¿Estás constantemente agregando otros nuevos o te quedas con lo probado y verdadero?
Mejor aún, ¿cómo elige sus herramientas de productividad en primer lugar?
Una de las preguntas más frecuentes que recibo es:
A veces las personas piden una recomendación de herramienta en particular. (La mejor lista de tareas pendientes…)
Otras veces, están pidiendo la mejor manera de configurar su sistema de productividad en su conjunto.
Hoy, quiero proporcionar algunas pautas simples para ayudarlo a seleccionar las mejores herramientas de productividad para hacer más.
Aquí hay 10 reglas simples para elegir sus herramientas de productividad:
- Elija las herramientas que utilizará: la regla más importante para elegir sus herramientas de productividad es: «Elija las herramientas que usará». En otras palabras, elija herramientas que le gusten y continuará utilizando. Si es una persona en papel, no elija el último teléfono inteligente y viceversa. Debes gustarte tus soluciones o terminarán sin usar en un cajón en algún lugar.
- Defina su sistema: asegúrese de ser deliberado al elegir sus herramientas. Nombra lo que está «adentro» y lo que está «fuera» de tu kit de herramientas. Esto le impedirá recoger esa almohadilla aleatoria de papel o calendario adicional.
- Lo más simple es mejor: la solución más simple es siempre la mejor. Las herramientas de productividad complejas hinchadas solo sirven para retrasarlo. (es decir, ¿cuántos pasos requiere su aplicación TODO para capturar una tarea?) Además, las soluciones complejas requieren más mantenimiento para ser sostenible día a día.
¿Cuáles son las herramientas para decidir?
El análisis marginal pesa los beneficios de la entrada o la actividad contra los costos. Este tipo de análisis ayuda a los líderes empresariales a determinar si una actividad o aporte proporciona el máximo retorno de la inversión (ROI). El análisis marginal es una herramienta efectiva para la toma de decisiones porque requiere preferencias, recursos y restricciones informativas en cuenta, para que los gerentes puedan tomar decisiones más óptimas basadas en esta información.
Para realizar un análisis marginal, debe cambiar una variable, como la cantidad de entrada que usa o el volumen de salida que produce. Una vez que haya identificado esa variable, determine cuál sería el aumento en los beneficios totales si se agregara una unidad más de la variable de control. Esto se considera el beneficio marginal de la unidad adicional. Del mismo modo, el costo marginal del bien agregado también debe calcularse. El costo marginal es, lo adivinó, el aumento en el costo total si se agregó una unidad más de la variable de control. Si el beneficio marginal supera el costo marginal, entonces hay un «beneficio neto» y se debe agregar la unidad marginal de la variable.
- Fortalezas: ¿Qué hace mejor su empresa que sus competidores? Piense en las fortalezas internas y externas que posee.
- Debilidades: ¿Dónde puede mejorar su empresa? Trate de adoptar un enfoque neutral y considere qué factores pueden estar perjudicando su negocio.
- Oportunidades: mire sus fortalezas y piense en cómo puede aprovecharlas para crear nuevas aperturas para su negocio. Además, considere cómo eliminar una debilidad específica podría abrirlo a una nueva oportunidad.
- Amenazas: determine qué desafíos se interponen en el camino de lograr sus objetivos. Identificar las amenazas principales para su organización.
Un análisis FODA puede ayudarlo a identificar las fuerzas que influyen en una estrategia, acción o iniciativa. Esta información se puede utilizar para guiarlo en la dirección correcta y apoyar sus decisiones comerciales. Para obtener la imagen completa, es esencial tener en cuenta múltiples puntos de vista. Cuando solicita la ayuda de otros miembros del equipo y partes interesadas, es más fácil detectar tendencias, patrones y conexiones entre los cuadrantes. Tomar un enfoque de colaboración también puede ofrecer una visión más profunda de las oportunidades y amenazas potenciales que es posible que no haya podido identificar solo.
¿Qué herramientas hay para decidir?
Si está trabajando en un problema de alto riesgo, es posible que desee concentrarse específicamente en evitar específicamente las malas soluciones.
La inversión es una herramienta para hacerle ver el problema desde un ángulo diferente y evitar posibles errores o malos resultados.
A menudo ayuda a dividir los problemas grandes y complejos en los más pequeños y más manejables.
Los árboles emitidos le permiten hacer esto de manera sistemática. Es genial abordar el problema de una «División y conquistar la moda».
Luego están los primeros principios que se centran en identificar los principios fundamentales subyacentes a un problema dado. Luego puede construir una solución original a partir de estos principios en lugar de a partir de la declaración del problema inicial.
La escalera de abstracción lo ayudará a encontrar soluciones alternativas e innovadoras al definir un problema correcto (del cual su problema inicial solo podría ser un subconjunto). Puede obtener una hoja de trabajo para comenzar con esta herramienta.
El modelo de pensamiento productivo le brinda un marco de seis pasos que lo ayudará a encontrar soluciones creativas a los problemas que está resolviendo. Lo hace gracias al pensamiento estructurado y crítico.
El modelo de elección difícil es para ver el tipo de decisión frente a usted para que pueda avanzar con ella de manera más eficiente. Si es obvio, sabrá tomar la decisión rápidamente en lugar de correctamente. Para decisiones difíciles o grandes, es posible que deba profundizar (las herramientas a continuación lo ayudarán).
Decision Matrix es excelente para sopesar diferentes factores e identificar la mejor opción. Si está buscando elegir un ganador claro basado en varios factores, esta herramienta es para usted.
¿Cuáles son los metodos de la toma de decisiones?
La toma de decisiones es crucial, especialmente en los negocios. De hecho, ¡las consecuencias de una mala decisión podrían ser perjudiciales, o incluso ser fatales para la empresa! Por lo tanto, será una cuestión de tomar decisiones mientras se gestiona un grado significativo de incertidumbre.
Tener agilidad, anticipación, capacidad de respuesta no es suficiente para tomar una decisión relevante. Afortunadamente, hay un proceso para la toma de decisiones comerciales, especialmente en el campo de gestión.
En esta primera fase del proceso de toma de decisiones, es esencial estar plenamente consciente de la situación y clasificarla: ¿es un evento que requiere una reacción? ¿Es una oportunidad que merece ser estudiada? ¿Es este un problema común o excepcional? Tienes que saber cómo hacer las preguntas correctas.
La fase de instrucción se lleva a cabo mediante la recopilación de la información, en particular que se relaciona con la situación (problema, oportunidad…) que se presenta. Será necesario introspección de situaciones anteriores, para el estudio de buenas prácticas, a la definición de las condiciones necesarias para la viabilidad… pero también es importante recopilar las diversas opiniones y no dudar en pedir el asesoramiento a un experto.
En esta fase, la toma de decisiones es efectiva, pero la transición a la acción aún no se ha iniciado. Luego se prevé que las diferentes etapas de la ejecución, se resalten las posibles restricciones y las condiciones de la implementación. Pero aún así, se definen los factores de riesgo de falla y también los factores de éxito. En esta etapa de toma de decisiones, la decisión está en teoría viable.
¿Cuáles son las herramientas que ayuda optimizar los procesos de toma de decisiones?
Un problema de optimización generalmente tiene la siguiente forma matemática, que consiste en una función objetivo (primera ecuación), un conjunto de restricciones (2ª ecuación) y una especificación de los tipos (continuo, entero, binario) y límites de las variables de decisión (tercera ecuación.) El objetivo generalmente es encontrar los valores de las variables de decisión que maximizan o minimizan el objetivo mientras satisfacen todas las restricciones, tipos y límites subyacentes.
No se requieren entradas para los modos de entrada manuales o de archivo. Para el modo de entrada de matriz, se requieren entradas O y A, pero B y Q son opcionales. La entrada B solo es opcional en algunos casos. No siempre puede proporcionar la información en la entrada A, solo si ha seleccionado restricciones en filas.
- O Anclar: (requerido para el modo de entrada de matriz) Use esta entrada para proporcionar los nombres de las variables de decisión, sus coeficientes en la función objetivo y, opcionalmente, sus límites y tipos.
Tenga en cuenta que, debido a la funcionalidad R, los nombres de campo son sensibles a los casos. Comenzando con el diseñador 11.0, puede habilitar la asignación de campo de visualización para la opción de anclaje de entrada o para obtener más flexibilidad con los nombres de campo.
- O Anclar: (requerido para el modo de entrada de matriz) Use esta entrada para proporcionar los nombres de las variables de decisión, sus coeficientes en la función objetivo y, opcionalmente, sus límites y tipos.
Comenzando con el diseñador 11.0, puede usar otros nombres de campo para «restricción» o «variable» y la herramienta de optimización infiere inteligentemente qué campo contiene restricciones y qué campo contiene variables. Sin embargo, la convención de nomenclatura todavía se prefiere y se recomienda.
¿Qué son las herramientas del control de calidad para la toma de decisiones?
Hay algunas herramientas de gestión de calidad esenciales y populares que han existido desde los albores del tiempo (o al menos parece así).
Para comprender mejor los problemas. Y para tomar decisiones informadas, basadas en datos.
Cuando se usan correctamente, pueden ayudar a identificar problemas, tendencias y causas raíz, rápidamente. Y proporcione el elemento a menudo pasado por alto de la mejora del proceso y la resolución de problemas… que es utilizar datos y hechos para eliminar los problemas para siempre.
Recuerde, el mensaje habitual es este: cuando la resolución de problemas, debe usar un razonamiento inductivo y deductivo para eliminar realmente los problemas.
Esto significa que debe usar el juicio y las teorías, en función de los datos y los hechos.
Y así, el uso de herramientas de gestión de calidad ayuda a agregar los datos a su argumento.
Agregue estos ingredientes a una metodología estructurada de resolución de problemas como DMAIC o PDCA, y tendrá una receta para eliminar mejoras para bien.
La mayoría de las herramientas de gestión de calidad tenían su inicio de gurús de gestión de calidad como Deming y Juran (gestión de calidad total) e Ishikawa (círculos de calidad).
Pero esencialmente, están allí para hacer exactamente lo que dice, implementar una gestión efectiva de la calidad.
La buena calidad de los procesos, las personas y los resultados asegura que tenga menos problemas como negocio.
Y también garantiza que sus clientes estén encantados con su nivel de servicio de alta calidad.
El uso efectivo de estas 13 herramientas de gestión de calidad requiere que las personas que ejecutan sus procesos las usen.
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