La Secretaría de la ATAB designa un equipo para WA que envía informes a RAV que consiste en no conformidades (NCS), preocupaciones y oportunidades de mejora (OFI).
Una oportunidad de mejora: una declaración hecha por un auditor basada en su experiencia y conocimiento, y entendiendo que hay margen de mejora en la efectividad y / o eficiencia.
Los factores de riesgo utilizados para evaluar cada área incluyen: • Impacto financiero • Riesgos operativos potenciales impulsados por: o Controles internos y requisitos de cumplimiento Auditorías anteriores recibidos de la junta escolar, el comité de auditoría, el liderazgo de FCPS y los empleados que enfrentan los riesgos relevantes que enfrentan otras escuelas públicas Sistemas • Oportunidad de mejora Además de los factores de riesgo enumerados anteriormente, OAG evalúa las implicaciones de tiempo de que cada área se considere para una auditoría.
Oportunidad de mejora: es una declaración de hecho realizada por un evaluador durante una evaluación, y corroborada por evidencia objetiva, refiriéndose a una debilidad o deficiencia potencial en un sistema de gestión que, si no se mejora, puede conducir a la no conformidad en el futuro.
Después de las decisiones de KAPP71 y Withler72 de la Corte Suprema de Canadá, ha habido un retiro del análisis de dignidad en Law73, así como del análisis de comparación más formal.
Oportunidad de mejora: describa el tamaño, la gravedad y las consecuencias del problema en el área de la red.
¿Qué es una oportunidad de mejora ejemplo?
Hay una serie de ejemplos de mejora de procesos que muestran cómo se podrían tomar los pasos en un negocio para hacer que las cosas sean más efectivas y eficientes.
Corte de costos: un ejemplo de mejora del proceso es reducir los costos. A través de los procesos de reestructuración, la organización y la visualización, es fácil detectar despidos y otros elementos que terminan aumentando los costos generales. A partir de ahí, se eliminan tareas innecesarias. Esa reestructuración permite que los recursos se reasignen para que gaste menos mientras sus procesos fluyen mejor.
Reducción de problemas de comunicación: otro ejemplo de mejora del proceso comercial es la mejora de la comunicación. La mejora del proceso está destinada a mejorar la funcionalidad al racionalizar la comunicación, como disminuir el número de correos electrónicos y puntos de contacto de contacto entre departamentos y empleados. Esto a menudo se logra utilizando un software que permite a los empleados y departamentos ver y compartir información, en lugar de perseguir hilos de correo electrónico a través de una bandeja de entrada.
Visualización del proceso: con el modelado de procesos, se vuelve mucho más fácil auditar y realizar mejoras continuamente. La visualización le permite seguir el proceso y ubicar cuellos de botella a medida que surgen, u oportunidades para que ese proceso sea más eficiente.
Esa auditoría es una de las partes más críticas de la mejora del proceso porque cada proceso que crea debe ser monitoreado regularmente. Sin un monitoreo adecuado, no tienes el control.
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¿Cómo se plantea una oportunidad de mejora?
Para garantizar el éxito, no emprenda esta etapa solo. Construya un equipo que incluya personas del grupo original que mapeó el proceso existente. Además, reclute personal de diferentes niveles de gestión para obtener diferentes puntos de vista. Cuando sea apropiado, traiga proveedores y consultores externos.
El equipo debe cuestionar cada paso, aunque sea mundano. Investigue si la nueva tecnología puede agregar integridad o aumentar la velocidad. Elimine los pasos que no agregan valor. Nada puede considerarse fuera de los límites durante esta fase de discusión.
Al proponer cambios, documente las razones comerciales para hacerlo. No hagas cambios por el cambio de cambio. Es más fácil apoyar la implementación de modificaciones cuando comprende las razones detrás de ellas. Además, este paso proporciona una hoja de ruta para futuras revisiones y mejoras.
Indique claramente los objetivos de las mejoras del proceso. Establecer objetivos que puedan medirse con precisión. Use las métricas determinadas anteriormente como una declaración de la condición existente, o línea de base. Configure un formato de informes para revisar su progreso. Esté preparado para explicar sus éxitos y fracasos.
El poder de «¿Y si?»
Usa el «¿Y si?» Metodología para descubrir más mejoras. Por ejemplo, hay varios «¿y si?» Preguntas que podrían conducir a mejorar un sistema de procesamiento de declaraciones. Una lista corta incluiría:
- ¿Qué pasa si las declaraciones no se imprimieron, pero se ofrecieron en un formato digital?
- ¿Qué pasa si la calidad de impresión podría medirse automáticamente durante el proceso?
¿Cómo se puede identificar oportunidades de mejora?
La mejora continua innovadora puede ayudar a las empresas a obtener (y mantenerse) antes de la competencia. Mejorar continuamente de los procesos y sistemas reduce los errores y los desechos al tiempo que aumenta la productividad. Al principio, las mejoras pueden centrarse en minimizar o eliminar problemas importantes dentro de sus procesos y sistemas. Después de que estos problemas se resuelven, ¿qué viene después?
Para aprovechar al máximo los beneficios potenciales de la mejora continua, resolver grandes problemas no es suficiente. A continuación, debe identificar oportunidades de mejora que permitan que su negocio prospere, en lugar de simplemente sobrevivir. Hay varias formas de encontrar y priorizar oportunidades dentro de sus procesos.
- Cumplir con sus objetivos comerciales. Su estrategia comercial y su estrategia de IP deben estar estrechamente alineadas. Esto incluye todas las partes del ciclo de vida de la innovación. Identifique oportunidades de mejora con el potencial de ayudar a su negocio a cumplir sus objetivos estratégicos.
- Involucre a las personas y herramientas adecuadas. Encuentre oportunidades de mejora con la colaboración entre equipos y herramientas de terceros. Abordar un sistema o proceso desde diferentes perspectivas puede ayudar a identificar formas únicas o no tradicionales para aumentar la productividad o disminuir los desechos.
- Considere con qué frecuencia se utiliza el proceso. Se deben priorizar los sistemas de alta volumen o de alta frecuencia. Mejorar estos elementos de su negocio tiene un mayor impacto que las innovaciones similares en los sistemas menores.
- Identificar cuellos de botella físicos. No todas las oportunidades de mejora serán físicamente visibles durante sus tiempos más ocupados. Los cuellos de botella en cualquier parte de su proceso son obvios cuando diseña, fabrica y envía a altos volúmenes. Identifique dónde se atascan sus productos o servicios y trabajan para eliminar esos puntos problemáticos en el proceso.
- Determine cuánto tiempo han estado en su lugar las prácticas actuales. Un proceso que funcione bien, y durante muchos años, puede pasar inicialmente como una oportunidad para mejorar. Sin embargo, a medida que una empresa madura, los sistemas más antiguos pueden estar maduros para los cambios que se alinean mejor con los objetivos comerciales y las mejores prácticas de hoy.
¿Cómo identificar mejoras en los procesos?
La demanda de mejorar su negocio continúa aumentando a medida que cambian las expectativas, surgen nuevas tecnologías y la competencia crece. Una forma efectiva de establecer una mejora continua dentro de su organización es realizar mejoras regulares de procesos comerciales (BPI).
Los procesos comerciales pueden ser informales o formales y tocar una variedad de funciones de la empresa: la tecnología de la información, el desarrollo y la capacitación de los empleados, la satisfacción del servicio al cliente, etc. Independientemente del proceso que esté tratando de mejorar, el procedimiento de mejora sigue una ruta similar. La publicación de hoy cubrirá los cuatro pasos en el ciclo de mejora del proceso comercial.
- Identificar la necesidad de cambio:
El primer paso en el proceso BPI es identificar la necesidad de cambio. Una forma útil de descubrir oportunidades de mejora es realizar una auditoría de proceso. La auditoría identificará problemas actuales o riesgos potenciales para su empresa. Desde el informe de auditoría, podrá priorizar sus áreas para la mejora del negocio. En esta etapa, también debe revisar cómo cada proceso afecta a su organización, recursos y partes interesadas (empleados, clientes, estudiantes, socios, proveedores, etc.).
- Identificar la necesidad de cambio:
Una vez que haya decidido qué proceso va a mejorar, necesita analizar el procedimiento actual. De esta manera, puede comprender completamente el proceso de A-Z y establecer objetivos de mejora realistas. Independientemente de la herramienta que elija para el análisis (mapeo de procesos, encuestas operativas, análisis de causa/efecto, etc.), debe considerar las siguientes preguntas:
- Identificar la necesidad de cambio:
¿Cuáles son las oportunidades de mejora en una empresa?
La mejora continua es un enfoque organizado para identificar oportunidades de mejora que pueden ayudar a una organización a cumplir con sus objetivos para aumentar las ganancias, reducir los costos y acelerar la innovación. Las oportunidades también mejoran la calidad de un producto o servicio, mejoran la seguridad y resultan en clientes, pacientes y personal más felices.
Existen oportunidades de mejora en cada empresa, en cada trabajo, en cada flujo de trabajo. Las organizaciones que reconocen este hecho e involucran a toda su fuerza laboral en la identificación de esas oportunidades que trabajan para crear una cultura de mejora continua. Al involucrar a los trabajadores de primera línea en esfuerzos de mejora, las organizaciones pueden mejorar en un nivel más granular de lo que es visible para los gerentes y líderes de alto nivel.
El software de mejora continua se utiliza para capturar oportunidades de mejora del personal de primera línea en su trabajo diario, así como mejoras que forman parte de proyectos estratégicos más grandes y eventos de mejora rápida.
Ya sea que formen parte de iniciativas de arriba hacia abajo o una mejora diaria de abajo hacia arriba, es importante que cada una se acelere a través del ciclo de mejora lo más rápido posible. De esta manera, las organizaciones exitosas pueden mantener el impulso y aumentar el compromiso en la mejora continua.
- Alinearse con sus objetivos comerciales
Es responsabilidad de sus líderes superiores determinar los objetivos organizacionales generales, que los gerentes y el personal trabajan para lograr el uso de una mejora continua. Es importante que las oportunidades de mejora que surjan como parte de la mejora diaria se alineen con estos objetivos estratégicos, y que tenga una forma de mostrar cómo esta alineación contribuyó al éxito organizacional. Los proyectos y eventos más grandes (compuestos por mejoras individuales) también impulsan el progreso hacia sus objetivos comerciales.
¿Cómo se identifican las oportunidades de mejora?
Cuando piense en las oportunidades de crecimiento hoy, puede analizar diferentes medidas en su negocio en función de cuál es su estrategia general.
- Si mide la penetración, su estrategia puede ser ampliar el atractivo de su categoría aumentando la penetración de sus compradores leales.
- Si mide la cuota de mercado, su estrategia puede ser aumentar su parte del mercado «robando» la participación de la competencia.
- Si mide la lealtad, su estrategia puede ser aumentar su «participación en la billetera» (o lealtad) a través de programas efectivos de marketing en la tienda.
- Etcétera etcétera.
Para comenzar a identificar oportunidades de crecimiento, debe expandir su pensamiento más allá de las métricas históricas como la penetración, la cuota de mercado y la lealtad, y comenzar a crear objetivos a partir de ellas. Con nuestro mundo que cambia rápidamente (nuevos datos, tecnología, panorama minorista cambiante y nuevos compradores, no puede encontrar el éxito con la forma en que ha hecho las cosas en el pasado (donde el enfoque fue más simple).
Debe comprender la dirección comercial de su empresa (incluidos los recursos, las fortalezas y las capacidades), y luego definir un marco para ayudar a buscar oportunidades. A continuación, analiza el mercado para incluir al consumidor/comprador, saber cuándo y dónde se compran sus productos, la competencia, los productos complementarios, el potencial de mercado y la comprensión de su entorno externo.
He capturado algunos ejemplos a continuación para ayudarlo a comenzar a pensar dónde pueden estar al acecho de sus mayores oportunidades de crecimiento.
¿Qué son las oportunidades de mejora continua?
El enfoque de mejora continua consiste en llevar a cabo acciones permanentes y sostenibles para mejorar todos los procesos de la empresa, eliminando las disfunciones y fortaleciendo los generadores de valor. Esto permite reevaluar las prácticas integradas regularmente, cuestionar los procesos y desarrollar la empresa de manera sostenible.
Integrar un proceso de mejora continua en la cultura de tu empresa te permitirá impulsar gradualmente el crecimiento y el desempeño en todos los niveles de la organización, reducir costos y mejorar la eficiencia, productividad y rentabilidad de tu empresa y la sociedad. La mejora continua es uno de los principios principales del estándar ISO 9001 del sistema de gestión de calidad.
Se pueden utilizar muchas herramientas y métodos para configurar su proceso de mejora continua, ya sea para evaluar una situación, pilotar un plan de acción, identificar fuentes de residuos… Hemos enumerado los principales a continuación.
La rueda Deming, también llamada ciclo PDCA, es la piedra angular de un proceso de mejora continua. Este método tiene como objetivo marcar la estrategia de mejora continua alrededor de 4 etapas principales que se repiten cíclicamente:
- Plan: Análisis de la situación, el problema encontrado y los medios disponibles, y el desarrollo de un plan de acción relevante, con indicadores clave para evaluar el impacto de los resultados.
- Do: Implementación del plan de acción con todos los actores en cuestión.
- Verifique: Evaluación de resultados gracias a KPI y, si es necesario, la implementación de soluciones correctivas.
- ACT: Evaluación de fin de ciclo. Si no se logra el objetivo, la implementación de un nuevo ciclo.
Creado por Toyota, este método, muy popular hoy en día, tiene como objetivo mejorar el rendimiento de la empresa y su rentabilidad, eliminando todas las fuentes de desechos (tareas superfluas, elementos de valor no creativo, operaciones innecesarias, habilidades sin explotación, sobreproducción, tiempo de latencia , mala gestión de acciones, etc.), y optimización de todos los procesos comerciales. Muchas herramientas y métodos están en el servicio de una estrategia de gestión Lean, como el método justo a tiempo, el método Kaizen o el método 5S.
¿Cuáles son las acciones de mejora?
¿Estás usando tu tiempo tan bien como te gustaría? Ya sea que esté dando sus primeros pasos al mundo del emprendimiento o haya estado administrando sus propios negocios durante décadas, aumentar la productividad podría significar lograr todos sus objetivos, y más.
Estos seis consejos están diseñados para ofrecer una mejora seria a sus niveles actuales de productividad. Si puede, abordarlos en orden.
¿Cuánto de su tiempo se gasta en correos electrónicos o en el teléfono en lugar de hacer su trabajo más importante? Si no tiene una idea clara de cómo se pasan sus días, será difícil hacer mejoras.
Un par de excelentes herramientas para esto son Time Doctor (que tiene un plan gratuito de 30 días) y rescueta (que tiene una versión gratuita). Ambos rastrean todo lo que haces en tu computadora y lo descomponen en diferentes categorías para ti. Si lo prefiere, mantenga una lista en papel o en una hoja de cálculo de lo que hizo cuando. Aunque esto requiere más esfuerzo, te obligará a tomar decisiones más conscientes sobre cómo pasas tu tiempo.
Vaya más allá: cada semana, mire dónde pasó su tiempo. ¿Existe un orificio de productividad particular que necesita enchufar? Quizás esté pasando más tiempo de lo que se dio cuenta en el correo electrónico, o «verificar rápidamente Facebook» se suma a varias horas en el transcurso de una semana.
Al comienzo de su jornada laboral, o al final del anterior, planifique lo que hará. Si no lo hace, es demasiado fácil terminar abordando tareas de baja prioridad o ser eliminado por las interrupciones y las solicitudes repentinas.
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