la herramienta de ejecución de la elección de sus recursos
- Utilizar recursos no identificados basados en roles para la planificación a largo plazo, o cuando el recurso específico no se conoce de antemano
- La reserva suave de los recursos nombrados puede beneficiar a los procesos de planificación y priorización a mediano plazo
- Libro duro con nombre de recursos para el corto plazo cuando se conoce información detallada
- Asegúrese de que el tiempo administrativo, el tiempo libre remunerado, etc. se contabilice cuando se planifique tanto en términos a largo como a corto plazo.
- No te olvides de actividades inesperadas del proyecto; Asegúrese de proporcionar un mecanismo para capturar este tiempo; de lo contrario, perderá la visibilidad de esta reducción de la capacidad
- Tenga en cuenta que habrá una pérdida de tiempo natural de elementos comunes y cotidianos, como tareas administrativas (por ejemplo, correo electrónico, reuniones generales, etc.)
- Suena eficiente en multitarea, pero a menudo resulta en una menor productividad general
- Intente limitar el número de tareas paralelas y sus recursos funcionarán mejor
- Por último, pero no menos importante, cuide sus recursos porque la facturación causa una tremenda pérdida de productividad/capacidad
- Ofrecer programas de capacitación y no se utilice demasiado para reducir el agotamiento
El gran software de gestión de recursos y seguir estas mejores prácticas pueden conducir a mejoras significativas en su gestión de recursos. Esto idealmente se traducirá en mayores niveles de productividad y satisfacción en sus equipos e individuos.
¿Cómo gestionar los recursos en una empresa?
Ayude a estirar su propio presupuesto de capital de trabajo analizando cómo administra los recursos de su negocio. Comprar o arrendar equipos, comprar suministros y servicios de oficina son las decisiones que toma perpetuamente para administrar efectivamente las operaciones diarias de su negocio. Al saber dónde se gastan sus ganancias, estará mejor posicionado para tomar decisiones financieras más sabias. Una lista de consejos fáciles de competir puede motivarlo a examinar de cerca los recursos que afectan su estilo de vida empresarial inteligente.
Mantenga una lista de diferentes proveedores para el mismo tipo de equipo que utiliza. Resista la dependencia de los proveedores singulares porque las empresas van y vienen; Sin embargo, necesitará continuamente suministros para administrar efectivamente su negocio.
Decisiones básicas de compra de equipos, suministros y servicios que necesita a corto plazo para operar su negocio. Las tendencias de la acera a los artículos de venta en venta que rara vez usa.
Abastecerse en los suministros de oficina, servicios y equipos que utiliza regularmente. Aproveche cuando estos artículos salgan a la venta y la compra masiva trimestralmente, semestralmente o anual según su presupuesto.
Pague a sus proveedores a tiempo y mantenga las relaciones dulces. A cambio, gana y valida la confianza de los proveedores. Incluso se le puede ofrecer un límite de crédito más alto cuando hace lo que dice y paga a tiempo.
Vea su estado de flujo de efectivo regularmente y vea el panorama general. Puede ver una instantánea general de cuentas por cobrar y cuentas por cobrar de cuentas. Se recomienda la visualización mensual antes de tomar una decisión de compra importante.
¿Qué técnicas hay para la gestión de recursos?
Para mantenerse al día con el ritmo, los gerentes de recursos deben aprender a utilizar estas estrategias y técnicas avanzadas de gestión de recursos, y comenzar a hacer lo que puedan para habilitarlos en el negocio. El software estándar de gestión de proyectos puede proporcionar capacidades de gestión de recursos rudimentarias, pero las técnicas como las que hemos mencionado solo son accesibles en servicios de administración de recursos dedicados.
Tempus Resource es una herramienta sofisticada de gestión de recursos que puede ayudarlo con todas sus técnicas de gestión de recursos, particularmente cuando se trata de modelado y pronóstico de recursos.
Ya sea que se trate de un solo proyecto o cartera completa, Tempus Resource puede ayudarlo a crear modelos de recursos para probar los efectos predichos de cambiar o modificar los recursos. Además, puede ver los resultados en tiempo real. Entonces, en lugar de tomar sus decisiones y «esperar lo mejor», puede visualizar sus hipótesis y su impacto percibido en sus proyectos. Al ver sus resultados con anticipación, puede aplicar otras técnicas de gestión de recursos, desde suavizado hasta programación hasta utilización, para mantener un paso adelante. Y esa es la mejor técnica de todas.
En estos escenarios, los gerentes de proyectos tendrán que lidiar con deficiencias, sin importar cuán rápido o efectivamente una herramienta como Microsoft Project pueda resolver el problema. Una mejor solución facilitaría la prevención de la disponibilidad de recursos y los problemas de asignación que ocurren con anticipación, en lugar de resolverlos cuando ya han afectado los recursos de su proyecto.
¿Cómo mejorar la gestión de los recursos?
A menudo, cuando las personas hablan de la gestión de recursos, están describiendo funciones que caen dentro del dominio de la planificación de recursos empresariales (ERP) como la gestión de recursos humanos o la adquisición de recursos físicos como estaciones de trabajo. Sin embargo, este término tiene un significado específico al ejecutar una organización de servicios, y requiere sus propias herramientas y estrategias.
En el contexto de los servicios, la gestión de recursos se trata de la asignación de recursos: poner a las personas en el lugar correcto en el momento correcto. Este es un proceso desafiante. Hágalo bien, y el tiempo de las personas se usa de manera efectiva en proyectos apropiados, mejorando la rentabilidad y la participación del cliente.
La tecnología está cambiando las formas en que los gerentes de recursos piensan sobre la asignación de recursos y la utilización de recursos. En el pasado, los procesos manuales engorrosos y los silos entre equipos que tenían valiosas entradas de recursos hacían difícil tener una idea precisa de la demanda entrante y la tasa de utilización de cada recurso. Esto significaba que la coincidencia de recursos tendía a hacerse reactivamente, cerca de la fecha de inicio de los proyectos y dentro de equipos o áreas específicas.
El futuro de la gestión de recursos es aquel en el que los gerentes de recursos son asistidos por el software de gestión de recursos de servicios profesionales para trabajar de manera más proactiva, tomando decisiones que tienen un efecto directo sobre los ingresos y el margen. De la misma manera que ERP basado en la nube ha transformado la forma en que HR y las finanzas administran el back office de negocios, la aparición de la automatización de servicios ha alterado el panorama de los servicios, creando nuevas posibilidades al planificar los procesos de recursos.
Professional Services Automation (PSA) utiliza herramientas poderosas como la inteligencia aumentada para apoyar a los gerentes de recursos, ya que crean equipos que combinan a las personas con diferentes habilidades y niveles de experiencia. El software PSA proporciona acceso a información precisa y actualizada: la base de buenas decisiones comerciales, esto permite a los gerentes de recursos trabajar a través de los límites y usar datos para planificar de manera más efectiva.
¿Cómo hacer una gestión de recursos?
Las personas y el dinero que sobrecargan es una de las principales razones para la caída de la tecnología, SaaS, el servicio y otras empresas orientadas al trabajo. No solo disminuye la satisfacción laboral y aumenta el riesgo de desgaste laboral, sino que también conduce a una menor calidad de trabajo, fechas límite perdidas y una creatividad reducida.
Establecer entregables incrementales al diseñar un plan de gestión de recursos puede ser útil para su desarrollo. Esto no solo ayudará a desarrollar un sentido más fuerte de éxito para su cliente, sino que también ayudará a mantener el proyecto en el camino internamente.
Se produce mucho trabajo no planificado y no supervisado y puede reducir drásticamente la productividad de su proyecto. Cuando tiene la sensación de qué interrupciones desencadenantes y qué se puede hacer para minimizar estas perturbaciones o asignar el tiempo adicional requerido para abordar estas actividades no planificadas. Esté atento a los retrasos ocultos y trabaje «disruptores».
Los psicólogos organizacionales han descubierto que la multitarea es mucho menos efectiva que manejar una sola tarea. Para maximizar la flexibilidad de su equipo, reducir el control de interruptores y mejorar el rendimiento, intente restringir el número de tareas paralelas en las que tienen que centrarse en un momento dado.
Todo esto puede parecer un poco abrumador, no se preocupe por eso, ¡lo tenemos cubierto con un recurso útil para ayudarlo a marcar la gestión de recursos de manera efectiva!
BIT.AI es una plataforma de colaboración de documentos virtuales de la nueva era que le permite crear increíbles documentos del plan de gestión de recursos, planes de gestión de proyectos, planes de gestión de riesgos y otros documentos de la compañía en minutos. ¡Bit es la herramienta de ensueño para ayudar a los equipos a trabajar en proyectos de colaboración haciéndola interactiva y súper fácil de usar!
¿Cómo se puede mejorar la gestión de la empresa?
Es difícil exagerar el impacto de personal de personal con los líderes más efectivos. Los estudios de gerentes y empresas muestran constantemente que el liderazgo efectivo mejora las métricas internas, como la retención de empleados y las externas, como el desempeño financiero.
Nuestra investigación sobre los líderes «para todos» (como se establece en nuestro libro), que intencionalmente generan confianza independientemente de quién sea una persona o qué haga para el negocio, demuestra que los líderes más efectivos se centran:
- Trabajar con equipos, buscar ideas de los miembros del equipo e involucrarlos en decisiones que los afectan.
- Reconocer a los empleados, especialmente llamando a los logros y ayudando a los empleados a avanzar en sus carreras.
- Inspirando a los empleados a seguir mostrándoles que los líderes son competentes, honestos y confiables.
Entonces, ¿cómo se cultiva líderes como este en su empresa?
1. Identifique los comportamientos más importantes para los grandes gerentes en su organización
Si bien ciertas características de efectividad del gerente se aplican en la mayoría de las empresas, las verdaderas ideas provienen de la identificación de los comportamientos únicos que mejor se alinean con la misión, la cultura, las necesidades de los clientes y los objetivos estratégicos de su organización.
Entrevista a estos gerentes y pregúnteles «cómo» hicieron lo que hicieron. Use esta información para identificar de tres a cinco comportamientos que crean un excelente entorno de trabajo y compartirlos en toda su organización.
Los empleados siguen a sus líderes cuando confían en ellos. Confían en los gerentes porque creen que son competentes, honestos y confiables.
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