Hay una amplia variedad de habilidades administrativas, y las habilidades exactas que necesitan un profesional administrativo variarán de una compañía a otra. Algunas de las habilidades administrativas más populares que los empleadores buscan en los entrevistados incluyen:
La comunicación es un componente importante de casi cualquier trabajo administrativo, por lo que poseer esta habilidad blanda es necesaria cuando se trabaja como asistente administrativo. Estos profesionales interactúan con una variedad de personas, incluido personal, empleadores, gerentes y clientes. A menudo se comunican en varias formas, como por correo electrónico, por teléfono y en persona. Las habilidades de comunicación comunes necesarias para la administración incluyen:
Otra habilidad importante para los roles administrativos son las habilidades de organización. Estos profesionales a menudo tienen que coordinar y supervisar varias tareas, así como administrar los calendarios de los supervisores y/o ejecutivos. Por ejemplo, un asistente administrativo puede estar a cargo de planificar la fiesta de vacaciones de la compañía y necesitará saber cómo organizar un evento.
Los administradores también deben tener fuertes habilidades de gestión del tiempo para garantizar que todo se haga cada día. Los asistentes administrativos a menudo no solo son responsables de sus propios horarios y tareas de trabajo, sino también de organizar y establecer los horarios de los ejecutivos. Por ejemplo, un administrador puede programar cada cita para un ejecutivo de la empresa y deberá poder asegurarse de que haya suficiente tiempo para cada cita en el horario del ejecutivo.
¿Cuáles son las capacidades que debe tener un administrador?
El administrador del condominio se puede elegir entre los condominios, sin embargo, es preferible optar por una persona calificada dada la especificidad de las actividades relacionadas con la tarea.
Existen varias asociaciones comerciales en las que los administradores están registrados, por ejemplo, en el sitio web del Ministerio de Desarrollo Económico (MISE) se enumeran numerosas asociaciones de administradores de condominios.
Por lo general, el administrador es un profesional, a menudo un abogado o un contador.
Después de la reforma del condominio, el administrador se impone a la frecuencia de un curso de capacitación inicial y periódica (ver el siguiente párrafo), por lo tanto, las habilidades necesarias pueden adquirirse participando en estos cursos de capacitación.
El administrador del condominio es designado por los condominios, como veremos en los siguientes párrafos.
De hecho, no hay un camino escolar ad hoc, de hecho, esta tarea puede estar cubierta por varios profesionales (como abogados y topógrafos), sin embargo, la ley (Art. 71 bis c. 1 Lett. G) Disp. att. C.C.) impone la conducta de:
- Un curso de capacitación inicial de al menos 72 horas (Art. 5 D.M. 14/2014),
- La actividad de entrenamiento continuo de al menos 15 horas (Art. 5 D.M. 14/2014).
Nos referimos a la lectura del decreto ministerial 140/2014 que contiene la «regulación que contiene la determinación de los criterios y métodos para la capacitación de administradores de condominios, así como cursos de capacitación para administradores de condominios».
¿Cuántas son las habilidades administrativas que el administrador debe adquirir y desarrollar?
Los asistentes administrativos deben poder manejar muchos detalles y situaciones desafiantes a la vez. Mantienen una oficina funcionando sin problemas mientras apoyan los esfuerzos de un ejecutivo, gerente, propietario de negocios o grupo profesional. Aquellos que se vuelven muy hábiles en este campo pueden avanzar a posiciones más altas, apoyando a funcionarios de alto rango en el gobierno, educación superior, organizaciones sin fines de lucro y corporaciones privadas. Tener una reputación de habilidades administrativas extraordinarias puede conducir a aumentos salariales y promociones.
Los asistentes administrativos trabajan con programas de software de oficina, incluidas hojas de cálculo, bases de datos, procesamiento de textos y software de presentación gráfica. Por ejemplo, generalmente se espera competente en Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint y Publisher. La comodidad y la habilidad con la tecnología es esencial porque un jefe puede depender en gran medida de un asistente administrativo para formatear presentaciones profesionales, manuales, boletines, contenido del sitio web y material de marketing. Muchos empleadores también esperan que los asistentes administrativos sean expertos en enviar mensajes por correo electrónico y mensajes sociales.
En una oficina ocupada, un asistente utiliza una comunicación amistosa para interactuar con una amplia gama de personas, intercambiando información con frecuencia sobre las operaciones de la oficina. Por ejemplo, un asistente administrativo generalmente maneja procedimientos para enrutar el correo y solicitar suministros en la oficina. El asistente administrativo senior en la oficina capacita y supervisa nuevos empleados de archivo, mecanógrafos o recepcionistas en la misma oficina. Las excelentes comunicaciones escritas y verbales son útiles al delegar tareas, dar instrucción y proporcionar comentarios. Fuertes habilidades interpersonales fomentan el trabajo en equipo y crean conexiones positivas con los clientes.
Los asistentes administrativos deben pensar sobre sus pies y hacer malabarismos con muchos deberes simultáneamente. Una jornada laboral agitada requiere establecer prioridades y desarrollar un plan de acción. Los jefes aprecian a los asistentes administrativos que pueden ayudarlos a administrar su calendario y recordarles reuniones o plazos. Organizar registros y archivos es otra responsabilidad importante. Los asistentes administrativos administran eficientemente un sistema de presentación, rastrean las llamadas entrantes y envían correspondencia en la salida. Los documentos confidenciales deben almacenarse, recuperarse y triturarse de acuerdo con los protocolos de la oficina establecidos para la gestión de datos.
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