Mire cada entrega y defina la serie de tareas que deben completarse para lograr cada una. Para cada tarea, determine la cantidad de tiempo que tomará, los recursos necesarios y quién será responsable de la ejecución.
A continuación, identifique cualquier dependencia. ¿Necesita completar ciertas tareas antes de que otros puedan comenzar? Entradas entregables, dependencias e hitos en su gráfico Gantt, o elija entre las muchas plantillas y aplicaciones en línea disponibles. Asegúrese de comprender también cómo escribir un informe de gestión de proyectos para una descripción general del estado actual del proyecto.
Consejo: Involucre a su equipo en el proceso de planificación. Las personas que realizan el trabajo tienen información importante sobre cómo se hacen las tareas, cuánto tiempo tomarán y quién es la mejor persona para enfrentarlas. Basarse en su conocimiento. Necesitará que estén de acuerdo con el cronograma del proyecto y establezcan expectativas de trabajo para que se ejecute sin problemas.
Ningún proyecto está libre de riesgos. Cruzar los dedos y esperar lo mejor es no hacerte ningún favor. ¿Hay algún problema que conozca por adelantado que afecte el proceso de planificación del proyecto, como las próximas vacaciones de un miembro del equipo clave? ¿Qué circunstancias imprevistas podrían crear hipo? (Piense en vacaciones internacionales, piezas en voz alta o temporadas ocupadas).
Consejo: aborde los artículos de alto riesgo al principio de la línea de tiempo de su proyecto, si es posible. O cree un pequeño búfer de tiempo alrededor de la tarea para ayudar a mantener su proyecto en camino en caso de retraso.
Es importante que comprenda cómo presentar un proyecto de manera efectiva. Explique cómo su plan aborda las expectativas de las partes interesadas y presenta sus soluciones a cualquier conflicto. Asegúrese de que su presentación no sea unilateral. Tenga una discusión abierta con las partes interesadas.
¿Cuáles son los pasos para gestionar un proyecto?
Arriba, identificamos las cinco etapas del ciclo de vida de gestión del proyecto. Ahora es el momento de poner esa información al uso práctico.
En esta sección de la guía, vamos a desglosar cada etapa con pasos procesables que describen cómo administrar un proyecto.
Esta es la fase inicial en la que el gerente del proyecto debe demostrar que el proyecto tiene valor y es factible a través de una serie de documentos de gestión de proyectos. Aquí están los más importantes:
- Caso de negocios: un caso comercial justifica la necesidad del proyecto, los objetivos del proyecto y el retorno de la inversión.
- Estudio de factibilidad: un estudio de factibilidad demuestra que el proyecto puede ejecutarse dentro de un tiempo y costo razonable.
- Charter del proyecto: una carta de proyecto transmite lo que el proyecto va a entregar.
- Ensamble Equipo del proyecto: se necesitan recursos para ejecutar cualquier proyecto. Antes de que se pueda hacer un horario de proyecto, se debe crear un equipo de proyecto. Esto incluye crear descripciones de trabajo, roles y responsabilidades. Toda esta información se puede poner en una carta de equipo.
- Configuración de la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO): la oficina de gestión de proyectos suele ser un espacio físico configurado para el gerente de proyectos y el personal de apoyo. Por lo tanto, la infraestructura para la oficina de gestión de proyectos incluye tener software de gestión de proyectos y cualquier equipo necesario.
- Agenda de reunión de inicio: esta etapa de gestión de proyectos culmina en una reunión de inicio del proyecto, donde el equipo del proyecto y las partes interesadas del proyecto se unen para acordar las metas y objetivos del proyecto, el alcance y el cronograma.
El objetivo de la fase de planificación del proyecto es la creación del plan de proyecto, que cubre cómo se administrará cada área de gestión de proyectos durante la fase de ejecución del proyecto.
¿Cómo elaborar un proyecto y sus partes?
La fase de implementación es la fase más larga en el ciclo de vida del proyecto, porque ahora es el momento de poner los planes del proyecto elaborados por adelantado. En esta fase, se deben lograr los resultados y se debe presentar al cliente. En el curso de la fase de implementación, se debe confiar a un gerente de proyecto con la supervisión de personas, procesos y comunicación.
Con la siguiente información, la fase de implementación se ejecuta sin problemas:
- Organizar procesos de trabajo: los miembros del equipo correspondientes asignan sus tareas. Explique las responsabilidades y las relaciones de dependencia que son esenciales para un proceso sin problemas.
- Mantenga reuniones regulares del equipo: las reuniones regulares con todos los miembros del equipo ayudan a todos a obtener una visión general del progreso del individuo y las tareas. De esta manera, se observan objetivos y los colegas que trabajan en ellos tienen la oportunidad de abordar inquietudes o riesgos en el marco apropiado.
- Comuníquese con los clientes: es importante que sus clientes siempre estén informados sobre el progreso del proyecto en esta fase.
Esta fase básicamente se ejecuta al mismo tiempo que la fase de implementación y, por lo tanto, no se enumera individualmente en algunas descripción general. Sin embargo, creemos que eres tan fundamental que le dedicamos nuestra propia sección. La idea básica: asegúrese de que todo salga de acuerdo con el plan. Los gerentes de proyectos pueden intervenir en su proyecto en cualquier momento y hacer ajustes para garantizar que todo salga bien.
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