Cada empresa necesita un manual de política de oficina de algún tipo. Los problemas cotidianos surgen dentro del flujo de trabajo de sus procesos comerciales que requieren una metodología consistente. Una respuesta repetible que asegura que cada cliente sea tratado de manera justa, eficiente y la forma en que desea que sean tratados en el marco de la filosofía, misión y visión de su empresa, ¿verdad? Ese es el propósito del manual de políticas de su oficina.
Sus clientes aprecian sus excelentes procesos comerciales para el servicio al cliente, las ventas receptivas y el soporte. Pero ¿qué significa eso? ¿Contestas el teléfono dentro de un anillo o dos? ¿Están los empleados debidamente capacitados para responder a las preguntas del cliente correctamente, la primera vez? ¿Responde a las quejas de los clientes rápidamente con soluciones rápidas, reemplazos o reembolsos?
Definir los estándares de los empleados, comunicar regulaciones y explicar sus procesos comerciales se realizan fácilmente a través del manual de políticas de su oficina. Sus empleados aprenderán a confiar en ella como su guía comercial. Se convertirá en su manual de empleados que los guía para tomar mejores decisiones.
- La política comercial transmite la filosofía de la gerencia
- Las políticas de la empresa mejoran la comunicación
- Los procedimientos de la oficina reducen el tiempo de capacitación de los empleados
- Un manual de procedimiento en el lugar de trabajo mejora la productividad de los empleados
- Las políticas y procedimientos corporativos fortalecen las operaciones comerciales
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¿Qué es el manual de políticas y procedimientos de una empresa?
El manual de sus políticas y procedimientos es la mejor práctica, las descripciones de procesos y los estándares de su empresa sobre cómo se espera que se realice el trabajo. La importancia de las políticas y procedimientos no puede subestimarse para enfocar su empresa, simplificar la capacitación y aliviar su capacidad para escalar. ¿Necesitas más ejemplos? Descargue políticas y procedimientos gratuitos en plantillas de palabras de Microsoft fáciles de editar para crear su propia política y manual de procedimientos.
Los trabajadores de primera línea obtienen empoderamiento para tomar decisiones efectivas y ahorrando tiempo a través de políticas y procedimientos que afectan su área funcional. Un manual efectivo de políticas y procedimientos proporciona métodos apropiados para la comunicación interdepartamental, para permitir que el personal trabaje juntos para resolver problemas comerciales diarios sin requerir una participación de supervisión innecesaria.
El objetivo de su manual de política y procedimiento debe ser organizar el contenido para reflejar las formas y medios de su empresa para comunicarse, realizar el servicio realizado o el producto fabricado al menor costo en el menor tiempo, con el beneficio adicional de mantener Satisfacción laboral y alta moral de los empleados.
Por lo tanto, todos los empleados de su organización deben ser educados en políticas y procedimientos de la empresa y siempre tener acceso a un manual de políticas y procedimientos. Debido al costo de producir y mantener un manual de políticas, no es necesario emitir un manual impreso individual a cada empleado; sin embargo, un manual debe estar disponible en un área designada en cada ubicación funcional o en línea utilizando políticas y procedimientos sistema de gestión.
¿Qué es un manual de políticas y procedimientos?
Aquí hay algunos ejemplos de elementos que puede incluir en un manual de políticas y procedimientos
- Políticas de empleo
- Beneficios para empleados
- Nómina de sueldos
- Pautas en el lugar de trabajo
- Conducta del empleado
- Trabajo de las políticas de hogares
- Políticas de comunicación
- Tecnología utiliza políticas
- Cultura de la organización
¿Quién leerá sus políticas? Es posible que una variedad de personas necesite revisar el contenido que ha reunido en su manual. Asegúrese de que sea claro y comprensible para los empleados y bien organizados para que puedan encontrar lo que necesita. La gerencia debe leer las políticas que escribe. En el caso de una disputa legal, las partes externas pueden necesitar revisar la política para determinar si las expectativas apropiadas se establecían con los empleados. Quienquiera que esté escribiendo, debe hacer una revisión exhaustiva de su manual de políticas y procedimientos con las necesidades de su audiencia en mente y asegurarse de que sea accesible y utilizable para ellas.
Si bien muchas organizaciones eligen desmayar copias impresas de sus manuales de políticas y procedimientos, el trabajo moderno a menudo exige mucha más accesibilidad. Las políticas impresas están rápidamente desactualizadas y se pierden fácilmente, al tiempo que son difíciles de acceder a sus empleados si están en movimiento. Además, a medida que cambian sus políticas y procedimientos, desea poder tener la flexibilidad de cambiar junto con él. Los empleadores de hoy a menudo eligen tener sus políticas en línea, y publicados en algún lugar donde los empleados pueden acceder a ella desde sus computadoras y dispositivos móviles. Notejoy y otras herramientas son excelentes opciones sobre cómo mover sus manuales en línea, y también hacer que sea muy fácil mantenerse al día como una sola fuente de verdad para que todos se refieran.
¿Qué es un manual de procesos y procedimientos de una empresa?
Una empresa u organización puede facilitar de manera más efectiva la capacitación de nuevos empleados con el uso de procedimientos de operaciones estándar (SOP) bien escritos. Más allá de la capacitación, un manual de SOP brinda a los miembros del equipo existentes un recurso para los procedimientos de menos con frecuencia, lo que garantiza que los procedimientos se realicen con el protocolo correcto, manteniendo el control de calidad. Escribir un manual de procedimientos operativos estándar requiere tener una comprensión clara de los pasos involucrados en cualquier proceso en particular.
Mire todos los procesos centrales que tiene su empresa. Comience a definir qué procesos se describirán y mapearán en el manual SOP. Si bien es posible que no mapee hasta el último proceso, es importante establecer los más fundamentales e importantes.
Por ejemplo, un restaurante podría definir procesos centrales sobre cómo se hace un plato de firma particular. Igual de importante es el proceso para limpiar el restaurante. Cree una lista de sus procesos principales para que pueda integrar cada uno en el manual SOP después de mapearlo.
Cada proceso se define por los pasos necesarios para completar el proceso. Faltar un paso podría significar un pedido perdido o retrasado o un producto final defectuoso. El mapeo está extrayendo el flujo de trabajo.
Por ejemplo, digamos que está creando un SOP para el proceso de ventas de una consulta de Internet. Primero, asigne cómo se contacta inicialmente con el plomo después de solicitar información: llamada telefónica, correo electrónico o mensaje de texto. Mapee cuántas veces su equipo de ventas realiza seguimientos si no se puede comunicarse con el cliente potencial inicialmente, con scripts específicos para cada contacto.
¿Cómo hacer un manual de políticas y procedimientos?
Con la vista de la racionalización de procesos e instituir procedimientos formales, las pequeñas empresas pueden desarrollar manuales de políticas y procedimientos para satisfacer sus necesidades. Los manuales de políticas y procedimientos tienen un propósito mucho mayor que simplemente declarar las expectativas de la empresa; Proporcionan una fuente definitiva de referencia para gerentes y empleados. La atención cuidadosa prestada a los conceptos y el material colocado en un manual de políticas y procedimientos puede proteger una pequeña empresa cuando se trata de defender acciones disciplinarias relacionadas con una amplia variedad de incidentes relacionados con el negocio.
Comience con lo básico. Desarrolle una declaración de misión de la empresa y colóquela al comienzo del manual de políticas y procedimientos. Una declaración de misión retrata las principales creencias y objetivos de una empresa para la organización en su conjunto. Incluya una visión general de la compañía, que incluye listados de funcionarios designados y un breve historial de la compañía.
Cubra los elementos esenciales. Los manuales de políticas y procedimientos deben cubrir una amplia gama de elementos esenciales, incluidas las políticas y políticas antidiscriminatorias relacionadas con la terminación. Coloque una declaración sobre las leyes de igualdad de oportunidades de empleo (EEO) en el manual. Esto sirve para notificar a los empleados de sus derechos bajo las leyes federales de EEO. Las pequeñas empresas pueden contactar a una Comisión de Oportunidades de Igualdad de Empleados de EE. UU. Enlace de pequeñas empresas para obtener ayuda adicional con el cumplimiento de EEO. Las políticas de asistencia y los procedimientos disciplinarios y de terminación, incluidos los actos que conducen a la terminación inmediata, como el robo, también deben presentarse en el manual de políticas y procedimientos.
¿Cómo realizar un manual de servicios de una empresa?
Ya sea que su pequeña empresa tenga dos empleados o 20, ciertamente habrá creado políticas, procedimientos o expectativas del lugar de trabajo, ya sea de forma formal o informal. Es esencial que sus empleados conozcan y comprendan estas políticas, porque administrará una organización más efectiva si lo hacen y porque no desea arriesgarse a que su empresa infrinja las leyes federales o estatales.
Un manual de empleados es una compilación de todas las políticas y protocolos de su empresa, así como los derechos y obligaciones legales de los empleados. Tener un manual de empleados le facilita comunicar reglas y responsabilidades a los empleados, por lo que no hay duda sobre lo que se espera de ellos, o de usted, como propietario de la pequeña empresa.
Ejemplo: si un empleado lo demanda, alegando que fue acosado por un compañero de trabajo, puede señalar el manual del empleado como evidencia de que claramente ha explicado las políticas contra el acoso. (Tenga en cuenta que tener un seguro de compensación de trabajadores también es importante para proteger su negocio en caso de que un empleado o cliente demanda).
Como todas las empresas, cada manual de empleados es diferente. No puede simplemente fotocopiar el manual de otra empresa y distribuirlo a sus empleados. Un buen manual de empleados define sus reglas y prácticas únicas del lugar de trabajo, y debe escribirse en una voz que refleje su visión y la cultura que ha construido, o desea construir.
Dicho esto, la mayoría de los manuales de los empleados incluyen temas y tipos de información similares. A continuación se muestra ocho secciones comunes en los manuales de los empleados.
¿Cómo se hace un manual de servicios?
Los contratistas y las tasas se enumerarán en el Manual de servicio del expositor que se emitirán por separado.
Los pagos más allá del 50% del monto del contrato se pueden retirar hasta que se reciban todas las instrucciones de operación y los manuales de servicio como se hace referencia en las instrucciones de operación y el registro del manual de servicio al final de esta sección (1.e.4).
Consulte el Manual de Servicio de Expositor para obtener una lista de servicios exclusivos y pautas de EAC.
Los envíos realizados por adelantado al contratista de eventos autorizado, según las instrucciones en el Manual del Servicio del Expositor, se entregarán al stand del expositor.
Se proporcionará una lista completa de servicios exclusivos y pautas de EAC en el Manual de Servicio de Expositor.
Consulte el Manual del Servicio de Expositor para obtener información sobre publicidad en los terrenos de la exposición.
Cualquier regla y regulaciones de este tipo (ya sea que se incluya o no en un manual de servicio del expositor o documento similar) son una parte integral de este contrato y se incorporan aquí por referencia.
Instrucciones de funcionamiento y manual de servicio: el contratista mecánico preparará 2 copias de un manual de operación y mantenimiento para todos los sistemas y equipos mecánicos utilizados en este proyecto.
Instrucciones del operador (b) Manual de servicio (c) Catálogos de piezas ilustrados y detallados (d) Especificaciones (e) Una lista de herramientas de servicio requeridas para el servicio de rutina del equipo.
Mudarse y mudarse los tiempos y el acceso fuera de las horas de exhibición se limitan a los descritos en el manual de servicio del expositor.
¿Cómo se elabora un manual en una empresa?
Además de servir como herramienta para los gerentes, el manual se puede utilizar para varios otros fines importantes.
- Para comunicar las expectativas de la gerencia a los empleados
- Para demostrar el plan de la Compañía para cumplir con los requisitos de ISO 9001: 2015
- Para demostrar el cumplimiento de la cláusula 5.3, que establece que los roles organizacionales, las responsabilidades y las autoridades deben ser asignadas, comunicadas y entendidas
- Para proporcionar un punto de partida para auditores, internos, afiliados al cliente o el cuerpo de certificación ISO.
Si usted es responsable de presentar un sistema de gestión de calidad en su empresa o departamento, es vital que comprenda las diferencias entre un manual de calidad y un plan de calidad. Aunque estos documentos van de la mano en la gestión de calidad de una organización, implican cosas diferentes.
Los manuales del sistema de gestión de calidad son conjuntos de documentos utilizados para definir y comunicar claramente el sistema de gestión de calidad de una empresa. Estos recursos sirven como marco para cumplir con los requisitos del sistema de calidad y transmitir el compromiso de una empresa con este sistema.
Declaración de política de calidad: este documento detalla el nivel de compromiso que exhibe una organización para mantener la calidad.
Políticas de calidad: la política de calidad describe los planes de una empresa con gran detalle e incluye una amplia documentación.
Procedimientos operativos estándar: estos procedimientos identifican a las partes responsables de llevar a cabo cada actividad y sus marcos de tiempo asignados.
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