Definición: Una reunión virtual es una forma de comunicación que permite a las personas en diferentes ubicaciones físicas usar sus dispositivos móviles o conectados a Internet para reunirse en la misma sala virtual. Las personas usan reuniones virtuales de muchas maneras, incluso para conectarse con familiares y amigos, teletherapia y colaborar con su fuerza laboral distribuida.
En el mundo de los negocios, las reuniones virtuales generalmente se celebran cuando los empleados se encuentran en diferentes lugares, pero a veces los trabajadores en la misma oficina optarán por uno simplemente para que no tengan que abandonar sus escritorios. Si bien las reuniones virtuales han aumentado en popularidad para el trabajo, también se han convertido en un lugar común para amigos y familiares. Las reuniones virtuales se pueden celebrar con cualquiera, en cualquier lugar.
Una reunión virtual es claramente diferente de una conferencia tradicional en persona donde todos están juntos en la misma sala física, pero es similar en que las personas todavía se unan a una sala de reuniones dedicada.
Nota: Algunos usan «reuniones virtuales» y «reuniones en línea» indistintamente, aunque uno podría argumentar que hay una ligera diferencia. Se puede ver una reunión virtual como el término más amplio que abarca todo tipo de opciones de reuniones digitales que van desde la videoconferencia hasta las reuniones donde los asistentes pueden unirse a través de datos celulares en lugar de Wi-Fi.
Con los entornos de trabajo que cambian hacia modelos de trabajo híbridos y más empleados que trabajan de forma remota, la prevalencia de reuniones virtuales continuará creciendo. Considere estas estadísticas del 2022 Gartner® Magic Quadrant ™ para soluciones de reunión (obtenga el informe completo aquí):
- Hasta 2022, el 75% de las empresas medianas utilizarán un modelo híbrido con empleados que trabajan tanto desde una oficina corporativa definida como desde ubicaciones remotas.
- Para 2025, el 50% de todos los eventos virtuales empresariales se llevarán a cabo en la plataforma de reunión de video comúnmente utilizada por su organización todos los días.
A medida que las plataformas de reunión de tecnología y video se vuelven más avanzadas, los administradores de reuniones a menudo pueden proporcionar experiencias virtuales que son más atractivas, inclusivas y productivas que las reuniones en persona.
¿Qué es una reunión virtual?
Una reunión virtual es una reunión virtual (por lo tanto, se lleva a cabo en línea) creada a través de un modo de videoconferencia perfecto para organizar la información, reuniones internas (comerciales, de producción, direccionales), eventos de la compañía y seminarios web.
Las reuniones virtuales están diseñadas para reemplazar las reuniones en persona, por lo que no es necesario ir al lugar real donde desea participar.
Muchos de los costos relacionados con un evento físico, como comidas, estadías durante la noche y gastos de viaje, están a cero
Menos personas que se mueven equivale a un impacto más bajo en el medio ambiente
No hay límite de espacio físico, muchas más personas pueden participar en la reunión
Las diapositivas, presentaciones e intervenciones se pueden reutilizar para la comunicación interna, también una parte trasera del evento
Actualizar reuniones con el equipo comercial, presentaciones de productos, capacitación interna
Congreso y convenciones del principio y fin de año, lienzo, eventos de la compañía
Reuniones de producción, intercambio de progreso laboral, lluvia de ideas a distancia
- • N.4 Invisi (invitación, registro, recuerdo, seguimiento) de los cuales el primero en la lista de invitados proporcionados por el cliente, posterior a la lista de correo de los miembros del evento en sí (hasta 250 contactos)
- Seminario de preparación virtual para los oradores de la reunión de gestión del aula (4 horas)
¿Qué hacer en una reunión virtual?
Ya sea que se trate de una llamada rápida, sesión de colaboración, reunión relacionada con el cliente o por alguna otra razón, todas las discusiones tienen el propósito previsto de satisfacer necesidades organizativas cruciales.
Sin embargo, las reuniones virtuales a veces pueden ser aburridas porque la conexión humana puede faltar: puede ser bastante abrumador sentar una, especialmente para nuevas contrataciones. A veces, la timidez quita la oportunidad de los empleados de vincularse con los otros miembros del equipo.
Esto, a su vez, dificulta la colaboración efectiva y la toma de decisiones. Ya es hora de que consideremos algunos enfoques únicos que permiten que el equipo remoto se llevara bien entre sí. Solo se necesita un poco de esfuerzo adicional para desarrollar una base de confianza y pertenencia.
Además de las prácticas estándar, es imperativo participar e incluir a todos en reuniones remotas para energizar a los participantes y mantenerlos comprometidos.
Aquí hay algunas formas de mejorar las reuniones virtuales y hacerlas más productivas e inclusivas:
- Una de las formas más útiles de hacer que sus reuniones sean más interactivas y atractivas es comenzar con una sesión de rompehielos o una actividad. Hará que todos se sientan inclusivos, y una vez que se involucren; Permanecerán comprometidos durante toda la conferencia.
- Puede incorporar juegos simples que tengan preguntas cerradas o que tengan un número limitado de opciones para elegir.
- El juego «Dos verdades y una mentira» también puede animar el entorno de la reunión preparando al equipo para participar.
¿Cómo se crea una reunión virtual?
Una reunión virtual es simplemente una reunión que ocurre en línea en lugar de físicamente con todos los participantes en la misma sala de reuniones.
Las herramientas de reunión virtual incluyen videos de ringcentral y otras herramientas de las que probablemente haya oído hablar como gotomeeting, google hangouts, equipos de Microsoft, zoom y skype. (Aunque los dos últimos, y tal vez algunos otros, tal vez se guarden mejor para charlar con amigos y familiares).
Las personas generalmente usan reuniones virtuales para el trabajo, para involucrar a miembros remotos del equipo de todo el mundo (o en diferentes partes del mismo edificio). Lo principal es que todos hablan y se ven en la pantalla utilizando el software de reunión virtual.
Hay algunos tipos diferentes de reuniones virtuales, y el que elija dependerá de las necesidades de su equipo y su negocio. Los tipos principales de los que hablaremos aquí son la teleconferencia, la videoconferencia y las conferencias web.
Una teleconferencia es típicamente una reunión solo de audio, donde los compañeros remotos marcan y se unen a una llamada de conferencia. Estos son los más adecuados para reuniones de grupos pequeños donde todos participan en la discusión.
El principal beneficio de la teleconferencia es su simplicidad: hay menos tecnología involucrada en organizar una llamada que con otros tipos de reuniones virtuales. La desventaja es que no puedes ver las reacciones y el lenguaje corporal de otras personas.
La videoconferencia es como una reunión de equipo cara a cara, pero sin que la gente tenga que estar cara a cara, al menos no físicamente.
¿Cómo se hace una reunión virtual?
En pocas palabras, una reunión virtual es una reunión que tiene en línea en lugar de en persona. Si los participantes de su reunión no pueden estar físicamente en la sala juntos, las reuniones en línea pueden brindarle esa plataforma para incluir miembros remotos del equipo en discusiones, sesiones de lluvia de ideas y más.
Para ejecutar estas reuniones, normalmente utilizaría herramientas de reunión virtual que incluyen características como el intercambio de pantalla…
Y controles de seguridad como salas de reuniones virtuales (para que pueda bloquear las reuniones y evitar que los recortadores de reuniones se unan):
Además de la «reunión virtual», hay otros tres términos que puede escuchar a las personas usar cuando hablan, bueno, esencialmente reuniones en línea:
Algunas personas confunden la conferencia web con videoconferencia y, sinceramente, generalmente están hablando de lo mismo. Sin embargo, si quisieras ser exigente…
Algunas personas usan «conferencias web» para referirse a reuniones en línea con una funcionalidad más elegante como colaboración en tiempo real, eventos virtuales, intercambio de pantalla y actividades interactivas, mientras que la «videoconferencia» se refiere con mayor frecuencia a una videollamada regular.
Si tiene una reunión de equipo que implica algún grado de colaboración o presentación de un proyecto o maqueta de diseño, esa es la conferencia web.
Las conferencias web y los seminarios web no son lo mismo: son diferentes en el sentido de que los seminarios web generalmente implican una comunicación unidireccional (alguien se presenta a un grupo de personas), mientras que las conferencias web pueden integrar mensajes, videos y presentaciones en dos y dos y forma forma de comunicación.
¿Cómo preparar una reunion virtual?
Ahora que ha preparado a todos antes de la reunión, es hora de hablar sobre algunas mejores prácticas que puede poner en juego. Desde la estructura de reuniones hasta el compromiso, las siguientes seis prácticas le darán a sus reuniones de video ese empuje adicional.
Antes de llamar a una reunión, asegúrese de que haya un objetivo claro en mente. Piense en lo que quiere que suceda durante la reunión. ¿Necesitas que la gente se una y haga una lluvia de ideas? ¿Necesita entregar información importante al equipo?
¿Qué hay que discutir y en qué orden? ¿Cuánto tiempo estimas que necesitarás presentar todo? Estas son todas las preguntas que debe hacerse antes de organizar una reunión virtual.
Nota: Por lo general, es más difícil llevar una reunión virtual que una cara a cara. Debido a esto, considere asignar ciertos temas que deben hablar a los miembros clave del equipo. Esto puede reducir la monotonía de un orador durante la totalidad de la reunión.
Puede ser discordante unirse a una reunión e inmediatamente saltar directamente a la discusión. En cambio, abra la reunión lentamente, permitiendo que todos saluden y pregunten cómo es el día de todos.
Cuando se reúne virtualmente, se pierde la unión del equipo que sucedería en la oficina. Deje que la gente chatee durante los primeros dos minutos de la reunión. Esto hará que todos se sientan cómodos y relajados antes de que comience la agenda.
A nadie le gusta su tiempo perdido. Antes de la reunión, asegúrese de establecer una agenda clara y enviarla a todos los participantes. Esto puede ser tan simple como agregarlo al evento de Google Calendar.
¿Cómo participar en una reunion virtual?
Uno de los aspectos más desafiantes de una reunión virtual es mantener la atención de las personas. Es importante ser reflexivo sobre cómo involucra a los asistentes. En el primer minuto de su reunión, ayude a los participantes a experimentar el problema que desea que resuelvan compartiendo estadísticas, anécdotas o analogías que dramatizan el problema. Luego enfatice la responsabilidad compartida de resolverlo. Defina una tarea altamente estructurada y breve que puedan abordar en pequeños grupos de dos o tres personas y darles un medio para comunicarse entre sí (videoconferencia, canal Slack, plataforma de mensajería, brotes de audio). Luego haga que los grupos se informe. Nunca pase más de 5-10 minutos sin darle al grupo otro problema para resolver. La clave es mantener una expectativa continua de participación significativa para que los participantes no se retiren en un papel de observador. Cuando eso suceda, tendrás que trabajar duro para traerlos de vuelta.
En estos días es difícil lograr que la gente preste atención en cualquier reunión, pero cuando las personas no están en la misma habitación, puede ser especialmente difícil. Y es particularmente molesto cuando haces un argumento de nueve minutos, pausas por una reacción esperada y obtienes: «No estoy seguro de seguirte», lo que podría significar: «Estaba champú con mi gato y no me di cuenta de sería llamado.
Seamos realistas, la mayoría de las reuniones siempre han apestado porque a menudo hay poca responsabilidad de la participación. Cuando estamos juntos en una habitación, a menudo compensamos con contacto visual coercitivo. Los participantes sienten cierta obligación de fingir intereses (incluso si miran sus teléfonos). En situaciones en las que no puede exigir atención con la opresión ocular, debe aprender a hacer lo que deberíamos haber dominado hace mucho tiempo: crear un compromiso voluntario. En otras palabras, debe crear oportunidades estructuradas para que los asistentes se involucren completamente.
Hay cuatro razones generales para celebrar una reunión: influir en los demás, tomar decisiones, resolver problemas o fortalecer las relaciones. Dado que todos estos son procesos activos, los pasajeros pasivos en una reunión rara vez hacen trabajo de calidad. La condición previa para reuniones efectivas, virtuales o de otro tipo, es el compromiso voluntario.
Hemos pasado los últimos años estudiando sesiones de capacitación virtual para comprender por qué la mayoría de las reuniones virtuales llevaron a los grupos en coma. Como lo hemos hecho, hemos descubierto y probado cinco reglas que conducen a resultados de reunión previsiblemente mejores. En un estudio que hicimos, comparando a 200 asistentes de una experiencia cara a cara con 200 de una experiencia virtual, encontramos que cuando se aplican estas reglas, el 86% de los participantes informan como niveles de participación altos o más altos como en cara a cara -Cuence reuniones. Y ahora hemos aplicado estas reglas con más de 15,000 participantes de reuniones.
¿Cómo participar en una reunión virtual?
Las reuniones virtuales se llevan a cabo todos los días y en todas partes. Muchas personas diferentes de varias culturas podrían asistir a estas reuniones virtuales. Es importante que todos los participantes sepan cómo prepararse y participar en reuniones virtuales. Si no se preparan y participan adecuadamente, la reunión no será tan exitosa como podría ser. Además, se pueden requerir más reuniones para que los asistentes «obtengan» que son lo que hace que la reunión sea más efectiva. A continuación se presentan 17 formas de prepararse para ser un buen participante de la reunión virtual.
- Asegúrese de tener información de inicio de sesión y documentos necesarios al menos una hora antes de la hora de la reunión.
- Use un auricular para una mejor voz sobre el micrófono y escuchar las voces de los demás sin perturbar a los que están fuera de la reunión.
- Elimine las distracciones del área donde la asistencia de la reunión estará, si es posible.
- Apague el correo electrónico, el mensaje de texto o el teléfono que pueda interferir con el enfoque mientras asiste.
- Vístase como si estuviera sentado en la reunión, como podría estar la cámara web.
- Ponga un letrero que indique «en una reunión» para evitar que las personas interrumpan.
- Coma antes o después de la reunión, no durante porque los accidentes ocurren o podrían tener una pregunta a mitad de la masticación.
- Inicie sesión en la sesión unos minutos antes, por lo que el facilitador sabrá cuándo todos están presentes.
- Preséntese antes de que la reunión se ponga en marcha, si se permite.
- Use «silencio» cuando no hable para evitar que los ruidos ingresen a la sesión.
- Nombre del estado antes de hablar para que todos sepan quién está hablando.
- Manténgase enfocado en el tema de la reunión y los tiempos de la agenda.
- Considere a otros y permítales tiempo para terminar de hablar antes de responder o hacer una pregunta.
- Mantenga los comentarios y las preguntas sucintos y al punto, ya que el tiempo de reunión es precioso y generalmente corto.
- Permita pausas ya que el tiempo de retransmisión/recepción puede ser lento.
- Limite el movimiento y los gestos si usa video o cámara web, ya que puede causar recepción borrosa.
- Registre los elementos de acción personal y solicite o sugiera una fecha de vencimiento antes de que se cierre la reunión.
Las 17 formas de ser un mejor participante de la reunión virtual deberían ayudar a que las reuniones sean más efectivas, reducen el número de reuniones requeridas para lograr mejores resultados. Usando estos consejos, los miembros globales aprenden la mejor manera de prepararse y participar en una reunión virtual. No importa dónde se encuentren durante las reuniones virtuales, pueden ser un asistente más efectivo y ayudar a la reunión a lograr los resultados deseados si aprenden a prepararse y participar en consecuencia.
¿Cómo participar en las reuniones?
La responsabilidad de asegurarse de que una reunión funcione sin problemas y eficientemente a menudo recae en el organizador de la reunión. Sin embargo, los asistentes también tienen un papel que desempeñar. Cada asistente puede contribuir y ayudar a lograr los resultados de las reuniones.
Muchas veces, no nos preguntamos si hemos sido un buen asistente. Estamos enfocados en nosotros mismos, en lugar del equipo. Pero hay muchas maneras en que podemos agregar valor a una reunión. También podemos tomar medidas para apoyar al líder de la reunión. Esta publicación le brinda algunos consejos útiles para participar en una reunión de manera efectiva.
El primer paso es llegar a tiempo para la reunión. Si llegas a tiempo, llegas tarde, así que llega a la reunión cinco minutos antes. Esto le da tiempo para saludar a los asistentes, tener sus materiales en orden y ponerse en el estado de ánimo correcto. Los asistentes que caminan tarde distraen al resto del equipo y descarrilan la discusión.
Las personas a menudo se acercan a las reuniones con una actitud descuidada. Es posible que no se prepare para una reunión a menos que usted sea la que la ejecuta. Reemplace esta mentalidad con preocupación y entusiasmo. Sus ideas provienen de su propia personalidad y experiencias. Compártelos con su equipo y agregue valor a la reunión.
Participar en reuniones de equipo no siempre implica hablar u ofrecer su opinión. Puede implicar evitar el comportamiento de distracción mientras escucha al altavoz. La escucha enfocada puede afectar la calidad de hablar. El orador se vuelve auténtico y expresa exactamente lo que están sintiendo. No saltes a la conversación. En cambio, espere a que termine el altavoz. Dale al orador el beneficio de la duda. No evalúes y juzgues, solo escucha.
¿Cómo es una reunión virtual?
Una reunión virtual es cuando las personas en varios lugares se conectan al mismo tiempo utilizando tecnología para lograr un objetivo compartido, pero no deben confundirse para eventos virtuales o seminarios web. Las reuniones virtuales tienden a ser algo más simples de planificar y no necesitan tanto tiempo de preparación como un evento virtual. También son diferentes a los seminarios web, ya que están retenidos con menos asistentes y fomentan la conexión y la resolución de problemas. A continuación se presentan algunas diferencias importantes entre las reuniones virtuales y los eventos virtuales.
- Un evento virtual, como un evento en persona, tiende a tener múltiples sesiones. Estos permiten a los asistentes personalizar sus experiencias de eventos para adaptarse mejor a sus intereses. Sin embargo, para las reuniones virtuales, solo hay una sesión para todos los asistentes a las reuniones.
- Si bien puede haber un líder o moderador en una reunión virtual, todos los asistentes generalmente están involucrados en la conversación de una forma u otra. Sin embargo, en un evento virtual, generalmente hay sesiones o oradores principales que se dirigen al grupo en una conversación unilateral.
- Los eventos virtuales, como sus homólogos en persona, requieren mucha planificación y organización. Hay oradores principales para libros, sesiones para planificar y registros de asistentes para recolectar. Las reuniones virtuales tienden a ser más simples y se pueden organizar mucho más rápidamente.
Aquí hay algunos escenarios en los que es beneficioso organizar una reunión virtual:
En CVEN, estamos acostumbrados a trabajar en equipos con colegas que se basan de forma remota o fuera de diferentes oficinas. Sin la opción de reuniones virtuales, sería muy difícil comunicarse de manera efectiva con estos empleados. Ser capaz de hablar con compañeros de equipo remotos «cara a cara» prácticamente permite el tipo de conversación en tiempo real y la resolución de problemas que el correo electrónico no lo hace.
¿Dónde hacer reuniones virtuales?
Si crees que te encantan las reuniones de video, me temo que no estás muy bien informado sobre tu propia mente, y lamento sinceramente que estés descubriendo esto sobre ti mismo mientras lees una publicación de blog de la compañía de software.
Las reuniones son generalmente desagradables, y el video lo empeora. Es por eso que es importante evitar reuniones innecesarias en equipos remotos. Pero ciertas conversaciones realmente son mejores en voz alta; en esos casos, un poco de diversión puede ser muy útil. Creo que fue Sócrates quien dijo: «Una cucharada de azúcar ayuda a que la medicina disminuya». No se refería específicamente a las reuniones, pero la idea general aún se aplica.
Un poco de diversión puede contribuir en gran medida a hacer que las reuniones de video sean menos miserables y más productivas porque es más probable que las personas se mantengan comprometidas. Sin embargo, es fácil para la diversión obligatoria volverse obsoleto, así que aquí hay algunas cosas que, en Zapier, hacemos para lograr un equilibrio.
Este consejo es para reuniones basadas en la presentación, y es uno de los que nos sentimos bastante fuertemente: las mejores presentaciones internas tienen un tema tejido en todo momento, idealmente uno que resalte el punto.
Amanda Cotter, quien dirige el equipo de operaciones de soporte de Zapier, hizo exactamente esto durante una presentación reciente sobre una próxima transición de software. Se presentaron cuatro personas diferentes, por lo que se les ocurrió un tema que conectaría cada una de las conversaciones mientras les permitía tener su propio sabor.
«Sabíamos que teníamos múltiples historias que contar, así que las centramos en un tema: un libro de cuentos», me dijo Amanda. «Al tener esta luz guía, pudimos tejer una historia atractiva y consistente entre múltiples presentadores».
¿Dónde hacer reuniones virtuales gratis?
Primero en nuestra lista es probablemente uno de los más populares, incluso nos profundizamos y cubrimos una mirada detallada a los planes de precios que GotEding tiene para ofrecer. Pero incluso con solo su plan gratuito, Gotomeeting ofrece una de las formas más simples de organizar una conferencia telefónica y permitir a los usuarios compartir su pantalla. Con su solución de reunión con un solo clic, GetMeMeeting debería ser realmente simple de adoptar, y los usuarios pueden comenzar sus reuniones a través de casi cualquier aplicación, desde programas de Microsoft Office hasta enlaces de correo electrónico y chat. Los desarrolladores también han introducido roles de usuario recientemente, lo que facilita la edición de los permisos que tiene cada usuario, evitando cualquier amenaza de seguridad o ediciones accidentales.
La utilización de los usuarios de Gotomeeting limita a los usuarios de audio web, ya que el video se limita a algunos de los planes pagados, pero con la opción de chat de voz basado en el peaje o VoIP, los equipos pueden adaptar las llamadas de conferencia a las llamadas de conferencia a sus necesidades mejor. El único otro enganche es que el plan gratuito de Gotomeeting limita sus llamadas de conferencia a solo 3 participantes, pero para una reunión de equipo pequeño y gratuito (o uno a uno con clientes), la solución debería ser perfecta. Gotomeeting también se ha puesto al día con sus competidores en el departamento de seguridad. A pesar de llegar un poco tarde a la fiesta, Getomeeting ahora admite la autenticación multifactor para hacer que el proceso de inicio de sesión sea más seguro.
Propiedad, desarrollada y alojada por el gigante de la red y la seguridad, Cisco, puede estar seguro de que WebEx puntúa en nuestra lista. Una de las soluciones de conferencia originales, por supuesto, Cisco lo ha clavado bastante bien. Al igual que otros en la lista, la versión gratuita de WebEX lo limitará a 3 participantes, pero lo bueno de WebEx es que permite videoconferencias gratuitas. Por supuesto, los usuarios pueden compartir sus pantallas, e incluso puede integrar la plataforma con Cisco Spark, uno de nuestros competidores favoritos de Slack, para construir su propio conjunto de software de colaboración completo.
¿Cuál es la competencia de zoom?
Zoom es bastante similar a otras plataformas bien establecidas como WebEx y BlueJeans. Es más matizado que los equipos de Google Meet y Microsoft, pero es menos fácil de usar y, por lo tanto, es más adecuado para las empresas más grandes.
WebEx es una solución de nivel medio que, como Zoom, ofrece sesiones de ascenso y ruptura a mano junto con las funciones de videoconferencia estándar. WebEx es más fácil de usar que Zoom, y las reuniones en el plan gratuito se extienden a 50 minutos en comparación con los 40 minutos de Zoom.
WebEx de Cisco es un software de videoconferencia con alrededor de 300 millones de usuarios activos mensuales. Es ideal para empresas de todos los tamaños que desean un software de conferencia de llamadas y videos asequibles pero funcionales para reuniones.
- Webex es muy asequible en general
- El plan gratuito incluye compartir pantalla, ascender a mano y más
- Una de las plataformas de videoconferencia más fáciles de usar que probamos
- Las reuniones en el plan gratuito se limitan a 50 minutos
- No tan rico en funciones como las alternativas más grandes como Zoom
- El complemento de traducción en tiempo real es bastante costoso
A diferencia de Zoom, BlueJeans no ofrece un plan gratuito. También es un poco más torpe que otras plataformas, y BlueJeans solo permite 200 participantes en su plan más avanzado. Recomendamos Zoom sobre BlueJeans debido a su lista de características extendidas y su plan gratuito.
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