El término «firma digital» es un poco engañosa. Puede asumir que una firma digital y una firma electrónica son las mismas cosas, pero son diferentes de algunas maneras importantes.
Una firma digital es un método de autenticación que permite que el código se adjunte como firma. Las agencias de certificación de terceros emiten firmas digitales y sus claves asociadas.
Puede pensar en una firma digital como una huella digitalizada incrustada en un archivo de documento. Va más allá de una firma electrónica al confirmar realmente la autenticidad de un documento. Es similar a la forma en que un servicio notario agrega validez a una firma húmeda.
En muchos casos, las firmas digitales son parte de los procesos detrás de escena que ni siquiera notamos. Por ejemplo, si usa Microsoft Outlook para manejar su correo electrónico, está utilizando una firma digital cada vez que envía un correo electrónico. Microsoft coloca una firma digital en cada correo electrónico enviado desde su servidor.
A menudo, utilizamos una firma digital además de una firma electrónica. Este es el caso cuando un documento electrónico le solicita que agregue una firma digital opcional para una seguridad adicional. Nadie más que el destinatario autorizado puede ver el documento.
Hay varios factores a considerar al decidir si utilizar un proceso de certificación de firma digital.
Una firma digital puede hacer que un contrato sea aún más vinculante legalmente. El proceso de certificado de firma digital agrega seguridad al documento y permite que se mantenga privado entre las partes.
¿Cómo hacer una firmas digitales?
Al asociarse con una marca, idealmente necesita una aplicación que sea más que un software de esignatura.
Al mismo tiempo, debería ser una marca que comprenda la importancia y los beneficios del uso de firmas electrónicas. Estos beneficios de esignatura deben incluir:
- Obteniendo actualizaciones instantáneas.
- Poder implementar la automatización para el seguimiento de la firma.
- Fácil accesibilidad de firmar diferentes tipos de archivos.
- Acceso a la seguridad mejorada.
Pandadoc tiene todas estas características y algunas. Puede escanear, ver y firmar un documento, todo al mismo tiempo, y fácilmente.
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Microsoft Word es el software universal de procesamiento de textos utilizado por empresas e individuos de todo el mundo para crear documentos.
Debido a que se usa tan ampliamente, muchas personas eligen agregar esignas a los documentos en Word para aumentar la velocidad de sus procesos de documentos. (A menudo podría hacer lo contrario, pero más sobre eso más adelante).
La principal ventaja de agregar firmas digitales en documentos de Word es el hecho de que la mayoría de las empresas ya usan el software para crear y editar sus documentos.
Sin embargo, si bien este puede ser el beneficio más obvio, solo tome una nota si su organización puede respaldar el caso de uso de las firmas electrónicas antes de avanzar con una solución.
En este paso, tal vez se pregunte: «¿Cómo escribo mi firma en un documento de Word?» Bueno, entonces, has venido al lugar correcto.
¿Cómo se hace la firma digital en Word?
Antes de comenzar a firmar digitalmente los documentos, solicite a su equipo de soporte técnico que verifique la configuración de firma digital en su computadora siguiendo los pasos en la sección Verificar la configuración de la firma digital a continuación.
Esta guía lo guiará a través de los pasos para firmar digitalmente un documento en Microsoft Word 2010, 2013 o 2016 utilizando su credencial PIV o certificado digital.
- Para agregar una firma digital, abra su documento de Microsoft Word y haga clic en donde desea agregar su línea de firma.
En la cinta de palabras, seleccione la pestaña Insertar y luego haga clic en Línea de firma en el grupo de texto.
Aparece un cuadro emergente de señal. En la X, escriba su nombre. A continuación, mire la firma como: campo. Seleccione el certificado de firma. Para asegurarse de que este sea el certificado correcto, haga clic en el botón Cambiar.
Haga clic en Haga clic aquí para ver las propiedades del certificado.
Aparece el cuadro de detalles del certificado. Vaya a la pestaña Detalles y desplácese hacia abajo hasta el uso de la llave. Haga un solo clic en él. El cuadro de texto inferior ahora debe mostrar firma digital, no repudio. Si es así, entonces este es el certificado correcto. Haga clic en Aceptar.
Si este es el certificado incorrecto, haga clic en Aceptar. Luego haga clic en más opciones para ver otros certificados. Seleccione otro certificado y repita estos pasos hasta que encuentre el certificado correcto.
Una vez que firme digitalmente un documento, puede hacer que otros también lo firmen digitalmente. (Nota: si usted es el primer aprobador, debe crear las líneas de firma para todos los aprobadores. Luego envíe el documento al segundo aprobador).
¿Dónde se hacen las firmas digitales?
Las firmas digitales utilizan infraestructura de clave pública (PKI), que se considera el estándar de oro para la autenticación y el cifrado de identidad digital. PKI se basa en el uso de dos claves relacionadas, una clave pública y una clave privada, que juntas crean un par de claves para cifrar y descifrar un mensaje utilizando algoritmos de criptografía de clave pública sólidas. Utilizando claves públicas y privadas que se generan utilizando un algoritmo matemático para proporcionar al firmante su propia identidad digital, se genera y encripta una firma digital utilizando la clave privada de ese firmante, y también una marca de tiempo de cuándo se firmó el documento utilizando la clave. Estas claves normalmente se almacenan de forma segura gracias a la ayuda de una CA de confianza.
Las claves públicas y privadas se generan utilizando un algoritmo matemático; Proporcionan al firmante su propia identidad digital y luego se genera y encripta una firma digital utilizando la clave privada correspondiente de ese firmante. También se genera una marca de tiempo de cuándo se firmó el documento utilizando la clave. Estas claves normalmente se almacenan de forma segura gracias a la ayuda de una CA de confianza.
- El remitente selecciona el archivo para firmar digitalmente en la plataforma o aplicación de documentos.
- La computadora del remitente calcula el valor hash único del contenido del archivo.
- Este valor hash está encriptado con la clave privada del remitente para crear la firma digital.
- El archivo original junto con su firma digital se envía al receptor.
- El receptor utiliza la aplicación de documento asociada, que identifica que el archivo ha sido firmado digitalmente.
- La computadora del receptor luego descifra la firma digital utilizando la clave pública del remitente.
La computadora del receptor calcula el hash del archivo original y compara el hash que ha calculado con el hash ahora descifrado del archivo del remitente.
El proceso para crear una firma digital es fácil y directo para el usuario promedio y para que las empresas adopten. Primero necesita un certificado de firma digital, que se puede adquirir a través de una autoridad de certificado de confianza como Sectigo. Después de descargar e instalar el certificado, simplemente use la función de firma digital de la plataforma o aplicación de documentos apropiada. Por ejemplo, la mayoría de las aplicaciones de correo electrónico proporcionan un botón de «firmar digitalmente» para firmar digitalmente sus correos electrónicos.
Al enviar un documento firmado utilizando una clave privada, la parte receptora obtiene la clave pública del firmante que permitirá que uno descifrará el documento. Una vez que el documento se descifra, la parte receptor puede ver el documento inalterado como pretendía el usuario.
¿Qué tipos de firmas digitales hay?
El uso de firmas es inseparable de nuestra vida diaria. Cómo no, las firmas tienen varias funciones importantes para todos nosotros, como probar la identidad, mantener la integridad de una carta o documento, o hacer correcciones a una carta / documento como prueba de la aprobación del cambio.
Luego, junto con el desarrollo de la tecnología, las firmas también experimentan desarrollo y transformación. La transformación de esta firma viene en forma de firma digital. Sin embargo, no todas las firmas digitales tienen el mismo poder de protección. ¿Cuáles son las diferencias? ¿Cómo elige el tipo correcto de firma digital?
Las firmas digitales de Digisign no solo tienen un sistema de seguridad de alto nivel, sino que también son muy prácticos y fáciles de usar. DIGISIGN se puede usar en cualquier momento y en cualquier lugar, independientemente de su dispositivo gracias a una plataforma integrada. ¿Las buenas noticias? ¡Las firmas digitales DIGISign también son gratuitas para usted!
Según la tecnología que utiliza, aquí hay 3 tipos de firmas digitales que debe reconocer:
Una firma digital simple es una firma digital en su forma más simple porque no está protegida por ningún método de cifrado. El ejemplo más común es una firma húmeda escaneada por un dispositivo electrónico y luego se inserta en un documento. Otro ejemplo de una firma digital simple es la firma de correo electrónico que a menudo agregamos al final del correo electrónico y verificamos el cuadro de Términos y condiciones en el proceso de instalación de software.
Esta simple firma digital tiene varias desventajas. Esta firma no está encriptada, por lo que no puede mostrar la identidad o los cambios del firmante que ocurren en el documento después de firmar el documento. Además, las categorías simples de firma digital son muy fáciles de duplicar o falsificar. Tanto en términos de seguridad como legalidad, no se recomienda el uso de firmas digitales en este tipo.
¿Cuántos tipos de firmas hay?
Si no está tan familiarizado con el uso de firmas electrónicas o simplemente firmas, puede confundirse fácilmente sobre esos rasgos que constituyen una firma electrónica y los diferentes tipos de firmas, categorizados por el poder probatorio y la legalidad. Las personas usan diferentes estilos de firma para demostrar su aprobación del contenido de un documento. En este artículo, se introducen 3 tipos diferentes de estilos de firma.
Las firmas electrónicas en esta clase incluyen Equiggles E, casillas de garrapatas, nombres mecanografiados, etc. Este tipo de firma no tiene protección criptográfica de documentos, que podrían estar en formatos como PDF, DOC y otros. Por lo tanto, no son suficientes para proporcionar evidencia sólida de aquellos que firman o lo suficientemente poderoso como para proteger su documento del cambio injustificado. Las firmas de hacer clic para firmar se pueden cortar o pegar fácilmente de un documento a otro. Esta categoría de firmas electrónicas no debe usarse por su cuenta.
Al emplear este tipo de firmas, aplica su marca de firma de mano en el documento. Los documentos firmados de esta manera están protegidos utilizando una firma digital criptográfica. Con firmas electrónicas básicas, la firma digital criptográfica está diseñada con la ayuda de una clave de firma controlada por el servidor (su proveedor de servicios puede ser dueño de esta clave).
Por lo general, este tipo de firmas puede requerir que el usuario esté registrado, y su identidad verificada en uno de los pasos de registro. Si los usuarios están registrados este tipo de firma o no, la identidad del firmante no se puede verificar directamente del documento firmado.
¿Cuántas firmas digitales puede tener un documento?
El flujo de trabajo de la firma digital de Adobe Acrobat Sign está disponible para todos los niveles de servicio
Las firmas digitales son un tipo de firma electrónica que utiliza una ID digital basada en certificados, obtenida de un proveedor de servicios de confianza basado en la nube o del sistema local del firmante.
Una firma digital, como una firma escrita a mano convencional, identifica a la persona que firma un documento. A diferencia de una firma escrita a mano, una firma basada en certificados es difícil de forjar porque contiene información cifrada que es exclusiva del firmante. Se puede verificar fácilmente e informa a los destinatarios si el documento se modificó después de que el firmante inicialmente firmó el documento.
Adobe Acrobat Signo admite firmas digitales simplemente colocando el campo de firma digital en un formulario (ya sea a través de etiquetas de texto, arrastrar y soltar en el entorno de autorización de signo Acrobat o autorizar en Adobe Acrobat con acuñormes).
Las marcas de tiempo son un componente crítico de los estándares de cumplimiento de la firma de EE. UU. Y la UE al aplicar firmas digitales.
La marca de tiempo actúa como un mecanismo de bloqueo tanto para la identidad del firmante como para el documento en sí. La identidad se puede establecer de varias maneras (certificado, inicio de sesión, tarjeta de identificación…) pero la marca de tiempo debe ser proporcionada por una autoridad de estampado de tiempo confiable y autorizada (TSA).
La marca de tiempo garantiza la validez a largo plazo (LTV) del acuerdo firmado al bloquear la firma y el documento. Esencialmente proporcionando un bloqueo para la cerradura. Esto es fundamental para el cumplimiento de la firma digital porque los certificados de firma personal pueden expirar, mientras que el LTV de sello de tiempo puede renovarse con el tiempo sin cambiar la validez de la firma. La marca de tiempo LTV asegura que el certificado fuera válido cuando se aplicó y extiende la validez del acuerdo firmado más allá del alcance de tiempo del certificado real del firmante.
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