No es lo que dices, así es como lo dices. Este siempre ha sido el caso de las comunicaciones internas. Y es aún más relevante en 2022, con el trabajo remoto en su punto más alto y la necesidad de canales de comunicación de empleados genuinamente robustos más apremiantes que nunca.
Cuán efectivamente se comunica un mensaje es tan importante como el mensaje en sí. Y la clave para la comunicación interna efectiva es elegir el canal correcto en primer lugar. Debe seleccionar un canal que mejor se ajuste tanto a su objetivo como a su público objetivo.
También debe comunicarse con sus empleados, cada uno de ellos. Con empleados de difícil acceso y trabajadores remotos, es crucial seleccionar los canales internos de comunicación correctos. El problema puede ser geográfico, tecnológico o emocional, y los canales correctos ayudarán a romper esas barreras. Cuando busca mejorar significativamente la comunicación interna, el análisis de los canales en uso siempre debe ser su primer paso.
Para complicar aún más el problema, ahora tenemos una gran selección de canales de comunicaciones internas para elegir. ¿Comade un correo electrónico rápido en toda la empresa, crea una nueva página web en la intranet o organiza una llamada de conferencia remota? ¿O tal vez este es el momento de filmar un video del CEO? Con tantas opciones a su disposición, puede ser un dilema confuso.
Con esto en mente, hemos sacado los 14 principales canales de comunicación interna en una organización y destacado tanto sus ventajas como desventajas para que usted lo considere.
¿Cuáles son los canales de la comunicación interna?
Alcance: a partir de 2019, el 35% de los trabajadores estadounidenses estaban independientemente. El número total de trabajadores independientes en los EE. UU. Ha aumentado a 57 millones, un aumento en 4 millones desde 2014. La participación constante de los trabajadores independientes y la creciente economía del concierto, sin mencionar el número de personas que trabajan en casa a raíz de la pandemia del coronavirus , conducirá esta cifra aún más alto.
Es por eso que es particularmente importante comunicarse con aquellos empleados que no están sentados en su escritorio, sino que trabajan en otro lugar, ya sea en el piso de la fábrica, detrás del mostrador o en la cafetería local. El alcance de sus canales es una medida clara de comunicación efectiva.
Puntualidad: recibir información y comunicarse en tiempo real se ha convertido en una necesidad para muchas personas. Las organizaciones ahora se especializan en satisfacer esta necesidad: Amazon ofrece entrega expresa; Netflix hace que las películas y las series sean accesibles instantáneamente; Los periódicos envían mensajes de empuje con noticias de última hora; Y nuestros teléfonos inteligentes nos permiten estar en línea a todas horas, independientemente del tiempo y el lugar.
Interacción: ¿fluye su información comercial en una sola dirección, o hay una opción para la comunicación bidireccional? Las características de las redes sociales, como me gusta, comentarios y compartir, se están convirtiendo en opciones de comunicación cada vez más importantes que los empleados de hoy en día esperan. También favorecen las interacciones ascendentes y mejoran la comunicación entre pares. Ambos son esenciales para aumentar la productividad en el lugar de trabajo.
Medición: ¿Puede ver cuántos empleados han recibido un mensaje en particular? Esto suena como un requisito básico, pero no todos los canales pueden cumplirlo.
¿Cuáles son los canales de comunicación interna?
Existen canales de comunicación interna formales e informales. Los canales normalmente informales son los administrados exclusivamente por la compañía que controla su contenido. En los canales informales, por otro lado, los empleados pueden contribuir en el proceso de creación y difusión de información.
Herramientas como Insight Boletín, comunidad en línea, actualizaciones de reuniones y eventos de construcción de equipos son algunos de los ejemplos que permiten el flujo de información y el sentido de pertenencia a la realidad corporativa. Y sobre todo el reconocimiento, por los empleados, de la identidad y los valores de la sociedad.
La comunicación interna es un proceso de comunicación complejo, utilizado para la difusión de información, comunicados de prensa, datos, tareas dentro de una organización, porque está destinado al público interno, tanto empleados como colaboradores.
La comunicación corporativa externa combina varias herramientas de comunicación para llegar al grupo de personas más grande posible. Entre los medios más utilizados se encuentran: boca a boca, publicidad, web y marketing y relaciones públicas, eventos y ferias.
La comunicación externa es uno de los aspectos que connotan la comunicación organizacional y se usa habitual para dialogar directamente con todos los interlocutores fuera del cuerpo/organización o más genéricamente dirigidos a los usuarios potenciales a través de acciones de comunicación de masas.
¿Cuáles son los canales de comunicación dentro de una empresa?
En general, consideramos cuatro factores importantes en la elección del canal más apropiado para nuestra comunicación interna en la empresa.
- Características del público.
Entendemos a quién nos enfrentamos. Si entendemos a nuestros interlocutores, podemos ponernos en contacto con ellos para mejorar nuestro mensaje. ¿A quién recurrimos? ¿Cuál es su posición en la empresa? ¿Los interlocutores primarios, secundarios o de toma de decisiones se comparan con el mensaje? ¿Acceden fácilmente a la información o hay barreras que no permiten el uso directo? - Disponibilidad de canales. Es muy prioritario planificar un mensaje, de acuerdo con los canales disponibles dentro de la organización. En este contexto, es relevante comprender qué canales existentes y los nuevos canales se introducirán a la empresa para comunicaciones internas.
- Tipo de contenido. Durante la selección de un canal, es necesario prestar mucha atención al contenido. Si se trata de una pregunta relacionada con la discusión sobre la promoción de los empleados, la discusión sobre la donación personal, la cara a cara podría ser el mejor medio. Pero si son campañas de dinámica, visión o concientización de trabajo, la compañía podría optar por métodos interpersonales colectivos y comunicaciones inmediatas y frecuentes. Ciertamente es esencial comprender el contexto del mensaje.
- Tiempo y necesidad.
La entrega del mensaje debe tener lugar de acuerdo con el tiempo y de acuerdo con la necesidad. Si el mensaje es muy urgente, debe elegir un método rápido y fácil para una mejor difusión (y comprensión)
De acuerdo con estos cuatro elementos que se acaban de enumerar, los profesionales de las empresas que participan en la comunicación interna (o incluso los proveedores, agencias y consultores involucrados) deben seleccionar los canales de distribución del mensaje dentro de la organización.
Se debe preparar un plan anual para la comunicación interna en la empresa de acuerdo con las necesidades de comunicación de la Compañía/Organización (Macro Floor) y un plan detallado (Micro Floor) cada mes para presidir todos los territorios de comunicación con contenido de calidad y absolutamente comprometido.
¿Qué son los medios de comunicación interna?
Este resumen es proporcionado por el equipo de la calle del IPR basado en el estudio original, «Examinando los efectos del uso interno de las redes sociales en la participación de los empleados» de Linjuan Rita Men, Julie O’Neil y Michele Ewing en la revisión de relaciones públicas.
Resumen
Las redes sociales han sido promocionadas durante mucho tiempo como la forma ideal para que las organizaciones se comuniquen con audiencias externas. Pero, ¿qué pasa con la comunicación dentro de la organización? El Dr. Linjuan Rita Men and Coleges exploró cómo aumenta la relación entre el empleador y los empleados a medida que aumenta el uso de las personas en las redes sociales de la empresa.
¿Qué son las redes sociales internas?
Las redes sociales internas son el uso de las redes sociales para difundir la misión de una organización a través de las interacciones entre los empleados y entre la organización y sus empleados. Puede venir en dos formas:
1. Enterprise Social Media, son las redes sociales personalizadas para la comunicación organizacional. Por ejemplo, Facebook Workplace y Yammer son aplicaciones que conectan de forma remota a organizaciones con características como poder enviar mensajes a cualquier persona en la organización de un usuario o compartir publicaciones con compañeros de trabajo.
2. Redes sociales populares, como Twitter y LinkedIn, donde las publicaciones se comparten tanto en la organización como para el público. Esta es la forma más común, ya que es económica y los empleados ya están familiarizados con estas redes.
Las redes sociales internas facilitan la comunicación horizontal y vertical en todas las organizaciones de forma remota. Al publicar, transmitir, comentar y mensajes, los empleados pueden fortalecer las relaciones existentes y formar otras nuevas. Las ideas y el conocimiento en el lugar de trabajo se pueden extender rápidamente para mejorar la eficiencia de la organización.
¿Qué son medios de comunicación interna?
Los grupos de Facebook no son las únicas herramientas que las empresas pueden usar para las comunicaciones internas. De hecho, Facebook tiene su propia red social, diseñada específicamente para uso comercial. El lugar de trabajo de Facebook ahora es utilizado por 14,000 empresas, incluidas grandes corporaciones como Starbucks y Club Med.
Slack es otra opción popular, utilizada por compañías como Airbnb, Oracle e incluso el equipo detrás de Revive.social.
Además de tener un precio ligeramente más alto, Slack es similar en características al lugar de trabajo de Facebook. Qué herramienta que use se reducirá a la preferencia personal.
No importa qué plataforma de redes sociales interna use, asegúrese de colocar las herramientas para medir la actividad. Grytics se especializa en proporcionar análisis avanzados para grupos de Facebook, lo que le permite ver qué miembros son más y menos activos. Quizás lo más importante, sin embargo, puede obtener información sobre temas de tendencia, lo que le dará una idea de las cosas que más importan a los miembros de su equipo. Slack presenta su propio análisis incorporado.
Aunque las redes sociales juegan un papel importante en muchas de nuestras vidas, sigue siendo una tecnología relativamente nueva, y muchos todavía están luchando por encontrar el equilibrio adecuado entre lo profesional y lo personal. ¿Debo agregar a mi jefe en Facebook? ¿Queren que lo haga? ¿Quiero incluso? Debido a esto, establecer límites y reglas claras para los grupos internos de redes sociales es una idea fuerte.
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