Antes de comenzar a pensar en el contenido de su reunión, debe preguntarse, ¿realmente necesitamos tener esta reunión? El tiempo es valioso para usted y para todos los miembros de su equipo, así que piense en si este será un uso efectivo del tiempo. La tecnología ha avanzado a nuestro favor, lo que significa que a veces una discusión puede ser efectiva por correo electrónico, un chat instantáneo o pasar por el escritorio de un miembro del equipo para una conversación rápida. Si varias personas necesitan participar en la discusión y el tema garantiza un poco más de tiempo y una consideración más cuidadosa, entonces puede comenzar a organizar quién debe asistir a la reunión para que pueda coordinar las invitaciones de calendario y fomentar reuniones efectivas.
Es importante que planifique y estructure la agenda de la reunión cuidadosamente. Piense en qué temas deben cubrirse para lograr su objetivo de reunión y cuánto tiempo garantiza cada elemento de la agenda y puede tener con el tiempo que ha reservado para tener su reunión.
Cada artículo en la agenda de la reunión debe contribuir al tema principal u objetivo de la reunión. Si no está relacionado, asegúrese de poner esos comentarios en el estacionamiento, para que recuerde mencionarlos en otro momento. Al crear una agenda de reunión, no necesita comenzar desde cero.
No hay nada más frustrante que sentarse en una reunión que no sea relevante para usted o el trabajo que realiza. Al crear su lista de invitación para su reunión, solo invite a las personas que están directamente involucradas en el proyecto o discusión. Si hay personas en la reunión que no pueden tomar decisiones o contribuir a la conversación, es probable que su asistencia no sea necesaria.
Asegúrese de invitar solo a los jugadores clave para que respete el tiempo y la energía de los demás. Si nota que alguien esencial para la reunión no está disponible, considere preguntarles si se sentirían seguros enviando a uno de los miembros de su equipo para ir a su lugar. Si esa persona es realmente necesaria, espere en la reunión para que pueda asegurarse de que sea productivo cuando llegue el momento.
¿Cómo hacer una reunión de trabajo efectiva?
Todos hemos estado atrapados en una mala reunión. Llegas a tiempo solo para que la reunión comience 10 minutos tarde. ¿La agenda? Poco claro. ¿La persona a cargo? También. Algunas personas comienzan a ofrecer ideas, otras las derriban. No se deciden realmente nada y la reunión concluye, ya que lamenta silenciosamente la hora perdida. Hay una mejor manera. En el transcurso de hablar con más de 500 directores ejecutivos de mi columna semanal de la oficina de la esquina, he aprendido las reglas para realizar una reunión efectiva. Estos consejos y estrategias pueden funcionar para cualquier persona, independientemente del título.
Puede parecer un requisito obvio, pero muchas reuniones comienzan sin sentido claro de propósito. La agenda de la reunión se puede resumir en un folleto, escrita en una pizarra o discutida explícitamente desde el principio, pero todos deben saber por qué se han reunido y qué se supone que deben lograr. La agenda proporciona una brújula para la conversación, por lo que la reunión puede volver a la pista si la discusión va al curso.
Si los líderes se aseguran de que haya una agenda antes de que comience una reunión, todos se alinearán rápidamente.
«Si no tengo una agenda frente a mí, salgo», dijo Annette Catino, directora ejecutiva de Qualcare Alliance Network. «Dame una agenda o no me voy a sentar allí, porque si no sé por qué estamos en la reunión, y no sabes por qué estamos allí, entonces no hay razón para una reunión . Es muy importante para mí enfocar a las personas y mantenerlas enfocadas, y no solo entrar en la habitación y hablar sobre quién ganó el juego de los Knicks anoche «.
Nada puede drenar la energía de una habitación como esperar a que aparezca a la persona a cargo. ¿Por qué tantas posiciones de poder caen en el mal hábito de llegar tarde a las reuniones? ¿Es solo que están tan ocupados? ¿O hay una pequeña emoción al mantener a todos los esperándolos, un recordatorio de que su tiempo es de alguna manera más valioso que el de todos los demás?
¿Cómo llevar a cabo reuniones de trabajo efectivas?
Las reuniones de equipo tienen muchos propósitos: toma de decisiones, lluvia de ideas, compartir información o incluso coaching. Construyen camaradería, conexión y dirección para su equipo. Pero, a veces, las reuniones, y los equipos en ellos, pierden la noción de su propósito.
Si se desorganiza y se ejecuta mal, toda la reunión puede perder el enfoque y convertirse en un paso de tiempo o un evento que los empleados teman. Lo último que desea es que su equipo sienta que las reuniones de equipo están perdiendo el tiempo y los mantienen alejados del trabajo más importante.
La vida es demasiado corta para las malas reuniones. En cambio, sea un líder de reunión efectivo y obtenga más valor de las reuniones de su equipo utilizando estos consejos.
A veces, gran parte de la información que podría compartir en una reunión semanal se puede compartir fácilmente a través de otro medio más conveniente, como correo electrónico o una aplicación de mensajería como Slack. Cuando envía esta información a los participantes de las reuniones, pueden leerla por su cuenta. Mantener información menos crítica en el correo electrónico ahorra el tiempo de las personas en la reunión. Eso significa más tiempo para discutir, la estrategia, la construcción de equipos y la colaboración, en lugar de informar.
Esto es especialmente cierto para las reuniones en las que su equipo necesita tomar decisiones basadas en material fuente, como estadísticas, informes u otra información. En lugar de darles el paquete de información durante la reunión, envíela una semana antes. Dígales que lo revisen y que se preparen para la reunión con sus conclusiones u opiniones respaldadas por la investigación.
¿Cómo iniciar una reunión de trabajo?
Todos sabemos que hay un precio que pagar por una mala primera impresión: un apretón de manos flojo transmite baja confianza; Un traje arrugado te hace parecer perezoso; El sobrevaltar se presenta como inestabilidad emocional. ¿Pero alguna vez pensaste en la primera impresión que hacen tus reuniones? Con frecuencia, reiniciar reuniones para rezagados envía el mensaje de que los participantes tienen más control que usted. Los participantes sean secuestrados por los participantes con una agenda más clara que la suya. Los monólogos validan los temores de todos de que su reunión sea tan valiosa (y tan centelleante) como ver una hora de C-Span.
Si desea tener una reunión más productiva, concéntrese en una fuerte apertura. Un buen comienzo para una reunión es como una obertura: establece el tono, presenta los temas principales y proporciona una vista previa de lo que puede esperar. Aquí hay algunas mejores prácticas para comenzar su próxima reunión:
Aclare el propósito de la reunión. Es sorprendente cuánto tiempo se invierte en reuniones en las que nadie sabe realmente por qué está sucediendo la reunión. Recuerde indicar el propósito de la reunión en la agenda y luego reiterarla al comienzo de la reunión. Diferenciar entre sesiones de generación de ideas y foros de toma de decisiones; Reuniones separadas que impulsan el pensamiento estratégico a largo plazo de aquellos que impulsan la acción y la responsabilidad a corto plazo. (Para obtener más información sobre cómo crear reuniones de ajuste para el propósito, consulte «Una guía paso a paso para estructurar mejores reuniones»). Mientras lo hace, hable sobre de qué no se trata la reunión. “Esta es nuestra sesión mensual de construcción de capacidad. Hoy estamos trabajando en el negocio, no trabajando en él. Cualquier problema táctico debe presentarse hasta la revisión de operaciones del miércoles «.
Sea específico sobre el propósito de cada elemento de la agenda. Aunque los tipos de elementos de la agenda en cualquier reunión deberían ser similares, podrían estar en diferentes etapas y, por lo tanto, requieren una conversación muy diferente. Antes de cada elemento de la agenda, tómese un momento para aclarar el objetivo. Si su objetivo es la generación de ideas, dígalo y facilite la discusión adecuadamente. No permita que los miembros del equipo orientados a la acción converjan demasiado rápido si está tratando de fomentar el pensamiento original. En contraste, si un elemento requiere una decisión, sea claro sobre los criterios de decisión y el proceso. Especifique si todos pueden votar o si una persona posee la decisión y está buscando recomendaciones. «Barb posee esta decisión, así que voy a pedirle a Barb que detenga la discusión cuando tenga lo que necesita para hacer la llamada».
Pídale a la gente que filtre sus contribuciones. Otra forma de establecer el tono al comienzo de una reunión es decirle a la gente qué nivel de compromiso espera de cada uno de ellos. Puede citar la investigación del MIT que descubrió que la inteligencia colectiva de un equipo es predicha por cómo participan los miembros igualmente del equipo. Pida a los participantes que modulen sus contribuciones (ya sea hacia arriba o hacia abajo) para que tomen tanto tiempo de aire como todos los demás. Pide que los participantes se abstengan de simplemente estar de acuerdo entre ellos. Puedes decir: «Estoy buscando diferentes perspectivas y nuevas formas de pensar. Voy a seguir adelante si estamos todos de acuerdo «.
¿Cuál es el objetivo de las reuniones efectivas?
Hay buenas reuniones y hay malas reuniones. MALAS Reuniones de drones para siempre, nunca parece llegar al punto, y te vas preguntando por qué estabas presente. Los efectivos lo dejan energizado y sintiendo que realmente ha logrado algo.
Entonces, ¿qué hace que una reunión sea efectiva? Esto realmente se reduce a tres cosas:
- Logran el objetivo de la reunión.
- Toman una cantidad mínima de tiempo.
- Dejan a los participantes sintiendo que se ha seguido un proceso sensato.
Si estructura la planificación, preparación, ejecución y seguimiento de su reunión sobre estos tres criterios básicos, el resultado será una reunión efectiva.
Una reunión efectiva tiene un propósito útil. Esto significa que en él, logras el resultado deseado. Para una reunión para cumplir con este resultado u objetivo, debe ser claro sobre lo que es.
Con demasiada frecuencia, las personas llaman a una reunión para discutir algo sin considerar realmente cuál sería un buen resultado.
- Logran el objetivo de la reunión.
- Toman una cantidad mínima de tiempo.
- Dejan a los participantes sintiendo que se ha seguido un proceso sensato.
Cualquiera de estos, y una miríada de otros, es un ejemplo de un objetivo de reunión. Antes de hacer cualquier planificación de reuniones, debe enfocar su objetivo.
Para ayudarlo a determinar cuál es su objetivo de reunión, complete esta oración:
Al final de la reunión, quiero que el grupo…
¿Cuál es el objetivo de las reuniones?
El propósito de la reunión es la razón por la cual se celebra la reunión. La razón debe ser aceptable tanto para el organismo organizador como para los posibles asistentes.
Es importante considerar los objetivos, aquellos objetivos que afectan el proceso de planificación, no el contenido de la reunión y sus diversas sesiones.
Considere por qué el propósito y los objetivos deben ser identificados, escritos y organizados sistemáticamente para un uso efectivo en el proceso de planificación y gestión de reuniones.
Establecer los objetivos es clave para el éxito de la reunión. Use la prueba inteligente para determinar si sus objetivos se han establecido con suficiente claridad como para servir como una guía para el rendimiento futuro. Un objetivo debe ser específico, medible, alcanzable, relevante y basado en el tiempo.
Los objetivos principales deben incorporar las pautas inteligentes y los objetivos secundarios deben usar la mayor cantidad posible de ellas.
- Un propósito es que los objetivos amplios son estrechos.
- Un propósito tiene intenciones generales; Los objetivos son precisos.
- Un propósito es intangible; Los objetivos son tangibles.
- Un propósito es abstracto; Los objetivos son concretos.
- Un propósito no se puede validar como está; Los objetivos pueden ser validados.
Propósito: crear una comprensión del cuerpo humano.
Objetivo: Nombra todos los huesos del cuerpo humano como se indica en el libro de texto médico «El cuerpo humano».
Es importante analizar el propósito desde el punto de vista del asistente y de la organización patrocinadora. Los dos deben ser compatibles si la reunión será un éxito. Si la organización patrocinadora quiere celebrar una reunión para un propósito específico de que el No está interesado en el asistente potencial, ¡es poco probable que muchos asistan!
¿Qué es realizar reuniones efectivas?
Todos los atienden, la mayoría de las personas los odian y pocos están bien. ¿De qué estamos hablando? ¡Reuniones! Los estudios muestran que las reuniones deficientes son un problema multimillonario en las organizaciones estadounidenses. Se supone que las reuniones son un motor de colaboración y productividad, pero los estudios muestran que menos del 50% del tiempo dedicado a las reuniones se considera efectivo y útil. Este mal uso desenfrenado del tiempo y la energía de las personas se puede prevenir si todos aprendemos cómo diseñar mejor, correr y participar en las reuniones.
Las reuniones efectivas producen resultados útiles. Las reuniones efectivas tienen una alta participación, buena energía, colaboración constructiva y conversaciones significativas. En resumen, las reuniones efectivas son aquellas que aprovechan la sabiduría, la experiencia y la energía del grupo. Las reuniones efectivas son interactivas y valiosas tanto para el líder de la reunión como para los asistentes a la reunión. Las reuniones efectivas permanecen en el tema y usan bien el tiempo y la energía de las personas.
Las principales reuniones efectivas, medidas que importan, es parte de la ciencia y el arte en parte. La ciencia está en cuidar los elementos esenciales que van a la estructura de la reunión. El arte está en la forma en que pensamos en diseñar nuestras reuniones y promover el compromiso positivo de los participantes. Las siguientes nueve herramientas y técnicas son bloques de construcción esenciales que lo ayudarán a liderar reuniones que obtienen resultados: reuniones que son positivas, atractivas y eficientes. ¡Los próximos participantes de su reunión te lo agradecerán!
¿Cómo llevar a cabo una reunión?
Las reuniones productivas son enormemente beneficiosas para su negocio y esenciales para generar excelentes resultados. Por otro lado, las malas reuniones pueden ser una pérdida de tiempo y recursos, por lo que es importante que su negocio sepa cómo asegurarse de que todas las reuniones sean un éxito.
Aquí le mostramos cómo garantizar que sus reuniones sean un éxito, con resultados procesables que involucran a todas las partes interesadas clave y mejoran la colaboración.
El punto principal de celebrar una reunión es hacer que todos se muevan en la misma dirección en un proyecto, ya sea que mantenga a todos actualizados con los desarrollos o la planificación de las próximas etapas en una tarea.
Cualquiera que haya estado en un entorno de oficina sabe que las reuniones pueden tomar una gran parte de su jornada laboral. Demasiadas reuniones pueden ser innecesarias y contraproducentes, por lo que es mejor asegurarse de que el tiempo de todos esté bien dedicado a un formato de reunión eficiente y creativo.
Solo por esta razón, el primer paso es asegurarse de que cada reunión que tenga garantiza una reunión física y no sea algo que pueda ser descrito en un correo electrónico o con un chat rápido.
Conseguir lo básico es crucial para que una reunión sea un éxito, esto incluye:
- A partir de tiempo y terminando a tiempo
- Revisar la lista de asistentes para garantizar que todos los que necesiten estar allí están asistiendo
- Enviar una agenda de antemano para que todos estén alejados de los puntos de acción
- Terminar con los próximos pasos o un plan de acción claro
¿Cómo se lleva a cabo una reunión?
A los fines de esta página, una reunión es la unión de tres o más personas que comparten objetivos y objetivos comunes, y que a través del uso de la comunicación verbal y escrita contribuyen a los objetivos que se logran.
Las reuniones son una herramienta organizativa importante, como pueden ser:
- Piscina y desarrollar ideas
- Plan
- Resolver problemas
- Tomar decisiones
- Crear y desarrollar comprensión
- Fomentar el entusiasmo y la iniciativa
- Proporcionar una sensación de dirección
- Crear un propósito común
Si bien las reuniones pueden diferir en tamaño, contenido y enfoque, las reuniones efectivas tienen los siguientes tres elementos en común:
- Piscina y desarrollar ideas
- Plan
- Resolver problemas
- Tomar decisiones
- Crear y desarrollar comprensión
- Fomentar el entusiasmo y la iniciativa
- Proporcionar una sensación de dirección
- Crear un propósito común
Una reunión se puede dividir en los siguientes tres componentes principales:
- Piscina y desarrollar ideas
- Plan
- Resolver problemas
- Tomar decisiones
- Crear y desarrollar comprensión
- Fomentar el entusiasmo y la iniciativa
- Proporcionar una sensación de dirección
- Crear un propósito común
Hay muchos tipos diferentes de reuniones; Aquí nos enfocamos en los que solían:
- Piscina y desarrollar ideas
- Plan
- Resolver problemas
- Tomar decisiones
- Crear y desarrollar comprensión
- Fomentar el entusiasmo y la iniciativa
- Proporcionar una sensación de dirección
- Crear un propósito común
¿Cómo tener una reunión exitosa?
La duración de su reunión es importante. Así también está comenzando a tiempo. Con demasiada frecuencia, las reuniones están programadas durante 30 minutos, pero en realidad tienen solo 26 o 21 minutos porque los participantes están revisando el correo electrónico mientras esperan que alguien llegue allí. Y como dice el refrán, el tiempo es dinero (en forma de drenaje de recursos personales). Peor aún, la molestia que crece mientras se espera que la reunión comience a derramarse en la reunión misma, lo que resulta en más interrupciones, menos ideas y disminución de la moral. Aplasta ese mal humor al comenzar a tiempo, incluso si todos no han llegado.
Y sea deliberado en cuánto tiempo programas la reunión. Aquí hay una guía útil:
Has decidido conocer, compartir una agenda y hacer que personas asistan en persona y marcando de forma remota. ¡Excelente! Ahora, debes preparar a las personas para escuchar realmente.
Pero aquí es donde se pone difícil, especialmente si tienes miembros del equipo que trabajan de forma remota. Mirando una pantalla, en lugar de interactuar con colegas, puede ser drenador (hola fatiga de zoom) y tienes muchas otras distracciones al alcance del brazo (teléfono móvil, te estamos mirando). Aquí es donde entra la escucha activa .
La escucha activa es cuando escuchas profundamente y únicamente al altavoz. Los oyentes activos viven en el momento, tomando las palabras, los gestos y las expresiones faciales del hablante, en lugar de simplemente esperar su turno para hablar.
Pero para que los colegas en el espacio de cabeza escuchen activamente, tendrá que establecer un poco la escena. Puedes hacer esto de varias maneras:
- Di no a las diapositivas demasiado detalladas. Forzar a su equipo a sentarse a través de la diapositiva después de la deslizamiento de los párrafos de información (y repetirlo a ellos literalmente) es una forma segura de perder su interés, y rápidamente. Piense en sus diapositivas como un asistente de la presentación y no en el evento principal. Pueden ayudarlo a ilustrar su punto con imágenes, diagramas o preguntas que puedan considerar en el camino.
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