P. Recientemente aprendí que un colega que me envía informes regulares está molesto conmigo porque nunca reconocí recibirlos. ¿Qué se considera apropiado cuando se trata de reconocer la recepción de un correo electrónico? ¿Deberían los destinatarios responder siempre a que los remitentes sepan que recibió su correo electrónico?
R. Ciertamente no soy un experto en etiqueta de correo electrónico, pero me gusta esta pregunta porque me parece un poco frustrante cuando envío información importante y el destinatario no responde para que me haga saber que la ha recibido. Sin reconocimiento, me preocupa que tal vez el correo electrónico no haya pasado, y de ser así, puede parecer que no estoy haciendo mi trabajo a tiempo o correctamente. Una simple respuesta que indica «lo consiguió», «recibió» o «gracias» podría aliviar mis preocupaciones. Entonces, sí, creo que es educado y apropiado reconocer la recepción de correos electrónicos válidos lo antes posible. Los siguientes son algunos comentarios adicionales.
1. Configuración de respuesta automatizada por el destinatario. Tal vez podría mitigar las preocupaciones discutidas anteriormente simplemente configurando una respuesta automatizada para reconocer todo el correo electrónico recibido (que puede no ser la mejor idea porque les permite a los spammers saber que su dirección de correo electrónico es válida). Quizás un mejor enfoque podría ser reconocer todos los mensajes de correo electrónico recibidos de la persona que le envía esos informes. Dicha respuesta se puede configurar seleccionando un correo electrónico de esa persona y luego desde la pestaña Inicio de Outlook, seleccionando reglas, crear regla, opciones avanzadas, responder usando una plantilla específica, como se muestra en la imagen a continuación, y luego siguiendo las instrucciones para crear La respuesta automatizada cada vez que recibe correo electrónico de esa persona.
Luego deberá navegar a la ubicación de su plantilla de respuesta y abrir y editar la plantilla según sea necesario. Por ejemplo, como se muestra a continuación, creé una plantilla de respuesta que dice: «Recibí su correo electrónico, gracias».
Esta plantilla de respuesta ahora se enviará a la dirección de correo electrónico incluida en la regla que creé cada vez que reciba un nuevo mensaje de esa dirección.
¿Cómo se anotan los datos en un correo electrónico que otros datos deben incluirse?
Un mensaje de correo electrónico o «correo electrónico» consiste en un mensaje creado, transmitido y almacenado digitalmente y cualquier documento digital adjunto. Los gobiernos estatales y locales usan el correo electrónico para una variedad de tareas, como enviar y recibir correspondencia interna y externa, distribuir notas, circular borradores, difundir directivas, transferir documentos oficiales y apoyar varios procesos comerciales de la organización. Como tal, los mensajes de correo electrónico son registros gubernamentales potencialmente oficiales, y como los estatutos estatales y las leyes de casos aclaran, el correo electrónico debe incluirse en su estrategia general de gestión de registros.
Los documentos de correo electrónico que contengan información sobre las operaciones cotidianas del gobierno estatal y local deben ser fáciles de ubicar; aquellos que tienen información de valor a largo plazo o permanente deben estar adecuadamente protegidos; y aquellos con valor transitorio deben eliminarse cuando ya no se necesiten. Permitir que el correo electrónico sea administrado por preferencias personales o copias de seguridad del sistema de rutina y procedimientos administrativos que traten todos los correos electrónicos por igual pueden resultar en un grave riesgo de relaciones legales, operativas y públicas. Al establecer políticas, aplicar procedimientos de gestión de registros y capacitar a los usuarios, puede crear un entorno que promueva la gestión exitosa de los registros de correo electrónico.
- Ordene que las agencias gubernamentales deben mantener registros para cumplir con las obligaciones de responsabilidad y estipula que el medio debe permitir que los registros sean permanentes.
- Estipula que puede copiar un registro y que la copia, si es confiable, será legalmente admisible en la corte. Esta estipulación significa que puede copiar sus mensajes de correo electrónico al papel o a los archivos de texto, siempre que el contenido, el contexto y la estructura del registro estén intactos.
- No se diferencia entre los medios. El contenido del mensaje de correo electrónico determina si el mensaje es un registro.
La Ley de Prácticas de Datos del Gobierno de Minnesota (MGDPA) [Estatutos de Minnesota, Capítulo 13] que exige que los registros del gobierno deben ser accesibles para el público a menos que la legislatura estatal no sea categorizada. La gestión del acceso a registros de correo electrónico públicos versus no públicos es especialmente importante porque el correo electrónico se envía, se dirige mal y se envía mal y se envía a grupos de personas.
Ley de transacciones electrónicas uniformes (UETA) [Estatutos de Minnesota, Capítulo 325L] y firmas electrónicas en Comercio Global y Nacional (E-SIGN) [una ley federal]. Tanto UETA como E-SIGN abordan los problemas de la admisibilidad legal de los registros electrónicos creados de manera confiable y la aplicación del sistema legal orientado al papel a los registros electrónicos.
¿Qué otros datos se deben incluir en el correo electrónico?
Una de las partes más ignoradas de un negocio fuerte es una base de datos de correo electrónico fuerte y bien definida. Una base de datos de correo electrónico forma una parte clave de un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM), un sistema más grande que administra las interacciones de una empresa con los clientes actuales y futuros. Le permite organizar sus grupos de clientes, así como automatizar y sincronizar varias funciones como ventas, marketing y servicio al cliente.
La importancia de tener la base de datos de correo electrónico perfecta no se puede estresar demasiado. Uno de los principales beneficios de tener una base de datos de correo electrónico es que le permite comunicarse directamente con sus clientes y clientes potenciales, algo que muchos tipos de publicidad o canales de comercialización no le permiten hacerlo.
- Diga lo que necesita, sin límites en cuanto a la longitud o los tipos de contenido que desea poner en sus correos electrónicos que lo hagan único en comparación con otras herramientas de marketing.
- Realmente comuníquese con sus seguidores: el correo electrónico es el método más barato y directo antes de Facebook, Twitter y otros canales sociales.
Una base de datos de correo electrónico bien administrada y de origen puede ser de gran ayuda para cualquier negocio, independientemente de su tamaño. Las bases de datos de correo electrónico fuertes son económicas y se pueden construir fácilmente. Tener un acceso instantáneo a todos los clientes y las direcciones de correo electrónico de los clientes potenciales es una herramienta poderosa para el marketing.
¿Cómo se deben anotar los datos del destinatario y el remitente en el correo electrónico?
La mayor parte del tráfico de correo electrónico del mundo proviene del sector corporativo. Según la investigación reciente de Radicati Group, a partir de 2018, «la cantidad de correos electrónicos comerciales enviados y recibidos por día totaliza 124.5 mil millones en comparación con 111.1 mil millones de correos electrónicos personales».
¿Qué tan importantes son estos correos electrónicos? Según un informe separado de SaneBox, el 62% de los correos electrónicos recibidos en cuentas de correo electrónico profesionales no son esenciales.
No es de extrañar que los profesionales a menudo se quejen del tamaño de sus bandejas de entrada: todos estamos enviando y recibiendo muchos correos electrónicos a diario, y solo uno de cada tres correos electrónicos recibidos se considera esenciales para el trabajo.
¿Estás por correo electrónico? Si golpea al menos uno de los puntos en nuestra lista de verificación, es hora de considerar una alternativa de correo electrónico.
¿Es culpable de agregar al desorden de correo electrónico de sus compañeros de trabajo enviando correos electrónicos no relacionados con el spam y/o no con el trabajo? ¿Está utilizando los saludos incorrectos o no incluye su firma de correo electrónico cuando se dirige a alguien fuera de su organización? Cualquiera sea el caso, el correo electrónico es una forma importante de comunicaciones comerciales, así que si desea que sus correos electrónicos profesionales se lean y consideren con credibilidad, asegúrese de cumplir con la etiqueta básica del correo electrónico.
A continuación se presentan nuestros 11 mejores consejos de etiqueta de correo electrónico comercial. ¿Cuál te resuena más? ¿Qué punteros de etiqueta de correo electrónico se deben agregar a la lista?
Evite enviar correos electrónicos cuando sienta algún tipo de emoción negativa, como la ira, la irritación o la frustración. Los correos electrónicos cargados emocionalmente casi siempre incluyen un punto de exclamación, o palabras, frases, emoticones o emojis, que podrían hacerte arrepentirte de las cosas más tarde.
¿Cómo se anota un correo electrónico?
El equipo editorial de hecho comprende un equipo diverso y talentoso de escritores, investigadores y expertos en la materia equipados con los datos y las ideas de hecho para ofrecer consejos útiles para ayudar a guiar su viaje profesional.
Relacionado: Etiqueta de correo electrónico: Consejos para la comunicación profesional en el lugar de trabajo
¡Aprenderá los mejores consejos de etiqueta de correo electrónico para el lugar de trabajo, incluidas cómo programar reuniones y qué hacer cuando no sabe cómo responder a un correo electrónico!
El correo electrónico es una de las formas de comunicación más utilizadas tanto dentro como fuera del lugar de trabajo. Debido a su velocidad y eficiencia, es probable que use el correo electrónico de alguna manera sin importar su rol o industria. Puede escribir correos electrónicos profesionales por una variedad de razones. Por ejemplo, es posible que deba recapitular una reunión importante, intercambiar información, transmitir una actualización importante o enviar una carta de introducción.
Un correo electrónico bien compuesto proporciona al destinatario un mensaje amigable, claro, conciso y procesable. Aprender a escribir un correo electrónico que cumpla con todos estos criterios puede practicar.
Considere los siguientes consejos y mejores prácticas para ayudarlo a escribir correos electrónicos profesionales efectivos: identifique su objetivo, considere su audiencia, manténgalo conciso, revise su correo electrónico, use la etiqueta adecuada y recuerde hacer un seguimiento.
Si no está seguro de cómo comenzar un correo electrónico, estos cinco pasos pueden ayudarlo a elaborar un mensaje profesional:
Antes de escribir un correo electrónico, pregúntese qué quiere que haga el destinatario después de que lo haya leído. Una vez que haya determinado el propósito de su correo electrónico, puede asegurarse de que todo lo que incluya en su mensaje admite esta acción. Por ejemplo, si desea que el destinatario revise un informe que ha adjuntado, hágales saber cuál es el informe, por qué necesita que lo revise, qué tipo de comentarios necesita y cuándo necesita completarse la tarea.
¿Cómo se escribe un correo de Gmail?
El video tutorial lo ayuda a comprender cómo componer un mensaje de correo electrónico en Gmail.
Si tiene una cuenta de Google e inició sesión en su bandeja de entrada de Gmail, está listo para enviar o recibir correos electrónicos. Si desea enviar un correo electrónico a alguien, debe usar el enlace de correo de composición disponible dentro de su Gmail. Además de usar otras características, también puede formatear su mensaje de varias maneras para que se vea bien para el ojo del destinatario.
- Inicie sesión en su Gmail.
- Para escribir un nuevo mensaje de correo electrónico, haga clic en el enlace de correo de composición.
- Escriba la dirección de correo electrónico del destinatario en el campo TO.
- CC o BCC El mensaje de correo electrónico utilizando las funciones Agregar CC y BCC.
- Ingrese un tema para el mensaje que desea componer.
- Haga clic en el enlace Adjuntar un archivo para adjuntar un documento.
- Ahora, escriba el cuerpo del mensaje.
- Formatee su texto según sea necesario con la barra de menú anterior.
- Haga clic en el botón Descartar si no desea enviar el mensaje.
- O bien, haga clic en el botón Enviar para enviar su correo electrónico.
Así es como puede componer un nuevo mensaje de correo electrónico en Gmail. Tan pronto como presione el botón de envío, suponiendo que todo lo demás sea correcto, su mensaje de correo electrónico se enviará en un instante. También recibirá este mensaje de confirmación: su mensaje ha sido enviado.
¿Qué datos se pueden escribir un correo electrónico?
El correo electrónico sigue siendo la forma principal de comunicación en los negocios. Para tener éxito en ese entorno, debe aprender a componer correos electrónicos profesionales efectivos. Te mostramos 9 trucos simples que han demostrado que funciona.
Escribir correos electrónicos efectivos parece bastante fácil. Pero si desea que sus correos electrónicos funcionen aún mejor, tenga en cuenta las siguientes reglas respaldadas por la ciencia.
Cada uno de estos consejos no solo mejora las posibilidades de que se lean sus correos electrónicos, sino que también reciban una respuesta positiva de esos correos electrónicos. Esto es importante porque el correo electrónico sigue siendo la forma principal de comunicación en el mundo de los negocios. Al saber cómo elaborar correos electrónicos efectivos, se da una ventaja definitiva sobre sus colegas.
Esto suena obvio, pero si realmente quieres que las personas presten atención cuando reciben un correo electrónico tuyo, usa su nombre. Y úsalo más de una vez.
La investigación publicada en 2006 mostró que varias regiones del cerebro «muestran una mayor activación al propio nombre», proporcionando evidencia de que «escuchar el nombre de uno tiene una activación única en funcionamiento del cerebro».
Por lo tanto, usar el nombre de su destinatario en el sujeto de correo electrónico y el cuerpo de correo electrónico es un truco psicológico que puede llamar la atención. Cerrar con «Espero escuchar de usted pronto, Stan» es mucho más efectivo que simplemente «Espero saber de usted pronto».
Las personas están influenciadas por personas en las que confían. Si un gerente le aconseja que se ponga en contacto con el director de su empresa, nombre ese gerente en su correo electrónico introductorio. Los correos electrónicos fríos son horribles de recibir. Demostrar que tiene el apoyo de alguien que su receptor confía en su receptor es, por lo tanto, extremadamente importante.
¿Qué datos se escriben en un correo electrónico?
Escribir correos electrónicos puede ser un proceso de drenaje emocional: pasa horas elaborando una obra maestra y luego envía su trabajo al vacío sin certeza de que se le lea.
Con el correo electrónico de Analytics, puede llevar los resultados de su correo electrónico a la luz del día. Cuando sabe qué porcentaje de destinatarios abrió su mensaje y cuánto tiempo en promedio pasaron a mirarlo, puede tomar mejores decisiones. Si la tasa de lectura no es tan alta como desee, puede intentar reescribir con una copia de cuerpo diferente y una llamada a acción más clara, luego reenvíquense para asegurarse de transmitir el mensaje a su audiencia.
Este correo electrónico tiene solo una tasa de lectura del 50%: este usuario puede querer reenviar el mensaje para obtener la respuesta que está buscando.
¿Alguna vez sientes que pasaste tanto tiempo leyendo y escribiendo correos electrónicos que no puedes hacer ningún otro trabajo? No está solo: la investigación muestra que el trabajador de conocimiento promedio gasta el 28% de su tiempo simplemente administrando el correo electrónico.
El análisis de correo electrónico personal puede brindarle visibilidad sobre cuánto de su tiempo se lleva leyendo y enviando correos electrónicos. Si sus horas de correo electrónico son demasiado altas, puede hacer planes para reducir. A menudo, la forma más fácil de hacer esto es cambiar a herramientas de chat como equipos de Microsoft que le permitan enviar mensajes más cortos y más informales.
¿Cómo escribir un correo electrónico?
¿Escribir un mal correo electrónico va a arruinar su carrera? No. Pero aprender las reglas tácitas para escribir correos electrónicos profesionales puede mejorar la competencia que aparece a los ojos de sus colegas. En esta colaboración de HBR con el creador de YouTube Jeff Su, aprenderá cómo organizar mejor sus comunicaciones por correo electrónico y evitar errores de novato típicos.
Jeff Su: Ok, charla real. Cometiendo errores de etiqueta por correo electrónico en el lugar de trabajo: no va a volcar su carrera. Pero aprender las reglas tácitas de escribir correos electrónicos profesionales afectará lo competente que se percibe a los ojos de sus colegas.
Y dado que no hay cursos de capacitación estandarizados para esto, en este video, primero compartiré los beneficios reales de obtener un correo electrónico en el lugar de trabajo, luego sumergirme en mis ocho consejos principales para la etiqueta de correo electrónico profesional, muchos de los cuales Aprendí de la manera difícil durante mi primer trabajo a tiempo completo como consultor de gestión. Entonces empecemos.
Hola a todos. Mi nombre es Jeff, y me siento realmente honrado de poder asociarse con Harvard Business Review para este video sobre una pasión mía nerd: Etiqueta de correo electrónico en el lugar de trabajo. Piense en la última vez que recibió un correo electrónico mal escrito. Es posible que haya tenido que releerlo varias veces para obtener el punto principal, y los elementos de acción podrían haberse dispersado por todas partes.
En el peor de los casos, llevó a un hilo de correo electrónico innecesariamente largo que podría haberse evitado si el correo electrónico inicial se hubiera planeado correctamente. Ahí se encuentra la belleza de los correos electrónicos bien elaborados. No solo te ayuda a ti, el remitente, parece más capaz al mostrar fuertes habilidades de comunicación, sino que también le ahorra al lector gran parte de su tiempo al surgir solo información relevante para ellos.
¿Cómo se debe anotar el destinatario y remitente en el correo electrónico?
Ahora que sabe cómo dirigirse a alguien en un correo electrónico, considere los siguientes consejos para su correspondencia por correo electrónico:
A medida que conoce mejor al destinatario, cambie a saludos más informales. Por ejemplo, use «querido» o «saludos» cuando los contacte por primera vez, pero cambie a saludos más amigables como «hola nuevamente» o «hola» en correos electrónicos posteriores.
Cuando un posible empleador se convierta en su gerente actual, cambie su saludo para reflejar esto. Por ejemplo, la transición de «querida» a «hola» o «hola» una vez que tenga una nueva relación de trabajo.
Si comenzó su correo electrónico inicial con «Estimada Jane Jones», por ejemplo, y responden solo con su primer nombre, puede responder con «Dear Jane» en sus correos electrónicos posteriores. Del mismo modo, si responden a todos sus correos electrónicos con «Estimado señor», incluso si firmó solo con su primer nombre, responda con «Estimado señor» o «querida señora» en sus correos electrónicos posteriores. Si no conoce su género, opte por «Estimado señor o señora».
Reserve puntos de exclamación para la correspondencia de correo electrónico casual o cuando envíe un correo electrónico a alguien que conoce. Asegúrese de limitar la cantidad de puntos de exclamación que usa también.
Si necesita más orientación sobre cómo dirigirse a alguien en un correo electrónico, considere los siguientes ejemplos:
Aquí hay un ejemplo de un correo electrónico que puede enviar a su profesor masculino con el saludo apropiado:
¡Buenas tardes! Como discutimos, adjunté mi informe final a este correo electrónico. Avísame si necesitas algo más de mí.
¿Cómo se deben anotar el destinatario y él?
¿Alguna vez te has preguntado si deberías o no escribir una nota de agradecimiento? Si es así, probablemente deberías. Después de todo, es mejor escribir uno que no sea necesario que no escribir uno cuando la ocasión lo requiere. El destinatario apreciará su reconocimiento y gratitud.
El propósito de una nota de agradecimiento es mostrar su agradecimiento por un regalo o servicio que alguien le ha brindado. Si alguien te ha hecho un favor, es bueno reconocer con algunas palabras escritas sinceras.
También es bueno enviar una nota de agradecimiento a alguien que va más allá del llamado del deber. Estas personas a menudo pasan desapercibidas, y se sorprenderán gratamente al ver que alguien se dio cuenta.
La forma ideal de gratitud es una nota o carta escrita a mano. Un correo electrónico será suficiente, pero incluso entonces no es una mala idea hacer un seguimiento más tarde con una carta que requiere papel, un bolígrafo y un sello.
Cada nota de agradecimiento debe ser diferente y significativa para el destinatario. Si usted es una persona organizada, es posible que desee mantener una pila de tarjetas a mano para que no tenga que salir corriendo a la tienda y comprar una cada vez que necesite agradecer a alguien.
- Cuando tenga múltiples notas de agradecimiento para escribir, como después de una fiesta de cumpleaños o ducha, asegúrese de enviar el mensaje correcto a cada persona. Una forma de mantener esto recto es que un amigo de confianza anote el nombre de la persona además de lo que él o ella dio o para meter la tarjeta en la caja en la que entró el regalo.
- Si recibe un regalo por correo, puede enviar un breve correo electrónico informando a la persona que lo recibió. Seguimiento con una nota escrita.
¿Cómo se anotan los datos en un correo electronico que otros datos deben incluirse?
Use los datos de recopilación utilizando el cuadro de diálogo Opciones de correo electrónico para ver y cambiar las opciones que controlan cómo los procesos de acceso responden a un mensaje de correo electrónico de recopilación de datos. La configuración se aplica a todas las respuestas futuras al mensaje de correo electrónico que se selecciona o se genera actualmente.
Tenga en cuenta que los cambios que realiza en esta configuración no afectan las respuestas que ya están en su buzón de Outlook.
Abra la base de datos que contiene el mensaje para el que desea cambiar las opciones.
En la pestaña Datos externos, en el grupo de datos recopilar, haga clic en Administrar respuestas.
En el cuadro de diálogo Administrar mensajes de recopilación de datos, seleccione el mensaje para el que desea cambiar la configuración y luego haga clic en Opciones de mensaje.
Esta opción permite el acceso a las respuestas de procesos tan pronto como lleguen a su bandeja de entrada Microsoft Office Outlook 2007 o Microsoft Outlook 2010. Access 2007/2010 y Outlook 2007/2010 trabajan juntos para exportar el contenido del formulario de cada una de las respuestas a las tablas de destino en el acceso. Si esta casilla de verificación no está seleccionada, debe procesar manualmente las respuestas.
Obtenga más información sobre el procesamiento automático y manual de las respuestas
Las respuestas se exportan automáticamente de Outlook a Access si las siguientes condiciones se cumplen en el momento en que las respuestas llegan a su buzón de Outlook:
Outlook 2007 o Outlook 2010 Outlook 2007 o Outlook 2010 debe instalarse en su computadora. Si el programa no se está ejecutando cuando llega una respuesta, el procesamiento comenzará la próxima vez que comience a Outlook.
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