El personal de colecciones puede lidiar con un enorme número de facturas atrasadas. Si es así, el gerente de cobranza necesita un procedimiento para tratar con los clientes de manera estandarizada para resolver problemas de pago. El procedimiento detallado de la colección se enumera a continuación. El flujo de proceso observado aquí solo generalmente representa las etapas de interacción con un cliente. Estos pasos pueden barajarse, complementarse o eliminarse, dependiendo del estado de pago de cada factura. Los pasos se observan a continuación.
Cuando una factura se retrase por el pago, asigna a un empleado de colecciones para actividades de recaudación.
Un cliente puede enviar un formulario que detalla un reclamo de deducción bajo el plan de marketing de la empresa. Si es así, verifique el reclamo con el gerente de marketing y coincida con las deducciones tomadas por el cliente. Si se puede rastrear una deducción a la deducción permitida, envíe un formulario de aprobación de memo de crédito para compensar el monto de la deducción.
Use el software de contabilidad para imprimir letras Dunning a intervalos fijos, y cada uno apunta a las facturas atrasadas a los clientes. Revise las cartas y extraiga cualquiera para las cuales otras actividades de recolección ya están en progreso. Envíe por correo o envíe un correo electrónico a las otras cartas de Dunning a los clientes.
Si todavía hay facturas atrasadas pendientes, llame a los clientes para discutir los motivos de la falta de pago. Después de cada llamada, registre los detalles de la llamada, incluida la fecha, la persona contactada, las razones dadas para el pago atrasado y promete pagar.
¿Qué es el procedimiento de recoleccion?
Un procedimiento de cobro describe claramente las políticas y procedimientos que toma una entidad para cobrar deudas en caso de falta de pago. En algunas regiones, organizaciones como universidades, agencias fiscales y servicios públicos deben proporcionar información sobre sus procedimientos de recolección a los miembros del público con fines informativos. Estas políticas también crean un sistema para que los empleados sigan cuando procesan deudas y representan a la compañía en negociaciones con deudores. Se pueden publicar en manuales de empleados y otros documentos internos.
Dichos documentos pueden comenzar con una discusión de los términos básicos, como un acuerdo de pago neto de 90 para los deudores. Según los términos, las personas tienen un período de tiempo determinado para recibir sus facturas y pagarlas, disputarlas o negociar un plan de pago. Si no responden, la compañía puede iniciar un procedimiento de recolección para recaudar el dinero. El alcance de la actividad de recolección puede depender de la naturaleza de la deuda; Las autoridades fiscales, por ejemplo, pueden confiscar la propiedad y subastarla para cubrir los impuestos no remunerados.
Según el procedimiento de cobro, los deudores deben recibir avisos que proporcionen información sobre la deuda, cualquier interés y tarifas aplicables y dónde dirigir el pago. Si responden, la compañía puede ingresar a la siguiente fase, de cobrar la deuda en su totalidad o crear un plan de pago. Cuando los deudores no responden a las solicitudes de pago, la Compañía puede seguir medidas en la corte para recaudar los fondos. También puede realizar una investigación para localizar deudores faltantes e identificar activos que puedan ser elegibles para la incautación, si está autorizado para participar en la actividad de las convulsiones.
Los procedimientos de recolección claramente establecidos pueden proteger a una empresa de la responsabilidad legal. Si trata a todos los deudores por igual, no puede ser acusado de prácticas discriminatorias. Haber establecido políticas permite a los empleados seguirlos con cuidado y neutral con todos los deudores, en lugar de usar su mejor juicio. La documentación también puede ser útil en caso de una disputa, ya que la compañía puede demostrar que obedeció la ley y siguió los procedimientos internos cuando manejó un asunto.
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