El formato juega un papel vital cuando se trata de documentación técnica. Si bien el formato tiende a diferir según la industria y la organización, también depende del tipo de documentación.
Sin embargo, hoy, en su mayor parte, los escritores técnicos usan plantillas y muestras para crear su propia documentación técnica.
Si bien las plantillas hacen que el trabajo sea más rápido y más eficiente, la mayoría de las empresas prefieren crear sus propias versiones. De todos modos, aún necesita la ayuda de plantillas y ejemplos existentes.
En este artículo, repasaremos las mejores prácticas de formato de documentación técnica y algunos ejemplos y tipos clave que puede usar.
Un experto en la materia escribirá una gran documentación técnica. Sin embargo, no podrán llegar a las masas. Un escritor técnico, por otro lado, podría traducir conceptos complejos y presentarlos en una forma fácil de entender.
Para hacer eso, el escritor generalmente sigue un simple proceso de 5 pasos. Es lo mismo, ya sea un escritor técnico senior o alguien que está comenzando. Y funciona independientemente del formato del documento.
- Paso uno: el escritor técnico comienza realizando investigaciones sobre el tema del documento. Usando esa investigación, desarrollan un plan de documentación. El plan incluye objetivos, guías de estilo, herramientas, software de gestión, esquemas de temas, recursos existentes y un horario de entregables.
- Paso dos: después de eso, el escritor comienza a decidir sobre el formato del documento y la estructura y el diseño del documento. Eso incluye el flujo del documento y el diseño en la página. Para esto, generalmente utilizan plantillas porque usan estructuras de navegación existentes.
¿Qué tipo de formato hay?
El formato de archivo es la estructura de un archivo que le dice a un programa cómo mostrar su contenido. Por ejemplo, un documento de Microsoft Word guardado en el formato de archivo .doc se ve mejor en Microsoft Word. Incluso si otro programa puede abrir el archivo, es posible que no tenga todas las características necesarias para mostrar el documento correctamente.
Los programas compatibles con un formato de archivo pueden dar una visión general de un archivo, pero es posible que no pueda mostrar todas las funciones del archivo. Además, con algunos programas que abren un formato de archivo que no es compatible puede darle basura.
A continuación se muestra una lista de formatos de archivo comunes que es más probable que encuentre mientras trabaja en una computadora. Haga clic en cualquiera de los enlaces a continuación para obtener más información sobre el tipo de archivo o la extensión.
Sí, si el programa que está utilizando admite el otro formato de archivo que desea usar. Por ejemplo, en Microsoft Excel, si tiene una hoja de cálculo que desea cambiar al formato CSV, puede elegir la opción Guardar como para guardar como CSV.
Sin embargo, si el programa no admitía el formato de archivo, no podría usarse para guardar el archivo en un formato diferente. Si necesita un formato de archivo diferente, necesita un programa capaz de abrir ambos tipos de archivos o un convertidor de archivo para convertir de un formato de archivo a otro.
¿Cuántos tipos de formato?
¿Cuánto tiempo ha desperdiciado luchando para formatear los documentos de su palabra, especialmente documentos largos o complejos, con las fuentes correctas, las sangrías y otras opciones de diseño? El formato de Microsoft Word puede ser menos frustrante cuando sabe cómo funciona Word y aplica el formato de texto y diseño. Para ahorrar tiempo en el formato de un documento de Word, mire mi video de entrenamiento a continuación o continúe con este artículo.
Para ayudar a comprender el formato de Microsoft Word, veamos los cuatro tipos de formato:
- Formato de carácter o fuente
- Formato de párrafo
- Formateo de documentos o páginas
- Formato de sección
En los documentos de Microsoft Word, el formato de carácter o fuente incluye:
Tipoal de fuente (como Calibri, Arial, Times New Roman)
- Formato de carácter o fuente
- Formato de párrafo
- Formateo de documentos o páginas
- Formato de sección
Lo que es: el formato de carácter de unidad más pequeño se puede aplicar a un carácter (letra, número u otro). Con esto, una línea de texto podría tener un estilo diferente de formato de fuente para cada letra y número, incluidos los espacios. Aunque no debe tener un texto que esté formateado al azar como el ejemplo a continuación, es posible con el formato de caracteres en Microsoft Word.
- Formato de carácter o fuente
- Formato de párrafo
- Formateo de documentos o páginas
- Formato de sección
Lo que es: el formato de párrafo de unidad más pequeño se puede aplicar es un párrafo. Un párrafo se define por una marca de párrafo al final del texto.
¿Cómo se elabora el formato?
Si bien muchos profesores, instructores y publicaciones permiten la presentación electrónica, algunos prefieren copias impresas y impresas de documentos. Esta sección se centra en el tipo de papel que se puede usar para la presentación impresa.
Si elige imprimir su papel, use solo papel blanco. No use marfil, blanquecino ni ningún otro sombrero o color.
Elija un papel estándar de alta calidad para imprimir su proyecto. No use cartulina. No es necesario usar papel de currículum. Use una impresora o papel de copia típica de alta calidad.
Cuando se trata de tamaño, el papel de 8 ½ por 11 pulgadas es el tamaño recomendado. Si desea usar un tamaño diferente, pregúntele a su maestro antes del envío.
Use márgenes de una pulgada alrededor de toda la página. El cabezal para correr debe ser el único elemento visto en el margen de una pulgada (ver más abajo para obtener más información sobre cabezas).
La mayoría de los programas de procesamiento de textos de forma automáticamente predeterminada usan márgenes de una pulgada. Consulte la sección Configuración de la página del programa para localizar el tamaño del margen.
Sangra la primera palabra en cada párrafo. Las oraciones deben comenzar media pulgada del margen izquierdo.
No es necesario medir manualmente media pulgada. Use el botón «Pestaña» en el teclado para crear un espacio de media pulgada.
El formato de documento de investigación de MLA requiere que todo el trabajo de investigación o ensayo de formato MLA incluya líneas de doble espacio. Se deben encontrar líneas a doble espacio entre el cuerpo escrito del trabajo, en el encabezado, y también en la página de referencia de MLA.
Si bien puede parecer tentador colocar algunas líneas adicionales entre el encabezado, el título y el comienzo del papel, todas las líneas deben estar dobles.
¿Cómo puedo elaborar un formato?
Esta guía explica cómo formatear sus documentos en Microsoft Word para que sigan las reglas estándar para formatear documentos académicos como se describe en la mayoría de los libros de estilo MLA y APA para la escritura de pregrado. Estas reglas se aplican a la mayoría de los documentos que enviará en sus clases universitarias, pero en algunos casos sus profesores querrán que siga pautas específicas que pueden diferir de las siguientes. Siempre aclare con su profesor qué conjunto de pautas él o ella quiere que siga antes de enviar un documento.
El uso de formato estándar para artículos académicos muestra que comprende las costumbres de la comunidad universitaria y, por lo tanto, ayuda a aumentar su propia credibilidad. El uso de formato inusual o altamente distintivo, por otro lado, sugiere que su educación anterior no lo preparó adecuadamente para el trabajo universitario. Considere el impacto del formato inusual: no solo llama la atención sobre su trabajo de una manera que podría no ser positiva, los profesores también podrían verlo como una señal de que está tratando de inflar artificialmente la longitud de la página.
Nota: Estas instrucciones se aplican a todas las versiones de Word para Mac y para la versión 2003 de Word para Windows. Todavía no los he actualizado para incluir instrucciones para la versión 2007 de Word para Windows, pero las herramientas deben ser fáciles de encontrar si mira a su alrededor en la barra de herramientas en la parte superior.
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