Pero, si eres como yo, el término «manual de entrenamiento» evoca una imagen mental monótona. Un folleto grueso y de aspecto corporativo atado en una cubierta suave. Tal vez tiene algunas imágenes de stock, o tal vez es solo el título de una portada sólida.
Entonces, primero, borremos esa imagen de nuestras mentes. El antiguo formato del folleto todavía tiene su lugar en el mundo (por ejemplo, la guantera de su automóvil), pero ahora hay muchas más opciones. Los manuales de entrenamiento de hoy no se ven o funcionan como solos de entrenamiento. También es posible que cualquiera cree uno.
En esta publicación, repasaremos cómo puede escribir un gran manual de entrenamiento y algunas de las opciones que tiene a medida que lo crea.
Si bien el empaque del manual de entrenamiento tradicional ha cambiado, su noble propósito sigue siendo consistente.
Un manual de capacitación es un conjunto de instrucciones que mejoran la calidad con la que se realiza un trabajo, proceso o tarea. Las empresas usan manuales de capacitación con capacitación en persona, remota, a pedido y justo en el tiempo. Algunas aplicaciones comunes incluyen:
- Incorporación de nuevos empleados
- Implementando nuevos software y sistemas
- Nuevo protocolo o documentación del proceso
- Compartir procedimientos operativos estándar
- Capacitación y educación del cliente
- Instrucciones e información del producto
Las empresas crean manuales de capacitación de empleados para aumentar la productividad organizacional y garantizar que todos tengan las herramientas e información necesarias para sobresalir en sus trabajos.
¿Qué es un manual y un ejemplo?
El manejo de muchas cosas en la vida cotidiana requiere instrucciones detalladas. Puede z. B. Actuar sobre dispositivos técnicos que tienen un determinado mecanismo y operar una explicación gradual comprensible es necesaria. Pero también puede Z. B. Un programa de aprendizaje en una ROM DVD que transmite información, ha ampliado el conocimiento o tiene un aprendizaje. El alcance de tales instrucciones de operación suele ser tan grande que en realidad tiene un formulario de libro y, por lo tanto, se puede denominar un manual.
El manual se basa en las aplicaciones y propiedades de un determinado producto, p. B. Un dispositivo técnico. Las aplicaciones se explican completamente al final del manual. Después de consultar el manual, el usuario puede operar el dispositivo sin errores. El punto de partida es siempre la suposición de que el usuario o usuario del dispositivo aún no tiene conocimiento previo del funcionamiento de la misma. Por lo tanto, las instrucciones de uso o operación deben proporcionar información holística sobre las funciones del dispositivo, de modo que sea posible el uso completo y seguro. Esto significa que el manual también debe señalar posibles riesgos al usar. Un dispositivo técnico debe, p. B. no están expuestos a altas temperaturas porque podrían afectar la funcionalidad y conducir a un defecto. En general, todos los componentes y funciones del producto considerado, así como posibles peligros y escenarios de problemas, se presentan en el uso del uso. Esto se realiza utilizando una combinación de diferentes medios de comunicación, como palabras, signos, gráficos, símbolos, fotos e imágenes. De esta manera, las instrucciones de uso se aflojan y promueve la comprensión de la descripción a veces difícil de todas las funciones y aplicaciones.
En el caso de un menos representante, como el ejemplo de un programa de aprendizaje en una ROM DVD mencionada al principio, el manual a veces va más allá de explicar la funcionalidad pura. Dado que, a pesar de la fase de prueba intensiva del programa, solo puede haber otros usos o déficits que pueden remediarse con actualizaciones, dicho manual no puede ofrecer una explicación final. En este caso, uno puede hablar del hecho de que el manual solo explica las funciones básicas. Porque el espectro de aplicaciones descrito originalmente se está expandiendo constantemente a través de cualquier opción de actualización.
¿Cuáles son los elementos de un manual?
- Escriba en inglés simple: evite usar términos técnicos, a menos que sea parte del vocabulario del lugar de trabajo. En ese caso, asegúrese de que los términos técnicos se expliquen en un lenguaje/términos simples. Deletree o explique acrónimos y abreviaturas.
- Use la voz activa: es conciso.
- Sea consistente en el uso de terminología, tono y estilo de escritura.
- Las oraciones y párrafos largos pueden ser confusos. Use oraciones y frases cortas. Los pasos numerados son más fáciles de seguir que los párrafos largos.
- Incluya ilustraciones (gráficos, diagramas de flujo, tablas, imágenes, pantallas de pantalla, ejemplos de tareas terminadas) cuando sea apropiado para aclarar conceptos y mejorar la comprensión. También agrega interés visual. Las ilustraciones deben estar en proporción adecuada al texto cercano.
- Escriba una tabla detallada de contenido que incluya encabezados de capítulos, así como el siguiente nivel de subtítulos.
- Escriba un índice detallado, que incluya referencias cruzadas, para facilitar la búsqueda de información. Un buen índice hace que el manual sea utilizable como un trabajo de referencia para uso futuro.
- Verifique la ortografía y la gramática.
Después de la finalización del primer borrador, reciba comentarios de los entrenadores/presentadores y otro personal clave. Implemente cualquier sugerencia si corresponde.
La página del título, la tabla de contenido, un glosario de términos (si se usan) y el índice se preparan al final. En la página de título debe aparecer lo siguiente: Nombre del manual, autor (s), nombre de la empresa, fecha de publicación. Se puede incluir un aviso de derechos de autor, así como el reconocimiento de los contribuyentes si corresponde.
¿Cuáles son los elementos que contiene un manual?
Asegúrese de saber exactamente lo que los lectores del manual necesitan para aprender a hacer. Hay una gran diferencia entre escribir un manual de instrucciones que se centre en explicar cómo usar un elemento en comparación con cómo reparar uno. Si está escribiendo un manual para las esteticianas que utilizarán un nuevo modelo de secador de cabello en un salón, eso es muy diferente de crear un manual con el fin de explicar cómo servicio o reparar el secador de cabello.
Comience su primer borrador haciendo una lista de todos los pasos que alguien debe seguir para realizar cualquier tarea (s) que se supone que debe explicar el manual. Una vez que haya hecho una lista, use la lista de pasos que creó para intentar realizar las tareas usted mismo. Esto lo ayudará a determinar si la lista es suficiente como está o si se deben realizar cambios. Lo más probable es que se dé cuenta de que se deben agregar algunos pasos más o que algunos de los elementos enumerados deben descomponerse en múltiples pasos. Revise según sea necesario y siga trabajando a través de las instrucciones hasta que sean fáciles de seguir según lo escrito.
Tome su último borrador y use sus habilidades de escritura técnica para traducirlas en la parte de cómo hacer el manual. Comience con una lista completa de suministros establecidos para que sea fácil para los lectores reunir lo que necesitan. Los puntos de bala son buenos para esto. Los pasos reales deben presentarse como una lista numerada que los lectores pueden seguir paso a paso.
Una vez que se hayan presentado los pasos, considere dónde los elementos gráficos pueden ayudar a que sea más fácil para los lectores seguirlos y aplicarlos. Desarrolle gráficos, gráficos o ilustraciones apropiados para incluir en el texto junto con los pasos. Coloque en la página para que los lectores puedan ver claramente qué parte de las instrucciones escritas se correlacionan con cada imagen. Si no puede desarrollar los gráficos usted mismo, trabaje con un ilustrador o artista gráfico.
¿Qué es un manual y sus elementos?
Piense en la última vez que consultó un manual de usuario. Tal vez fue para hacer referencia al tipo de aceite de su vehículo, la presión recomendada de los neumáticos o la ubicación del filtro de aire. El punto es: nadie lee un manual de usuario de principio a fin. Un manual de usuario exitoso proporciona respuestas rápidas en términos fáciles de entender. Los manuales de usuario más efectivos están organizados para brindar a los usuarios acceso rápido a la información.
Los mejores escritores entienden a su audiencia. Cuando autorizan manuales, los escritores deben pensar como el usuario final y comprender cómo se utilizará el producto. Esto implica anticipar el nivel de habilidad del usuario final, la mayoría de las necesidades básicas de la documentación y qué problemas llevaron a hacer referencia al manual.
El contenido manual debe escribirse para que presente el problema, ofrezca una solución y presente métodos para lograr la solución. Para lograr esto, el escritor debe centrarse en el objetivo de describir los pasos necesarios para lograr la tarea en cuestión.
Aquí hay cinco componentes importantes de manuales de usuario efectivos:
Este es el cuerpo principal del manual del usuario, y lo más probable es que implique un problema que no se puede resumir o explicar fácilmente. Los pasos lógicos y numerados ayudan al usuario a resolver un problema. Para ayudar en claridad, las ilustraciones o videos pueden ayudar con la visualización de componentes o experimentados.
Siempre que sea posible, evite el lenguaje técnico que pueda aislar los segmentos de audiencia. Imagina que estás escribiendo para un estudiante de secundaria. Las tablas y los gráficos pueden ayudar a mostrar cómo las secciones de contenido se relacionan, el cumplido y el contraste.
¿Cuáles son los elementos de un manual de funciones?
El panel de la lista de funciones es una zona para mostrar todas las funciones (o métodos) que se encuentran en el archivo actual. El usuario puede hacer doble clic en el nombre de la función en el panel de la lista de funciones para moverse a esa función en el editor. Puede personalizar la lista de funciones para mejorar un idioma existente o para agregar un lenguaje actualmente sin soporte siguiendo las instrucciones que se encuentran a continuación.
La lista de funciones utiliza un motor de búsqueda de expresión regular (regex) para analizar el archivo activo y buscar funciones (o métodos); Muestra los resultados de la búsqueda de expresión regular en el panel de la lista de funciones. Está diseñado para ser lo más genérico posible y permite al usuario modificar la forma de buscar o agregar un nuevo analizador para cualquier lenguaje de programación.
Para que la lista de funciones funcione para su idioma (si no es compatible), debe modificar (o agregar) el archivo XML del Languge. Los archivos XML para diferentes idiomas se pueden encontrar en %AppData % Notepad ++ functionList o en la carpeta FunctionList ubicada en el directorio de instalación de Notepad ++ si usa el paquete portátil (zip).
Para personalizar la lista de funciones, debe editar el archivo XML para el idioma que está definiendo. Esta sección describe la estructura y los requisitos para cada elemento XML.
- ID: ID único para este analizador.
- DisplayName: Reservado para uso futuro.
- Comentario (opcional. Puede hacer una expresión regular en este atributo para identificar zonas de comentarios. Las zonas identificadas serán ignoradas por la búsqueda, para que no encuentre funciones comentadas.
Hay 3 tipos de analizadores: analizador de funciones, analizador de clase y analizador mixto.
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