Cualquier auditora potencial que entrevista para su negocio debe tener una buena comprensión del proceso de auditoría, pero esta pregunta puede ayudarlo a conocer mejor su estilo de comunicación. Deberían poder describir una auditoría simple para usted en términos técnicos y laicos y llevarlo a través de su flujo de trabajo de principio a fin. La respuesta de un candidato a esta pregunta lo ayudará a medir su conocimiento básico de la industria. Qué buscar en una respuesta:
- Conocimiento práctico preciso del proceso de auditoría
- Capacidad para comunicarse en términos técnicos y básicos
- Muestra de pensamiento crítico
«Solicito los documentos financieros necesarios, preparo un plan para la auditoría, programen una reunión, vaya al sitio para realizar trabajos en el campo, redactar mi informe y configurar una reunión de salida».
Desea contratar a un auditor que haga todo lo posible para producir un trabajo preciso y sin errores cada vez que realicen una auditoría. Las respuestas a estas preguntas deberían darle una idea de los procesos de pensamiento del candidato, así como una idea de cómo resuelven problemas. Qué buscar en una respuesta:
- Conocimiento práctico preciso del proceso de auditoría
- Capacidad para comunicarse en términos técnicos y básicos
- Muestra de pensamiento crítico
«He desarrollado varias técnicas específicas que me ayudan a probar o captar errores a medida que avanzo a través de cada auditoría. Sin embargo, siempre estoy buscando nuevas formas de refinar estos procesos «.
¿Cómo responder a una auditoría de calidad?
Una de las primeras cosas perforadas consistentemente en mi memoria colectiva fue la afirmación de que «siempre debemos estar preparados para una auditoría». Era una prioridad número uno que prevalecía sobre nuestras actividades como unidad de calidad. La razón era simple: «estar siempre preparado» previene (o al menos minimiza) los «picos y valles» de la preparación de auditorías.
Como la experiencia se obtuvo no solo en la parte delantera (preparación de auditoría) sino en la parte posterior (respuesta de auditoría), era evidente que si «siempre preparado» era una prioridad número uno, entonces una prioridad número dos era «responder sistémicamente» a cualquier observación. Si se hace correctamente, la resolución sistémica a los «problemas» debería eliminar los picos y el síndrome del valle descrito anteriormente.
La calidad debe integrarse en el proceso y la auditoría por sí sola no se puede confiar para garantizar la calidad. Sus acciones antes, durante y después de la auditoría, finalmente determinarán su nivel de cumplimiento.
Antes de continuar, siempre es mejor definir algunos de los puntos principales que se están discutiendo. Sin una base de comprensión para estos puntos, está sujeto a los malentendidos y la confusión.
Evaluaciones planificadas, independientes y documentadas para determinar si se cumplen los requisitos acordados.
Indicación o juicio afirmativo de que el proveedor de un producto o servicio ha cumplido los requisitos.
Una indicación o juicio afirmativo de que un producto o servicio ha cumplido los requisitos de las especificaciones o reglamentos
Un elemento de evidencia objetiva encontrada durante una auditoría
¿Que te preguntan en una auditoría de calidad?
La auditoría de calidad es el examen sistemático del sistema de gestión de calidad (QMS) de una organización. Un auditor o equipo de auditoría de calidad interna o externa lleva a cabo una auditoría de calidad. Es un componente clave del estándar del sistema de calidad ISO 9001.
Las auditorías generalmente se realizan a intervalos de tiempo acordados, asegurando que una organización tenga un sistema claramente definido para el monitoreo de calidad. También pueden ayudar a determinar si una organización cumple con los requisitos de un sistema de calidad específico.
Además de ser una parte integral del cumplimiento y los requisitos reglamentarios, las auditorías son esenciales para evaluar el éxito de los procesos, productos y sistemas, ya sea existentes o recién implementadas. También son una herramienta vital para verificar la evidencia objetiva de los procesos y proporcionar evidencia de la reducción y eliminación de cualquier área problemática.
Para garantizar el máximo beneficio para una organización, la auditoría de calidad debe resaltar ejemplos de buenas prácticas, en lugar de simplemente identificar problemas de no conformidad, procesos y acciones correctivas. Esto permitirá a otros departamentos compartir información y ajustar sus prácticas de trabajo, entregando una mejora continua como resultado.
El auditor puede ser un empleado que comprende pero que no está directamente involucrado en el proceso, el producto o el sistema que se audita, o alguien de fuera de la organización que comprende los estándares comerciales y de la industria. En esencia, son los individuos (o individuos) que realizan la auditoría en nombre de una organización, cliente o proveedor.
¿Cómo prepararse para una auditoría de calidad?
A menudo escuchamos, una imagen vale más que mil palabras, pero olvidamos que una palabra vale más que mil sentimientos. En una sola palabra, puede capturar muchas emociones, aspectos y recuerdos diferentes. Tomemos, por ejemplo, la palabra barco: tal vez recordamos que la primera vez que fuimos a pescar con un miembro de la familia o esa vez que el mareo arruinó el crucero del año pasado. Las emociones capturadas por una palabra dependen en gran medida de nuestras experiencias y recuerdos que la palabra evoca.
Para la mayoría de nosotros podemos estar de acuerdo en que la palabra «auditoría» trae una mezcla de emociones. Para algunos de nosotros sentimos un poco de temor, otros pueden sentir molestia o aburrimiento, un porcentaje muy pequeño y extraño de nosotros (¡criado a mano!) Sentimos emoción por organizar una auditoría. Ya sea que la idea de alojar una auditoría es aterradora o molesta, hay formas simples en que puede prepararse para alojar una auditoría de calidad exitosa y garantizar recuerdos felices para usted y su organización.
Antes de organizar una auditoría, siempre asegúrese de conocer a su audiencia. Las auditorías pueden ser realizadas por clientes, reguladores gubernamentales, organismos notificados o su propio personal. En cada caso, comprender cada una de estas personas lo ayudará a prepararse mejor.
Por ejemplo, un cliente que le está auditando como parte de su acuerdo de calidad puede enviar a uno de su personal o auditor de contrato de terceros. Es más probable que los auditores contratados busquen tantas no conformidades como sea posible para demostrar su valía para su cliente. Sin embargo, el personal del cliente estará especialmente interesado en los procesos y productos y puede tener líneas de preguntas más técnicas.
¿Qué preguntas hacer en una auditoría de ISO 9001?
Esta es una pregunta básica y que es muy probable que tome el centro del escenario durante la auditoría de certificación. El enfoque en esta pregunta disminuye durante las auditorías periódicas, principalmente porque el sistema de gestión de la organización madura y el mismo auditor a menudo evalúa a una compañía varias veces.
Primero: determine si la organización ha hecho un trabajo lo suficientemente bueno comunicando la política a sus empleados y que los empleados han internalizado la postura de la organización con respecto a la calidad. Segundo: asegúrese de que los empleados comprendan la política de calidad. Tercero: verifique que haya una política de calidad.
Lo mejor: los empleados saben dónde encontrar la política de calidad y pueden articular en sus propias palabras lo que la política significa para ellos y cómo afecta su trabajo, así como su agradecimiento y comprensión de la calidad. Mejor: los empleados saben dónde encontrar la política de calidad y pueden leerla sin sentirse nervioso. Bien: los empleados saben dónde encontrar la política de calidad.
Esta es una pregunta que se aplica a todos, no solo a los gerentes. Se espera que los objetivos estén representados con datos y gráficos, pero no se requieren absolutamente.
Primero: determine si la empresa tiene objetivos que desea lograr y que mide y rastrea el rendimiento del producto del procesador, en su conjunto o individualmente por departamento o empleado. Segundo: asegúrese de que los empleados comprendan los objetivos de calidad y cómo su desempeño afecta en gran medida el resultado de esos objetivos. Tercero: verifique que haya objetivos de calidad.
¿Que preguntar en una auditoría ISO 9001?
Si se está preparando para comenzar a auditar a ISO 9001: 2015, probablemente ya se haya preguntado la pregunta atemporal: «¿Qué diablos voy a preguntar a estas personas?» No hay peores sentimientos en el mundo que estar en medio de una auditoría y darse cuenta de que te has quedado sin preguntas. La preparación y la planificación pueden remediar esto, por supuesto, pero el hecho es que ISO 9001: 2015 incluye muchos requisitos nuevos que nunca han sido parte de la mayoría de las auditorías. Para ayudarlo a prepararlo para auditar a ISO 9001: 2015, he preparado una lista de lo que considero las siete preguntas de auditoría más importantes para ISO 9001: 2015:
Esta pregunta es el punto de partida de ISO 9001: 2015, que aparece en la cláusula 4.1. El estándar utiliza el término «contexto» torpe, pero esto podría sustituir fácilmente preguntando por los factores de éxito internos y externos de la organización. Las preguntas sobre el contexto generalmente se dirigen a la alta gerencia o a la persona que lidera el Sistema de Gestión de Calidad (QMS), formalmente conocido como Representante de Gestión. Como auditor, está buscando un examen claro de fuerzas en el trabajo dentro y alrededor de la organización. ¿Suena esto amplio y un poco vago? Está. Afortunadamente, el estándar proporciona cierta orientación, diciendo que el contexto debe incluir problemas internos y externos que sean relevantes para el propósito, la estrategia y los objetivos de QMS de su organización. Muchas organizaciones probablemente utilizarán un análisis SWOT (fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas) para ayudar a que sus brazos en torno al contexto, pero no es un requisito. Lo que la organización aprende con esto será una entrada clave para el análisis de riesgos. (Nota: no todos comprenderán el término «contexto». Esté preparado para discutir el concepto y describir lo que ISO 9001: 2015 está pidiendo).
El seguimiento natural del contexto son las partes interesadas, que se encuentran en la cláusula 4.2. Al igual que el contexto, las partes interesadas son una entrada clave para el riesgo. El término «partes interesadas» tiene un anillo extraño y acosador, por lo que los auditores inteligentes pueden querer reemplazarlo con «partes interesadas». Recuerde, los auditores efectivos intentan traducir el lenguaje arcano de ISO 9001: 2015 en términos comprensibles que los auditos pueden comprender. Las partes interesadas típicas incluyen empleados, clientes, proveedores, dueños de negocios, titulares de deudas, vecinos y reguladores.
Como auditor, se está asegurando de que se haya identificado una gama razonable de partes interesadas, junto con sus requisitos correspondientes. La mejor manera de auditar esto es una discusión exploratoria. Haga preguntas sobre las partes interesadas y investigue lo que les interesa. Si ha hecho alguna preparación antes de la auditoría, sabrá si su examen de las partes interesadas es adecuada.
Esto plantea un problema de planificación importante: tendrá que hacer un poco más de preparación antes de una auditoría ISO 9001: 2015. ¿Por qué? Entonces tendrá una comprensión del contexto y las partes interesadas. ¿Cómo puede evaluar sus respuestas si no sabe cuáles deberían ser las respuestas?
¿Qué preguntas se deben hacer en una auditoría?
Vestir la entrevista de trabajo para el puesto de un auditor interno es esencial si desea recibir una oferta. Sus posibilidades de hacerlo bien son mejores si prevé las preguntas que se harán y practica dar respuestas ganadoras.
El esfuerzo adicional que realiza para dar una entrevista sólida podría pagar por los próximos años. Según la consultoría de recursos humanos, se requiere a los auditores internos de Robert Half International, con trabajos bien pagados disponibles en gran medida, una tendencia que debería continuar hasta 2028.
Sin embargo, los colegios y universidades han informado un número creciente de especialidades contables cada año durante más de una década, con ligeras disminuciones en el año académico 2017-18, lo que significa que la competencia por estos trabajos se está volviendo más rígida. Uno de los principales errores cometidos por aquellos que buscan trabajo es no prepararse para una entrevista, algo que puede superarse fácilmente dedicando algo de tiempo a comprender el tipo de preguntas que los empleadores podrían hacer. A continuación enumeramos las preguntas comunes que se pueden hacer durante la entrevista con el auditor interno y algunas respuestas que deberían ponerlo frente a la competencia.
- Los estudios muestran que el mercado laboral para los auditores del interior es fuerte, con la cantidad de trabajos bien pagados que crecen, una tendencia que debería continuar hasta 2028.
- Sin embargo, la competencia por los mejores trabajos de revisión interna se está volviendo más rígida ya que las universidades informan un número creciente de especialidades de contabilidad cada año.
- En general, los empleadores solicitan a los posibles candidatos los puestos o pasantías que han cubierto, porque quieren ser un auditor interno, lo que saben sobre la empresa y cómo pueden ayudar a la empresa.
- Los candidatos deben estar preparados para responder preguntas sobre el papel de un auditor interno en una empresa y en las mejores prácticas en el sector.
La auditoría es un campo altamente técnico. A los empleadores les encanta ver a los candidatos con experiencia porque significa que es más probable que entra en acción con una capacitación mínima en la celebración de la mano y los remedios. Los profesores de contabilidad subrayan la importancia de las pasantías para sus estudiantes por este motivo; Muchos estudiantes de contabilidad obtienen sus primeros trabajos de revisión en las empresas que trabajaron para la universidad.
¿Qué se debe realizar en un cuestionario de auditoría?
Las empresas que implementan un sistema PDF de la lista de verificación de auditoría de proceso en capas deben tener en cuenta una amplia variedad de preguntas. ¿Qué áreas de proceso auditarás? ¿Con qué frecuencia los auditará? ¿Qué cubrirán las auditorías del proceso? ¿Cómo tomará medidas cuando encuentre sin conformaciones?
Sin embargo, en el corazón de estas verificaciones de alta frecuencia, están las preguntas que incluye en sus listas de verificación de auditoría reales para verificar los procesos que se están haciendo bien. Hemos discutido estrategias para escribir preguntas de LPA, como proporcionar contexto sobre por qué y cómo verificar los elementos individuales. Hoy, estamos examinando 7 tipos de preguntas a considerar para sus listas de verificación de auditoría de procesos, que incluyen:
- La seguridad
- Materiales
- Mociones
- Diseño de estación de trabajo
- Proceso para problemas de informes
- Documentación
- Hacer un seguimiento
El siguiente video es una descripción general de 45 segundos de qué tipos de preguntas incluir y dónde buscar la creación de preguntas de PDF de la lista de verificación de auditoría de proceso en capas.
Si bien las empresas tienden a separar la seguridad y la calidad, cualquier experto le dirá que se influyen directamente entre sí. Es por eso que las listas de verificación de LPA deben verificar que el equipo sea seguro, los trabajadores lo usan correctamente y que siguen el protocolo de seguridad. Preguntas de ejemplo como:
- La seguridad
- Materiales
- Mociones
- Diseño de estación de trabajo
- Proceso para problemas de informes
- Documentación
- Hacer un seguimiento
¿Cuál es el objetivo del auditor con los cuestionarios?
19. El auditor debe comunicarse con
El Comité de Auditoría de la evaluación del auditor de la identificación de la Compañía de la contabilidad y la divulgación de sus relaciones y transacciones con las partes relacionadas.21/ El
El auditor también debe comunicar otros asuntos significativos derivados de la auditoría con respecto a las relaciones y transacciones de la Compañía con partes relacionadas, incluidas, entre otros::
- La identificación de partes o relaciones relacionadas o transacciones con partes relacionadas que previamente no se revelaron al auditor;
- La identificación de transacciones de partes relacionadas significativas que no han sido autorizadas o aprobadas de acuerdo con las políticas o procedimientos establecidos de la Compañía;
- La identificación de transacciones de partes relacionadas significativas para las cuales se otorgaron excepciones a las políticas o procedimientos establecidos de la Compañía;
- La inclusión de una declaración en los estados financieros de que una transacción con una parte relacionada se realizó en términos equivalentes a los que prevalecen en una transacción de longitud del brazo y la evidencia obtenida por el auditor para apoyar o contradecir
tal afirmación; y - La identificación de transacciones de partidos relacionadas significativas que parecen al auditor que carecen de un propósito comercial.
1/ El auditor debe buscar los requisitos de la Comisión de Bolsa y Valores de EE. UU. Para la Compañía bajo auditoría con respeto
a los principios contables aplicables a esa Compañía, incluida la definición del término «partes relacionadas» y los requisitos de divulgación de estados financieros con respecto a las partes relacionadas.
3/ver, por ejemplo, el párrafo 18 del estándar de auditoría No. 12, que requiere el
Auditor para obtener una comprensión suficiente de cada componente del control interno sobre la información financiera para (a) identificar los tipos de incorrecciones potenciales, (b) evaluar los factores que afectan los riesgos de incorrección material,
y (c) diseñar más procedimientos de auditoría. Consulte también el párrafo 20 del Estándar de Auditoría No. 12, que establece que obtener una comprensión del control interno incluye la evaluación del diseño
de controles que son relevantes para la auditoría y determinando si se han implementado los controles.
4/Ver también Au Sec. 333, Representaciones de gestión. Obtener tales representaciones
De la gerencia complementa el desempeño de los procedimientos en el párrafo 5 y no es una sustitución de esas consultas.
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