La fase de planificación es fundamental para el éxito de un proyecto. Un plan de proyecto bien pensado proporcionará al equipo del proyecto una dirección clara y comprensión de sus contribuciones al éxito del proyecto. Un plan de proyecto detallado es simplemente una lista de las tareas y actividades que deben realizarse para alcanzar un hito o producir un entregable. Cuando la carta del proyecto se crea a nivel macro, los planes detallados del proyecto están a nivel micro y funcionan como el plan de trabajo para cada miembro del equipo.
En la fase de planificación, el gerente del proyecto trabaja con el equipo del proyecto para crear el diseño técnico, la lista de tareas, el plan de recursos, el plan de comunicaciones, el presupuesto y el cronograma inicial para el proyecto, y establece los roles y responsabilidades del equipo del proyecto y sus partes interesadas . La planificación del proyecto es un proceso iterativo que puede ocurrir de manera consistente durante todo el proyecto. El nivel de detalle de planificación requerido para el trabajo más de 2 a 3 meses en el futuro puede no necesitar la misma precisión que el trabajo requerido en los próximos dos meses. Sin embargo, estos planes deben revisarse y revisarse cada mes hasta la finalización del proyecto. La frecuencia para hacer una planificación iterativa también dependerá del tamaño, la complejidad y el nivel de riesgo del proyecto.
- Recopilar requisitos funcionales, para definir el alcance del trabajo según sea necesario
- Realice una evaluación de riesgos, análisis e incluya opciones de mitigación según corresponda (opcional)
- Prepare un documento de alcance detallado que incluya cómo verificar la finalización de entregables (opcional)
- Cree un plan de proyecto que establezca la estructura de desglose del trabajo y un cronograma
- Obtenga el consenso del equipo del proyecto y las partes interesadas del proyecto en el plan de proyecto
- Ingrese el plan del proyecto en ServiceNow
- Realizar la reunión de inicio del proyecto
El plan del proyecto es una lista de tareas creada dentro de ServiceNow. El plan del proyecto contiene:
- Recopilar requisitos funcionales, para definir el alcance del trabajo según sea necesario
- Realice una evaluación de riesgos, análisis e incluya opciones de mitigación según corresponda (opcional)
- Prepare un documento de alcance detallado que incluya cómo verificar la finalización de entregables (opcional)
- Cree un plan de proyecto que establezca la estructura de desglose del trabajo y un cronograma
- Obtenga el consenso del equipo del proyecto y las partes interesadas del proyecto en el plan de proyecto
- Ingrese el plan del proyecto en ServiceNow
- Realizar la reunión de inicio del proyecto
Un plan de comunicación facilita las comunicaciones efectivas y eficientes con el público que tiene una participación importante en el proyecto. Describe cómo ocurrirán las comunicaciones del proyecto. El plan de comunicaciones debe crearse utilizando la plantilla en el Apéndice B.
¿Qué es la fase de la planeación?
La fase de planificación del proyecto del ciclo de vida de gestión de proyectos define el alcance y el objetivo de un proyecto. La planificación adecuada del proyecto es uno de los pasos más importantes para garantizar que un proyecto se entregue a tiempo y al presupuesto.
La fase de planificación del proyecto de la gestión de proyectos es donde un gerente de proyecto construye la hoja de ruta del proyecto, incluido el plan de proyecto, el alcance del proyecto, el cronograma de proyectos, las limitaciones del proyecto, la estructura de desglose del trabajo y el análisis de riesgos.
No importa si el proyecto es un nuevo sitio web o un nuevo edificio: la fase de planificación del proyecto sirve como una hoja de ruta y actúa como una herramienta de control durante todo el proyecto. La planificación del proyecto proporciona orientación respondiendo preguntas como:
- ¿Qué productos o servicios entregamos?
- ¿Cuánto costará el proyecto?
- ¿Cómo podemos satisfacer las necesidades de nuestros interesados?
- ¿Cómo se medirá el progreso?
Antes de saltar al paso a paso de cómo planificar un proyecto, consideremos por qué la fase de planificación es una pieza tan crítica del ciclo de vida del proyecto.
La planificación del proyecto comunica entregables, tiempo y horarios, junto con roles de equipo y responsabilidades. Durante la fase de planificación de un proyecto, el gerente del proyecto se ve obligado a pensar en los riesgos y colgaciones potenciales que podrían ocurrir durante el proyecto.
Estas consideraciones tempranas pueden evitar que los problemas futuros afecten el éxito general del proyecto o, a veces, causen que un proyecto falle. Muy poca planificación causa caos y frustración; Y demasiada planificación causa mucho trabajo administrativo y no suficiente tiempo para el trabajo creativo.
¿Cómo se divide la fase de planeación?
Para establecer el futuro del proyecto y el alcance del esfuerzo necesario, se introduce la fase de planificación. Constituye principalmente los parámetros necesarios para describir y remodelar los objetivos al tiempo que pone un plan de acción preciso para usar. Los documentos oficiales de gestión de proyectos y los planes se llevan a cabo en este proceso. La naturaleza de la gestión de proyectos crea muchos comentarios que garantizan un análisis repetitivo. Por lo tanto, las fallas se erradican a medida que se agregan y se discuten la nueva información y los detalles. Los cambios serios que se producen sobre el ciclo del proyecto renderizan modificaciones consecutivas en la fase de iniciación y la fase de planificación. Por lo tanto, en medio de este ciclo, la documentación y los planes cambian. Esto muestra el proceso llamado «Planificación de ondas onduladas», donde ocurren cambios continuos, refiriéndose a la naturaleza dinámica del proyecto.
Este proceso de planificación produce el plan crucial de gestión de proyectos y los documentos necesarios. Estos documentos cubren los aspectos como la calidad, los costos, la comunicación, las adquisiciones, el alcance, el tiempo y el factor de riesgo involucrado. Cuando se acordan los cambios, dan como resultado actualizaciones del plan de proyecto actual que a su vez restaura los documentos del proyecto. Dichas actualizaciones y modificaciones hacen del proyecto un cronograma, costos y recursos nuevos y precisos que se suman al futuro del proyecto.
Un trabajo imprescindible para el equipo del proyecto es acomodar y alentar la participación de todos los accionistas relevantes hacia la planificación y los documentos del proyecto. El equipo no puede participar en un proceso de retroalimentación de To-and-Fro para que la organización pueda presentar una directiva de las fechas del final de la fase inicial y las próximas fechas importantes. Todos estos procedimientos legales y de documentación pueden dañar la naturaleza del proyecto, los límites del proyecto, el entorno del proyecto y las actividades de control.
La naturaleza del proyecto también es responsable en otras medidas interactivas relacionadas con el grupo de procesos de planificación. Por ejemplo, en algún proyecto hasta que se haya realizado una planificación de sonido, no hay riesgo identificado. Por lo tanto, el equipo concluye el horario actual, los costos e incluso la planificación es destructivo e inesperado para la suposición anterior. Tales cambios se consideran actualizaciones y la documentación se modifica así.
Para establecer el plan de gestión de proyectos, los preparativos necesarios, las acciones y otros planes secundarios se convergen. Es la principal fuente de información la que decide la planificación, ejecución, control, monitoreo y conclusión del proyecto. Implica la carta del proyecto, los resultados del proceso de planificación y los factores ambientales.
¿Cuáles son las etapas de la planeación en la administración?
La planificación es la función fundamental de una organización para lograr los objetivos deseados. La definición de objetivos y el curso de acción requerido para obtener objetivos definidos se introducen en el proceso de planificación.
Para la planificación sistemática y buena, es esencial completar algunos procedimientos. Los siguientes son los pasos importantes en el proceso de planificación de un plan efectivo.
- Analizar oportunidades
- Establecer metas u objetivos
- Determinación de locales
- Identificar alternativas
- Evaluar alternativas
- Seleccione el mejor curso de acción
- Formular un plan de apoyo
- Implementar el plan
- Revise el proceso de planificación
Este es el paso previo del proceso de planificación. Es vital crear un plan efectivo. La gerencia debe hacer un análisis FODA del entorno empresarial cambiante. El entorno interno de la organización determina las fortalezas y limitaciones de la organización, como la disponibilidad de recursos, maquinaria, mano de obra, estructura organizacional, tecnología adoptada, etc.
Las amenazas y las oportunidades, por otro lado, están influenciadas por una variedad de factores como políticas políticas, económicas, socioculturales y gubernamentales, avances técnicos, etc. Como resultado, realizar un análisis exhaustivo antes de los objetivos de formulación es crucial.
Esta es la primera y más importante fase en el proceso de planificación. Los objetivos deben ser concisos, obvios y alcanzables. Deben estar vinculados y declarados numéricamente. Se deben evitar objetivos ideales o demasiado ambiciosos. Un pequeño error en el establecimiento de objetivos podría arriesgar la implementación de un plan.
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